1 www.personaltraining-kratz.de Carpe diem = Nütze den Tag = Managen Sie Ihre Zeit! Viele Berufstätige fühlen sich durch ihre Berufstätigkeit überlastet und beklagen vehement die zunehmende Arbeits- und Leistungsverdichtung am Arbeitsplatz. Es wird von randvoll gefüllten Arbeitstagen berichtet, an denen kaum Zeit zum Luftholen zur Verfügung steht. Auch werden Arbeiten mit nach Hause genommen, zu denen man am Arbeitsplatz im Trubel des täglichen Geschehens nicht kam. Immer wieder müssen viele Dinge gleichzeitig erledigt werden, so dass den einzelnen Aufgaben nicht mehr die gebührende Sorgfalt und Güte zuteil wird. Bei diesen Klageführern stellt sich ein stetig wachsendes Gefühl des Unbehagens ein, weil sie das tägliche Arbeitspensum und die häufig kurzfristig gesetzten Termine nur noch unter erheblichen Anstrengungen bewältigen. Man arbeitet weniger gezielt, sondern wird von den unzulänglichen Umständen getrieben und fühlt sich daher zunehmend fremdbestimmt. Trotz eines mit vielfältigen Aktivitäten gefüllten Arbeitstages hat man das Gefühl, nichts Wesentliches geleistet zu haben. Die Dauerbelastung lässt sich, so scheint es, einfach nicht verringern oder auf ein erträgliches Maß zurückführen und wird häufig als unabänderlich hingenommen. Steuert der sich von seiner Arbeit überlastet Fühlende nicht rechtzeitig gegen, wird er über kurz oder lang am Ende seiner Kräfte sein: ständig lustlos, schlapp, apathisch, wie eine leere Batterie. Diese körperliche, emotionale und geistige Erschöpfung wird zunehmend so intensiv spürbar, daß sich negative Einstellungen zum Selbst, zur Umgebung, zur Arbeit und zum Leben im allgemeinen ergeben. Von diesem Ausgebranntsein (Burnout-Syndrom) Befallene betrieben lange Zeit unter Mißachtung eines effektiven Zeitmanagements Raubbau an ihren physischen und psychischen Ressourcen, der zu einem absehbaren Verschleiß der nicht unendlich auftankbaren Kräfte führen muß. Zeitknappheit ist aus medizinischer Sicht der größte Stressor der Menschheit. Dies glossieren folgende Verse eines unbekannten Verfassers: Wie hinter fortgewehten Hüten, so jagen wir Terminen nach. Vor lauter Hast und Arbeitswüten liegt unser Innenleben brach. Wir tragen Stoppuhren in den Westen, wir gurgeln abends mit Kaffee, wir hetzen vom Geschäft zu Festen und denken stets im Expose. Wir rechnen in der Arbeitspause und rauchen zwanzig pro Termin, wir kommen meistens nur nach Hause, um frische Wäsche anzuziehn. Wir sind tagaus tagein im Traben 2 und sitzen kaum beim Essen still. Wir merken, daß wir Herzen haben, erst wenn die Pumpe nicht mehr will. Nicht selten landen diese Gestressten mit einem Herzinfarkt oder einer anderen gesundheitlichen Schädigung im Sanatorium und unterstreichen damit einen Spruch Eugen Roths: Ein Mensch sagt - und ist stolz darauf er geh in seinen Pflichten auf. Bald aber, nicht mehr ganz so munter, geht er in seinen Pflichten unter. Viele Menschen kamen in ihrem Leben zu interessanten Erkenntnissen und häuften ein umfangreiches Wissen an, aber den ökonomischen und effektiven Umgang mit ihrem wichtigsten Gut – ihrer Zeit – erlernten sie nicht. Sie nutzen diese unersetzliche und unwiederbringlich verlorene Kostbarkeit verantwortungslos, falsch oder gar nicht, ohne sich dabei einer Schuld bewusst zu