Download

‘W
Winning W
Workplace’’ niet allee
en fysiek ‘Van Papierr naar Digitaaal’ gee
eft orgganisatties groterre kan
nsen in
n ‘war ffor tal ent’ Er iss een kentering te bespeure
en in de denkw
wijze van orga
anisaties over huisvesting. N
Niet alleen zie
en steeds meeer managers d
dat de kennisw
werkers anderre ‘fysieke’ weensen en eisen
n stellen aan dde werkomgevving dan ongeveer tien jaa
ar geleden. He
et gaat ook om
m de contacten, de waarderring en de carrrièremogelijkkheden. In zijn
e manier waarrop een bedrijf
jf of organisattie het werk faaciliteert en da
aarmee een algeemeenheid: heet gaat om de
hogere kwaliteit iin de beleving
g bij zijn medeewerkers creëeert. Dat kan dus zowel de fyysieke werkom
mgeving zijn de mogelijkheeden die gebod
den worden oom je werk optimaal te kunn
nen doen: diggitalisering van
n papieren als d
informatie speelt t daarin een crruciale rol. aan de werkom
elateerde facto
oren te constaateren. De belangrijkste Er ziijn wat ontwikkkelingen bij a
mgeving gere
zijn:: erkende geneeraties wordt ggroter; ‐ Het versschil tussen we
‐ De beroeepsbevolking krimpt; ‐ Er ontstaaan veel ‘losse
e’ medewerkeers; ‐ En er is d
de opkomst van zogenaam de flexkantoren; ‐ Er is een
n stijgende behoefte aan diggitale informaatie. Daaruit volgt een
n aantal reacties in de markkt van (kennis))medewerkers. Ten eerste: die markt ste
elt een eis tot inveesteren in de w
werkomgeving. Maak het dde (kennis)werker zo makke
elijk mogelijk oom zijn werk te doen. Een hoo
og service‐ en voorzieningen
nniveau is daaarvoor noodzaakelijk en de g
gang naar digiitale informatie hoort daar onlo
osmakelijk bij.. Het is belangrijjk dat huisvesstingsdeskund
digen, HRM‐functionarissenn en ICT‐specia
alisten nauw En tten tweede: H
sam
menwerken om
m zogenoemde ‘Winning W
Workplaces’ ‐ n
nieuwe successvolle werkpleekconcepten e
en werrkprocessen ‐ te ontwikkele
en en te introdduceren in de organisatie.
De n
nieuwe werko
omgeving: van kostenpost naar strategiische investerring! nieuwe werko
omgeving moe
et leiden tot hhogere producctiviteit en het aantrekken vvan talent om
m te kunnen De n
overleven. Persoo
onlijke ontwikkkeling is naasst carrièrekansen voor jong
ge talenten naamelijk een be
elangrijk ument om te kkiezen voor ee
en bepaalde w
werkgever. Daat bereik je niet alleen met een lekkere sstoel om in te argu
zitteen of een moo
oie leaseauto. Veel organisaaties hebben de laatste jare
en al fors bez uinigd op huissvestingskosteen. Door flexw
werken, thuisw
werken en/of het introduce
eren van nieuw
we werkplekcconcepten is het aantal vierkan
nte meters pe
er medewerkeer al flink afge
enomen. Dat b
betekent vaakk een substanttiële afname e meters kantooorruimte en soms ook min
nder vestiginggen. Het betekent ook van het totale aantal vierkante
oor de organissatie, maar daaarmee is de w
werkplek niet direct aantrekkkelijker of prroductiever minder kosten vo
worden. gew
IBAN NL14 RABO 0345 8630 03 | K.v.K. Haarlem 34081856
a Hierrmee is alleen
n het laaghanggende fruit geeplukt (zijn de ‘quick wins’ g
gerealiseerd) een nu komen de grenzen van kostenbesparing in huisvessting in zicht. Verdergaande kostenreducties op vierkaante meters zzijn in veel De gevaallen niet meeer te behalen. Er valt daareentegen nog flinke winst te boeken op prroductiviteit. D
omsschakeling van
n kostenreducctie naar prodductiviteitsverrbetering op de werkplek, vvraagt echter een andere man
