Download

De
e vijf fase
es van do
ocumentt capturing & proocessing DDii document cap
pturing & proccessing De vvijf fases van d
23 o
oktober 2013 IBAN NL14 RABO 0345 8630 03 | K.v.K. Haarlem 34081856
Alle in dit docum
ment beschre
even gegevenss zijn vertrouw
welijk van aard en alleen beestemd voor d
direct n geadresseerdde en DDi. Ge
een van de gen
noemde partijjen heeft het recht om beetrokken medewerkers van
zo
onder schriftelijke toestemm
ming van DDi bv informatie
e uit dit docum
ment te verschhaffen aan de
erden. Alle reechten zijn uitd
drukkelijk voo
orbehouden.
2 Er ziijn nog altijd legio bedrijve
en die worste len met het p
papier in hun organisatie. D
Dit ondanks h
het feit dat scan
nning technie
eken al meer d
dan twintig jaaar bestaan! C
Capturing is echter meer daan het digitaliseren van documenten mett een scannerr. Althans, datt kán het zijn.. Voor sommige organisatiies is het digittaliseren, oegen en opslaan al meer dan voldoend
de. Als eerste stap. Want uuiteindelijk wil je vanzelf kenmerken toevo
der. Er zijn op
p die manier vvijf fases te onnderscheiden. verd
Fasse 1: scanne
en, indexere
en en opslaaan Mett het scannen,, indexeren en
n opslaan vann gedigitaliseerde documenten wordt eenn eerste stap gezet naar een papierarme kkantooromgevving. De voorddelen zijn voo
oral gelegen in
n de ruimtebeesparing en he
et ugbrengen van
n in de organisatie ‘rondslinngerend’ papiier. Daarnaastt kunnen proccessen beter w
worden teru
ingeeregeld en hoeeven in deze ttoepassing sleechts beperkt gegevens han
ndmatig te woorden ingevoe
erd. Het ‘origginele documeent’ is immerss digitaal opgeeslagen en raaadpleegbaar? Aanvullend kkan in een volggende stap herkkenningstechn
nologie worde
en ingezet om
m op de handm
matige invoer van gegevenss nog meer be
esparingen te realiseren. Dat doet u als: ‐
‐
‐
‐
U vindt d
dat te veel tijd
d gemoeid gaaat met die invvoering van ge
egevens Documeenten toch nogg moeilijk te vvinden zijn Meerderre medewerke
ers met dit prroces bezig zijn Te weiniig onderscheid
d is in belangrrijke en minde
er belangrijke documenten ‐
Duidelijk winst te halen is door verdere automatiseri ng Fasse 2: toevoe
egen van au
utomatischee karakterh
herkenning (OCR) Het toevoegen vaan Optical Cha
aracter Recoggnition (OCR) vvoegt een belangrijke dimeensie toe aan e
een scanning oor kunnen sp
pecifieke gegeevens op het d
document automatisch worrden gelezen door de OCR‐
applicatie. Hierdo
matige invoer e
ervan (de tijd die je ermee bezig bent me
et de kans op fouten) kan d
dan software. Handm
es en OMR‐coodes kunnen w
worden achtterwege blijveen. Ook anderre vormen vann herkenning zoals barcode
ingeezet. De verweerking van de inkomende ddocumenten kkrijgt zo een flinke ‘boost’ inn efficiency en
n effeectiviteit. Een goede afstem
mming van hett OCR‐systeem
m op de docum
mentstromen komt de bala
ans tussen kostten, nauwkeurigheid en effficiency zeker ten goede. Ie
ets meer tijd nemen om hett goed in te sttellen scheelt aan het eind subsstantieel in de
e totale doorloooptijd, produ
uctiviteit en kw
waliteit. Merrkt u echter daat: ‐
‐
‐
‐
Nog steeeds aanvullende gegevens hhandmatig mo
oeten worden
n ingevoerd inn backoffice syystemen Er behoeefte bestaat aan meer ‘inteelligentie in he
et proces’ Er tijd veerloren gaat m
met het vindenn van docume
enten die ‘fout’ zijn herkendd Dan kan het toevoege
en van Intelliggente Data Exttractie een nie
euwe aanbeveeling zijn Fasse 3: toevoe
egen van Intelligente D
Data Extractie Het systeem herkkent in deze fa
ase direct de jjuiste gegeven
ns, die op wissselende plaattsen op variëre
ende documenten staaan, tot zelfs ha
andgeschreveen data aan to
oe. Meerdere vvormen van hherkenning kunnen tegeelijkertijd worrden ingezet. D
De gegevens w
worden vervo
olgens automa
atisch geëxporrteerd naar de backoffice systtemen, waar zze verder in he
et proces worrden opgenom
men. Het origineel gescandee document w
wordt als hiefexemplaarr opgeslagen. Hierdoor worrdt de doorloo
op van (meerd
dere en soms complexe) prrocessen arch
3 aanzzienlijk verkorrt. De bij de processen betrrokken mense
en kunnen zich
h bovendien m
meer bezighouden met belaangrijker taken, zoals inhou
udelijke beoorrdelingen van kredietaanvra
agen, in plaatts van gegeven
ns overtypen. Ziet u echter nog steeds verbetermogelijkheeden, omdat ‐
‐
‐
‐
‐
Papieren
n documenten
n worden verzzameld om naaar een centra
ale verwerkingg te gaan Op meerrdere plaatsen
n wordt gescaand, zonder dat daar enige samenhang t ussen is Medeweerkers moeten
n wachten tottdat de centraale verwerking
