Notulen ALV 2014 van de huurdersvereniging Stationspleinflats 26

Notulen ALV 2014 van de huurdersvereniging
Stationspleinflats 26-206
Agenda
1. Opening
2. Mededelingen
3. Agenda punten
4. Notulen van de ALV 2013
5. Jaarverslag 2013
6. Jaarrekening 2013 + verslag kascommissie
7. Begroting 2014
8. Bestuur
9. Gesprek met van ’t Hof Rijnland
10. ALV punten ingediend door bewoners
 Lawaai bevoorrading supermarkten
 Service / stookkosten
 Straatvuil + grofvuil parkeerterreinzijde
 Schoonmaak flat
 Toekomst Stationsplein
 Toegang tot parkeerterrein
11. Rondvraag
12. Sluiting
1
Notulen Algemene Ledenvergadering van 21 mei 2014
Aanwezig : 18 leden
Locatie :
Tijd :
Luxor restaurant
van 20:00 tot 21:50
1. Opening
Penningmeester Paul Ellerbeck heet, mede namens bestuurslid Harold Fonk iedereen
welkom en geeft aan dat in het afgelopen jaar 3 bewoners zich bij het oude bestuur
hebben aangesloten: Francis Silva (beoogd voorzitter), Kees Dil (secretaris) en John van
Mullem (algemeen lid/informatievoorziening). Beoogd voorzitter Francis Silva neemt de
voorzittershamer ter hand en opent de vergadering.
2. Mededelingen
Voorzitter meldt dat op maandag 19 mei ’14 er een gesprek is geweest tussen een
afvaardiging van de huurdersvereniging (verder HV genoemd, red.), Francis Silva en Kees
Dil en van ’t Hof Rijnland (verder vHR genoemd, red.)
Dit wordt behandeld in punt 9 van de agenda.
3. Agenda punten
Bestuurslid Harold Fonk stelt voor de burendag 2014 als agenda punt op te nemen.
Er wordt besloten dit verder te behandelen tijdens de rondvraag.
4. Notulen van de ALV 2013
De heer Jaap Jansen vraagt of er al gewerkt is aan engelstalige versie van het
informatiesetje voor (nieuwe) bewoners. De secretaris Kees Dil meldt dat dit nog niet
gebeurd is.
Verder vraagt hij of er nog iets is gedaan tegen de achterstallige service/stookkosten
nota’s en of de afrekeningen zijn gecontroleerd door de HV.
Voorzitter meldt dat de nota’s in het gesprek met vHR aan de orde zijn geweest en dit
verder zal worden behandeld in punt 9.
Verder zijn er geen opmerkingen en de vergadering keurt de notulen goed.
 Actiepunt 1 : Opstellen Engelstalige documentatie voor buitenlandse bewoners.
5. Jaarverslag 2013
Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag.
6. Jaarrekening 2013 + verslag kascommissie
De penningmeester licht de jaarrekening toe. Wederom is het ontbreken van een
financiële bijdrage van de eigenaar van de flat, Urban Interest, een grote tegenvaller. Het
gaat om een wettelijke bijdrage van €5 per huishouden als onkostenvergoeding voor het
voeren van een administratie, printen, vergaderingen, lidmaatschap van de woonbond
en dergelijke.
Argument van de eigenaar is weer dat het eigen vermogen van de HV relatief groot is.
Er wordt gevraagd hoe het komt dat de eigenaar weet heeft van het eigen vermogen.
De penningmeester antwoordt dat we transparant opereren en onze subsidieaanvraag
moeten vergezellen van een kopie van de jaarrekening en begroting.
2
Verder hebben we afwijking op de contributies. Dit komt omdat we bewust niet achter
contributies aan zijn gegaan. Gelet op het beperkte bedrag, zijn de inspanningen om te
innen te groot. Om echter niet teveel in te moeten teren op het eigen vermogen wil het
bestuur besluiten voor het komende jaar de contributie weer in te voeren.
De jaarrekening 2013 wordt verder goedgekeurd en mevr de Wolff wordt bedankt voor
het verslag van de kascommissie.
7. Begroting 2014
De penningmeester stelt dat de begroting vooral wordt gekenmerkt doordat de HV
mogelijk 2 procedures gaat opstarten bij de huurcommissie,
n.l. 1. om tijdige toezending van de nota’s service-stookkosten af te dwingen, waarvoor
een vergoeding van €450 moet worden betaald
[ inmiddels in week 23 (2-6 juni) zijn de eindafrekeningen 2011-2012 en 2012-2013 door
vHR verstuurd, red.]
