GEMEINDE AROSA Einführung von CMI AXIOMA mit integrierter Baugesuchverwaltung (BauPro) Peter Remek Leiter Gemeindeverwaltung Einführung GEVER / CMI AXIOMA Inhalt • Einführung allgemeine Geschäftsverwaltung CMI AXIOMA • Einführung integrierte Fachlösung BauPro • Übernahme von Daten für BauPro aus einem Fremdsystem Gründe für GEVER / CMI AXIOMA Problem physische Dokumentenverwaltung: Vervielfältigung Dokumente / mehrfache Ablage 1 Geschäft, mehrere Abteilungen 1 Geschäft, mehrere Dossiers (Archiv) 1 Dokument, mehrere Geschäfte Abteilung A Abteilung B A1.1. F1.3. A B Gründe für GEVER / CMI AXIOMA Problem physisches Dokumentenverwaltung: Geschäft (Prozess) • z.T. mehrere Sachgebiete pro Geschäft • Chronologische Ablage nicht zwingend sinnvoll. Physische Ablage (Dossier) • Aufbau Registratur- / Archivplan nach Sachgebieten • Einordnung Dokument innerhalb Dossier erfolgt chronologisch ≠ Elektr. Dokumentenablage • Keine eingehende Dokumente • Steuerung Zugriffsberechtigung Gründe für GEVER / CMI AXIOMA Problem physische Dokumentenverwaltung: Dokumentensuche • In welchem Sachbereich (Dossier) wurde das Dokument / Geschäft abgelegt? • «dicke» Dossiers, da innerhalb Dossiers chronologische Ablage • In physischen Dokumenten keine Textsuche möglich Einführung CMI AXIOMA • • • • Projekt-Kick-Off: Herbst 2013 Installation und Schulung: Herbst 2013 Produktiv-Start: 1. Januar 2014 Module und Optionen: – – – – – Basismodul Geschäfts- und Doku-Verwaltung Posteingang Aktivitäten Sitzungsmanagement Volltextsuche, Schnittstelle Adressimport NEST Einführung CMI AXIOMA Erfahrungen: • • • • • Aufwand für Dokumentensuche hat sich deutlich verringert Es gehen keine Dokumente und Aufträge mehr «verloren» Informationsfluss zum Stand eines Geschäfts und Nachvollziehbarkeit hat sich deutlich verbessert Geringerer Aufwand bei der Archivierung und Dokumentenablage «Aktivitäten» als Führungsinstrument Erweiterung Baugesuchverwaltung • Bisherige Baugesuchverwaltung: GemDat • Varianten zur Ablösung der bisherigen Baugesuchverwaltung: – GemDat Rubin – GemDat Rubin mit Schnittstelle zu CMI AXIOMA – In CMI AXIOMA integrierter Fachlösung BauPro Erweiterung Baugesuchverwaltung Grund für Wahl BauPro: • «Alles aus einer Hand» • reduzierte Schnittstellenproblematik • keine redundante Datenführung (Objekte) • Hauptgrund: – Einheitlicher, durchgehender Prozess für alle Geschäfte, CMI als Standard Datenübernahme aus Fremdsystem • Übernahme GemDat-Daten in BauPro als Option • Entscheid im Projektverlauf: Verzicht auf Datenübernahme aus GemDat: − Fehlende Daten für Teile des Gemeindegebiets (Fusion von 8 Gemeinden zur Gemeinde Arosa) − Bestehende Datensätze bisherige Gemeinde Arosa teilweise unvollständig oder inkonsistent − Erwarteter Nutzen in keinem Verhältnis zum Aufwand Datenübernahme aus Fremdsystem Datenübernahme aus GWR*: • Import nicht abgeschlossenen Bauprojekte • Manuelle Ergänzung dieser Bauprojekte Stand heute: • 286 erfasste Bauprojekte *Gebäude und Wohnungsregister
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