De toekomst van inkoop in de zorg

FOCUS
Inkoop
De toekomst van
inkoop in de zorg
In deze financieel moeilijke tijden moeten veel zorginstellingen en ziekenhuizen besparen, ook op het
gebied van inkoop. Welke gevolgen heeft die kostenbesparing voor de kwaliteit van de zorg? Of
kunnen kostenbesparing en kwaliteit juist goed samen gaan? Een blik op de toekomst van inkoop in
de zorg.
Tekst Aline de Bruin
2014-Mei / ZorgInstellingen 31
FOCUS
Inkoop
Bij het proces van inkoop in de zorg
wordt nog vaak gedacht in termen van
'of/of': gaan we ons focussen op
kostenbesparing of is er ook ruimte
voor inhoud en kwaliteit? Deze manier
van denken is echter niet meer van
deze tijd. Daar zijn ze bij organisatieadviesbureau Kirkman Company van
overtuigd. “Kostenbesparing en
kwaliteit kunnen goed hand in hand”,
aldus Joost Scheepens, practice leader
procurement bij Kirkman Company.
Volgens hem zijn er een aantal trends
en ontwikkelingen gaande die hier
invloed op hebben. Zo is er op dit
moment veel financiële onduidelijkheid
in de wereld. “We zitten in een crisis
en we weten niet wat er in de toekomst
gaat gebeuren. Er is sprake van
schaarste: alles moet minder in plaats
van meer.” De positie van zowel
leverancier als klant verandert hierdoor
sterk. Daarnaast worden steeds meer
processen geautomatiseerd. “Alles
wordt transparant. Je kunt als leveran-
32
2014-Mei / ZorgInstellingen
cier je klanten niet meer in de maling
nemen, omdat zoiets nu meteen
openbaar komt.”
Langetermijnrelaties
Bovengenoemde ontwikkelingen
hebben directe gevolgen voor inkoop
in de zorg. Scheepens: “Inkopers
zullen in de toekomst minder gefocust
zijn op kosten, maar meer op de
waarden. Het gaat niet meer alleen om
de financiële kant, maar ook om de
maatschappelijke en ecologische
waarden van het inkopen. Bovendien is
de oriëntatie van ziekenhuizen en
zorginstellingen aan het veranderen.
Steeds vaker wordt gekeken hoe door
middel van samenwerken een meerwaarde gecreëerd kan worden. Hierdoor ontstaan er meer langetermijnrelaties tussen leverancier en
klant. “Vroeger werden de contracten
per jaar afgesloten. Nu sluiten ziekenhuizen bijvoorbeeld een 30-jarige deal
met een leverancier. Ziekenhuizen als
het Zaans Medisch Centrum zijn al
mee gegaan in deze ontwikkeling en
hebben dergelijke contracten afgesloten. Op deze manier spreiden ze de
kosten van het contract uit over een
groot aantal jaren, is er geen sprake
van investeringsklappen en hebben ze
voortdurend toegang tot state-of-the-art
technologie. De focus ligt hierbij op
het gebruik van producten, en niet op
het eigenaarschap.”
Inkoopsamenwerking en
automatisering
Robert Boer, manager Inkoop &
Logistiek bij ViVa! Zorggroep, herkent
deze ontwikkelingen. Ook hij ziet dat
er steeds meer inkoopsamenwerking
ontstaat. “Op die manier kan je betere
deals sluiten, processen efficiënter
inrichten en het volume vergroten.”
Deze inkoopsamenwerking wordt gestimuleerd door de toenemende automatisering. “Wij hebben ons inkoopsysteem geautomatiseerd, waardoor het
inkoopproces volledig wordt geborgd.
FOCUS
Inkoop
Het hele proces - van het aanmaken
van een order tot het afhandelen van
de factuur en de controle en de
betaling - wordt door het systeem
afgehandeld.”
Waarom de keuze voor zo’n geautomatiseerd systeem? Daar is Boer
duidelijk over. “Het ontwikkelen van
zo’n systeem is een investering - niet
eens zozeer in geld, maar met name in
tijd - maar je krijgt er een efficiënt en
kostenbewust inkoopproces voor terug.
De kwaliteit van leveranciers en
producten is sterk omhooggegaan.”
