Bestuursstuk Auteur Aantal pagina’s Adrie-Jan de Korte 7 Behandelend gremium Datum voorgelegd Dagelijks Bestuur 26-02-2014 Agendapunt, onderwerp Agendering Bestuursrapportage 2013-3 en Overheveling budgetten 2013 naar 2014 Kies een optie Kopie aan Kenmerk [XXXX] [XXXX] 1 Samenvatting voorstel De 3e bestuursrapportage 2013 (hierna BERAP3) geeft een beeld van de bereikte projectresultaten in 2013 en de financiële afwikkeling. In dit bestuursvoorstel is een samenvatting hiervan opgenomen. Daarnaast wordt ieder jaar aan het bestuur een voorstel voorgelegd inzake de overheveling van budgetten. De overheveling vindt plaats op basis van eerder door het bestuur vastgestelde uitgangspunten. Voorgesteld wordt om € 2.996.595 over te hevelen naar 2014. Dit betreft ontvangen gelden van zowel waterschappen als derden die beschikbaar moeten blijven voor uitvoering van de activiteiten in 2014 (waaronder AHN kaartverkoop voor 1,4 mln). Een bedrag van € 2.500.309 over 2013 kan teruggestort worden aan de waterschappen (waaronder eindafrekening AHN2 voor circa € 1,6 mln). 2 Inleiding De tussentijdse bestuurlijke rapportages worden conform de vastgestelde Planning & Controlcyclus op 3 momenten aan het bestuur verstrekt: Bestuursrapportage Rapportageperiode Bestuurlijke behandeling BERAP 1 1e 4 maanden mei/juni 2013 BERAP 2 1e 8 maanden oktober/november 2013 BERAP 3 12 maanden februari/maart 2014 BERAP 3 bevat de definitieve cijfers over 2013 en tevens de voorstellen inzake budgetoverheveling. De BERAP 3 vormt tevens een bijlage bij de jaarrekening 2013. Op basis van de resultaten van BERAP3 dient een besluit te worden genomen over de restant budgetten 2013. De accountantscontrole heeft in de 1e helft februari 2014 plaatsgevonden. De controle is in operationele zin afgerond en heeft niet geleid tot financiële correcties. De formele afwikkeling inclusief definitieve jaarrekening 2013 is onderhanden en zal in maart aan het Dagelijks bestuur worden aangeboden. Bestuursstuk Pagina 2 van 7 3 Doelstelling Verantwoording af te leggen over de uitgevoerde activiteiten 2013 en een besluit te nemen over de niet bestede gelden uit de jaarrekening 2013. 4 Bestuurlijke Samenvatting 3e Bestuursrapportage 2013 4.1. Bestuur In 2013 is veel aandacht besteed aan de ontwikkeling van HWH 2.0. In de Algemeen bestuursvergadering van 11 november 2013 is aangegeven dat HWH zo compact mogelijk, dienstbaar, vaardig en effectief dient te zijn. Daarnaast dient een kwaliteitsimpuls en cultuuromslag plaats te vinden. HWH 2.0 heeft wel onrust voor medewerkers gebracht. Daarbij bestaat het risico op uitstroom van goede medewerkers. Er zullen nadere afspraken moeten worden gemaakt om dit risico te managen. Eind 2013 heeft waterschap Hunze en Aa’s het besluit genomen om uit te treden uit de Gemeenschappelijke Regeling HWH. Een bestuurlijke afvaardiging van HWH en Hunze en Aa’s hebben gesproken over een uittreedsom en de afspraken inzake toekomstige afname van producten. In de vergadering 25 april 2014 zal het Algemeen bestuur zich hierover uitspreken. 