sein. Sie stürzen sich zwar Hals über Kopf in jede Arbeit und erledigen viele Dinge, doch sie bringen bei weitem nicht so viel zustande, wie sie könnten. Kommt es zu zeitlichen Engpässen, wird über „die Umstände“ lamentiert und der Grund bei anderen gesucht. Großzügig wird bei diesem Zetern darüber hinweggesehen, dass man selbst die Verantwortung für seine Zeit trägt und nicht andere für eigene Zeitprobleme in Anspruch nehmen darf. Zu wünschen wäre, dass die folgenden „Sprüche für`s Poesie-Album“ über den Wert Ihrer Zeit Sie einen Moment nachdenken lassen: Wer die Zeit verklagen will, dass so zeitig sie verraucht, der verklage sich nur selbst, dass er sie nicht zeitig braucht. Friedrich Logau Wenige haben genug Zeit, und doch hat jeder fast alle Zeit, die es gibt. Paradoxon der Zeit Wir haben nicht zu wenig Zeit, wir verschwenden zu viel davon! Seneca Liebst du das Leben? Dann verschwende nicht die Zeit! Denn das ist der Stoff, aus dem das Leben gemacht ist. Benjamin Franklin Nichts ist höher zu schätzen als der Wert des Tages. Johann Wolfgang von Goethe Man kann die Uhren anhalten, aber nicht die Zeit Bertolt Brecht Der nach Bacons Essayes (1620) allseits bekannte Ausspruch „Time is money“ erweist sich bei näherer Betrachtung als revisionsbedürftig. Durch erfolgloses 3 Spekulieren am Neuen Markt können wir unser Vermögen verlieren, es aber im weiteren Verlauf unseres Lebens wieder aufbauen. Anders sieht es mit unserer Zeit aus: Sie ist neben unserer Gesundheit unser kostbarstes Gut. Wir können sie weder stapeln, noch lagern, noch reservieren, noch vermehren, noch reproduzieren, noch ersetzen. Dieses absolut knappe Gut verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich. Jede Tätigkeit, in die wir eine Stunde investieren, kostet uns eine Stunde unseres Lebens. Diese Stunde können wir mit keinem Geld der Welt zurückgewinnen. Demzufolge müssen wir akzeptieren: Zeit ist Leben! und Leben ist Zeit! Gehen wir also sorgfältiger, umsichtiger und verantwortungsbewußter mit unserer eigenen Zeit um und versuchen wir so die Voraussetzung für ein höheres Maß an Lebensqualität zu schaffen, damit die folgenden mahnenden Worte nicht auf uns zutreffen: Du weißt nicht mehr, wie Blumen duften, kennst nur die Arbeit und das Schuften. So geh`n sie hin die schönen Jahre, auf einmal liegst du auf der Bahre. Und hinter dir, da grinst der Tod: Kaputtgerackert... Vollidiot. Auch wenn es makaber erscheint, sollten Sie sich vergegenwärtigen, wie viel Zeit Ihnen wohl noch vergönnt ist, bis der Tod zu grinsen beginnt. Das Statistische Bundesamt ermittelte die unterschiedliche Lebenserwartung nach Jahren in den Bundesländern, so dass Sie hieraus die auf Sie statistisch zutreffenden Jahre, Monate oder gar Tage errechnen können: Baden-Württemberg Bayern Hessen Schleswig-Holstein Rheinland-Pfalz Niedersachsen Hamburg Nordrhein-Westfalen Bremen Saarland Berlin Sachsen Thüringen Sachsen-Anhalt Brandenburg Mecklenburg-Vorpommern Männer 74,5 73,9 73,9 73,7 73,6 73,3 73,3 73,2 72,4 72,4 71,9 71,5 71,3 70,3 70,0 68,9 Frauen 80,7 80,0 79,9 79,7 79,8 79,8 79,6 79,5 79,2 78,8 78,6 78,7 78,0 77,7 78,0 77,6 Nach Ermittlung Ihres Zahlenwerks sollten Sie sich vor Augen halten: Dies ist die erste Stunde vom Rest meines Lebens. Ich muß mein Leben gut