ordina template

Werkkostenregeling 2015
Leuker kunnen zij het niet maken,
eenvoudiger echter ook niet……..
1
Werkkostenregeling 2015
Inleiding:
De werkkostenregeling vervangt het oude fiscale systeem van
belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers.
Doel daarvan is vereenvoudiging. (Administratieve lastenverlichting)
De wet is in werking getreden op 1 januari 2011,
maar werkgevers kunnen kiezen om de overstap naar het nieuwe
regime uit te stellen tot uiterlijk 2015.
In plaats van de oude fijnmazige regelgeving per arbeidsvoorwaarde
gaat de werkkostenregeling uit van een budgettair systeem.
2
1
Werkkostenregeling 2015
Administratieve vastlegging op werknemer niveau is daarbij niet
langer noodzakelijk.
(Denk b.v. aan de voorwaarden voor de fiets van de zaak)
Elke werkgever (te beoordelen per loonheffingennummer!) kan 1,5%
van de fiscale loonsom belastingvrij vergoeden of verstrekken.
U dient al uw huidige vergoedingen en verstrekkingen aan uw
personeel in kaart te brengen om te kunnen beoordelen wat er nu
wel en wat er nu niet onder deze vrije ruimte valt.
3
Werkkostenregeling 2015
Stappenplan:
1. Inventariseer alle huidige vergoedingen en verstrekkingen aan uw
personeel. Communicatie is van groot belang.
2. Bepaal welke vergoedingen en verstrekkingen wel of niet onder
de werkkostenregeling vallen.
3. Bepaal de vrije ruimte.
4. Neem maatregelen om uw arbeidsvoorwaarden aan te passen.
5. Aanpassen salaris- en financiële administratie.
4
2
Werkkostenregeling 2015
De volgende vergoedingen en verstrekkingen zijn fiscaal vrijgesteld
en komen niet ten laste van de vrije ruimte van 1,5%:




brutoloon en eindheffingsloon;
intermediaire kosten;
gerichte vrijstellingen; (kosten van opleiding en studie.)
nihil waarderingen; (telefoon, minimaal 10% zakelijk gebruik.)
5
Werkkostenregeling 2015
Brutoloon en eindheffingsloon:
Hieronder valt alles wat u als brutoloon op de loonstrook opneemt en
waarvoor de werknemer zelf de verschuldigde loonheffing betaalt.
Hierbij hoort ook het loon waarvoor u de belastingheffing voor uw
rekening neemt op basis van een specifieke “eindheffingsloon”regeling.
Voorbeelden:
Bruto salaris en vakantiegeld
Bijtelling auto van de zaak
Belaste onkostenvergoedingen
6
3
Werkkostenregeling 2015
Intermediaire kosten:
Dit zijn kosten die met het personeel samenhangen, maar eigenlijk bij
de kosten van uw bedrijf horen.
Voorbeelden:
Zakendiners
Kosten die samenhangen met de auto van de zaak, zoals benzine,
kosten verzekeringen, parkeergelden tolwegen, was-kosten etc.
7
Werkkostenregeling 2015
Gerichte vrijstellingen:
Dit zijn een beperkt aantal kosten waarvoor uitdrukkelijk bepaald is,
dat deze belastingvrij mogen worden vergoed of verstrekt.
Deze kosten zijn uitdrukkelijk genoemd in de wet en komen niet ten
laste van de vrije ruimte van 1,5%:
Voorbeelden:
Kosten van opleiding, studie, congressen, seminars vakliteratuur etc.
Zakelijke verhuiskosten
Extraterritoriale kosten (30%-regeling)
Kosten OV voor zakelijke reizen
Tijdelijke verblijfskosten zoals hotelovernachtingen
Reiskosten
8
4
Werkkostenregeling 2015
Nihil waarderingen:
Dit zijn vergoedingen en verstrekkingen die eigenlijk wel onder de
vrije ruimte vallen, maar omdat ze tegen NIHIL worden gewaardeerd,
de vrije ruimte niet verkleinen.
Voorbeelden:
Telefoon, minimaal 10% zakelijk gebruik
Voorzieningen op de werkplek (vaste computer, vaste telefoon etc.)
Arbo-voorzieningen
Gereedschap
Notebook of laptop, minimaal 90% zakelijk gebruik
9
Werkkostenregeling 2015
Vaste onkostenvergoedingen uit het verleden:
Alle vastgelegde afspraken die ooit in het verleden zijn gemaakt met
de Belastingdienst omtrent onkostenvergoedingen komen te vervallen
U dient voor een vaste onkostenvergoeding een juiste onderbouwing,
die naar aard en omvang is gespecificeerd, te hebben en deze vast te
leggen voor eventuele controles. (toetsing in de praktijk middels een
steekproef)
Een vaste onkostenvergoeding bestaat meestal uit een aantal
uiteenlopende onkosten. Toets deze aan de voorgaande 4 criteria.
