Verzuimfolde - Vangrail Eindhoven

Verzuimprotocol
Inhoudsopgave
Wat doe je als je ziek bent? ........................................................................................................................... 4
1. Afmelden ................................................................................................................................................... 4
2. Contact met de werkgever ......................................................................................................................... 4
3. Het werkhervattingplan ............................................................................................................................. 4
4. Tijdelijk ander werk .................................................................................................................................. 5
5. Contact met de Arbo Unie ......................................................................................................................... 5
6. Second opinion .......................................................................................................................................... 6
7. Ziek en vakantie ........................................................................................................................................ 6
8. Ziek in het buitenland ................................................................................................................................ 6
9. Langdurig ziek........................................................................................................................................... 7
10. Weer beter ............................................................................................................................................... 8
11. Terugkeer na ‘ziekte’ na de donderdagse weekindeling ......................................................................... 8
12. Frequent verzuim..................................................................................................................................... 8
13. Sancties.................................................................................................................................................... 8
14. Bezwaren en klachten.............................................................................................................................. 8
2
2014
Inleiding
Een goede gezondheid is één van de belangrijkste dingen in een mensenleven. De gezondheid van je
gezin, familie, vrienden en natuurlijk ook je eigen gezondheid. Maar ook al leef je gezond en ga je met
plezier naar je werk, soms ben je niet in staat om te werken. Dit kan voor een paar dagen zijn of soms ook
voor een langere periode. NS vindt het belangrijk dat je bij ziekte weer beter wordt en dat je weer aan het
werk gaat als je daartoe in staat bent. Daarom hebben we een re-integratiebeleid, gebaseerd op de
verplichtingen van de Wet Verbetering Poortwachter. In deze wet staan de verantwoordelijkheden die NS
en medewerker hebben.
3
2014
Wat scheelt eraan?
Laten we voorop stellen: ziek is ziek. Dat kan iedereen overkomen. Waar we alert op zijn is de aard van
de klacht. Door het probleem goed in kaart te brengen, weten we beter in welke richting we de oplossing
kunnen zoeken. Soms biedt advies van de bedrijfsarts soelaas. In andere gevallen is het effectiever om de
hulp van een therapeut, ergonoom, schuldhulpverlener of jurist in te schakelen. Samen gaan we op zoek
naar de oorzaak van je klachten en maken op basis daarvan keuzes en afspraken.
Wat doe je als je ziek bent?
1. Afmelden
•
•
Als je ziek bent, meld je je zo snel mogelijk af. Tijdens kantooruren bij je leidinggevende en
buiten kantooruren bij de bijsturing personeel. Dit geldt ook als je tijdens je werk of tijdens
vakantie ziek wordt. Behoor je tot het kantoorpersoneel dan meld je je ziek bij je leidinggevende.
Als je zelf niet in staat bent om je af te melden, dan kan je dit door iemand anders laten doen.
Word je tijdens werktijd ziek, dan meld je je telefonisch af bij de bijsturing personeel.
2. Contact met de werkgever
Als je je ziek gemeld hebt dien je telefonisch bereikbaar te zijn voor je leidinggevende. Deze zal je, indien
mogelijk, nog direct dezelfde dag bellen. Tijdens het eerste (telefonische) contact worden afspraken
gemaakt over de contactmomenten tussen jou en je leidinggevende.
Bij dit contactmoment geef je aan (indien mogelijk):
- wat de vermoedelijke duur van het verzuim zal zijn;
- wat je leidinggevende kan doen om je te helpen;
- op welk (verpleeg) adres en telefoonnummer je te bereiken bent.
Bij vakanties of andere langdurige afwezigheid van je leidinggevende draagt hij/zij zorg voor vervanging
zodat er geen ruis of enige vertraging ontstaat in de voortgang van de verzuimbegeleiding. De aMSO’s
bewaken dit.
3. Het werkhervattingplan
Veel medewerkers die zich ziek melden zijn vaak wel mobiel. Mobiel zijn en naar de werkplek komen wil
zeggen dat er een afspraak mogelijk is om op de werkplek te komen praten over het ontstane probleem.
Het probleem is dat je op dat moment door je beperkingen niet in staat bent om het werk te doen waarvoor
je bent aangenomen. En zo dus niet de afspraken, zoals zijn vastgelegd in het arbeidscontract, kan
nakomen. Je leidinggevende zal je daarom uitnodigen om, als je mobiel genoeg bent, naar het werk te
komen om samen afspraken te maken over werkhervatting.
Samen met je leidinggevende maak je een werkhervattingsplan waarin indien mogelijk de eerste datum
van te verwachten herstel wordt vastgesteld. Je bespreekt samen wanneer je verwacht weer volledig
hersteld te zijn in eigen werk in de eigen functie. Je leidinggevende kan hiervoor vooraf advies vragen aan
4
2014
de bedrijfsarts over de “prognose van het herstel‟.