g van de docuumenten klaarr is Het een voordeel zou kunnen zijn aals mensen vaanaf andere pllaatsen het prroces kunnen valideren Dan worrdt het tijd om
m door te gaann naar Decenttrale Capturing Fasse 4: Decenttrale Capturing Wan
nneer sprake is van een vee
elvoud aan doocumenten, die op meerdere plaatsen biinnen komen in een orgaanisatie (met meerdere afd
delingen/vestiigingen) dan kkan het decentraal verwerkken ervan uite
erst efficiënt (en lucratief) zijn. Deze Decenttrale Capturinng oplossingen
n stellen een o
organisatie in staat vanaf m
meerdere locaaties relevantee informatie vvanaf documeenten via de caapturing appliicatie naar be langrijke backkoffice applicaties te exp
porteren. Op d
die manier on tstaat er mee
er cohesie tusssen vestigingeen, afdelingen
n en n het werk effiiciënter word en gedaan. M
Medewerkers h
hoeven niet tee wachten, he
et scheelt proccessen en kan
kostten, doordat d
documenten n
niet eerst hoeeven te worde
en verzonden naar de centrrale verwerkin
ngsplaats en de ggegevens zijn direct/snellerr beschikbaar voor de hele organisatie. H
Het lijkt erop ddat met Fase 4
4 de top in captturing is bereiikt. Maar het kan nog beterr: Fasse 5: Enterp
prise Capturring (Bedrijffsbrede Cap
pturing) In deze ultieme faase wordt niet alleen inform
matie vanaf gedigitaliseerde documenteen herkend en
n DF, XML, geëxxtraheerd, maaar uit álle documentformaaten. Ook die documenten die al digitaall zijn, zoals PD
HTM
ML of EDI. Allee documenten
n worden ‘dooor de capturing applicatie gehaald’ om dee relevante ge
egevens ervaan te herkennen, extrahere
en, valideren een in de juiste
e backoffice ap
pplicaties op tte nemen. Geen data entryy meeer, geen zoekggeraakte docu
umenten meeer, alle (digitale of digitaal gemaakte) doccumenten worden volgens dezeelfde procedu
ures afgehandeld en in de bbedrijfsprocesssen opgenom
men. De gegevvens gaan de a
applicaties in, de o
originele (digittale) documen
nten worden oopgeslagen in
n een reposito
ory, geheel vo lgens geldend
de wet‐ en regeelgeving. d beeld van waat mogelijk is met een doorrdachte docum
ment manage
ement Deze vijf fases geven een goed
behalen. Voor wie alert wil bblijven en hett maximale strategie. Vanaf FFase 1 zijn al ssubstantiële vooordelen te b
oet er echter ggoed aan af en toe even ee
en stapje terugg te nemen en te zien of uit zzijn organisatie wil halen do
zijn organisatie al klaar is voor de volgende ffase. 4 Oveer DDi en D
DDi‐ers et aantal moggelijkheden en
n momenten o
om als klant tee communiceren fors In deze 24‐uurs eeconomie is he
ommunicatie vvindt nog stee
eds schriftelijk
k plaats. Via dde e‐mail, social media, toeggenomen. Veeel van deze co
web
b portalen, traaditionele post, et cetera. N
Nagenoeg iede
er bericht van je klant is ee n opdracht aa
an je orgaanisatie om w
wat te doen. Door de verschheidenheid komen deze ‘be
erichten’ op veerschillende p
plekken en in versschillende vorrm je organisatie binnen. W
Waar en hoe ze
e binnenkome
en is niet direcct voorspelbaar. Waar het over gaat is niet d
direct duidelijk. Wie er wat mee moet vaaak al helemaa
al niet. Voorddat het berichtt bij de juiste behandelaar(s) liggt is deze al door vele handden gegaan en
n misschien wel geprint, ge kopieerd en/o
of opnieuw gesccand. Met als gevolg te vee
el mensen mett het ‘docume
ent’ bezig zijn i.p.v. de inhooud. Status onderhanden werrk is niet duideelijk. Afdelinge
en/mensen rooepen dat ze h
het te druk he
ebben. De klannt moet te lan
ng wachten op rreactie (klant ggaat misschien klagen dus nog meer werk). Tegelijkerrtijd leven we in een tijd dat marges slinkken en het aantal documen
ntuitwisselingeen groeit. Laaatst zei een dirrecteur van eeen bedrijf tege
en mij: “Als ikk mijn
n informatie p
processen niett aanpak dan besta ik over twee jaar niett meer”. er dienstverlennende organissatie zich in bovenstaande situatie. Gelukkig niet. Onggetwijfeld herkkent niet iede
Tegeelijkertijd kom
men wij – DDi‐‐ers – dikwijls in contact me
et organisatie
es die hier well mee worstelen en van dezee worstelingen af willen, off zelfs moetenn. Dan zijn ze b
bij DDi Inform
mation Automaation Enginee
ers aan het juistte adres. De vveelzijdigheid van de DDi sooftware biedt reeds voor ve
ele organisatiees een passende oplossing voor bijvoorbeeld
d het bovenge
enoemde vraaagstuk. Bovendien (en vanzelfsprekend) beheersen allle DDi‐ers de n document m
management vvak. maggie van het data capture en
Thom Menssink ormation Automation Engi neers Direecteur DDi Info
DDi BV
V Binnenwegg 18 2132 CT Hoofddorp The Netherllands Phhone +31 88 5
567 2000 www.ddi.nl info@ ddi.nl KvvK Haarlem 34
4081856 IBAN NL14 RABO 0345 8630 03
5

Download Report