nutzen, denn ich habe nur dieses eine! 4 Damit uns die kostbare Zeit nicht durch die Finger rinnt, werden wir uns mit sieben wichtigen Aspekten für das eigene Zeitmanagement beschäftigen: 7 Regeln für erfolgreiches Zeitmanagement 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Geben Sie Zeitdieben keine Chance Schieben Sie Arbeiten nicht auf Setzen Sie Prioritäten Reduzieren Sie Störungen Nutzen Sie Ihre Hochleistungszeit Vermeiden Sie Perfektionismus Planen Sie den Arbeitstag schriftlich Sicherlich gibt es keine Patentrezepte, die Ihre zeitlichen Probleme zu Ihrer vollen Zufriedenheit lösen können. Schließlich sind Ihre beruflichen Belange so differenziert, dass sich Rezepturen Dritter nicht blind übernehmen lassen. Dennoch haben sich in der Praxis bewährte Erkenntnisse herauskristallisiert, bei deren Beachtung sich regelmäßig zeitliche Freiräume einstellen werden. An Ihnen liegt es, aus den folgenden sieben Empfehlungen die Handreichungen auszuwählen und in Ihren Berufsalltag zu übernehmen, mit denen Sie sich wesentliche Erfolgsaussichten versprechen. Für Sie sollte hierbei der Grundsatz gelten: Es gibt nichts Gutes – außer man tut es! 1. Geben Sie Zeitdieben keine Chance Napoleon Bonaparte konstatierte: Es gibt Diebe, die von den Gesetzen nicht bestraft werden und dem Menschen doch das kostbarste stehlen: Die Zeit. Auch uns begegnen ständig Zeitdiebe. Einige Zeitdiebe sind uns überhaupt nicht bewusst, andere akzeptieren wir ärgerlich oder lassen sie resignierend gewähren: -- Eingangspost wird zunächst durchgesehen, um später erledigt zu werden mit dem Ergebnis, dass jedes Schriftstück mehrfach in die Hand genommen wird (Besser: Kein Schriftstück anschauen, ohne damit nicht irgend etwas zu tun: Z.B. Unwichtiges in den Papierkorb – Wichtige Textstellen markieren – Bearbeitungsvermerke anfügen – Weiterleitung an andere Stellen – Soforterledigung). 5 -- Gleicht Ihr Schreibtisch einem Schlachtfeld? Lassen Übersicht und Ordnung am Arbeitsplatz zu wünschen übrig, so dass immer wieder Zeit durch Suchen verloren geht? Ein Großteil der durch den überhäuften Schreibtisch verursachten Suchzeit wird völlig unbemerkt vertan, da es im Einzelfall immer nur einige Sekunden oder Minuten sind. Erst in der Addition wird das ganze Ausmaß des Zeitdiebstahls erkennbar (Besser: Alle tagesaktuellen und häufig genutzten Arbeitsmittel und Unterlagen sollten sich an Ihrem Arbeitsplatz in direkter Griffweite befinden, ohne dass ein Aufstehen erforderlich wird). Bereits Goethe mahnte: Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen! Doch Ordnung lehrt Euch Zeit gewinnen. -- Unangemeldete Besucher reißen uns aus wichtigen / schwierigen Arbeiten heraus. Oft werden diese plötzlichen Besucher sofort empfangen, weil man glaubt, etwas zu verpassen, wenn man sie nicht anhört. Tatsächlich wollen viele Besucher „nur mal vorbeischauen“ , bringen nichts mit, sind einfach da und kosten Zeit (Besser: Gespräch sachlich und höflich schnell - „Wegen eines dringenden Termins haben wir nur 5 Minuten. Lassen sie uns bitte gleich zur Sache kommen. Worum geht`s?