Organisationsberatung

Organisationsberatung
Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation
Herausforderung
Durch die heutige Informationsgesellschaft ist das
Arbeitsleben deutlich schnelllebiger geworden.
Informationen sind überall in Echtzeit verfügbar.
Über E-Mails und das Internet werden wir mit
Informationen überflutet, die wir partiell gar nicht
benötigen. Das Wesentliche vom Unwesentlichen
zu unterscheiden wird zeitweilig zu einer enormen
Herausforderung.
Organisationberatung
Vor diesem Hintergrund ist es für Unternehmen von
besonderer Bedeutung, Regelungen zu treffen, die
es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf das
Wesentliche zu konzentrieren. Im Rahmen der
Organisationsberatung werden die Aufbau- und
Ablauforganisation in Immobilienunternehmen
analysiert und aus den Erkenntnissen effiziente
Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe
abgeleitet.
Neben dem Effizienzgedanken steckt hinter der
Beratungsleistung auch der Ansatz, die Aufbau- und
Ablauforganisation im Unternehmen so zu
organisieren, dass sie revisionssicher ist und
ordnungsgemäß dokumentiert wird.
Klar zugewiesene Verantwortung
Die Analyse der bestehenden Aufbau- und
Ablauforganisation ermöglicht Antworten auf
folgende Fragestellungen:
 Wie sind die Verantwortungen geregelt,
 welche Lücken bestehen in den Arbeitsabläufen,
 sind einige Arbeitsschritte zwingend notwendig,
 welches Know-how ist im Unternehmen
vorhanden und
 welcher Qualifizierungsbedarf besteht?
Unser Alleinstellungsmerkmal besteht darin, dass
wir diese Leistung in der Vergangenheit nicht nur
beratend erbracht haben. Die fachliche Kompetenz
ergibt sich ebenso aus der jahrelangen Arbeit in
diesen Strukturen in leitender Position.
Nach der Analyse des Ist-Zustands werden effiziente
Aufbau- und Ablaufstrukturen konfiguriert, indem
 die Verantwortungsketten klar definiert werden,
 ein neues Organigramm erarbeitet wird,
 die Sollprozesse modelliert werden und
 die Ergebnisse in Form eines elektronischen
Organisationshandbuches dokumentiert
werden.
Somit bieten wir Ihnen Know-how aus der Praxis für
die Praxis.
Als Dokumentationswerkzeug nutzen wir zum
Beispiel Aeneis oder DocSetMinder.
Interesse? Sie haben
Fragen zu unserem
Angebot? Sprechen
Sie uns an!
Kontakt:
Dr. Schönberger
Dalbergsweg 1
99084 Erfurt
www.drschoenberger.com
Fon 0361 - 380397 70
Fax 0361 - 380397 71
[email protected]
OM 1.1.2
Organisationsberatung
Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation
Aufgabenstellung
Ein Immobilienunternehmen mit Spareinrichtung
nutzt die Forderung der BaFin nach Transparenz
dazu, die Organisationsstrukturen effizienter zu
gestalten. Die Aufgabenstellung lautet:
 Ist-Analyse der bestehenden Aufbau- und
Ablauforganisation,
 Erarbeitung von Optimierungsvorschlägen nach
dem Prinzip „So wenig wie nötig“ und
 Abbildung der neuen Strukturen und Abläufe in
einem Organisationshandbuch.
Als weitere Aufgabenstellung sind Lösungen
gefordert, die zukünftig ohne großen Berateraufwand im eigenen Haus gepflegt werden können.
Dieses Werkzeug erlaubt dem Kunden, zukünftig
selbstständig die Aufbau- und Ablauforganisation
ohne zeitaufwendiges Umschreiben und
Formatieren anzupassen.
Das Team von Dr. Schönberger liefert im Ergebnis
„Pappen“ mit der grafischen Abbildung aller
relevanten optimierten Unternehmensprozesse.
Diese sind Bestandteil des elektronischen
Organisationshandbuches.
Ihr Kundennutzen
Die Vorteile lassen sich wie folgt zusammenfassen:
 Die Forderung der BaFin nach Transparenz sind
erfüllt,
 die Verantwortungsketten sind klar definiert,
 die Aufbauorganisation ist optimiert,
 die Arbeitsabläufe sind verbessert,
 die Funktionen sind beschrieben,
 das Organisationshandbuch dient als
Handlungsleitfaden für die Mitarbeiter,
 als zusätzlicher Mehrwert sind die Abläufe
revisionssicher.
Umsetzung
Die Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation
erfolgt in Tagesworkshops mit den verantwortlichen
Mitarbeitern mit Leitungsfunktion unter
Einbeziehung der einzelnen Fachkompetenzen.
Durch den Workshop-Charakter werden die
Schlüsselpersonen in den Veränderungsprozess
aktiv mit eingebunden.
Kontakt:
Dr. Schönberger
OM 1.1.2
Als Darstellungsart werden in dieser Phase
ausschließlich Flussdiagramme genutzt. Anhand
dieser sogenannten „Pappen“ werden die
Optimierungspotentiale erarbeitet und transparent
dargestellt.
Nach Freigabe der Sollprozesse durch die
verantwortlichen Personen wird die neue Aufbauund Ablauforganisation grafisch abgebildet und
verbal beschrieben. Die Dokumentation erfolgt in
DocSetMinder.
Neben der Effizienzsteigerung und der gewonnenen
Transparenz helfen die Ergebnisse den
Mitarbeitern, sich bei ihrer Arbeit auf das
Wesentliche zu konzentrieren. Somit entsteht ein
Arbeitsumfeld mit zufriedenen Mitarbeitern.
Organisationsberatung
Leistungen auf einen Blick
 Ist-Analyse der Aufbau- und
Ablauforganisation
 Durchführung von Workshops
 Erstellung von Flussdiagrammen als
„Pappen“
 Optimierung der Organisationsstrukturen
und Arbeitsabläufe
 Dokumentation in dem elektronischen
Organisationshandbuch
 Herstellen der Revisionssicherheit
 Erfüllen der Anforderungen der BaFin
 Fokus auf das Wesentliche

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