10
5
Werkkostenregeling 2015
Zakelijke reiskosten tot € 0,19
Zakelijke reiskosten boven € 0,19
X
X
Losse OV-bewijzen zakelijk vervoer
X
OV-kaart mede voor zakelijk gebruik
Aanschafkosten OV-chipkaart
X
X
Zakelijke reiskosten vliegtuig, taxi, boot
Parkeervergunning bij woning
X
X
Gebruik parkeerterrein/fietsenstalling Werkg.
Fietsen en fietsaccessoires
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
Reizen
Nihil
waardering
Gerichte
vrijstelling
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
X
X
Kosten samenhangend met auto vd. zaak
X
11
Werkkostenregeling 2015
Ter beschikking gestelde telefoons
(minimaal 10% zakelijk gebruik)
X
Ter beschikking gestelde PC, laptop
(minimaal 90% zakelijk gebruik)
X
Inrichting van de werkplek bij de werkgever
Vergoeding huisaansluiting internet en/of
vaste telefoon
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
Nihil
waardering
Gerichte
vrijstelling
Telecom, apparatuur, gereedschap
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
X
X
Ter beschikking gestelde apparatuur en
gereedschappen (blijven op de werkplek)
X
Ter beschikking gestelde apparatuur en
gereedschappen (mag mee naar huis)
X
12
6
Werkkostenregeling 2015
Ter beschikking gestelde werkkleding
(blijft op de werkplek)
X
Ter beschikking gestelde kleding die
uitsluitend op het werk gedragen kan worden
(uniform, overall)
X
Ter beschikking gestelde ARBO-voorziening
(werkschoenen, veiligheidsbril)
X
Ter beschikking gestelde kleding met logo
(logo > 70 cm2)
X
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
Werkkleding
Nihil
waardering
Gerichte
vrijstelling
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
13
Werkkostenregeling 2015
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
X
Maaltijden agv. overwerk, koopavonden etc.
X
Consumpties op werkplek (geen maaltijd)
Consumpties bij personeelsfeesten (borrels,
jubilea e.d.) op externe locatie
Nihil
waardering
Maaltijden op de werkplek (kantine o.i.d.)
€ 3,05 per maaltijd; normbedrag 2014
Gerichte
vrijstelling
Eten en drinken
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
X
X
Consumpties bij > 90% zakelijke activiteit
op externe locatie
X
Verblijfkosten voor tijdelijke werkzaamheden
elders (hotel, diners, lunches e.d.)
X
Werklunches en werkdiners zakelijke relaties
X
14
7
Werkkostenregeling 2015
X
Ter beschikking gestelde ARBO-voorziening
op de werkplek thuis
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
Werkruimte/studeerkamer thuis,incl.inrichting
Nihil
waardering
Gerichte
vrijstelling
Woning van de werknemer
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
X
Verhuiskosten (zakelijk) incl. brengen boedel
X
Aan-/verkoopkosten woning zakelijke verhuis
X
Huisvesting en inwoning op de werkplek
€ 5,10 per dag; normbedrag 2014
X
15
Werkkostenregeling 2015
X
Inschrijfgeld beroepsregister,
beroepsverenigingen
Golfabonnementen, Rotary, Lion’s e.d.
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
Contributies person.vereniging, vakbonden
Nihil
waardering
Gerichte
vrijstelling
Opleiding en contributies
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
X
X
Vakliteratuur (ook indien thuis bezorgd)
X
Studie, opleidingen, cursussen, congressen,
seminars,symposia, excursies, outplacement
X
16
8
Werkkostenregeling 2015
Pers.feesten, pers.reizen, afd.uitjes e.d.
