BESTUURDER MET ALS AANDACHTSGEBIED RELATIEBEHEER

Postbus 7855 - 1008 CA Amsterdam - Zwaansvliet 3
Telefoon 020 5418418 - www.pensioenfondspgb.nl
PGB is op zoek naar een:
BESTUURDER MET ALS AANDACHTSGEBIED RELATIEBEHEER EN MEDEZEGGENSCHAP
Wat doet het bestuur
Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de pensioenregeling zoals sociale partners in de
Grafimedia en andere betrokkenen zijn overeengekomen vanuit een multidisciplinaire perspectief. Dat wil
zeggen het ontwikkelen en laten uitvoeren van strategie en beleid en vaststellen, toetsen/monitoren en
administreren ervan ten aanzien van rechten, vermogensbeheer, actuariaat, financiering, accounting,
risicomanagement, bedrijfsvoering en communicatie. Het bestuur moet daarbij ‘in control’ zijn. Wat betekent
dat het bestuur inzicht heeft in het feitelijke reilen en zeilen van het fonds, de risico’s die erbij horen en kan
bijsturen waar en wanneer dat nodig is. Door het inrichten van voldoende ‘countervailing power’ en het
zoeken van externe assurance kan het bestuur de verantwoording naar de belanghebbenden concreet
vormgeven. Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn een evenwichtige afweging van de belangen van alle
belanghebbenden, het organiseren van advies, het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid en
transparantie daarover door middel van heldere communicatie en het organiseren van intern toezicht.
Positie bestuurslid
Het bestuurslid is samen met de andere bestuursleden verantwoordelijk voor de uitvoering van de
pensioenregeling. Hij is ook verantwoordelijk voor het aandachtsgebied ‘Relatiebeheer en Medezeggenschap’
en back-up voor het aandachtsgebied ‘Communicatie en Voorlichting’. Relatiebeheer is vooral gericht op de
contacten van het pensioenfonds PGB met sociale partners (zowel werkgevers- als werknemersorganisaties),
sectorcommissies, werkgeversraad, vrijwillig aangesloten bedrijven en het Verantwoordingsorgaan.
Voor Relatiebeheer kan het bestuurslid qua uitvoering rekenen op ondersteuning vanuit het bestuursbureau
en de uitvoeringsorganisatie. Hij zorgt zelf voor een goede samenwerking en overleg in deze driehoek.
Pensioenfonds PGB staat onder toezicht van De Nederlandsche Bank. De Autoriteit Financiële Markten houdt
onder meer toezicht op de communicatieuitingen. Het Verantwoordingsorgaan is een orgaan van het Fonds.
De Raad van Toezicht houdt straks intern toezicht op het Fonds.
Functie-inhoud
Als multisectoraal pensioenfonds heeft PGB met verschillende externe stakeholders en opdrachtgevers te
maken. Bovendien voert PGB veel verschillende regelingen uit. Bovenop de basispensioenregeling kunnen
sociale partners in de verschillende sectoren en de vrijwillig aangesloten bedrijven kiezen uit een aantal
variabele pensioencomponenten (opbouwpercentage, franchise, NP, premievrijstelling AOP, premie).
Daarom zal PGB structureel en consequent overleg moeten voeren met al die stakeholders. Enerzijds om ze
mee te nemen in de ontwikkeling en het beleid van het fonds. Anderzijds om te controleren of de contracten
en afspraken nog up-to-date zijn of aanpassing behoeven. Ook houdt de bestuurder oog op de goede relatie
van het bestuur met het verantwoordingsorgaan. Dat doet hij door tijdig, juist en volledig te informeren.
A. Ontwikkelen en uitvoeren van een relatiemanagementbeleid
• Formuleert het beleid ten aanzien van relatiemanagement en zet een werkplan op, telkens te actualiseren in
jaarplannen.
• Houdt in de plannen rekening met crisissituaties en de consequenties voor relatiebeheer.