Een volgende stap is het concreet beschrijven van de werkzaamheden die per week uitgevoerd gaan
worden. Daarvoor is het nodig en belangrijk om stil te staan bij het aantal uren dat je niet op de werkvloer
bent. Het aantal uren dat je niet op de werkvloer bent, moet bijdragen aan het herstel. Dit zijn dus uren dat
je bijvoorbeeld bij een hulpverlener bent of uren die je thuis doorbrengt om je herstel te bevorderen. Dit
alles wordt vastgelegd in een werkhervattingplan. Het werkhervattingsplan kan altijd tussentijds worden
aangepast, als de omstandigheden hier aanleiding toe geven.
Ben je langer dan 6 weken ziek, dan kan de assistent Manager Service & Operations (aMSO) aansluiten
bij een gesprek.
Ben je langer dan 3 maanden ziek, dan kan de Manager Service & Operations (MSO) aansluiten bij een
gesprek.
4. Tijdelijk ander werk
Bij re-integreren wordt het volgende principe gehanteerd:
•
•
•
Eigen werk
Ander passend werk binnen de organisatie
Passend werk elders
Met je leidinggevende maak je afspraken waar en wanneer jouw werkhervatting plaatsvindt.
Je leidinggevende zorgt ervoor dat de dienstindeler op de hoogte is van de afspraken uit het
werkhervattingplan. Wanneer je als medewerker lichte dienst doet in eigen of in ander werk, is het
belangrijk dat de uren goed worden geregistreerd. Voor het registreren van de lichte dienst uren is een
urenregistratie formulier gemaakt. Op het registratieformulier vul je het volgende in:
Dagen, tijden en aantal uren, dat je in de afgelopen week lichte dienst hebt gedaan.
Je brengt of stuurt dit formulier over de vorige werkweek maandag voor 11.00 uur naar je dienstindeler.
Dit kan door het persoonlijk in te leveren of per email op het volgende emailadres: [email protected]. Vergeet dan niet je leidinggevende in een CC mee te nemen.
Let op: het is belangrijk dit formulier in te leveren, zeker omdat bij langdurig verzuim het gevolgen kan
hebben voor je salaris. Vanaf 52 weken ziek zijn, krijg je namelijk 90% van je salaris over de
uren die je niet werkt in eigen of vervangend werk.
5. Contact met de Arbo Unie
Je leidinggevende bepaalt of er een oproep bij de bedrijfsarts aangevraagd wordt. Dit wordt in ieder geval
gedaan als deze een concrete vraag over je verzuim heeft. Bijvoorbeeld als duidelijk is dat je wel mobiel
genoeg bent om vervangende werkzaamheden te doen of als meteen duidelijk is dat je verzuim langdurig
zal zijn. In ieder geval ontvang je 3 weken na de ziekmelding een oproep voor een bezoek aan de
bedrijfsarts in Zwolle. Ook na 6 weken word je hiervoor uitgenodigd. Op dat moment stelt de bedrijfsarts
(conform de Wet Verbetering Poortwachter) een probleemanalyse op die nodig is bij het Plan van Aanpak
dat jij in die week met je leidinggevende opstelt.
Middels het werkhervattingsplan kan aan de bedrijfsarts worden gevraagd om advies op welke termijn je
weer in je eigen functie kan terugkeren.
Het is belangrijk dat er een heldere vraagstelling is richting bedrijfsarts. Deze is bij voorkeur gezamenlijk
gemaakt door jou en je leidinggevende. De bedrijfsarts geeft adviezen die gericht zijn op een spoedig
5
2014
herstel. Dat kan nader (medisch) onderzoek zijn of een doorverwijzing naar een andere deskundige. De
bedrijfsarts kan je toestemming vragen om relevante informatie bij je behandelaar op te vragen. Deze
informatie is uitsluitend bestemd voor de Arbo Unie. Na afloop van het spreekuur ontvangen jij en je
leidinggevende een schriftelijke terugkoppeling in de vorm van een inzetbaarheidsadvies. In dit
inzetbaarheidsadvies staat een advies over eventuele werkaanpassingen en belastbaarheid van de
medewerker. Medische en/of privé informatie wordt alleen verstrekt aan je leidinggevende mits jij als
werknemer daar toestemming voor geeft.
Op de gegevens die de Arbo Unie verzamelt zijn regels van toepassing zoals het beroepsgeheim, de Wet
bescherming persoonsgegevens (WBO) en het Arbo Unie Privacyreglement.
Wanneer je een afspraak hebt bij de bedrijfsarts en je bent verhinderd, licht je de Arbo Unie en je
leidinggevende zo spoedig mogelijk in.