4.2. Inhoudelijke voortgang projecten De belangrijkste resultaten in de projecten zijn: - - - - - Watersysteembeheer: Aanbesteding en transitie Watertoets is afgerond Waterveiligheid: Aanbesteding vangstregistratie en release Digispectie is in 2013 afgerond Afvalwaterketen: Z-info is per 1 januari 2013 live en in 2013 bij 15 waterschappen gefaseerd geïmplementeerd. Vergunningverlening en Handhaving: Verplichtingen inzake OLO water zijn afgerond, Digitale aangifte bedrijven is in productie genomen en het project SAW@ is met 7 waterschappen gestart Diensten Basis: Er is besloten tot saneren van IRIS. Dit heeft tot gevolg dat HWH op termijn IRIS niet meer zal ondersteunen. Waterschappen die gedeeltelijk gebruik willen maken van IRIS producten kunnen dit zelf doen. Zij krijgen daarvoor de bron-code. Diensten Externe dienstverlening: De GVOP (bekendmakingen) en de landelijke voorziening Decentrale Regelgeving is in gebruik genomen. Het nieuwe Waterschapsnet is met 6 waterschappen en HWH opgestart. Diensten Data: De contracten voor het inwinnen van AHN3 gegevens zijn getekend. De Europese aanbesteding inzake Beeldmateriaal is goed doorlopen en contracten zijn ondertekend. Architectuur en Standaarden: de baseline informatiebeveiliging is opgeleverd en het opleidingsprogramma architectuur 2013-2014 is voorbereid. Daarnaast zijn activiteiten verricht in het kader van de WILMA-WIKI en cloud computing voor de waterschappen. IHW: de realisatie van het waterkwaliteitsportaal is het grootste project waar in 2013 aan gewerkt is. Daarnaast wordt gewerkt aan uniformering informatiestromen inzake nieuw Hoogwaterbeschermingsprogramma en een nieuwe website voor de Aquo-standaard Aandacht is vereist voor de volgende zaken: - In het kader van de sanering IRIS dienen waterschappen in 2014 een nieuwe database te implementeren in het kader van de gemeenschappelijke gegevensset (WATIS 2.0) Bestuursstuk Pagina 3 van 7 - - Ten aanzien van Vergunningverlening en Handhaving wordt de aandacht verlegd van IRIS V&H en KIM naar het toekomstige systeem SAW@. Aan SAW@ zijn in 2013 uren toegerekend conform de werkelijke inzet. Hierdoor ontstaat een negatief resultaat op het product. Deelname aan de business case Dijk Data Service Centrum komt moeizaam tot stand. De business case E-HRM heeft qua besluitvorming vertraging ondergaan waardoor het live gaan per 2015 niet meer haalbaar lijkt. Business cases In 2013 heeft over 10 business cases besluitvorming plaatsgevonden (o.a. AHN3, Beeldmateriaal en sanering IRIS). Voor 2014 worden naar verwachting 11 business cases opgestart of ter besluitvorming aangeboden (o.a. E-HRM). 4.3. Faciliterende diensten Het vergadercentrum kent net als voorgaande jaren een hoge bezettingsgraad. Het opgehaalde budget voor optimalisatie van € 175.000 is in 2013 nog niet besteed en zal naar verwachting in 2014 besteed worden. Ten aanzien van de Oracle Tech is in 2013 de certificering van de licenties afgerond. Een voorstel voor een nieuwe verdeelsleutel is in voorbereiding. De kosten in 2013 zijn eenmalig hoog doordat de gespreide betalingsperiode van 5 jaar is afgelopen en de contractperiode is verschoven van 1 december 2012-1 december 2013. Hierdoor is in 2013 een extra maand als kosten verantwoord. 4.4. Bedrijfsvoering Ten aanzien van de financiële zaken is de Planning & Controlcyclus conform de richtlijnen en planning uitgevoerd. Daarnaast zijn voor het eerst interne controles op de rechtmatigheid uitgevoerd aangezien vanaf 1 januari 2013 onder het regime van de Gemeenschappelijke Regeling wordt gewerkt. De accountant heeft in de managementletter 2013 bevestigd dat de bedrijfsvoering op orde is. Er is in 2013 een personeelsvertegenwoordiging gekozen en een Georganiseerd Overleg ingesteld. Tevens is een concept sociaal statuut voorbereid. Het handboek Projectcommunicatie is opgesteld. Vanuit Inkoop zijn diverse aanbestedingen begeleid. Ten slotte zijn inspanningen gepleegd om over 2013 als Gemeenschappelijke regeling verslag te kunnen doen inzake archiefwetgeving. 