“Inkoop 3.0” bij a.s.r. Nederland

“Inkoop 3.0” bij a.s.r. Nederland
Rein van Vugt
Maart 2014
Tijdlijn en achtergrond
Een wonderbaarlijke reis van Directeur ICT naar Inkoopland
1979 – 2008 ICT Financiële
dienstverlening (Mees Pierson, VSB,
Fortis, a.s.r.)
• Beleid, infrastructuur en development
• Vanaf 1988 managementfuncties
Lid van de
directie
CIC 2.0
1979
Bedrijfseconoom
2003 – 2008
directeur ICT
Controller
2009 opdracht RvB
• Kom contractueel zsm los van Fortis
• Organiseer inkoop en contractmanagement
binnen a.s.r.
• Ondersteun business as usual
• Organiseer en automatiseer P2P-cycle
Integratie Fortis
en ABN-AMRO
Directeur Inkoop &
Contractmanagement
Programmadirecteur
en Separatie uit
Fortis ABN- AMRO
a.s.r. wat feiten en cijfers (1 van 2)
 Oorsprong in 1720
 Nederlandse Staat 100% aandeelhouder
(tijdelijk)
 Geen financiële steun van de staat
 All round productenaanbod:
pensioenen
Verzekeringsgeneralist
vermogensbeheer en
vastgoedontwikkeling
bancaire
producten
particulier en zakelijk
 Distributie hoofdzakelijk via
onafhankelijk intermediair
Online
(direct)
Uitvaartverzekeringen
Inkomensverzekeringen
reis- en recreatieverzekeringen
 3e verzekeraar qua marktaandeel
 8 vestigingsplaatsen (wordt gefaseerd teruggebracht naar 3)
 Ca. 3800 FTE
 Grootste private grondeigenaar in Nederland (31.000 hectare
= 1,5% van de cultuurgrond in NL)
a.s.r. wat feiten en cijfers (2 van 2)
Inkooptechnisch
 1 miljard euro uitgaven op jaarbasis waarvan 320 miljoen euro factuuruitgaven (indirect)
 Te beinvloeden kosten Schade ca. 200 miljoen euro
 33.000 facturen per jaar
 1.200 bestellers/goedkeurders (in Esize)
Inkoopafdeling
 Centrale Inkoop en Contractmanagement (CIC)
 16 FTE Centraal, georganiseerd via Category-management
 6 Categories
 Ruim 500 actieve contracten
 3.600 actieve leveranciers in 2013, komende van 15.500
 50 – 75 sourcingstrajecten / veilingen per jaar
 Door toename outsourcing / BPO steeds sterkere focus op contractmanagement
 Esize + dashboarding geïmplementeerd
 LEAN geïmplementeerd
 SOCCER  Competence Center regie en outsourcing/BPO onder beheer CIC
Centrale Inkoop & Contractmanagement is verantwoordelijk voor
strategisch en tactisch leveranciers-, contract- en inkoopmanagement
Van “Ist” naar “Soll”…
Wat trof ik aan
Wat ben ik gaan doen
Wat heb ik ervaren
Antieke (papieren)
inkoopprocessen
Peoplemanagement:
zoeken naar generalisten
i.p.v. specialisten,
persoonlijkheden met added
value
Inkoop is nog een onvolwassen vakgebied
Onderbelichting op
contractmanagement
Zwaar opgetuigde
procedures
Logge & reactieve inkopers,
vakidioten
Geen data/inzicht
Ervaringsdeskundige
betrekken bij opbouw
Sparren met vakgenoten (en
NEVI) & Consulteren
specialisten
Calimero-gedrag
Inkoop krijgt zichzelf maar
niet op de kaart
Niemand had een goede
oplossing
Dus  teleurstelling...
Dat moet ook anders kunnen……
Wat heeft a.s.r. gedaan (volgens Berenschot Groeimodel):
2014: Consultancymodel
- Beweging naar consultants /
trusted advisors
- Meer focus op kwaliteit en
risk management (waarde
neemt af)
Generalisme ingebracht
2013: Partner in Business
Soft skills verder
ontwikkelen
Category management ingericht
Projectmanagement
Resultaten boeken
Multi-inzetbaarheid
vergroten
Onontgonnen gebied veroveren (schade,
Zorginkoop e.d.)
Gesprekspartner worden
CIC 2.0 maatwerk opleidingsplannen
Voorstellen CIC worden serieus genomen
Source-2-pay tool ingericht
En…ook volledig uitgerold
Dashboarding
Van reactief naar pro-actief
Hoe kom je aan boord bij de business?