en 2. om de wettelijke bijdrage van de eigenaar inclusief met terugwerkende kracht voor
de jaren hiervoor af te dwingen, waarvoor een vergoeding van €100 moet worden
betaald.
Van de €450 kunnen we een gedeelte terug verwachten als we door de huurcommissie
in het gelijk worden gesteld. Het bedrag van de tweede procedure zijn we sowieso kwijt.
Verder wordt er op 27 september 2014 weer een burendag georganiseerd.
De penningmeester vraagt de vergadering in te stemmen met een contributie van €7,50.
Dit wordt met algemene stemmen aangenomen.
 Actiepunt 2 : Contributie innen a 7,50 per lidmaatschap per jaar (per
adres/huisnummer (via brief/mail en in laatste instantie collecte langs de deur).
 Actiepunt 3 : Contributie/lidmaatschapsbrief voorzien van wervende tekst.
8. Bestuur
De vergadering stemt in met de bestuurswisseling, nadat vorig jaar de voorzitter en de
secretaris zijn afgetreden, en voor het komend jaar Francis Silva als voorzitter, Kees Dil
als secretaris en John van Mullem als bestuurslid zich willen inzetten.
Paul Ellerbeck kondigt aan dat dit voor hem het laatste jaar wordt als penningmeester.
Hij nodigt belangstellenden voor de functie van penningmeester van harte uit om
contact op te nemen met hem. Het kost niet veel tijd en hij zal zorgen voor een goede
inwerking en overdracht.
Harold Fonk kondigt tevens aan dat hij volgend jaar wil aftreden als bestuurslid.
9. Gesprek met van ’t Hof Rijnland
De voorzitter geeft een verslag van het gesprek.
(HV was vertegenwoordigd door de voorzitter en secretaris, vHR was vertegenwoordigd
door de accountmanager mevr M. van der Kooij en de technisch manager heer J. Lek).
9.1.
Bijdrage eigenaar aan HV (inclusief met terugwerkende kracht)
Hierover is gesproken tijdens overleg tussen vHR en EKA vastgoed / Urban Interest.
[Ondertussen - per brief op 28 mei jl - heeft de eigenaar aangegeven niet te willen
bijdragen op grond van de hoogte van het eigen vermogen van de HV en dat de HV
actiever contributie moet heffen dan voorheen.
3
Hierop heeft het bestuur aan vHR gemeld dat dit ons dwingt tot het starten van een
procedure in het kader van de WOHV bij de huurcommissie.
Deze procedure zal op korte termijn worden opgestart, red.]
 Actiepunt 4 : Brief opstellen voor de Huurcommissie.
 Actiepunt 5 : Procedure starten bij de Huurcommissie.
9.2.
Stook en servicekosten nota’s
vHR geeft aan de huidige gang van zaken te betreuren, en legt uit wat de
moeilijkheden zijn.
Wel zegt vHR toe dat de eindafrekening voor de jaren 2011-2012 en 2012-2013 deze
week gereed komt (met medewerking van ISTA), [ inmiddels in week 23 (2-6 juni) zijn
de eindafrekeningen 2011-2012 en 2012-2013 door vHR verstuurd, red.]
en dat de eindafrekening voor de periode 13/14 voor eind december aan de
bewoners wordt toegestuurd.
Indien bewoners in de problemen komen agv hoge rekeningen zijn altijd
betalingsregelingen af te spreken (ook in geval problemen met betaling huur).
De nieuwe warmtewet dwingt eigenaar om technische aanpassingen te maken voor
de verbruiksregistratie. Er ligt een offerte bij ISTA voor meters die op afstand kunnen
worden uitgelezen, zodat de meteropnemers niet meer naar binnen hoeven.
Echter is EKA zeer kritisch over het kostenplaatje.
Secretaris HV zal in augustus stand van zaken navragen bij vHR indien hierover nog
geen informatie ontvangen is.
 Actiepunt 6 : Bewoners er via mailing op wijzen dat het mogelijk is dat er foutieve
afrekeningen ’11-’12 en ’12-’13 zijn verstuurd, n.a.v. mailwisseling tussen Paul
Ellerbeck en Chris de Witt (vHR).
 Actiepunt 7 : Navraag doen bij vHR mbt nieuwe energieverbruiksmeters in
augustus (indien dan nog geen info is ontvangen)
Verder geldt bovenstaand niet voor registratie waterverbruik (in dit kader wordt bewoners
geadviseerd problemen met watermeters te melden aan vHR en paar keer per jaar de
hoofdkraan te testen, dwz open/dicht te doen).
9.3.