5 Uitgangspunten Overheveling budgetten Ten aanzien van restant budgetten 2013 bij exploitatieprojecten en exploitatie worden – net als voorgaande jaren - de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. Voor geïnde bijdragen ten behoeve van projecten die niet uitgevoerd zijn en niet meer zullen plaatsvinden wordt voorgesteld deze terug te betalen aan de waterschappen. 2. Voor geïnde bijdragen ten behoeve van projecten die uitgesteld en/of uitgelopen zijn naar 2014 wordt voorgesteld deze te handhaven. 3. Voor projecten waarop een overschrijding heeft plaatsgevonden (lasten hoger dan baten) maar waar een aantoonbare relatie ligt met een ander project, kan voorgesteld worden om bedragen te verrekenen. Deze verrekening kan alleen plaatsvinden als de deelnemers van de projecten hetzelfde zijn. Bestuursstuk Pagina 4 van 7 4. Voor verliezen op de exploitatie die hun oorsprong vinden buiten de invloedsfeer van HWH kan voorgesteld worden om deze bedragen te verrekenen met afrekening waterschappen voorgaande jaren. 5. Voor resultaten op de exploitatie kan voorgesteld worden om een saldo in een bestemmingsreserve te storten zodat gelden beschikbaar blijven voor komende jaren. 6. Bij het handhaven van bedragen geldt in alle gevallen dat deze niet mogen worden ingezet voor nieuwe ontwikkelingen/ projecten. Daarvoor geldt een separaat besluitvormingstraject. 6 Financiële dekking Het totaalbeeld van de baten en lasten en de saldi ultimo 2013 is in onderstaand overzicht samengevat: Op basis van de huidige cijfers over het jaar 2013 ontstaat voor Het Waterschapshuis het volgende beeld: Voorstel terugbetalen aan waterschappen € 2.500.309 Saldo projectrekeningen 2013 (overhevelen naar 2014) € 2.996.595 Ten aanzien van de terugbetaling en de overheveling is het volgende relevant:  De eindafrekening AHN2 en de kaartverkoop AHN maken betreffen meer dan 50% van bovenstaande bedragen.  Bij HWH is sprake van meerjarige projecten waarbij de grenzen van een begrotingsjaar niet aansluiten met het verloop van een project. Om die reden worden bedragen overgeheveld.  In de begroting 2014 (zowel voor als na wijziging) zijn de totale begrotingsbedragen opnieuw in belangrijke mate naar beneden bijgesteld waardoor de verwachting is dat toekomstige restitutie en/of overheveling aanzienlijk lager zal zijn. De terugbetaling en de projectrekeningen bestaan op hoofdlijnen uit de volgende onderdelen: Bestuursstuk Pagina 5 van 7 Bedrag Product Product Bedrag Watertoets € 180.477 Watertoets € 60.000 Diverse modules IRIS € 630.344 Z-info € 300.000 Z-info € 275.266 Geovoorziening € 150.231 OLO water € 210.000 Watis 2.0 € 201.889 € -/-95.707 CMS SAW@ € 82.683 € 162.008 Nieuwe Waterschapset CMS € 266.515 € 50.000 Inspire Inspire € 50.000 Eindafrekening AHN2 € 1.603.931 AHN kaartverkoop (50% RWS) HWH 2.0. (vorming bestemmingsreserve) €-/- 500.000 Beeldmateriaal € 182.566 Oracle TECH €-/- 250.825 Architectuur en Standaarden € 160.000 € 234.815 Overig per saldo Overig