ALV 8 februari 2014 Notulen

Notulen Algemene Ledenvergadering op 8 februari 2014 Aanwezig: Carel W, Petra, Alfred, Harm, Heleen, Carel J, Marijke, Jan S, Corrie, Wiert, Marion van D, Petri, Frederiek, Marion R, Marjan, Willem Boonstra, Harry, Halinka, Douwe, Iet, Ilse, Hilbert, Simone (not), Meity, Monique, Mark, Theo, Margret 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Opening Notulen ALV 1 februari 2013. Geen opmerkingen Ingekomen stukken. Geen ingekomen stukken Jaarverslag. Geen opmerkingen Financieel jaarverslag: Petra geeft een toelichting op de stukken: drie zaken vragen aandacht: lagere inkomsten uit kantine en sponsoring en vanwege de daling van het aantal leden. Omdat we wel de vaste lasten moeten kunnen blijven betalen is het noodzakelijk om de contributie te verhogen. Ook de bijdrage voor competitiespelers gaat omhoog en de KNLTB-‐bijdrage. De leden gaan akkoord met de voorgestelde verhoging. Ter aanvulling: elke tennisclub die is aangesloten bij de KNLTB betaalt een vast bedrag per jaar aan de KNLTB en een bedrag per lid. Daarvoor levert de KNLTB ondersteuning aan de verenigingen en een verzekering. Alleen verenigingen die zijn aangesloten bij de KNLTB mogen deelnemen aan de competitie. Een tweede voorstel is het invoeren van automatische incasso voor het innen van de contributie (miv 2015) en een boete voor leden die na de eerste aanmaning (sd: na hoeveel tijd wordt een aanmaning verstuurd?) een nota (contributie/barkaart) nog niet op tijd betalen. Reden hiervoor is dat een aanzienlijk deel van de leden pas aan het eind van het seizoen betaalt na meerdere aanmaningen terwijl de meeste rekeningen aan het begin van het seizoen betaald moeten worden. Ten aanzien van dit voorstel zijn er drie discussiepunten: a. hoe gaan we om met leden die niet met automatische incasso willen betalen? b. hoe gaan we om met leden die vanwege financiële redenen moeite hebben met betalen en waarvoor om die reden automatische incasso van de hele contributie in 1 keer niet mogelijk is? c. hoe gaan we om met leden die niet betalen? In geval a en b moeten de leden bij de penningmeester aangeven dat zij niet per automatische incasso willen/kunnen betalen. Deze leden blijven een nota opgestuurd krijgen (in geval b met de mogelijkheid voor gespreide betaling). De gemeente Zuidhorn heeft ook nog een financiële tegemoetkomingsregel in bepaalde gevallen. Wordt niet op tijd betaald na de eerste aanmaning dan wordt de nota bij de tweede aanmaning verhoogd met 10 euro. In geval c worden leden aan het eind van het jaar uitgeschreven als lid en wordt hen dat per email medegedeeld. Na de discussie wordt de invoering van automatische incasso en boete in stemming gebracht. Op twee na alle aanwezigen stemmen voor de voorstellen, die daarmee zijn aangenomen. Om de financiële situatie te verbeteren is het bestuur voornemens om in 2014 meer aandacht te gaan besteden aan sponsoring en het verkrijgen van subsidies. Verslag kascommissie Willem licht de bevindingen van de kascommissie toe. Kas is akkoord bevonden. Penningmeester wordt decharge verleend. Bestuursverkiezing Simone Doolaard treedt af als secretaris. Marijke Meijer Drees wordt gekozen als nieuwe secretaris. Carel Jansen zal de ledenadministratie en de website op zich gaan nemen. Verkiezing kascommissie Matthijs blijft nog een jaar in de kascommissie, hij is geen lid meer van ATC. Monique treedt af. Halinka is het nieuwe lid van de kascommissie. Beleidsvoornemens 2014 en begroting 2014, zie stukken. 8.
De leden wordt gevraagd om tussen de tenniswedstrijden in suggesties voor 2014 op te schrijven die het bestuur aan het eind van de avond zal meenemen (zie hieronder voor het resultaat). Er wordt gevraagd waar de inkomsten uit de Grote Clubactie zijn terug te vinden in de jaarafrekening en de begroting. De penningmeester geeft aan dat die zijn opgenomen in de post sponsoring. Dit wordt bevestigd door de leden van de kascommissie. Ilse regelt nu 2 jaar de bardienst bij activiteiten. Bardiensten m.n. bij clubkampioenschappen zijn moeilijk te regelen. Idee is om iemand te vinden die vast in de kantine ‘werkt’. Zie hiervoor ook onderstaande ideeën. W.v.t.t.k. Geen opmerkingen Rondvraag Monique, Hilbert en Heleen vormen sinds het vertrek van Esther Roelofs de jeugdcommissie. Monique meldde dat zij aankomend seizoen (nog) meer gaan samenwerken met Oldehove en Ezinge. Ook zouden zij graag nog een extra lid in de jeugdcommissie willen, iemand die zich met name zal gaan richten op de jongste kinderen (dat kan ook een ouder van een van de kinderen zijn die zelf geen lid van ATC hoeft te zijn). Sluiting Het combineren van de ALV met een tennisactiviteit heeft een positieve invloed op het aantal leden dat de ALV heeft bezocht. Het had echter ook een keerzijde; de tijdsdruk die ontstond waardoor enkele leden het gevoel hadden dat er onvoldoende aandacht besteed werd aan vragen en opmerkingen. Dit werd nog versterkt door de aanwezigheid van veel leden waardoor discussies langer duurden. Over het algemeen woog voor de meeste leden de hoge opkomst op tegen genoemde nadelen. Het bestuur geeft aan voor volgend jaar wel de combinatie in stand te willen houden, maar de tijd die wordt ingepland voor de ALV iets te verruimen. 9.
10.
11.
Tijdens het toernooi hebben meerdere leden de volgende ideeën voor 2014 en later achtergelaten op A4tjes: Club van 50 −
Leden die 50+ zijn (qua leeftijd dus) benaderen met de vraag of ze zelf, of met een paar andere 50+ers, willen doneren. −
Kan ook op de 50+dag (met de pet rond gaan). −
Club van 60 −
Van te voren aangeven waarvoor wordt gespaard/gedoneerd. Sponsoren −
Als lid bij eigen werkgever polsen voor sponsoring − Verkoopacties: voorjaar/najaar: vb bloembollen, violen. Koekacties, worstverkoop ism de slager Kantine −
Kantinedienst een beloning in de vorm van consumptiebon tijdens de competitie of clubdagen −
Advertentie Heemkakel, Zaken die uw aandacht vragen, Westerkwartier, Streekkrant, Gezinsbode, Website gemeente Zuidhorn. −
Vaste poule van vrijwilligers.

Download Report