SUCCESS STORY

SUCCESS STORY
Managed Services voor factuurverwerking - juiste medicijn voor
Aurobindo Benelux
Aurobindo is een wereldwijd opererend farmaceutisch bedrijf, gevestigd in India.
Aurobindo ontwikkelt en verkoopt een breed pakket aan geneesmiddelen voor onder
meer apotheken, ziekenhuizen en drogisterijen over de hele wereld.
Onlangs heeft Aurobindo een deel van de activiteiten van Actavis overgenomen,
waaronder Actavis Benelux (nu genaamd Aurobindo Benelux). De overgenomen
activiteiten hebben vooral betrekking op de commerciële kanten van het bedrijf: de
inkoop en verkoop.
Voor de verwerking van de inkoopfacturen maakt Aurobindo Benelux gebruik van
Palette Online inclusief daaraan gekoppelde workflow, twee van de vier onderdelen
van de Managed Services-oplossing die Simac Document Solutions te bieden heeft.
Het heeft Aurobindo de gewenste tijdwinst, kwaliteit en flexibiliteit gebracht.
Financieel directeur Maurits van Loenen van
we gebruik van een andere oplossing om
Aurobindo Benelux: ‘We voorzien de markt
onze inkoopfacturen te verwerken, die was
van een rijk assortiment aan medicijnen,
gekoppeld aan ons ERP-systeem. Dat
deels zogenaamd generiek en deels ‘over the
onderdeel werd echter niet overgenomen
counter’ (OTC). Die laatste groep medicijnen
door Aurobindo en daarmee kwam een einde
zijn de thuishulpmedicijnen die zonder
aan die samenwerking. Dat betekende dat
recept bij drogist en apotheek verkrijgbaar
we in ieder geval tijdelijk terug moesten naar
zijn. De distributie van de te leveren
een fysieke facturenstroom.’
medicijnen gebeurt grotendeels via de
groothandel. De groothandel bestelt, wij
Managed Services ideale oplossing
leveren en daarmee gaat een intensieve
Terwijl we tot voor kort nog druk waren
facturenstroom gepaard, want Aurobindo
met het grotendeels handmatig invoeren
heeft zoals gezegd een breed assortiment.
en verwerken van die duizenden
We krijgen zelf ook facturen, ongeveer 5000
inkoopfacturen, hebben we nu een grote
per jaar, voor de producten en grondstoffen
kwaliteitsslag kunnen maken. Simac
die we inkopen. Vóór de overname maakten
Document Solutions heeft bij ons deze
Schaalbare oplossing
En toch zijn er nog meer verbeterslagen te maken, ziet ook Van
Loenen: ‘We hadden deze Managed Services-oplossing ook
kunnen laten aansluiten op het ERP, maar hebben er bewust
voor gekozen dat niet te doen. We gaan namelijk op termijn ons
ERP-systeem vervangen door eenzelfde systeem wat ook in India
wordt gebruikt door ons moederbedrijf. Dan heeft het weinig zin
veel moeite te steken in iets, waarvan je nu al weet dat je daar
weer afscheid van gaat nemen.
Wij zochten naar een oplossing die ons verloste van het
probleem van de arbeidsintensieve verwerking van papieren
facturen, maar ons niet zou vastpinnen voor de toekomst. En dat
Managed Services voor factuurverwerking geïntroduceerd,
is precies wat Simac Document Solutions met deze Managed
Palette Online. Die oplossing wordt als onderdeel van het
Services-oplossing ons biedt. Belangrijk bijkomend voordeel is
Sheva-platform door Simac gehost.
dat je per factuur betaalt voor de diensten die worden geleverd.
Als het goed gaat, ontvang je meer facturen, kun je soepel
Wij scannen zelf in Baarn de ingekomen facturen. Deze
opschalen en betaal je meer. Als het minder wordt, schaal je
facturen worden automatisch geüpload naar Simac
terug en betaal je minder. Eigenlijk een ideale oplossing als je
Document Solutions. Daar worden de gegevens uit de
geen onnodige investeringen wilt doen in software of
gescande documenten herkend en voor zover nodig nog
koppelingen waarvan je weet dat die verdwijnen.
aangevuld. Met de flexibele online
factuurverwerkingssoftware Palette Online worden de
Pas als het nieuwe ERP-systeem operationeel is, komt de optie
gegevens verwerkt. Onze medewerkers kunnen vervolgens
om direct te koppelen naar het ERP-systeem weer in beeld. Met
via het web geautoriseerd en beveiligd toegang krijgen tot de
deze Managed Services zijn we heel goed geholpen en zodra het
bestanden en daar ook nog eigen coderingen aan toevoegen.
nieuwe ERP-systeem er is, gaan we de dan ontstane situatie met
Daarna gaat het bestand de workflow in, een ander
betrekking tot factuurafhandeling verder optimaliseren.’
onderdeel binnen de Managed Services die Simac met Sheva
biedt, langs de juiste budgethouders voor goedkeuring,
allemaal online. Vervolgens worden de bestanden vanuit
Palette Online geëxporteerd naar Excel, waaruit een
Aurobindo is dus uiterst tevreden over zowel de
boekingsvoorstel komt. Dat wordt dan in ons ERP-systeem
dienstverlening van Simac Document Solutions, als de
ingevoerd en verwerkt, waarna uiteindelijk na fiattering van
oplossing die Simac Document Solutions heeft
de boeking - door een check van de inkooporder met het
gerealiseerd voor Aurobindo.
geleverde - de betaalbaarstelling volgt.
Financieel directeur Van Loenen: 'Het heeft ons veel
voordeel gebracht, zonder dat wij daar als bedrijf zelf
Deze hele digitalisering en daaraan gekoppeld workflow heeft
ons een grote stap vooruit gebracht in snelheid, kwaliteit en
het voorkomen van fouten door handmatige invoer. Er is nu
geen sprake meer van papieren facturen die door de
organisatie gaan om goedkeuring van de betreffende
fors in hebben moeten investeren. Zij leveren de
dienst, het platform voor de factuurverwerking en wij
maken er ‘slechts’ gebruik van. Het werkt altijd, het
levert de performance die we willen en het maakt ons
budgethouders te krijgen. Daardoor wordt ook voorkomen dat
flexibel voor nu en naar de toekomst. Ook onze
documenten op de verkeerde plaats in de organisatie komen of
medewerkers konden snel overweg met Palette
zoekraken.’
Online. Ik denk dat het nauwelijks een week vergde
voor we ‘up and running’ waren. Dat maak je wel
anders mee.’
Simac Document Solutions bv
Ampèrestraat 36, 6716 BN Ede
Postbus 606, 6710 BP Ede
T +31 (0)318 64 96 99
E [email protected]
www.simacdocumentsolutions.nl

Download Report