Schoonmaak en onderhoud (i.c. opdrachtenverstrekking voor reparatie’s):
Tav onderhoud
vHR zegt dat EKA vastgoed (UI) hen heeft gewezen op strikte navolging van het
“besluit kleine herstellingen” van het ministerie van VROM (nu; Infrastructuur en
Milieu) om kostenbesparing voor de eigenaar te verkrijgen.
vHR wijst er op, dat voor reparatie’s in de woning die voor rekening van de huurder
zijn, en waarbij een verzoek aan vHR is gedaan voor service, (strikter dan voorheen)
door vHR een factuur zal worden gestuurd aan de huurder.
vHR denkt er over om de huurders het “besluit kleine herstellingen” toe te sturen.
4
Uiterlijk eind mei wil vHR de HV informeren over de toezending.
 Actiepunt 8 : Navraag doen bij vHR betreffende toezenden van het besluit.

Tav schoonmaak
HV heeft aangegeven dat de algemene indruk over het schoonmaken in de flat erg
negatief is, en dat netto per week (di + vr) hooguit een uur aan het eigenlijke
schoonmaken wordt besteed. Dit wekte ongeloof.
HV meldt ook dat de liftvloer erg smerig is.
vHR wil de klachten doorgeven aan het schoonmaakbedrijf BBM.
Dhr Lek is bereid om één of twee keer per jaar een rondje door het pand te lopen
met een delegatie uit het HV bestuur. HV zal op korte termijn een afspraak maken.
 Actiepunt 9 : Inspectieronde inplannen met de heer Lek.
9.4.
Inspectie ic onderhoudsstaat/gebruik flat:

Drangers:
HV meldt dat de tussendeur aan de Ibis kant continu openstaat. vHR stelt dat het
probleem wel te verhelpen zou zijn door elke dranger uit te rusten met een
“diktator”, zoals bij de deuren naar de parkeerplaats, maar dat dan weer oudere
bewoners klagen dat “de deur zo moeilijk opengaat”.
Op dit punt werd verder niets besloten.
In reactie hierop wordt tijdens de ALV door het bestuur voorgesteld om vHR toch te
verzoeken op alle deuren met een dranger een diktator te laten plaatsen. Dit wordt
met algemene stemmen aangenomen.
 Actiepunt 10 : vHR verzoeken om alle deuren die mbv dranger in het slot moeten
vallen, te voorzien van een diktator.

Fietsenhok aan de IBIS kant:
Bestaande hok daar is veel te klein voor een fietsenhok. Wel is er een “hok H”, achter
de tussendeur, links. HV verzoekt vHR om (opnieuw) een voorstel aan de eigenaar te
doen hiervan een fietsenhok te maken.
HV wil op oude fietsen die te lang ongebruikt staan een sticker plaatsen (zodat een x
aantal maanden na plaatsing sticker de oude verweesde fiets naar de stort/ijzerboer
kan).
 Actiepunt 11 : Navraag doen bij vHR tav “hok H”. Wil EKA vastgoed BV
meewerking verlenen aan verandering van deze ruimte in een fietsenhok?
9.5.
Puntentelling in relatie tot hoogte huren van bewoners (punt ingebracht door
vHR)
vHR geeft aan dat dit gebaseerd gaat worden op energielabels. EKA heeft hiertoe
opdracht gegeven, binnen een paar weken worden metingen gedaan om de waarde
vast te stellen (er is wat verschil tussen woningen afhankelijk van de plaats in de flat).
Tbv de metingen zullen een stuk of zes woningen in het totale perceel worden
nagemeten (aan de randen van het perceel, dwz boven/onder en links/rechts).
9.6.
Volgend overleg
5
Er komt een nieuw overleg in november/december. De behoefte aan overleg bij HV
is iig voor 2 overlegmomenten per jaar. Overleg vindt voortaan uitsluitend plaats in
Zoetermeer, want vHR management geeft geen toestemming meer voor gesprek op
locatie.
 Actiepunt 12 : HV prikt in september een datum voor een volgend overleg in
november/december.
10. ALV punten ingediend door bewoners

