Particuliere archieven WAT DOEN WE ERM EE? WAT IS EIGENLIJK EEN ARCHIEF? Elke vereniging of stichting en ieder bedrijf vormt archief. Soms krijgt het eigen archief te weinig aandacht. Toch zijn er voor particuliere instellingen en verenigingen wel richtlijnen over wat eigenlijk bewaard moet worden. In het algemeen wordt onder archief verstaan: het geheel van bestuursdocumenten, ledenlijs ten, jaarverslagen, notulen en briefwisseling of stukken over de georganiseerde activiteiten; maar ook afbeeldingen als foto’s en dia’s of (informatie van of uit) websites. Eigenlijk vormt dit alles bij elkaar het archief van de instelling of vereniging. De verschillende onderdelen van de archieven vereisen elk een eigen specifieke aanpak van selectie, ordening, bewaring enz. Voor veel instellingen of vereni gingen wringt juist daar de schoen omdat zij aan die bewaring voor de langere termijn niet of amper aandacht besteden. In veel gevallen bevindt het archief zich bij de voorzitter of de secretaris, of is het verspreid over diverse bestuursleden zonder precieze afspraken over wie wat bijhoudt en bewaart. Daarbij dreigt het gevaar dat bepaalde zaken in het geheel niet worden bijgehouden of na een bestuurswis seling verloren gaan. Dit is heel erg jammer, want zonder dat we het ons bewust zijn kan het archief niet meer goed worden geraad pleegd en gaat zo iedere keer weer een klein stukje van ons collectieve historische geheugen verloren. Natuurlijk is niet alles even interes sant om te worden bewaard. Het blijft ook moeilijk om vandaag te bepalen wat er in de toekomst historisch interessant zal worden ge vonden. Voor verenigingen e.d. bestaat verder ook geen wettelijke verplichting (tenzij zij met enig openbaar gezag zijn bekleed, Archiefwet 1995) om archiefmateriaal voor langere tijd te bewaren. Toch geven we, gezien vorenstaande, in overweging om niet teveel weg te gooien. Want wat gebeurt er bij een reünie of een jubileum? Natuurlijk wordt er dan een boekje samengesteld of een tentoonstellinkje in elkaar gedraaid. PROCEDURE ONDERBRENGEN BRONNENMATERIAAL De procedure om particulier bronnenmateriaal onder te brengen is in hoofdlijnen als volgt: 1Probeer zoveel mogelijk bronnenmateriaal bij elkaar te brengen. Schrijf bijvoorbeeld voorma lige bestuursleden, eigenaren e.a. aan. Neem vervolgens contact op met het Historisch Centrum Leeuwarden, voor het maken van een afspraak. Betreft het een enkel archiefstuk, boek, foto e.a. dan zal u veelal worden ge vraagd om bij het HCL langs te komen. Mocht het om bronnenmateriaal van enige omvang gaan, dan komt één van onze medewerkers bij u langs. Doorgaans neemt het HCL geen recent materiaal op. Onze voorkeur gaat, om prak tische redenen, uit naar periodieke opname: bijvoorbeeld eens in de 20 jaar. 2Indien het bronnenmateriaal voor opneming in de archiefbewaarplaats van Leeuwarden in aanmerking komt, dan wordt het door ons opgehaalde of het door u gebrachte materiaal: • Geselecteerd, dat wil zeggen dat het ‘overtollig’ geachte materiaal wordt afgescheiden, hetzij voor vernietiging, hetzij voor teruggave aan de eigenaar (vnl. dubbelen en documentatie). • Op een verantwoorde wijze beschreven in een plaatsingslijst, inventaris c.q. catalogus. Tevens zal zoveel als mogelijk is, de geschie denis van de ‘vormer’ van het bronnenmate riaal worden opgetekend. • Materieel verzorgd: ontdaan van vuil, nietjes e.d. om vervolgens te worden verpakt in zuurvrije