...goes digital: Gratwanderung zwischen Begeisterung und Realität Robert Welle 1Grundlagen 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 2 Blick zurück: Traditionelles Informatikamt Dezentrale Informatik Keine formulierte Informatikstrategie Wenig übergreifende Koordination Kaum gemeinsame Vorhaben Projekte/Entscheidungen meist auf Stufe Amt bzw. Gemeinde Papier als wichtigstes «Speichermedium» GEVER nur in den Departementssekretariaten Kaum eGov-Anwendungen 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 3 Quelle: «eGovernment in den Kantonen, 2012», Bund, KKR 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 4 Informatik-Strategie 2009: Informatik konsequent nutzen! Staatsebenen-übergreifende Zusammenarbeit Informatik zentralisieren «Vom Nachzügler zum Vorreiter» 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 5 Informatik- und eGovernment-Gesetz: Gesetz ist... − − − − Grundlage, Leitplanke, Enabler, Grenzzaun. Ohne Gesetz wäre die Strategie nicht durchsetzbar. Relativ kurze Vorbereitungszeit. In Kraft seit dem 1.1.2013. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 6 eGovG: Wichtige Inhalte 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 7 Strategiekommission: Kanton und Gemeinden legen periodisch eine gemeinsame eGovernment- und Informatik-Strategie fest. Die Strategie definiert Ziele, Prioritäten und Grundsätze für den Einsatz der Informatik. Die Strategie enthält eine Sach- und Terminplanung. Sie wird von der Strategiekommission erarbeitet. Regierungsrat und 2/3 der Gemeinden, die >50% der Bevölkerung vertreten, müssen der Strategie zustimmen. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 8 AR Informatik AG: Seit dem 1.1.2013. Informatiker aus Kanton und Gemeinden. Betreibt zukünftig Informatik für − − − − die gesamte Kantonale Verwaltung, sämtliche Gemeinden, alle Schulen und für den Spitalverbund. Informatik ist heute wesentlich moderner, leistungsfähiger, professioneller, sicherer ...und teurer. Zentrales Thema waren nicht Strukturen, sondern Kosten. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 9 Komplexe Strukturen: 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 10 Strategie und Ziele: Enge, partnerschaftlicher Zusammenarbeit von Kanton, Betrieben und Gemeinden. Ausbau eGovernment: Vom Nachzügler zum Vorreiter. Verbesserung von Leistungsfähigkeit, Effizienz und Transparenz mittels konsequentem Einsatz von IT. Bündelung der Kräfte (personell und finanziell) in einem gemeinsamen Informatikzentrum. Nutzung von Synergien/Skaleneffekten. Vereinheitlichung: identische Lösungen im Bereich Basisinfrastruktur und für weit verbreitete Lösungen. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 11 2ECM 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 12 Meine aktive Berufszeit: Vom Tipp-Ex und der „Schnapsmatrize“… …zum IBM PC1 mit 640 K RAM und 40 MB Harddisk… …hin zu durchgängig computerisierten Prozessen. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 13 Fundamentale Veränderungen: „Nur Papier“ funktioniert nicht mehr und die „rein digitale Welt“ noch nicht… Vieles wäre zwar möglich, wird aber (noch) nicht optimal genutzt. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 14 Hybride Arbeitsweise: 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 15 ECM: Vom Papier zum Datenspeicher 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 16 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 17 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 18 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 19 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 20 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 21 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 22 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 23 Leistungsverzeichnis: Verzeichnis aller Verwaltungs-Leistungen (mit gesetzlichen Grundlagen, Beschreibung der Resultate, Regelwerk etc.) Übersicht, Struktur, Transparenz. Grundlage für zahlreiche Regelungen und Vereinbarungen (nicht nur rund um ECM). Vielfältig nutzbare Basis: − − − − − − 29.4.2015 Registraturpläne Archivpläne Aufgabenüberprüfung Ressourcen-Allokation Prioritätendefinition (zB. eGov) etc. CMI Fachtagung 2015 24 Aufgabenlandkarte AR: 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 25 Zusammenhänge: 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 26 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 27 Scannen & Digitalisieren: Ziel: Konsequent und effizient scannen/digitalisieren (überall, wo dadurch Nutzen entsteht). Individuelle Regelungen pro Amt bzw. Fachstelle. Einsatz von dedizierten Scannern und Multifuktionsgeräten. Für spezielle Anforderungen: Einsatz von Spezialsoftware (DocProStar von TCG). 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 28 Scannen & Digitalisieren: Integration: Scannen von Einzeldokumenten direkt ins Axioma-Dossier hinein (ab Scanner oder MFG). Scannen von ganzen Dossiers direkt ins Axioma. Beispiele: − Dossiers im Migrationsamt, − Prozessakten der Gerichtsbehörden. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 29 Scannen & Digitalisieren: Idealvorstellung: Papier nach dem Scannen sofort entsorgen. Voraussetzungen dafür (u.a.): − − − − − Adäquate rechtliche Grundlagen. Echte digitale Signaturen. Revisionssichere elektronische Langzeitarchive voraus. Bereitschaft zur Bildschirmarbeit. Anpassung von Prozessen und persönlicher Arbeitstechnik. Noch verläuft die Entwicklung langsam. Aber das Tempo nimmt deutlich zu! 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 30 eMail-Management: 3 Elemente: − eMail-Policy, − Verschlüsselung, − Journalisierung. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 31 eMail-Management: eMail-Policy: − Spielregeln im Umgang mit eMail. − Beispiel: Geschäftsrelevante eMails im Dossier speichern. Verschlüsselung: − Volle Integration in Outlook. − Zusammenarbeit mit PrivaSphere. Journalisierung: − Jedes eMail (Eingang/Ausgang) wird journalisiert. − Normalfall: Nur der Benutzer hat Zugriff. − Appliance von Barracuda. Text 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 32 eMail-Policy: eMail-Elemente: Korrekte Anwendung eMails verwalten eMails klassifizieren Sicherheits-Aspekte Organisatorisches Mobiler Zugriff eMail-Journal Support 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 33 Geschäftsverwaltung: CMI Axioma war (in den Departementssekretariaten und in mehreren Gemeinden) bereits im Einsatz. Ziel: Konsequenter Einsatz überall dort, wo keine spezialisierten Fachanwendungen laufen. Erfolgsfaktoren: − − − − 29.4.2015 Intensive Schulung (PowerUsers). Systematische Organisationsentwicklung. Fachkompetenter Support. Optimale Integration (Scanning, Vorlagen, Archiv...). CMI Fachtagung 2015 34 Vorlagen-Management: Ausgangslage: − Mehrere tausend Word-Vorlagen. − Keine flächendeckende Anwendung. − CD/CI wird nicht konsequent genug beachtet. Ziele: − − − − 29.4.2015 Konsequenter Einsatz von Vorlagen und Textbausteinen. Systematischer Aufbau der Templates. Selbständige Verwaltung durch ausgebildete PowerUsers. Integration mit CMIAxioma und Fachanwendungen (zB. Adressen). CMI Fachtagung 2015 35 Papierarme Sitzungen: Papierarm, nicht völlig papierlose Sitzungen. Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung von Sitzungen soll weitgehend auf digitaler Basis erfolgen. Im Fokus sind prioritär Sitzungen von wichtigen Gremien: − − − − Regierungsrat, Konferenz der Departementssekretäre, Gemeinderäte, Kommissionen. Pilotprojekt mit der Software von CMI. Grosser Lerneffekt. Einführung geplant auf Basis von Rel. 15. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 36 Aufbewahren & Archivieren: Zwei Ebenen: − Aufbewahren: Zeitlich limitiert. Verantwortlich: Amt, Fachstelle etc. − Archivieren: Für die Ewigkeit im Staatsarchiv. Ziele: − Staatsarchiv soll zukünftig digital geführt werden. − Digitale Ablage erfolgt dezentral, durch die Ämter und Fachstellen. − Volle Integration und möglichst weitgehende Automatisierung. Einsatz der Applikationen von scope. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 37 OAIS-Modell: 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 38 Ablieferung: 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 39 Gesamtüberblick: 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 40 Life Cycle mit CMIAxioma: Definitionen pro Registraturplan-Position: − − − − Aufbewahren oder Archivieren Karenzfrist Wenn Aufbewahren: Aufbewahrungsfrist Aktionen beim Postprocessing Automatisierte Schnittstelle: − − − − Übergabe nach Abschluss des Geschäfts und nach einer parametrierten (relativ kurzen) Karenzfrist. «Mapping» über eine flexibel parametrierbare Tabelle. Rückmeldung einer ID (für den späteren Zugriff). Daten in CMIAxioma werden vorläufig nicht gelöscht. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 41 3 Projektmanagement 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 42 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 43 Umsetzungsplanung: 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 44 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 45 4 Lessons learned? 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 46 Die Schlüssel zum Erfolg: Ein mutiger Projektträger. Ein paar Beteiligte mit Visionen. Eine klare Strategie. Geeignete gesetzliche Grundlagen. Standards. Homogenität. Leitungsfähige Partner. Ziemlich viel Geld. Beharrlichkeit. Beharrlichkeit. Beharrlichkeit. Frustrations- und Kritiktoleranz. Genügend Zeit. ...und ein Quentchen Begeisterung. 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 47 Mein persönliches Fazit: Was habe ich unterschätzt? − − − − − Die Komplexität ganz generell. Den Zeitbedarf für die Umsetzung. Die Bedeutung von gesetzlichen Grundlagen. Den Bedarf an personellen Ressourcen. Das Beharrungsvermögen der Verwaltung. Dass etwas verfügbar ist und funktioniert heisst nicht automatisch, dass es in der Praxis auch akzeptiert wird und/oder anwendbar ist. Last but not least: CMI ist ein fairer, leistungsfähiger Partner mit Produkten, die langsam aber sicher richtig gut werden! 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 48 Das Symboltier der Verwaltungs-Informatik: 29.4.2015 CMI Fachtagung 2015 49
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