Lawaai bevoorrading supermarkten
vHR heeft in het overleg maandag opgemerkt dat geluidsmetingen in het verleden geen
duidelijke overlast hebben vast kunnen stellen van de Aldi.
Er werd door vHR op gewezen dat er ook een meldpunt overlast is (Omgevingsdienst WestHolland, Leiden, tel 071-4083100, red.)
Er zijn nog steeds klachten over geluidsoverlast in de ALDI zelf.
Er zijn ook klachten over heel laat laden/lossen bij de Jumbo.
Het bestuur wil iig met beide supermarktleiders in gesprek bij voortduren overlast.
Op een vraag van Paul Ellerbeck waarom vHR niet zelf als belangenbehartiger van de
bewoners een gesprek met de supermarkten aangaat, wordt besloten dat we de
taakverdeling / taakopvatting vHR aan de orde brengen in het volgende overleg met hen.
 Actiepunt 13 : Bedrijfsleiders Jumbo en Aldi benaderen mbt geluidsoverlast (laat
aanrijden Jumbo trucks versus geluid ladingkarren in de Aldi).

Service /stookkosten
Er is bezwaar tegen de onduidelijkheden in de nota over periode 2010/2011, waardoor niet
is te achterhalen waarom moest worden bijbetaald.
De voorzitter zegt dat in de wetstekst geen sanctiemogelijkheid is genoemd, op grond
waarvan een huurder betalingen van de voorschotten kan opschorten.
Paul Ellerbeck geeft aan dat de afrekening naar zijn mening wel klopt. Indien gewenst is hij
bereid de afrekening uit te leggen.
HV zal aan vHR vragen de afrekening duidelijker op te stellen en te voorzien van een
toelichting.
De heer Jansen zegt dat het vorige bestuur tevoren inzage had in de vaste kosten van de
stookkosten. Deze zijn in de nota 10/11 gestegen.
Paul Ellerbeck geeft aan dat vHR de afrekening in april 2013 heeft voorgelegd aan de HV
voor goedkeuring. HV heeft gereageerd dat vHR zelf verantwoordelijk is voor de juistheid
van de afrekening en dat HV hier nimmer goedkeuring aan kunnen geven.
Een der bewoners wil graag een toelichting zien in de nota op de kostenontwikkeling in de
stadsverwarming voor onze flat, en vraagt met welk gas/electratarief vHR rekent en hoe dit
zich verhoudt t.o.v. het tarief van vorige jaren.
Paul Ellerbeck wil navraag doen bij vHR betreffende kostenontwikkeling stookkosten en
vragen om ook het tarief voortaan duidelijk in de afrekening te vermelden.
6
 Actiepunt 14 : Duidelijk maken dat vHR niet mag stellen dat ze de eindafrekening
’13-’14 in “samenwerking met de HV” aan de bewoners wil verzenden, zoals
onlangs per brief is gemeld. HV heeft hierin geen rol.
 Actiepunt 15 : Harde afspraken maken met vHR als de toezegging om de nota ’13’14 voor eind december te sturen, niet wordt nagekomen.
 Actiepunt 16 : Navragen bij vHR over de kostenontwikkeling stookkosten.
 Actiepunt 17 : Verzoeken aan vHR om gas/electratarief in de nota’s te vermelden.