nier van denkeen. Overlevinggstactieken opp de korte terrmijn moeten worden verruuild voor strattegische initiatieven gerich
ht op de midd
dellange termiijn. Een van de belangrijkste strategischee initiatieven is digitaal e papierstrom en binnen een organisatie en profiteer oop alle fronten
n van de werrken: maak eeen eind aan de
voordelen van diggitaal. hoeften veranderen naarmate de eisen aaan de medew
werker hogerr worden Beh
om als organissatie inzicht tee krijgen in de
e wensen en b
behoeften vann de werkers. Die inzichten Het is belangrijk o
ug te vinden inn de Pyramide
e van Maslow
w (zie figuur): nnaarmate de ggevraagde zijn onderzocht een globaal teru
capaaciteiten van de medewerkkers kwalitatieef hoogwaardiger worden, krijg je vanuitt die medewerker een ander soort beho
oefte met betrrekking tot dee werkomgeving. Van puur fysiek comforrt gaat het ste
eeds verder ng en zelfontpplooiing. De nieuwe genera
atie talenten sstelt vooral eissen aan naar sociaal contaact, waarderin
menten als waaardering en zzelfontplooiin g. Daarom is h
het belangrijk
k om een werkkomgeving te creëren die elem
die mensen de m
mogelijkheid biiedt zich thuiss en uitgedaaggd te voelen. N
Niet letterlijk,, want het kan
ntoor plaatst zich steeeds meer naar buiten de kkantoormuren
n, maar juist in de manier vvan werken, de kansen die verp
een organisatie b
biedt en de mo
ogelijkheden oom je talenten maximaal te
e benutten. D
Dat gaat makke
elijker meer is ingerichht op ‘digitaall’. naarmate de werrkomgeving m
uur: Pyramide van Maslow Figu
nsen werken sstraks langer d
door waardooor op de werkkvloer de gene
eratieverschill en zullen worrden Men
uitvergroot. Oudee en nieuwe ggeneraties weerkers, met verschillende manieren van w
werken, bestaan straks naasst elkaar. Dat betekent dat de werkomgeeving daarop moet worden
n ingericht. W
Werkomgeving is in dit verb
band een ruim
m begrip: niet alleen de fysiieke werkomggeving maar ju
uist ook de maanier van werken moet kunnen worden aaangepast aan
n de wensen vvan de medew
werkers. de informatie ICT is in deze context een belangrijke faciliteerende factor. ICT verschaft namelijk de toegang tot d
eeft. Of dat nuu gaat via een PC, een lapto
op, een Tablett PC of een Sm
martPhone die eeen kennisweerker nodig he
maaakt niet uit. Dee kenniswerke
er heeft in veeel gevallen al die middelen zelf al tot zijnn beschikking: het gaat er voor een organisaatie om dat de
e informatie oop die mobiele apparaten b
beschikbaar iss (of komt). In een waar alle besch
hikbare inform
matie digitaal iis (of direct digitaal wordt ggemaakt bij binnenkomst werrkomgeving w
in de organisatie)) kunnen de kenniswerkerss namelijk snel(ler) tot betere prestaties kkomen. Digita
alisering ele organisatiee beschikbaarr, op alle plaattsen, maar oook buiten de o
organisatie via maaakt informatiee binnen de he
de ggenoemde mo
obiele apparatten (mits met t de juiste veiligheidsmaatre
egelen uiteraaard). 2 Doo
or de stap ‘Van
n Papier naar Digitaal’ te m
maken krijgt he
et fenomeen H
Het Nieuwe W
Werken of And
ders Werken, Flexxwerken etc. ineens een heel concreet enn toepasbaar gezicht. De fle
exwerkers en kenniswerkers worden doo
or het conceptt ‘Van Papier n
naar Digitaal’ in staat geste
eld om te werk
ken waar en w
wanneer ze willen. de organisatie
e realiseren. Hierrmee kunnen ze een veel grotere producctiviteit voor d
ders kijken naaar de werkplek betekent duus ook anders kijken naar de middelen d ie op die werkkplek And