• Speelt in op de behoefte aan contact en informatie die vanuit de verschillende sectoren doorklinkt,
rechtstreeks of via bestuursbureau en de uitvoeringsorganisatie.
• Ziet toe op goede contacten door bestuursbureau en de uitvoeringsorganisatie met stakeholders
(regiefunctie).
1
Postbus 7855 - 1008 CA Amsterdam - Zwaansvliet 3
Telefoon 020 5418418 - www.pensioenfondspgb.nl
•
Overlegt structureel en periodiek met mensen in de ‘driehoek’ van bestuur, bestuursbureau en over de
uitvoering van het relatiebeheer en de (nieuwe) plannen die ze ontwikkelen. Zorgt ervoor dat ze elkaar ook
tussentijds goed op de hoogte houden van contacten met externe partijen.
B.
•
•
Contacten met stakeholders
Onderhoudt ook zelf contacten met de belangrijkste stakeholders.
Woont vergaderingen bij van het bestuur met het Verantwoordingsorgaan, onderhoudt contacten met de
sectorcommissies van PGB, de werkgeversraad en met de grootste vrijwillig aangesloten bedrijven.
Tot zijn zorg behoort ook de communicatie met en tijdige informatie naar vakbonden en organisaties van
werkgevers (regiefunctie).
•
C.
•
•
D.
•
•
•
•
Ondersteunen van communicatie tussen Bestuur en Verantwoordingsorgaan.
Bevordert via de formele en informele kanalen de communicatie tussen Bestuur en Verantwoordingsorgaan
resp. Deelnemersraad op zodanig wijze dat er wederzijds vertrouwen blijft en men optimaal geïnformeerd is
omtrent meningen, voorgenomen besluiten, elkaars bevoegdheden en te volgen procedures bij het
behandelen van belangrijke zaken. Neemt initiatieven waar nodig.
Heeft daarbij contact met de voorzitters van deze organen.
Deelnemen aan bestuursvergaderingen en communicatiecommissie
Participeert in de bestuursvergaderingen. Bereidt eventuele agendapunten voor relatiebeheer voor.
Neemt deel aan de gemeenschappelijke besluitvorming in het bestuur.
Neemt deel aan vergaderingen van de communicatiecommissie als bestuurslid met communicatie en
voorlichting als tweede aandachtsgebied.
Schrijft webblogs voor de website van PGB.
Competenties
Ervaring met besturen + pensioenkennis
Het betreft een strategische functie gericht op het optimaliseren van de relatie met de stakeholders van PGB,
zowel intern als extern. Van belang is het bewaken van de uitstraling, het adviseren en het vormgeven aan de
soms complexe benadering van stakeholders en andere betrokkenen. De bestuurder dient grondige kennis en
inzicht te hebben met betrekking tot alle aspecten die van belang zijn voor de (groei)strategie van PGB.
Daarnaast is voor het functioneren in bestuursvergaderingen algemene kennis van belang van het functioneren
van een Pensioenfonds als financiële instelling en brede aandacht voor de overige aandachtsgebieden.
Tijddwang komt regelmatig voor bij het tijdig en ad hoc moeten inspelen op relevante ontwikkelingen.
Kennis is vereist op WO-niveau. Aangevuld met kennis aangaande pensioencommunicatie, doelgroepen,
onderzoeksmethoden en technieken communicatiemiddelen en wettelijke informatieverplichtingen.
De bestuurder dient systematisch bij te blijven onder meer via studiedagen en congressen over relevante
ontwikkelingen, wereldwijd (maatschappelijk, politiek en commercieel).