Besparen lukt niet meer
Inkoopsamenwerking, automatisering…
het klinkt allemaal erg logisch. Hoe kan
het dan dat inkopers in de zorg er niet
eerder mee begonnen zijn? Theo
Veenstra, werkzaam als senior consultant gezondheidszorg bij Kirkman
Company, heeft daar een verklaring
voor. “Inkoop in de zorg loopt van
oudsher iets achter op het bedrijfsle-
ven. De tendens was altijd om voor de
goedkoopste optie te gaan. Nu gaan
zorginstellingen meer kijken naar de
strategische aanpak. Ze gaan vaker een
langetermijnrelatie aan met een
leverancier en kijken samen waar
mogelijkheden liggen voor innovatie
van de dienstverlening en waar
kostenvoordelen behaald kunnen
worden."
Deze meer strategische aanpak van
inkoop is ook noodzakelijk geworden
met het oog op de financiële situatie
van veel zorginstellingen. “Facilitaire
diensten moeten altijd besparen, maar
op een gegeven moment kan er niet
meer gespaard worden”, aldus Joost
Scheepens van Kirkman Company.
“Kaasschaven lukt niet meer, het kan
niet nog een dubbeltje goedkoper. Wat
je dan logischerwijs gaat doen, is kijken
naar hoe het anders kan. Als organisatie ga je op zoek naar alternatieven,
door bijvoorbeeld bepaalde diensten uit
te besteden of door samen te werken
met andere zorginstellingen.”
Kennis delen
Bij ViVa! Zorggroep doen ze dat met
de inkoopsamenwerking SAIN, een
organisatie met vijftien zorginstellingen
in Noord-Holland. Robert Boer: “We
proberen twee keer per jaar samen een
inkoopproject te doen. Op dit moment
staat 'afval' op de agenda. We bekijken
bij welke instellingen de afvalcontracten aflopen en waar we combinaties
kunnen maken om te besparen op de
afvalverwerking. Naast deze projecten
delen we ook veel kennis met elkaar.
We delen tips, sturen e-mails en
wisselen ervaringen uit. Dat werkt
handig, snel en efficiënt.”
Bedrijfsmatig inkopen
Nog niet alle ziekenhuizen en zorginstellingen zijn echter zover als ViVa!
Zorggroep. Bij Kirkman Company
merken ze dat zorgorganisaties het
vaak lastig vinden om op een bedrijfsmatige manier naar inkoop te kijken.
Veenstra: “Facility managers moeten
nog wennen aan het managen van de
leverancier. Ze vragen zich bijvoor-
Enkele adviesbureaus in
de gezondheidszorg
t AOS Studley:
www.aos-studley.nl
t Gupta Strategists:
www.gupta-strategists.nl
t Hospitality Consultants:
hospitalityconsultants.nl
t Kirkman Company:
www.kirkmancompany.com
t Twynstra Gudde:
www.twynstragudde.nl
beeld af wat ze moeten doen als de
kpi’s niet gehaald zijn. Wat ga ik nou
tegen de leverancier zeggen? Wat voor
manieren heb ik om de leverancier aan
te sturen? Daarom is het heel belangrijk dat ze kennis verwerven over
aanbesteden en regie voeren.”
Daarnaast is het volgens hem ook een
kwestie van gewenning. “Als je voor
het eerst gaat uitbesteden, kan het
lastig zijn om de dienst compleet aan
de leverancier over te laten. Dan kan je
bepaalde afspraken maken met de
leverancier door bijvoorbeeld het
beheer van het personeelsrestaurant
aan hen over te laten, maar wel
afspreken dat je eerst cv’s wilt zien van
mensen die ingezet gaan worden.”
Modern inkoopbeleid
Uiteindelijk draait het allemaal om een
zo efficiënt mogelijk inkoopbeleid dat
goed op je organisatie is aangepast.
Robert Boer van ViVa! Zorggroep:
“Wij zijn een grote zorginstelling met
een krap bemenste inkoopafdeling,
maar we hebben wel alle juiste expertise in huis. Het is belangrijk om zo
professioneel mogelijk te werken door
alles zakelijk aan te pakken. We
hebben onze principes vastgelegd in
een inkoopbeleid, waarin duidelijk staat
omschreven waar onze taken en
bevoegdheden liggen. Daar moeten we
ons aan houden; daardoor geef je een
verkoopafdeling de waarde die het
hebben moet.”
2014-Mei / ZorgInstellingen 33

Download Report