voorhanden zijn. Informatie is zo’n middel, eeen cruciaal m
middel zelfs in
n de huidige m
maatschappij. Digitale ormatie gaat n
nog een stap vverder: altijd een overal kunn
nen beschikke
en over de info
formatie maakkt je vrij van info
de o
organisatie. Het geeft de orrganisatie zelf f bovendien die noodzakelijjk flexibiliteit een aantrekkin
ngskracht voor zowel de bestaande als de nieuwe gen eratie werkerrs om ‘the war for talent’ tee winnen. nieuwe generatie werkplekk moet nauw aaansluiten op de nieuwe (en oude) gene ratie werkers. Daarvoor is De n
een nieuwe geneeratie software
e nodig. Die m
maakt de aanssluiting mogelijk. Die softwaare is goed alss die aansluit de nieuwe gen
neratie werkp
plek én het moogelijk maakt om op versch
hillende manieeren tot het gewenste op d
resu
ultaat te komeen. DDi is een specialist in hhet begeleiden van organisaties ‘van Pappier naar Digittaal’. Info
ormatie van paapier digitalise
eren en naar eeen digitale omgeving bren
ngen en/of dee informatiestromen structureren en vvia de juiste ‘tussenstops’ oop de gewenstte werkplekke
en krijgen zijn de belangrijkkste stappen meer heeft. Met de juiste w
werkwijze kan elke in die aanpak. Een aanpak die vvoor DDi geenn geheimen m
eren naar die Digitale Organnisatie. En daarmee de orgaanisatie volgens een duidelijk stappenplaan transforme
overgang naar Heet Nieuwe We
erken in de nieeuwe werkom
mgeving faciliteren. elen, het scheeelt direct veel geld. Digitalisering van informatiestrromen geeft nniet alleen effficiencyvoorde
matie, geen foouten in de ‘disclaimers’, Digitalisering betekent: geen kkopietjes mee r, geen achterrhaalde inform
nformatie in e
een offerte, veeel kortere do
oorlooptijden,, voldoen aan wet‐ en regelgeving en geen verkeerde in
beschikbaar digitaal is voorr alle betrokke
en meeer tevreden klanten. Omdatt de informat ie eenduidig b
med
dewerkers. W
Waar die zich ook bevinden. Door de stap ‘Van Papier n
naar Digitaal’ ttijdig te make
en ondervangt een o
organisatie dirrect het dreig ende probleem van het geb
brek aan berooepsbevolkingg. Dalende aanttallen werken
nde mensen die de bedrijveen op gang mo
oeten houden
n en een stijgeende concurre
entie op die arbeeidsmarkt voo
or de werkgevvers leggen groote druk op diezelfde organ
nisatie. Digitaalisering en proccesoptimalisatie brengen direct verlichti ng. De aadviezen van d
de specialisten van DDi Connsultancy en d
de geavanceerde maar eennvoudig te geb
bruiken software van DDi vormen een belangrijke scchakel in de sttap ‘Van Papie
er naar Digitaaal’. Ook in hett gebruik van nderen: er woordt steeds minder softwarre in licenties ggekocht en steeds meer software gaat hett nodige veran
ept gebruikt. G
ns de nieuwe inzichten in dde moderne w
werkomgevingg Geheel volgen
volggens het ‘as a service’ conce
worrdt software h
heel specifiek ingezet om (bbedrijfs)doelen
n te verwezen
nlijken, juist e n alleen op he
et moment dat die nodig is. SSoftware word
dt daarmee stteeds toepasssingsgerichter. Enkele van ddie doelen zijn
n nspirerende omgeving en zoorgen dat medewerkers efficciencyverbeteering, creatie vvan een stimuulerende en in
hun werk eenvou
udig en plaats‐‐ en tijdonafh ankelijk kunnen doen. En tenslotte, niet t het minste doel, zorg oor dat de klant van het bedrijf maximaaal wordt bedie
end. Dán heb jje de ideale w
werkomgevingg gecreëerd! ervo
ak daarom nu
u nog de stap ‘Van Papier naaar Digitaal’!