Je kunt ook op eigen initiatief contact opnemen met de Arbo Unie over gezondheid en werk. Dit kan ook
als er geen sprake is van arbeidsverzuim. De werkgever hoeft niet te worden ingelicht over deze afspraak.
6. Second opinion
Het kan gebeuren dat het advies van de bedrijfsarts niet overeenkomt met de adviezen van je eigen
behandelend arts. Bespreek dit met je leidinggevende en de bedrijfsarts. Kom je er niet uit, dan kun je een
deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Om misverstanden te voorkomen is het daarom belangrijk
dat je de bedrijfsarts toestemming geeft om informatie op te vragen bij je behandelend arts.
7. Ziek en vakantie
Ben je ziek en wil je met vakantie, vraag dan voor vertrek toestemming aan je leidinggevende. Je
leidinggevende laat zich over de invloed van deze reis op je herstel adviseren door de bedrijfsarts. Een
verzoek kan geweigerd worden als de vakantie je herstel zou belemmeren of als een reeds ingezet reintegratietraject wordt onderbroken.
8. Ziek in het buitenland
Als je ziek wordt in het buitenland, meld je dit, indien mogelijk, telefonisch aan je leidinggevende en
bevestig je dit, indien mogelijk, schriftelijk via e-mail. Tevens verstrek je aan je leidinggevende de
gegevens waar je op dat moment verblijft (telefoonnummer/adres e.d.) zodat deze tijdens je ziekte ook
daar contact met je kan opnemen. Als het mogelijk is vraag je de arts ter plaatse een verklaring op te
stellen, bij voorkeur in het Engels, Duits of Frans, met de diagnose, de verwachte duur van je ziekte en de
voorgeschreven medicijnen. Ben je niet in staat om terug te reizen, vraag je arts dan om hiervoor een
onderbouwing op te nemen in de verklaring. De artsverklaring kun je sturen naar je de bedrijfsarts. Neem
vervolgens bij terugkeer in Nederland contact op met je leidinggevende over hoe het met je gaat.
6
2014
9. Langdurig ziek
Ben je langer dan 6 weken ziek dan stel je samen met je leidinggevende een plan van aanpak op, nadat de
probleemanalyse is opgesteld door de bedrijfsarts. Hierin geef je aan wat het doel is van je re-integratie
(geheel of gedeeltelijk terugkeren naar eigen of ander werk binnen de NS), wat daarvoor moet gebeuren
en hoe jullie dat gaan aanpakken.
Mocht het verzuim onverhoopt nog langer duren dan kan een beroep worden gedaan op diverse instanties
voor advies en/of ondersteuning, zoals de arbeidsdeskundigen van Veherex en NS Move. Na 13 weken
kan de arbeidsdeskundige worden ingeschakeld die gaat kijken of je binnen 3 maanden weer volledig
hersteld bent in je eigen werk. Is het antwoord ja, dan zal dit traject verder zijn beslag krijgen. Is het
antwoord “weet niet” of “nee” dan zal een loopbaanadviseur van NS Move na 26 weken naast je eventuele
re-integratie in eigen werk met jou het zogenaamde 1e spoor op gaan starten. Dat betekent dat we in eerste
instantie op zoek gaan naar ander werk binnen de NS. Het is belangrijk om niet te wachten tot de 2 jaar
verstreken zijn maar al in een vroeg stadium je eigenschappen en talenten in kaart te brengen die helpen
bij het vinden van een andere functie.
Ben je bijna 1 jaar ziek dan word je ziekteperiode van het afgelopen jaar geëvalueerd. Je vult hiervoor
samen met je leidinggevende het 1e jaar evaluatieformulier in en wordt geïnformeerd over de gevolgen
voor de loondoorbetaling. Tijdens het ziektetraject kan ook blijken dat er bepaalde zaken anders gaan dan
verwacht of gewenst. Hiervoor wordt dan een bijstellingsformulier ingevuld. Na 52 weken vraagt je
leidinggevende in ieder geval een deskundigenoordeel bij het UWV aan over de mate en kwaliteit van de
inspanningen tot dan toe van zowel NS als medewerker. Het kan zijn dat je van het UWV een uitnodiging
krijgt om hierover te komen praten of dat je een formulier ontvangt om hier zelf informatie over te geven.
Als in week 52 (vanaf week 26 tot week 52) het vinden van passend ander werk binnen NS niet gelukt is,
is de kans dat het nog wel lukt erg klein. Om die reden verschuift de focus van het zoeken naar ander
passend werk naar buiten NS. Binnen NS zoeken blijft natuurlijk nog wel mogelijk. De nadruk ligt echter
op passend ander werk buiten NS, het zogenaamde 2e spoor.. Bij het zoeken van passend werk buiten NS
na uiterlijk 52 weken wordt de medewerker ondersteund door een extern re-integratiebureau. Indien
tussentijds de beperking is opgeheven, zal terugkeer in eigen functie weer worden ondersteund.