Goed in plannen en organiseren
De tijdsindeling van het werk wordt bepaald door vergaderdata, voor te bereiden stukken en specifieke
(maatschappelijke) ontwikkelingen waarop tijdig en soms ad hoc ingespeeld moet worden. Veel van zijn
activiteiten hebben deadlines waarnaar gehandeld moet worden. De bestuurder kan binnen deze deadlines
overige acties, adviezen en onderzoek zelf inplannen en prioriteren. De vormgeving en aanpak van het werk
wordt voor een groot deel bepaald door wensen vanuit sociale partners en gezamenlijk besloten beleid en
richtlijnen. Hierbinnen kan een variëteit aan middelen op creatieve wijze worden ingezet. Creativiteit en
inventiviteit zijn van belang. Legt verantwoording af aan het bestuur en Verantwoordingsorgaan op basis van
overleg en aantoonbare resultaten. Bij belangrijke ontwikkelingen is sprake van goed overleg met de
2
Postbus 7855 - 1008 CA Amsterdam - Zwaansvliet 3
Telefoon 020 5418418 - www.pensioenfondspgb.nl
voorzitter. De te maken keuzes zijn strategisch en praktisch van aard en hebben betrekking op het
Pensioenfonds in het algemeen en haar stakeholders. Er moet een zeer grote diversiteit van aspecten worden
afgewogen waarvan niet alles een precedent kent (toekomst, ontwikkelingen). De afwegingen die functionar is
vanuit de eigen rol moet maken kunnen complex zijn. Bij de voorbereiding van (beleids)keuzes wordt het
vierogenprincipe gehanteerd. Dat wil zeggen dat de betreffende portefeuillehouders van het onderwerp (of
portefeuillehouder met een ander collega-bestuurder) de voorbereidingen uitvoeren en conform de
afgesproken besluitvormingsprocedures een voorstel inbrengen.
De finale keuzes worden door het bestuur gezamenlijk gemaakt. De bestuurder heeft op eigen initiatief zeer
intensieve contacten met het verantwoordingsorgaan (herstellen en/of behouden van vertrouwen en
informeren respectievelijk discussiëren), bestuur (afstemming over ontwikkelingen binnen betreffende rol)
en het bestuursbureau ((laten) adviseren) en de overige stakeholders van het fonds. Deze contacten zijn van
belang voor het juist, tijdig en op de goede toon communiceren naar verschillende betrokkenen. Tevens van
belang voor een goede verstandhouding. De bestuurder dient zeer uitdrukkingsvaardig te zijn, zodat hij naar
verschillende doelgroepen helder en overtuigend kan communiceren.
Communicatief vaardig en tactvol
De bestuurder heeft externe contacten met alle verschillende betrokkenen waaronder met name de
uitvoeringsorganisatie (rapportages, aansturing), de pensioengerechtigden, werkgevers en werknemers
(communicatie, uitleg, tevredenheid), Verantwoordingsorganen (informeren, ontwikkelingen) en andere
doelgroepen/stakeholders. Deze contacten zijn van belang voor de strategie van het fonds, om betrokkenen
geïnformeerd en tevreden te houden en dienen het wederzijds begrip, het imago en het vertrouwen.
De bestuurder dient ook bij deze contacten zeer uitdrukkingsvaardig en tactvol te zijn. Onachtzaamheden
en fouten bij het communiceren van bestuursvoornemens, -beslissingen en de gang van zaken van het fonds,
alsmede bij het informeren en verkrijgen van draagvlak bij werkgevers, werknemers en gepensioneerden
kunnen leiden tot zeer aanzienlijke imagoschade/negatieve publiciteit. Kans op tijdig ontdekken berust
voornamelijk op zelfcontrole en daarnaast door tegenspel van medebestuurders en controle vanuit het
bestuursbureau. De rol wordt om mogelijk afbreuk te verminderen ook door een tweede persoon als
‘tweede aandachtsgebied' ingevuld. Bestuursbesluiten worden gemeenschappelijk genomen. Geheim houding
ten aanzien van vertrouwelijke strategische beleidsplannen en kennis van alle samenwerkingsverbanden die
worden aangegaan. De bestuurder dient weerstand te bieden aan gunstigstemmende gestes van buitenaf.
3

Download Report