“ - abschließen). -- Ständig klingelt das Telefon (oft genug eine besondere Form des unangemeldeten Besuchs), wobei die Gespräche meistens unnötig lang sind (Besser: Anrufbeantworter / Mailbox einschalten oder eigenes Telefon umstellen). -- Unvorhergesehenes wirft Zeitpläne und Fristen über den Haufen. -- Durch den vielen Kleinkram fehlt oft die erforderliche Zeit, die eigentlich für die wesentlichen Aufgaben vorbehalten bleiben sollte. -- Lange Besprechungen mit unbefriedigenden Ergebnissen nach dem Motto „Eine Besprechung ist eine Zusammenkunft, in die viele hineingehen und wenig herauskommt“ lassen unser Zeitbudget zerbröseln. Laut einer Studie von UPS Europe Business Monitor, für die knapp 1.500 Führungskräfte befragt wurden, finden die längsten Besprechungen in Deutschland statt: 13 Prozent der Manager konferieren täglich länger als fünf Stunden! -- Jede eingehende E-Mail verleitet uns, sich sogleich mit dieser Nachricht zu beschäftigen. -- Sicherlich gehören private Gespräche mit Kollegen während der Arbeitszeit auch zur Sozialhygiene einer Dienststelle. Werden die Zeiten für den „kleinen Schwatz zwischendurch“ für den Zeitraum eines Monats addiert, erschrecken wir vermutlich über das hohe Zeitvolumen des „Bürotourismus“. -- Betreiben wir eine Politik der offenen Tür („Meine Tür steht für Sie immer offen“), folgen unsere Mitmenschen dieser Einladung ohne schlechtes Gewissen und wirken als permanente Störungsquellen. (Besser: Lassen Sie die Tür zu Ihrem Büro offen, wenn Sie zu sprechen sind; schließen Sie die Tür, wenn Sie nicht gestört werden wollen.) 6 usw. usw. Entwendet uns ein Dieb unser Hab und Gut, setzen wir uns selbstverständlich zur Wehr. Wird uns unser wichtiges Gut Zeit gestohlen, sollten wir diesem Tun auch nicht tatenlos zusehen. Da Sie für Ihre Zeit die Verantwortung tragen, wirken Sie Zeitdieben im Rahmen Ihrer Möglichkeiten entgegen. Das zeitsparenste Wort der Welt heißt NEIN!!! Viele Menschen haben einen Sprachfehler: Sie können nicht NEIN sagen. Diese Unfähigkeit stellt einen der größten Zeitdiebe im Arbeitsalltag dar. Sie sind nicht everybodys darling, indem Sie zu allem ja und amen sagen. Kommen Sie Ihren Mitmenschen stets entgegen oder „verbiegen“ Sie sich im Interesse der erhofften Wertschätzung, wird dies schamlos ausgenutzt, und Sie werden zudem als „Weichei“ oder „Warmduscher“ eingeordnet. Sagen Sie aber zur rechten Zeit ein entschiedenes, dennoch aber höfliches NEIN, geht hiermit ein Zeitgewinn einher und Sie werden stolz auf sich sein, sich durchgesetzt zu haben. Gleiches gilt, wenn Sie oft um Rat und Tat angegangen werden (Ausnahme: Beruflich müssen Sie soziale Dienstleistungen erbringen). Auch wenn unterschwellig Angst aufkommt, den Ratsuchenden („Könnten Sie nicht eben für mich...“, „Hier komme ich nicht weiter, wissen Sie nicht...“, „Darf ich einmal Ihre Hilfe in Anspruch nehmen...) durch eine Ablehnung zu verletzten oder wegen des Versagens von Unterstützung als unsozial, wenig kooperativ oder wenig kompetent zu gelten, sollten Sie Ihr Zeitbudget nicht aus dem Auge verlieren und nötigenfalls mit einem NEIN reagieren. Kümmern Sie sich aber immer und sofort um die Anliegen und Bedürfnisse Ihrer Mitmenschen, kommen Sie kaum mehr zu Ihrer eigentlichen Arbeit. Ihre bedeutsamen eigenen Aufgaben werden verzögert, jede wohldurchdachte Zeitplanung wird null und nichtig, Ihre Handlungs- und Planungsspielräume werden zunichte gemacht und Ihr „Helfersyndrom“ führt letztlich