Berufsbild GEVER-Spezialist/-in

Interessengemeinschaft Records Management www.igrm.ch Berufsbild GEVER‐Spezialist/‐in Autoren: IGRM, Arbeitsgruppe „Berufsbild“ Bedeutung von GEVER GEVER bedeutet „Geschäftsverwaltung“. Diese umfasst die Verwaltung aller zur Abwicklung eines Geschäfts entstehenden „greifbaren“ Informationen nach bestimmten Vorgaben. Dabei geht es insbesondere um die Verwaltung von Dokumenten und deren Entstehungs‐
geschichte. Die Bedeutung von GEVER hat seit den 90er‐
Jahren, als die guten alten Schreibmaschinen durch Computer ersetzt wurden, immer mehr an Stellenwert gewonnen. Kein Wunder, denn mit dem Einzug der digitalen Dokumentenbearbei‐
tung in den Büros der Verwaltungsstellen konnten Unterlagen plötzlich unabhängig der bis zu diesem Zeitpunkt als Original geltenden Papierversionen verteilt, gespeichert, abge‐
ändert und gelöscht werden. Durch die Möglichkeiten der modernen Text‐
verwaltung wurden viele Mitarbeitenden dazu verleitet, die Vorgaben der Aktenführung zu vernachlässigen, wonach die papierförmigen Geschäftsunterlagen in Dossiers nach der Systematik eines Ordnungssystems aufbewahrt werden sollten. Es kommt nicht von ungefähr, dass in der Folge dieser Entwicklung die Anforderungen an die Geschäftsverwaltung seit Ende der 90er Jahre explizit in rechtlichen Vorgaben und Standards festgelegt wurden und anfangs 2008 gar der Bundesrat die offizielle Einführung von standardisierten GEVER‐
Anwendungen in der Bundesverwaltung be‐
schloss. GEVER bedeutet aber nicht nur, Vorgaben zu erfüllen, sondern auch, deren Sinn und Zweck den Mitarbeitenden vermitteln zu können. Die Kunst besteht darin, die GEVER‐Hilfsmittel so einzusetzen, dass diese die Bedürfnisse sowohl der Benutzer als auch der Geschäftsleitung gleichermassen erfüllen. Weitere Berufsbezeichnungen für GEVER‐
Spezialistinnen und ‐Spezialisten 
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Informationsspezialist/‐in Informationsverwalter/‐in Information Manager/‐in Informationsverantwortliche/‐r Amt Verwalter/‐in Geschäftsinformationen Verantwortliche/‐r Geschäftsinformation Wie wird man GEVER‐Spezialist/‐in? Da im GEVER‐Beruf der Schwerpunkt nicht in erster Linie auf die Ausbildung, sondern insbe‐
sondere auf Erfahrung im Bereich der Geschäfts‐
verwaltung gelegt wird, gibt es die Möglichkeit, auf verschiedenen Wegen und Stufen GEVER‐
Spezialist/‐in zu werden. 
Einsatz als Registrator/‐in im Geschäfts‐
verwaltungsbereich einer Verwaltungsstelle 
Verwaltungsinterne Weiterbildungskurse zu den Themen Ordnungssystem, Organisa‐
tionsvorschriften, Archivrecht usw. 