Maa
3 DDi: Wij zijn speccialist Een goed gesprekk met een spe
ecialist op dit vvakgebied kan
n een helder b
beeld geven oover de mogelijkheden die ook uw organisattie heeft voor het digitalise ren van uw paapierstromen. DDi is zo’n sppecialist. In de
e praktijk wijss geworden do
oor de vele projecten die w
wij al hebben ggedaan, kunne
en wij u een ggoed inzicht ge
even over de haalbaarheid hierrvan. Heeft u het gevoel daat veel tijd (en
n dus geld) gaa
at zitten in dee verwerking vvan papieren nisatie? En da t dat u in de w
weg staat bij d
de overgang nnaar de nieuw
we digitale documentstromeen in uw organ
werrkomgeving? n is nu de tijd o
om over te ga
aan Van Papie r naar Digitaaal! Dan
met veel kenn
nis en ervaring
g op het gebieed van het ele
ektronisch Wij zijn een puur Nederlands ssoftwarehuis m
baar maken vaan informatiesstromen. Daarnaast hebbe n wij heel spe
ecifieke en vasttleggen en be‐‐ en verwerkb
uitggebreide prakttijkervaring in intelligente fformulierverw
werking, het in
nrichten van dde Digitale Posstkamer, het omatiseren vaan werkstromen , het inrichhten van een D
Digitaal Archie
ef en aanverw
wante projecte
en. We auto
kunnen een impo
osante lijst van
n klanten ove rleggen die allemaal al heb
bben vertrouw
wd op onze ke
ennis van oneel hoge eissen, maar mooeten vooral o
ook zakeen. Dergelijke oplossingen sstellen techni sch en functio
toeggankelijk zijn vvoor de gebru
uikers. Daar liggt onze speciaaliteit! Wij hou
uden van beg rijpelijke softw
ware waar u wat aan heeft: eeenvoudig in ge
ebruik, uniform
m in de uitvoe
ering en daard
door ook makkkelijk te integgreren in uw orgaanisatie. wereld van softtwaretoepassingen voor onnder meer Wij voelen ons bijzonder goed thuis in de w
urantiekantoren, verzekerin
ngsmaatschapppijen, overhe
eidsinstanties,, de gezondheeidszorg en de
e grotere assu
com
mmerciële orgaanisaties. Voo
or de gezondhheidszorg hebben we bijvoo
orbeeld een D
Digitaal Mediscch Archief ontw
wikkeld. Voorr de assuradeu
urs bieden wee een elektron
nisch dossier ssysteem dat feeilloos de rela
atie‐, schade‐ en p
polisadministrratie onderste
eunt. Om tot de beste o
oplossingen e
en diensten tee komen make
en wij gebruik van de nieuw
wste technologie en schaakelen wij de beste mensen
n in om voor uu het beste eindresultaat te
e bereiken. W
Wordt het niet tijd om úw papieren documeentstromen ee
ens onder de loep te neme
en? DDi, wij be
egrijpen uw prrobleem! 4 Oveer DDi en DDi‐‐ers et aantal moggelijkheden en
n momenten o
om als klant tee communiceren fors In deze 24‐uurs eeconomie is he
ommunicatie vvindt nog stee
eds schriftelijk
k plaats. Via dde e‐mail, social media, toeggenomen. Veeel van deze co
web
b portalen, traaditionele post, et cetera. N
Nagenoeg iede
er bericht van je klant is ee n opdracht aa
an je orgaanisatie om w
wat te doen. Door de verschheidenheid komen deze ‘be
erichten’ op veerschillende p
plekken en in versschillende vorrm je organisatie binnen. W
Waar en hoe ze
e binnenkome
en is niet direcct voorspelbaar. Waar het over gaat is niet d
direct duidelijk. Wie er wat mee moet vaaak al helemaa
al niet. Voorddat het berichtt bij de juiste n misschien wel geprint, ge kopieerd en/o
of opnieuw behandelaar(s) liggt is deze al door vele handden gegaan en
el mensen mett het ‘docume
ent’ bezig zijn i.p.v. de inhooud. Status onderhanden gesccand. Met als gevolg te vee
werrk is niet duideelijk. Afdelinge
en/mensen rooepen dat ze h
het te druk he
ebben. De klannt moet te lan
ng wachten op rreactie (klant ggaat misschien klagen dus nog meer werk). Tegelijkerrtijd leven we in een tijd dat marges slinkken en het aantal documen
ntuitwisselingeen groeit. Laaatst zei een dirrecteur van eeen bedrijf tege
en mij: “Als ikk mijn
n informatie p
processen niett aanpak dan besta ik over twee jaar niett meer”. er dienstverlennende organissatie zich in bovenstaande situatie. Gelukkig niet. Onggetwijfeld herkkent niet iede
Tegeelijkertijd kom
men wij – DDi‐‐ers – dikwijls in contact me
et organisatie
es die hier well mee worstelen en van dezee worstelingen af willen, off zelfs moetenn. Dan zijn ze b
bij DDi Inform
mation Automaation Enginee
ers aan het juistte adres. De vveelzijdigheid van de DDi sooftware biedt reeds voor ve
ele organisatiees een passende oplossing voor bijvoorbeeld
d het bovenge
enoemde vraaagstuk. Bovendien (en vanzelfsprekend) beheersen allle DDi‐ers de n document m
management vvak. maggie van het data capture en
Thom Menssink ormation Automation Engi neers Direecteur DDi Info
DDi BV
V Binnenwegg 18 2132 CT Hoofddorp The Netherllands Phhone +31 88 5
567 2000 www.ddi.nl info@ ddi.nl KvvK Haarlem 34
4081856 IBAN NL14 RABO 0345 8630 03
5

Download Report