zu einer Verringerung Ihrer Freizeit. Haben Sie auch den Mut, bei einem randvoll ausgefüllten Arbeitsvolumen keine neuen Herausforderungen anzunehmen, ohne an anderer Stelle etwas abzugeben. Natürlich macht gerade beim NEINsagen der Ton die Musik. Ihre Zurückweisung sollte weder schroff noch unfreundlich sein. Auch vermeiden Sie Ausreden, Notlügen und Rechtfertigungen, sondern machen Ihrem Gesprächspartner klar, dass sich Ihr NEIN auf die Sache bezieht und nichts mit der Person zu tun hat. Wenngleich Sie sich gegen mögliche Störungen so gut wie irgend möglich abschirmen, lassen Sie sich durch gelegentliche Unterbrechungen nicht aus der Ruhe bringen. 2. Schieben Sie Arbeiten nicht auf Vor allem zeitintensive und unangenehme Aufgaben erleiden häufig das Schicksal, von einem Tag auf den nächsten verschoben zu werden und dann wieder auf den nächsten und wieder.... Dieser Verschiebebahnhof auf unserem Schreibtisch wird mit vertröstenden Formulierungen wie „mache ich demnächst“, „brennt ja noch nicht an“ oder „sobald es meine Zeit zulässt“ toleriert. Auch sollen uns diese Besänfti- 7 gungsversuche für unser schlechtes Gewissen über das flaue Gefühl in der Magengegend hinweghelfen. Das Aufschieben von Arbeiten ist Ihnen vermutlich aus leidvoller Erfahrung bekannt. Da die Aufgabe sich im Regelfall nicht von selbst erledigt, nimmt der Zeitdruck schließlich so zu, dass wir einen unnötigen Nervenverschleiß erleiden, in Hektik geraten, Überstunden leisten müssen und oft genug wenig befriedigende Ergebnisse abliefern. Übertreibt jemand das „Überschlafen“ einer Entscheidung, wird er häufig mit Alpträumen zu kämpfen haben und gerät in Gefahr, die Entscheidung gar zu „verschlafen“. Wir wissen aus eigenem Erleben, daß die flächendeckend anzutreffende Krankheit „Aufschieberitis“ eine Verringerung unserer Lebensqualität bewirkt. Vom „Zeitmanagement-Papst“ Professor Lothar J. Seiwert stammt folgender Test, mit dem Sie Ihren „Aufschieberitis-Quotienten“ ermitteln können: fast immer öfter fast nie Ich erfinde Gründe und suche nach Entschuldigungen, um ein schwieriges Problem aufzuschieben. Ich brauche Druck, um an schwierigen Aufgaben weiter zu arbeiten: ___________________________________________________________________ Es gibt zu viele Unterbrechungen, die mich abhalten, Wichtiges zu erledigen. Ich vermeide klare Antworten, wenn ich um unangenehme Entscheidungen gebeten werde. ___________________________________________________________________ Ich vernachlässige Kontrolle und Nachbearbeitung bei wichtigen Projekten. ___________________________________________________________________ Ich versuche, daß andere unangenehme Aufgaben für mich erledigen. ___________________________________________________________________ Ich nehme Arbeit mit nach Hause, um sie abends oder am Wochenende zu erledigen. Ich bin zu müde oder zu nervös, um wichtige Aufgaben anzupacken. ___________________________________________________________________ Ich muß erst alles vom Tisch wegarbeiten, um eine wichtige Aufgabe anzufangen. Ich vermeide es, mir Endtermine zu setzen. ___________________________________________________________________ Bitte jede Spalte addieren: Die Anzahl der „fast immer“-Wertungen wird mit 3, „öfter“-Antworten mit 2 und „fast nie“-Aussagen