Toon Leiderschap

Data en (P2P) tooling op orde  genereer info en geef spannende inzichten

Challenge alles en iedereen / continu toegevoegde waarde

Investeer in een nieuw soort inkoper, de business partner

Rapporteer op hoog niveau (geen verantwoording maar PR, transparantie )

Zorg voor een leuk en engaged team (2013: ruim 80% engaged)

Evalueer continu al je werkzaamheden en stuur bij

Wees vooral niet bang zonder kennis ergens in te stappen,

Kennis komt vanzelf wel met een ingroeimodel….. (Schade case)
Business zal steeds minder tijd investeren in
het verduidelijken van processen aan en
Inkoper & contractmanager
Inkoop & Contractmanagement start met
weinig kennis van business maar gaat dit
ontwikkelen
Leiderschap??

Kwetsbaar opstellen

Visie “I’ve a dream”, waarom doen we de dingen (a.s.r. > CIC > persoonlijk)

Informeren = motiveren

Eerst Sense of urgency, daarna mindset (kost tijd)

Personeel/team


Diversiteit (teamprofiel, van buiten de sector)

Niet de beste jongetjes van de klas,

hoe krijg ik de ander mee?

Hoe beïnvloed ik?

Kweekvijver

“buiten winnen, binnen beginnen”
Klant/partner

Kleine/grote broek

Netwerk “senior” management

Partnership?

ambassadeurs
De
Procurement Professional
De Schade-case
Business kennis benodigd of niet?
Elke Business Line kent dezelfde
valkuilen
 Elke BL heeft last van tunnelvisie, we doen dit al jaren zo dus zo is het goed.
 Leveranciers worden door interne materiedeskundige vaak op een voetstuk
geplaatst.
 De aanname dat lagere prijzen direct invloed hebben op de geleverde
kwaliteit gaat lang niet altijd op.
 Elke stakeholder binnen de BL heeft zijn eigen voorkeuren voor leveranciers.
Verschijn ten tonele
 Zorg dat je je stakeholders in de business leert kennen
 Herken veranderingsgerichte stakeholders en zorg ervoor dat ze sponsor van
je worden
 Win (genoeg) vertrouwen van de sceptici
 Laat zien wat voor kennis je meebrengt
 Wees leergierig en maak je in hoog tempo de hoofdlijnen van de business
eigen.
Ga aan de slag
 Loop mee met de BL en faciliteer
 Herken de low hanging fruits – pak de regie – en zorg voor de eerste
resultaten
 Bepaal in welke kavels de grootste revenuen zitten, daag de business uit om
hiermee aan de slag te gaan
 Wees niet ijdel: resultaten zijn altijd een gezamenlijke effort
 Zorg ervoor dat de branche waarin je opereert je leert kennen, ga vriendelijk
maar snoeihard de onderhandeling in.
 Zorg dat je (i.o. met de BL, en mits mogelijk) afscheid neemt van een
leverancier die niet meebeweegt en te duur is.
 Zorg ervoor dat in de branche breed wordt uitgemeten
De finale
 Pak een kavel en sla het plat tot een commodity
 Overtuig je BL dat meerdere leveranciers het product kunnen leveren
 Gebruik een onorthodox methode om je resultaat te halen zoals een veiling.
 Zorg voor ophef in de branche en binnen het bedrijf
 Vier de successen samen met je stakeholders in de BL
 Nu heb je een podium gecreëerd waarop presteren eenvoudig wordt.
 Dit alles met hard werken een beetje geluk.
Evalueren, hoe doen we dat?
Vooraf:
•
KPI’s op afdelingsnivo vaststellen (onderdeel van dashboard)
•
Kosten, waardecreatie, risicobeheersing
•
Afstemmen met RvB
•
Borgen in planningsgesprekken medewerkers
•
Start project/tender: intake gesprek (verwachtingsmanagement)
Achteraf:

Na afronding elke tender/project “evaluatie met klant”

1x per maand dashboardsessie binnen afdeling

Bespreken en bijstellen/maatregelen nemen

Best practices uitwisselen

Jaarlijks algemeen rapport “klanttevredenheid staven a.s.r.”