Straatvuil, grofvuil parkeerzijde
Een der bewoners wil een keer in november een helpende hand om de straat bij het
fietsenrek bij de IBIS schoon te maken, vanwege de bladertroep. Hier wordt positief op
gereageerd.
Verder wordt opgemerkt dat de hoofd toegang van de flat vervuilt door de klanten van de
Burgerking. Het bestuur wil navragen welke instantie hier verantwoordelijk is, zodat
eventueel afspraken kunnen worden gemaakt over het schoonhouden van de ingang.
De heer van Mullem, bestuurslid, weet te melden dat de gemeente van plan is de containers
ondergronds te plaatsen.
 Actiepunt 18 : Navragen welke instantie verantwoordelijk is voor schoonhouden
toegang naar hoofd ingang flat, en afspraken maken.
 Actiepunt 19 : Benaderen bedrijfsleiding IBIS mbt het parkeren van scooters van
hotelmedewerkers bij achteringang bij vuilcontainers.
 Actiepunt 20 : (op nagekomen verzoek van mevr. Vijn) Navraag doen bij vHR over
eigendom fietsenrek.

Schoonmaak flat
Een der bewoners wil dat de liftvloer eens goed wordt schoongemaakt.
Er wordt geklaagd over de vervuiling op het bellentableau.
De voorzitter antwoordt dat vHR zich bereid verklaarde tijdens het overleg om samen met
de HV een paar keer per jaar te controleren op het schoonmaken.

Toekomst Stationsplein
vHR heeft in het overleg maandag opgemerkt dat er voor de afzienbare tijd (komende tien
jaar) geen plannen bekend zijn die onze flat aangaan, ook al vanwege de vestiging van het
nieuwe Ibis hotel. De gemeente heeft een voorkeursrecht op het flatgebouw.
[ Intussen hebben we een brief mbt het “Rijnsburgerblok” ontvangen. Het bestuur blijft de
verdere ontwikkelingen volgen, red.]
7

Toegang parkeerterrein
vHR heeft in het overleg maandag opgemerkt dat de voormalige onderdoorgang van het
complex momenteel wordt vrijgehouden door de gemeente, mogelijk om in de toekomst
weer te worden geopend. Voorlopig zouden er geen konkrete plannen zijn.
Op een vraag wil de HV hier nader bij de gemeente over informeren.
 Actiepunt 21 : Navragen bij de gemeente over plannen onderdoorgang.
11. Rondvraag

Bestuurslid Harold Fonk vraagt of er ideën zijn over een andere invulling van de
burendag en nodigt bewoners uit mee te helpen met de organisatie.
Gevraagd wordt om hierover na te denken en suggesties aan Harold door te
geven.

Bestuurslid John van Mullem nodigt de bewoners van harte uit om de facebook
pagina te bezoeken, en meldt dat er steeds meer vrienden op komen.

De penningmeester vindt dat 1 kascommissie lid (mevr. De Wolff) te weinig is en
kwetsbaar voor de financiële controle. Vrijwilligers gevraagd, het kost maar 1 uur
per jaar. Twee bewoners melden zich als vrijwilliger.
Paul bedankt mevr de Wolff voor haar controlewerkzaamheden.
 Actiepunt 22 : Penningmeester draagt zorg voor overdracht kascommissie.

Er wordt opgemerkt dat de studentenflat boven de Jumbo er erg armoedig
uitziet.
Het bestuur wil bij vHR navragen in hoeverre er plannen zijn om hier wat aan te
doen.
 Actiepunt 23 : Navragen bij vHR of er plannen zijn mbt de woningen boven de
Jumbo

Er wordt voorgesteld om van het platte dak aan de achterzijde een dakterras te
laten maken. Een voorstel is om dit te doen voor het dak boven de vroegere
onderdoorgang. Het bestuur gaat kijken in hoeverre dit haalbaar is en stelt voor
volgend jaar op dit voorstel terug te komen.
 Actiepunt 24 : Haalbaarheid nagaan van dakterras.

Er wordt voorgesteld om iemand van van ’t Hof Rijnland uit te nodigen voor de
burendag. Het bestuur gaat akkoord met dit goede idee.
 Actiepunt 25 : Contact voor gegevens betrokkene.

De voorzitter meldt dat we de bewoners een uitnodigende brief gaan sturen met
informatie over onze betekenis voor bewoners en verzoek tot contributie.
 Zie ook actiepunt 3.
12. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering en bedankt de leden voor de belangstelling.
8

Download Report