X
X
Personeelsfeesten op de werkplek
Werkgeversbijdrage aan de personeelspot
Onbelast
Geen loon
Representatie en geschenken Extern
Intermediair
e kosten
X
Nihil
waardering
Representatie en geschenken Intern
Gerichte
vrijstelling
Festiviteiten en representatie
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
X
X
Persoonlijke geschenken zoals bij ziekte,
overlijden, verjaardag, huwelijk, geboorte
X
Feestdaggeschenken als bij sinterklaas,
kerst, jubilea, huwelijk, geboorte e.d. > €25
X
Producten uit eigen bedrijf werkgever
X
17
Werkkostenregeling 2015
Bedrijfsfitness niet op de werkplek
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
Bedrijfsfitness op de werkplek
Nihil
waardering
Gerichte
vrijstelling
Bedrijfsfitness
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
X
X
18
9
Werkkostenregeling 2015
Kosten voor aangifte IB van de werknemer
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
30%-vergoeding voor extraterritoriale kosten
Nihil
waardering
Gerichte
vrijstelling
Internationaal werkende werknemers
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
X
X
19
Werkkostenregeling 2015
X
Schadevergoeding overstroming, aardbeving
X
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
Vergoeding schade / verlies van persoonlijke
zaken tijdens uitoefening van het werk
Nihil
waardering
Gerichte
vrijstelling
Schadevergoedingen
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
X
Immateriële schadevergoeding
X
Eenmalige uitkering bij overlijden
X
Schadevergoeding bij ontslag
Vergoeding kosten advocaat bij ontslag
X
20
10
Werkkostenregeling 2015
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
Nihil
waardering
Gerichte
vrijstelling
Onbelast
Geen loon
Intermediair
e kosten
Renteloze leningen
Nihil
waardering
Gerichte
vrijstelling
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
Rentevoordeel personeelslening tbv. eigen
woning, (elektrische) fiets/scooter
Rentevoordeel overige personeelsleningen
X
21
Werkkostenregeling 2015
Overige arbeidsvoorwaarden
1,5% forfait
Arbeidsvoorwaarden
Vaste kostenvergoeding met specificatie
X
Vaste kostenvergoeding zonder specificatie
X
Uitkeringen bij diensttijd 25 of 40 jaar
X
X
X
X
X
Uitkeringen bij diensttijd niet 25 of 40 jaar
X
Vergoeding voor ziektekosten en/of voor de
aanvullende ziektekostenverzekering
X
22
11
Werkkostenregeling 2015
Gebruikelijkheidstoets:
Slechts één beperking
De “gebruikelijkheidstoets” houdt in, dat de vergoedingen en
verstrekkingen die u aanwijst niet meer dan 30% mogen afwijken
van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt is loon van de
werknemer.
Een kerstpakket van € 25.000 of een kilometervergoeding
van € 5 per verreden kilometer is bijvoorbeeld niet gebruikelijk.
23
Werkkostenregeling 2015
Berekening loonsom en vrije ruimte van 1,5%:







Loon loonbelasting en premie volksverzekering. (Loon loonheffing)
Neem loon loonheffing van voorgaand jaar.
Hou rekening met reorganisatie, ontslag of uitbreiding.
Per loonheffingennummer een aparte berekening maken.
Bepaal de vrije ruimte van 1,5% van de loonsom.
Bepaal het meerdere aan onkosten boven de 1,5% waarde.
Het meerdere wordt belast tegen 80% eindheffing
24
12
Werkkostenregeling 2015
Voorbeeld loonverdeling
Aantal werknemers
90
45
25
10
10
Totaal
Maandloon
€ 1.800
€ 2.500
€ 2.750
€ 3.500
€ 5.000
Jaarloon
€ 1.899.520
€ 1.288.000
€ 891.000
€ 453.600
€ 648.000
€ 5.180.120
25
Werkkostenregeling 2015
Vergoedingen en verstrekkingen
Kerstpakketten
180 x € 50
Onkostenvergoedingen
25 x € 60 (x12)
Onkostenvergoedingen
10 x € 100 (x12)
Onkostenvergoedingen
10 x € 150 (x12)
Personeelsuitje
180 x € 75
Werkkleding
45 x € 300
Reiskosten
100 x € 0,19 x 30 km x 214 dgn.
Totaal
€ 9.000
€ 18.000
€ 12.000
€ 18.000
€ 13.500
€ 13.500
€ 121.980
€ 205.980
26
13
Werkkostenregeling 2015
Uitwerking overgang naar WKR
Totaal vergoedingen
Af: reiskosten (gerichte vrijstelling)
Af: werkkleding (gerichte vrijstelling)
Te toetsen aan 1,5%
1,5% van loonsom ad. € 5.180.120
Resteert vrij te vergoeden / verstrekken
€ 205.980
€ 121.980 € 13.500 € 70.500
€ 77.702
€ 7.702
Huidige heffing bedraagt 20% x € 9.000 = € 1.800
(Kerstpakketten)
27
Werkkostenregeling 2015
Eindheffing afrekenen middels loonaangifte:
Methode 1 - de voorschotmethode:
U schat de maandelijkse vrije ruimte in op basis van het voorgaande
jaar. (= 1,5% * loonsom voorgaand jaar / 12)
Hou rekening met reorganisatie, ontslag of uitbreiding.