per saldo € 2.500.309 Totaal Totaal € 1.409.957 € 192.754 € 2.996.595 Voor een verdere detaillering verwijzen wij naar de bijgevoegde BERAP3. De totale afrekening per waterschap is opgenomen in bijlage 1. Het Jaarrekeningresultaat 2013 na mutatie reserves bedraagt € 781.184 Voorgesteld wordt het resultaat als volgt te bestemmen: Bestemmingsreserve HWH 2.0 € 500.000 Algemene Reserve € 281.184 Totaal € 781.184 In een afzonderlijk bestuursvoorstel worden bovenstaande zaken ter besluitvorming voorgelegd. 7 Gevraagd besluit 1. De Bestuursrapportage 2013-3 vast te stellen en ter kennisname aan het Algemeen Bestuur te sturen, gelijktijdig met de jaarrekening 2013. 2. Het Algemeen Bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 voorstellen om ten aanzien van niet uitgevoerde activiteiten een bedrag van € 2.500.309 terug te betalen aan waterschappen over 2013. 3. Het Algemeen Bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 voor te stellen om ten aanzien van lopende, nog af te ronden activiteiten een bedrag van € 2.996.595 op te nemen (Saldo projectrekeningen) en deze budgetten beschikbaar te stellen voor de uitvoering van activiteiten in 2014. 4. Ten aanzien van enkele in BERAP3 opgenomen projecten (IHW, Behoeftemanagement) bedragen onderling te verrekenen. 5. Het voorstel zoals opgenomen in de notitie HWH 2.0 (AB vergadering 11 november 2013) te bekrachtigen om een bestemmingsreserve HWH 2.0. te vormen van € 500.000 ten laste van de afrekening waterschappen. 6. Het Algemeen Bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 voor te stellen om een bedrag van € 281.184 toe te voegen aan de in te stellen Algemene reserve. Bestuursstuk Pagina 6 van 7 8 Besluit Positief, conform voorstel Overwegend positief, onder voorbehoud van de volgende aanpassingen Negatief, niet conform voorstel Toelichting Bijlage: 1. Afrekening 2013 per waterschap 2. BERAP3 Bestuursstuk Pagina 7 van 7 Bijlage 1. Totaal afrekening 31 december 2013 per waterschap Aa en Maas AGV/Waternet Brabantse Delta De Dommel De Stichtse Rijnlanden Delfland Fryslân Groot Salland Hollands Noorderkwartier Hollandse Delta Hunze en Aa's Noorderzijlvest Peel en Maasvallei Reest en Wieden Regge en Dinkel Rijn en IJssel Rijnland Rivierenland Roer en Overmaas Scheldestromen Schieland en de Krimpenerwaard Vallei en Veluwe Velt en Vecht Zuiderzeeland RWS Data ICT Dienst Hefpunt Tricijn Het Waterschapshuis Derden inzake Beeldmateriaal IPO IHW Totaal Progr. 1 Prog. 2 Prog. 3 123.128 125.007 135.530 110.082 122.464 108.559 228.220 105.559 182.587 122.068 124.923 126.761 81.256 115.478 140.576 170.101 160.998 160.319 91.059 101.972 87.763 206.452 96.316 123.222 26.706 8.365 3.185.471 -7.560 -6.483 -8.098 -6.897 -7.937 -14.136 -8.817 -5.439 -13.762 -12.383 -6.411 -5.152 -4.926 -4.457 -6.443 -6.109 -11.330 -12.505 -6.588 -6.515 -6.706 -8.717 -3.877 -5.899 -187.147 -21.009 -29.723 -22.062 -19.711 -21.747 -33.879 -23.470 -16.859 -33.146 -26.720 -16.297 -15.855 -14.937 -18.824 -18.170 -28.387 -26.960 -19.108 -18.965 -19.337 -23.273 -13.802 -17.758 -500.000 Prog. 4 80 114 84 75 83 130 90 64 127 102 72 62 61 57 72 69 109 103 73 73 74 89 53 68 1.983 Totaal 94.640 88.915 105.455 83.550 92.864 60.673 196.022 83.325 135.806 83.067 118.584 105.375 60.535 96.140 115.381 145.891 121.390 120.956 65.436 76.565 61.794 174.551 78.689 99.633 26.706 8.365 2.500.307