mit 1 multipliziert. Sie bilden Ihre Gesamtpunktzahl, die Sie mit den Erläuterungen am Ende dieses Aufsatzes vergleichen 8 Mancher neigt dazu, sich selbst hundert Ausreden aufzutischen, um eine unangenehme oder ungeliebte Arbeit nicht sogleich beginnen zu müssen. Trotz gegenteiliger Erwartungen bewahrheitet sich der Satz „Aus den Augen, aus dem Sinn“ leider nicht. Unser Gehirn funktioniert nämlich wie ein riesiges Schubladensystem. Eine vor uns hergeschobene oder nicht zum Abschluß gebrachte Aufgabe bewirkt, dass eine Schublade offen bleibt, an der wir uns stoßen und uns blaue Flecken einhandeln. Je mehr Schubladen offen stehen, umso weniger können wir uns auf unsere momentane Arbeit konzentrieren – schließlich müssen wir ständig darauf achten, nicht wieder schmerzhafte Bekanntschaft mit einer geöffneten Schublade zu machen. Auf den Punkt gebracht: Unangenehmes wird durch Hinausschieben nur noch unangenehmer! Nach Erkenntnissen von Psychologen der Ohio State University vergessen wir unerledigte Aufgaben nicht dauerhaft, sondern befördern sie vorübergehend ins Unterbewusstsein. Dort „lauern“ sie und können immer wieder Missstimmungen in uns auslösen – ohne dass wir wissen, woher diese kommen. Wer sich und seine Arbeit organisieren kann, den Blick für das Wesentliche behält und Aufgaben nicht aufschiebt, hat beste Chancen, mit seinem funktionierenden Selbstmanagement rechtzeitig und in erfolgreicher Weise seine Ziele zu erreichen. Zeigen Sie also eine gehörige Portion Selbstdisziplin und Willenskraft und gewöhnen Sie es sich an, gerade die ungeliebten und unangenehmen Arbeiten zu Beginn des Arbeitstages zu erledigen. Da diese problematischen Aufgaben unsere ungeminderte Kraft erfordern, werden sie wahrscheinlich in ausgeruhtem Zustand am ehesten erfolgreich bewältigt. Anschließend werden Sie froh sein, schon wieder eine bislang stiefmütterlich behandelte Arbeit „abgehakt“ zu haben. Da Sie die Arbeit nicht mehr „auf dem letzten Drücker“ erledigen, werden Sie belohnt, indem Fehler und falsche Entscheidungen abnehmen, Ihre Arbeitsergebnisse insgesamt besser werden und Ihre Arbeitszufriedenheit zunimmt. Haben Sie sich einige Wochen lang der Aufschieberitis verweigert, wollen Sie die dargestellten wohltuenden Auswirkungen nicht mehr missen. Bei Ihnen wird sich das subjektive Gefühl einstellen, Zeit gewonnen zu haben. Auch werden Sie überrascht bemerken, dass früher hinausgezögerte Aufgaben bei sofortiger Erledigung ihren Schrecken verloren haben. Falls die auf Erledigung wartende Aufgabe besonders umfangreich ist, zerlegen Sie sie in kleinere durchführbare Schritte. Nach dem Motto Wenn nicht jetzt – wann sonst? beginnen Sie sogleich, den ersten Teil abzuarbeiten. Für alle weiteren Zwischenschritte legen Sie sehr zeitnahe konkrete Erledigungstermine fest, deren Einhaltung Sie akribisch kontrollieren. Ist schließlich die umfangreiche, möglicherweise anspruchsvolle und herausfordernde Aufgabe bewältigt, stellt sich bei Ihnen ein Glücksgefühl ein. Lassen Sie sich jedoch weiter vom Bazillus „Aufschieberitis“ beherrschen, müssen Sie auch künftig mit Schuldgefühlen, Ängsten, Zeitdruck und Aufregung leben. Denn was wir – aus welchen Gründen auch immer - nicht schaffen, schafft uns und erzeugt negativen Streß (=Disstreß). Deshalb beherzigen Sie die Grundsätze: Der beste Tag ist heute! 