Ben je in week 88 nog niet of niet volledig aan het werk, dan is de kans groot dat je geheel of gedeeltelijk
arbeidsongeschikt blijft. Het UWV stuurt je dan bericht dat je een WIA-uitkering moet aanvragen. Om de
aanvraag te kunnen indienen, verzamelen jij en je leidinggevende alle stukken van het re-integratiedossier.
Alle stukken moeten gezamenlijk ondertekend zijn en uiterlijk in week 91 bij het UWV te zijn.
De exacte datum vindt je terug in de brief die je van het UWV ontvangen hebt. Het invullen van de
aanvraag kan digitaal, denk er dan om dat je binnen 24 uur nadat je hem verzonden hebt de benodigde
bijlagen op de post hebt gedaan. Vergeet vooral niet om van alles zelf een kopie achter te houden. Het is
daarom belangrijk dat je gedurende je ziekteperiode van alle stukken die je samen met leidinggevende en
bedrijfsarts invult ook zelf een exemplaar ontvangt en bewaart. Mocht er onverhoopt toch iets ontbreken
vraag dan je leidinggevende om het missende exemplaar.
Samen met je leidinggevende en de personeelsadviseur maak je een eindoordeel op. In dit formulier, dat je
gezamenlijk ondertekent, kijk je terug op de afgelopen twee jaar.
Let op: controleer of alle stukken die je mee moet sturen zoals genoemd in de brief aanwezig zijn en stuur
ze ook mee. Mochten er stukken ontbreken en NS ontvangt hierdoor van het UWV een loonsanctie dan zal
7
2014
deze aan jou als medewerker doorberekent worden.
10. Weer beter
Zodra je weer in staat bent om je eigen werkzaamheden uit te voeren, of weet wanneer dit het geval zal
zijn, meld je je hersteld bij je leidinggevende. Ook wanneer dit volgens je rooster op een vrije dag valt.
Ben je hersteld maar heb je nog een afspraak staan met de bedrijfsarts, dan is het belangrijk dat je deze
afspraak tijdig annuleert.
11. Terugkeer na ‘ziekte’ na de donderdagse weekindeling
Voor alles geldt dat afspraken in de cao of op bedrijfsniveau altijd gaan boven de lokale afspraken.
Terugkeer na ‘ziekte’ na de donderdagse weekindeling
Iemand die na de donderdagse weekindeling weer herstel is kan, tot en met de week waarop deze
donderdagse weekindeling betrekking heeft, als reserve worden ingezet, echter met handhaving van de
oorspronkelijke R of WTV-dagen.
12. Frequent verzuim
Wanneer je je 3 keer of vaker binnen een periode van 12 maanden ziek meldt, wordt er door je
leidinggevende, aanvullend op de afgesproken procedure, een frequent verzuimgesprek gehouden. Doel
van het gesprek is om samen de oorzaken van je verzuim te achterhalen en te bekijken of acties
ondernomen kunnen worden om verzuim in de toekomst te voorkomen. Frequent verzuim is vaak een
voorteken dat er iets meer aan de hand is en daarover ga je in gesprek. Je leidinggevende maakt een
verslag van het gesprek met daarin de gemaakte afspraken.
Voor werknemers met een handicap of chronische ziekte wordt per geval getoetst of het verzuim hiermee
verband houdt.
13. Sancties
Je bent als medewerker zelf verantwoordelijk voor je inzetbaarheid. Wanneer je onvoldoende meewerkt
aan je herstel kan dit leiden tot een waarschuwing. Als er geen verbetering optreedt, heeft de werkgever
het recht om sancties op te leggen, bijvoorbeeld je loondoorbetaling op te schorten of zelfs stop te zetten.
14. Bezwaren en klachten
Wanneer je van mening bent dat je bij de begeleiding tot herstel of in verband met andere problemen
welke hebben geleid tot arbeidsverzuim, niet goed bent behandeld door je manager of een andere
functionaris, dan kun je contact opnemen met een van de assistent Managers Service & Operations of
P&O. Zie Insight voor de telefoonnummers
8
2014
Arbo Unie Bedrijfsarts Zwolle
Dr. H. Tolhoek
Postbus 85101
3508 AC Utrecht
Telefoon: 030-7107330
Meer informatie over de Arbo Unie kun je vinden op de website
www.arbounie.nl
Meer informatie over de Wet Verbetering Poortwachter en de rechten en plichten van zowel werknemer
als ook medewerker kun je vinden op de website
www.uwv.nl
9
2014

Download Report