Resultaat: 2013: gemiddeld 8,2
Het Team

Inkoop- en contractmanagement (CM) samengevoegd/geïntegreerd

Team- en individueel profiel (Insights Discovery)

Programma CIC IVO opgesteld

CIC In Vraaggestuurde Organisatie

“Eigen consultancy buro”, we beginnen voor ons zelf

Overall doel klant nog meer centraal

Gefaseerde aanpak in 3 stages

Ontwikkelprogramma met o.a. consultancy-trainingen

Doorlooptijd maximaal 2 jaar

FTE reductie, meer doen, hogere kwaliteit met minder mensen…

Dus: ook taken afstoten maar nog wel onder Regie CIC

Eerste beweging naar decentralisatie inkoop /contractmngt 
regierol inkoop/CM op inkoopprocessen. Inkoop/CM als
kenniscentrum

Toekomst: Inkoop community met netwerk van samenwerkende
inkoop- en CM-rollen
Wat gaat de klant ervan merken, ons groeimodel
Technologie
Management &
org.
Stage 1
Stage 2
Geen
categorymngt, meer
resultaatsturing
Lean &
mean,
Introductie
“procuremen
tmemo”
Inzicht in
spend,
goede
processen in
Esize
Stage 3
Inkoopdagen voor
klanten, regie mogelijk
op externe inkopers
Zelf aan het
Stuur van
tools
Geïntegreerde
CIC wordt
processen,
Effectieve tool en
meer
klant kan ook
hoogwaardige
'enabler' van
zelf dingen
spendrapporten
de business
doen al dan
Ontwikkeling
niet onder
naar
regie CIC
Consultants
extra
CIC stelt ook
competenties
eisen aan
klant
Klant wordt
(budget,
meer
resources)
Wie doet wat
uitgedaagd
= helder. Af te
rekenen op
resultaat
Mensen & Competenties
Processen & Controls
Wat gaat de klant ervan merken, houding en gedrag
Ondernemer & verkoper
Mensen & Competenties
Buzzwords:
• Kan veranderingen “verkopen”
• Commercieel inzicht & netwerker
• Ambassadeur CIC & acquisiteur
• Kenniscentrum
• Eager, willen scoren, winnaars…
Leiderschap kunnen tonen
Onderzoeker
Buzzwords:
Buzzwords:
• Conflicten aangaan  wel netjes
• Nieuwsgierig, wil alles weten
• Situationeel kunnen beïnvloeden
• Doorvragend & vasthoudend
• Veranderingsgerichte change agent = de
leider van verandering
• Investeert elke vrije minuut om
meer te weten van vak of klant
• Energiek, enthousiast & inspirator
• Kracht uitstralend, overtuigend
Creativiteit (vaardigheid)
Buzzwords:
• Out of the box denkend, verrast de klant meermaals
• Innovatief , kunnen “levellen” met klanten
• Hoge algemene ontwikkeling, echt gesprekspartner
De change

Niet eenmalig, jaar na jaar

Bij elke majeure stap die we zetten

Bepalen welke onderscheidende skills e.d. bij die stap/fase behoren

Lat hoog leggen

GAP analyse per medewerker

Afspraken in planningsgesprek “hoe GAP te dichten”

Opleidingen: collectief en individueel

Sessies met business “openbaar roddelen”

monitoren

Ieder individu in zijn kracht zetten, vervolgens uitnutten t.g.v. het team

Duo-tjes vormen

Lukt het niet? Afscheid nemen
Bedankt voor de aandacht
Matrix  plotten # initiatieven
COST
VALUE
RISK
Category FAC
6
2
3
Klant Business
Support
9
8
3
ASR Breed
1
2
-
CIC IVO focus
Categorymngmt focus
Matrix  Illustratieve voorbeelden
COST
VALUE
RISK
Reductie
5.000 facturen
Swets
Spend Post NL
ontbreekt in alle
rapportages
Klant Business
Support
Hardservices
clusteren
naar 1
contract
Pand
Stadsring
eerder
sluiten
Exitplan
ontwikkelen voor
de IFS diensten
ASR Breed
Geen
kleurentoners
meer voor
buitendienst
Evenementen
& hospitality
samenvoegen
Reciprociteit en
prijsafspraken
leverancier xxxxxx
Category FAC
Demand
mngmt op
Abonnementen
CIC IVO focus

Download Report