Indien de vergoedingen en verstrekkingen in enige maand boven de
1,5% uitkomen, dient met de loonaangifte van die maand de
eindheffing (= 80% van het meerdere boven 1,5%) meteen te worden
afgerekend.
Op het einde van het jaar wordt op basis van de werkelijk behaalde
loonsom uiteindelijk de totaal verschuldigde eindheffing pas bepaald
en kan dan worden afgerekend c.q. worden teruggevraagd.
28
14
Werkkostenregeling 2015
Eindheffing afrekenen middels loonaangifte:
Methode 2 – de volloopmethode:
U berekent de totale vrije ruimte op basis van het voorgaande jaar.
(= 1,5% * loonsom op jaarbasis voorgaande jaar)
Indien de vergoedingen en verstrekkingen in enige maand boven het
jaartotaal van 1,5% uitkomen, dient met de loonaangifte van die
maand de eindheffing (= 80% van het meerdere boven 1,5%) meteen
te worden afgerekend.
Eigenlijk vindt er dus maandelijks een eindafrekening plaats omdat de
eindheffing steeds wordt berekend inclusief de voorgaande maanden.
29
Werkkostenregeling 2015
Eindheffing afrekenen middels loonaangifte:
(geldt alleen voor startende ondernemingen)
Methode 3 – de tijdvakmethode:
U berekent maandelijks de vrije ruimte op basis van het lopende jaar.
(= b.v. 1,5% * loonsom van de maand Januari)
Indien de vergoedingen en verstrekkingen in de maand Januari boven
de 1,5% uitkomen, dient er met de loonaangifte van die maand de
eindheffing (= 80% van het meerdere boven 1,5%) meteen te worden
afgerekend.
Aan het einde van het jaar vindt echter géén herberekening plaats.
30
15
Werkkostenregeling 2015
Aanpassen arbeidsvoorwaarden:
Lees uw arbeidsvoorwaarden kritisch door en stel deze waar nodig bij
(eenzijdig arbeidsvoorwaarden aanpassen is niet toegestaan)
Kies meer voor arbeidsvoorwaarden die vallen onder de gerichte
vrijstelling, de nihil waardering, of de intermediaire kosten.
Kies minder voor arbeidsvoorwaarden die vallen in de vrije ruimte.
Voorbeeld:
Stel een telefoon ter beschikking (minimaal 10% zakelijk gebruik)
in ruil daarvoor de vergoeding van internet thuis schrappen.
31
Werkkostenregeling 2015
Inrichten van financiële administratie:
Onderscheid aanbrengen in grootboek m.b.t. kostensoorten voor:
 gerichte vrijstellingen;
 nihil-waarderingen;
 vrije ruimte (1,5% van de fiscale loonsom);
 intermediaire kosten (geen loon);
 belastbaar loon.
Bij juiste inrichting kan uit de financiële administratie eenvoudig
worden gerapporteerd wat het totaal aan kosten bedraagt dat de vrije
ruimte vult.
32
16
Werkkostenregeling 2015
Inrichten van salarisadministratie:
Er dienen dezelfde kostensoorten te worden gehanteerd als in de
financiële administratie.
Keuze maken uit de drie berekeningsmethoden:
1. Voorschotmethode;
2. Volloopmethode;
3. tijdvakmethode.
Uit de salarisadministratie moet de juiste fiscale loonsom blijken.
Uiteindelijk kan nu vanuit beide administraties monitoring
plaatsvinden.
33
Werkkostenregeling 2015
Ervaringen en vraagtekens:
 Veel van onze cliënten vinden de WKR complex. (veel adm.lasten)
 De regeling sluit nauw aan bij de financiële administratie en deze
wordt pas afgesloten na afloop van het kalenderjaar.
 De WKR is nog niet toegepast, omdat het niet voordeliger was.
 Het oude systeem is minder complex en brengt minder lasten met
zich mee.
 Er is gerede twijfel over het noodzakelijkheids-criterium van de
WKR. Cliënten denken dat de WKR op den duur toch weer wordt
afgeschaft. Men wil duidelijkheid.
 De vrije ruimte is ontoereikend, zeker voor de DGA als eenling.
 Aansluiting tussen financiële- en salarisadministratie problematisch
 Wensen zijn: minder uitzonderingen, meer eenvoud, mogelijkheid
voor correcties en het vergroten van de vrije ruimte.
34
17
Werkkostenregeling 2015
Vragen ??
35
Werkkostenregeling 2015
Leuker kunnen zij het niet maken,
eenvoudiger echter ook niet……..
36
18

Download Report