Erfahrungsaustausch und Informationsver‐
anstaltungen verschiedener Verbände, Ver‐
eine und privater Anbieter (z.B. IGRM, VSA) Es werden aber auch offizielle Berufsausbildun‐
gen, Kurse, Studienlehrgänge und Nachdiplom‐
studien auf dem Gebiet der Informationswissen‐
schaften bzw. des Records Managements an verschiedenen Ausbildungsstätten angeboten: Registrator/‐in www.berufsberatung.ch Fachmann/Fachfrau Information und Dokumentation EFZ www.berufsberatung.ch www.ausbildung‐id.ch Informations‐ und Dokumentations‐
spezialist/‐in FH www.berufsberatung.ch www.ausbildung‐id.ch www.htwchur.ch www.hesge.ch/heg www.archivwissenschaft.ch Uni Bern MAS Archival, Library and Information Science Records Manager/‐in www.aufbewahrung.ch Kompetenzzentrum Records Management KRM Rotfluhstrasse 91 8702 Zollikon www.fhnw.ch Fachhochschule Nordwestschweiz CAS Records Management Was ist GEVER? Was macht ein „GEVER‐Spezialist“? Die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) ermöglicht eine durchgängige, systematische Aktenführung. Damit erbringt die Unterneh‐
mung den gesetzlich vorgeschriebenen Nachweis Ihrer Geschäftstätigkeit. GEVER erlaubt zudem die Steuerung und Nach‐
verfolgung der Geschäfte und Prozesse und umfasst neben den Kerngeschäften auch sämtliche Führungs‐ und Steuerungsaufgaben. Eine systematische Aktenführung in einer GEVER‐Anwendung basiert unter anderem auf einem umfassenden Ordnungssystem sowie auf amtsspezifischen Organisationsvorschriften. Die erfolgreiche Einführung von GEVER ver‐
bessert das Informationsmanagement und – damit verbunden – das Wissensmanagement einer Organisation nachhaltig. Mit GEVER werden folgende Ziele verfolgt: 
Langfristig zuverlässige, überschaubare und aktuelle Informationen können innert kürzester Zeit bereitgestellt werden 
Die Geschäftstätigkeit kann in den verschie‐
densten Bearbeitungsstadien übersichtlich dokumentiert werden 
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Sie stellen die fachliche Benutzerbetreu‐
ung, den 1st und 2nd Level Support im Bereich GEVER sicher 
Sie stellen die verschiedenen Arbeitspro‐
zesse wie Posteingang, Dossierbestellung und ‐erstellung, Aussonderung usw. sicher 
Sie stellen die Bewirtschaftung des Ord‐
nungssystems innerhalb der GEVER‐
Anwendung sicher 
Sie übernehmen das Controlling der Aktenführung (Einhaltung der Organi‐
sationsvorschriften), der Geschäfts‐
kontrolle (erstellen von gewünschten Reports) und der Ablaufsteuerung (interne Workflows) innerhalb der GEVER‐
Anwendung Mögliche Tätigkeitsbereiche finden sich in fol‐
genden Institutionen bzw. Unternehmen: 
Privatwirtschaft sowie öffentlich rechtliche Unternehmen (Bereich Informationsmanagement, Wissensmanagement, Dokumentenver‐
waltung) Sie bilden die Benutzer aus bzw. führen GEVER Basis‐ und Spezialschulungen durch (Planung, Erstellung von Schulungsunter‐
lagen, Durchführung der Schulungen) 
Verwaltung und Behörden (Bereich Kanzlei, Geschäftsverwaltung, Informationsmanagement, Wissens‐
management, Dokumentenverwaltung) 
Sie leiten organisatorische (Teil)Projekte im GEVER Bereich, koordinieren externe Partner und sorgen für die Weiterentwick‐
lung der GEVER‐ Fachanwendungen 
Archive 
Bibliotheken 
Banken 
Versicherungen 
Gesundheitswesen 
Beratungsunternehmen im Bereich Informations‐, Wissens‐ und Doku‐
mentenmanagement 
GEVER dient den Mitarbeitenden als Hilfs‐
mittel zur effizienteren Erfüllung ihrer Aufgaben Die stetig zunehmende Informationsflut sowie die Notwendigkeit, in allen Wirtschaftsbereichen geschäftsrelevante Informationen – sowohl digi‐
tale als auch konventionelle – systematisch, rechtskonform, revisionssicher und nachvollzieh‐
bar zu dokumentieren, verwalten, archivieren oder zu vernichten respektive sie effizient zur Verfügung zu stellen, macht den GEVER‐Spezia‐
list inzwischen in vielen Wirtschaftsbereichen zu einem gefragten Mitarbeiter. 
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Die Aktenführung wird durch Steuerungs‐
vorgaben und Kontrolle der folgerichtigen, termingerechten Abwicklung der Geschäfte nachhaltig optimiert Wo kann ein „GEVER‐Spezialist“ arbeiten? Sie tragen die fachliche Verantwortung im Release‐, Problem‐ und Changemanage‐
ment der GEVER‐Anwendung Sie sind für die Erstellung und Aktuali‐
sierung interner GEVER‐Weisungen, der Organisationsvorschriften und der Benutzerhandbücher der GEVER‐
Anwendung verantwortlich. Grafik Vorderseite: © Vitamin_B - Fotolia.com
Grafik Rückseite: © tom - Fotolia.com

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