omslagen en dozen. Daarna volgt plaatsing in het archiefdepot, waar klimato logische bewaarcondities, alsmede brand- en inbraakwerende voorzieningen zijn getroffen. De depots voldoen daarmee aan de in de archiefwet gestelde voorwaarden. • Bij overdracht van archieven aan het HCL wordt van verenigingen verwacht dat zij de archieven in goede en geordende en geschoonde staat aanleveren, voorzien van een (digitale) toegang, het liefst in Excel of Acces. Desgewenst is er bij het HCL een korte handleiding verkrijgbaar voor het op orde brengen van uw archief. 3Tot slot wordt de acquisitie door middel van het opstellen van een akte afgerond. Indien er geen rechtsopvolger meer aanwezig is wordt uitgegaan van schenking van het ma teriaal. Anders zal een “akte van in bewaring geving” worden opgemaakt. De archief vormer c.q. rechtsopvolger, blijft daarbij eigenaar van het betreffende bronnenmateri aal. In deze akten kunnen eventuele open baarheidsberperkingen worden opgenomen. Bij opname van een bedrijfsarchief of een archief van een vermogende instelling kan een verzoek worden gedaan om een vrijwil lige bijdrage in de gemaakte kosten te willen overwegen. Graag overleggen wij met u wat voor uw ver eniging, stichting of bedrijf de beste optie is. Verzamelbeleid HCL Het Historisch Centrum Leeuwarden verzamelt en beheert, naast de verschillende overheids bronnen, ook materiaal van particuliere instanties, bedrijven en personen, om een zo compleet mogelijk beeld van het verleden van de gemeente Leeuwarden te kunnen bieden. Bij het verzamelen, ook wel genoemd de acquisitie, van particulier bronnenmateriaal, wordt gestreefd naar een representatief beeld van de Leeuwarder samenleving in al haar aspecten: personen, families, bedrijven, kerken, vakbonden, sportverenigingen, culturele instellingen enzovoorts. Onder het begrip bronnenmateriaal moet niet alleen notulen /verslagen van vergaderingen worden verstaan, maar ook oprichtingsstukken, finan ciële stukken, beleidsstukken, ledenlijsten, eigendommen, uitslagen, reclamedrukwerk, kaarten, foto’s, pamfletten/affiches, boeken enz. Als dit bronnenmateriaal betrekking heeft op het grondgebied van de gemeente Leeuwarden /Leeuwarderadeel komt het in be ginsel in aanmerking om te worden bewaard bij het Historisch Centrum Leeuwarden. Wat behoeft u als particuilier, vereniging, stichting of bedrijf niet te bewaren? Stukken die vernietigd kunnen worden, zijn vooral financiële bescheiden als: afschriften bank- en girorekeningen, belastingstukken, facturen, (allemaal na 7 jaar!) inkoopbonnen, offertes etc. Ook onbelangrijke corresponden tie (uitnodigingen, kennisgevingen, begelei dende briefjes) en aanmeldingen/opzeggingen van leden en dubbelen kunnen worden weg gedaan. Bij twijfel kan beter eerst een deskun dige worden geraadpleegd. Aangeraden wordt archiefstukken altijd in een brandwerende kast te bewaren. De verpakking moet bij voorkeur geen plastics en ijzer (paperclips, nietjes) bevatten. Wij kunnen ons voorstellen dat niet iedere vereniging of stichting beschikt over een adequate ruimte om de archieven tot in lengte van jaren te bewaren. Als Historisch Centrum Leeuwarden willen wij u hierbij daarom dan ook de helpende hand bieden. Wij kunnen uw geordende en opgeschoonde en niet meer actuele archief voor u in bewaring nemen. Bij vragen kunt u altijd contact opnemen met Historisch Centrum Leeuwarden, Groeneweg 1, 8911 EH Leeuwarden, tel. 058 - 233 2350.