9 3. Setzen Sie Prioritäten Zeit ist das einzige Gut, das unter den Menschen gleich verteilt ist. Jeder Mensch verfügt über die gleiche Zeitmenge. Ob sie „genügt“ ist keine Frage dieser Menge, sondern eine Frage der Prioritäten, sie zu nutzen. In der täglichen Arbeitspraxis sind in der Regel eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben zu lösen. Hierbei kommt es darauf an, die richtigen Dinge zu tun, statt (nur) Dinge richtig zu tun. Um die erforderliche Zeit für die richtigen Dinge zu haben, ist zunächst unsere Prioritätensetzung von großer Bedeutung. Der italienische Volkswirtschaftler Marquis Vilfredo Pareto beschrieb im 19. Jahrhundert erstmals eine Gesetzmäßigkeit, wonach auf Grund einer statistischen Untersuchung 20 % der Bevölkerung 80 % des Volksvermögens besaßen. Dieser als Pareto-Prinzip (80:20-Regel) bezeichnete Sachverhalt wird auch an folgenden Beispielen sichtbar: 20 % der Besprechungszeit bewirken 20 % der Waren bringen 20 % der Zeitung enthalten 20 % der Produkte erzeugen 20 % der Produktionsfehler verursachen 20 % der Mitarbeiter verursachen 80 % der Beschlüsse 80 % des Umsatzes 80 % der Nachrichten 80 % der Fertigungskosten 80 % des Ausschusses 80 % der Fehltage Übertragen auf unsere Arbeitssituation besagt das Pareto-Prinzip: 20 % der Arbeiten ermöglichen 80 % des Arbeitserfolges!!! 20 % der aufgewendeten Zeit bringen 80 % der Leistungsergebnisse!!! Wenn wir bereits mit den ersten 20 % der investierten Zeit (=Input) 80 % der Gesamtleistung (=Output) erbringen, müssen wir folgerichtig herausfinden, welche Aufgaben unsere Erfolgsverursacher sind, die wir mit der höchsten Priorität versehen. Hier hilft uns die ABC-Analyse, mit der Sie Ihre verschiedenen Einzelaufgaben in drei Klassen aufteilen, und zwar nach deren Bedeutung für das Erreichen Ihrer Ziele: 10 A-Aufgaben = Ihre wichtigsten, schwierigsten, anspruchsvollsten und kompliziertesten Aufgaben, die nur von Ihnen allein oder im Team verantwortlich durchgeführt werden und die für Ihren Arbeitsplatz von größter Bedeutung sind. Diese nicht delegierbaren Muß-Aufgaben umfassen etwa 15 % aller Ihrer Aufgaben, ihr Wert im Hinblick auf das Erreichen Ihrer Berufsziele liegt indes bei 65 %. B-Aufgaben = durchschnittlich wichtige Aufgaben, die aber auch delegierbar sind. Bei Ihrer Arbeitsmenge schlagen diese Soll-Aufgaben mit etwa 20 % zu Buche und weisen zugleich einen Wert aller von Ihnen zu erfüllenden Aufgaben von 20 % auf. C-Aufgaben = am wenigsten wichtige und eher unbedeutende Aufgaben (z.B. Vor-, Nach- und Routinearbeiten, Änderungsdienst, Ablage), die aber den größten Anteil Ihrer Aufgaben darstellen (ca. 65 %), jedoch nur mit 15 % am Wert aller Ihrer Aufgaben beteiligt sind. Diese Kann-Aufgaben sind stets delegierbar. Müssen wir diese „Peanuts“ selbst erledigen, sollten wir „zeitgeizig“ sein und hierfür unsere leistungsschwachen Zeiten nutzen. Eine Wertanalyse Ihrer Zeitverwendung würde vermutlich ähnliche Prozentzahlen aufweisen wie folgende Darstellung: Die vielen eher nebensächlichen C-Aufgaben beanspruchen einen unangemessen hohen Zeitanteil, während den besonders wichtigen A-Aufgaben ein zu geringes Zeitkontingent zugestanden wird. Um die Zeitverwendung dem Wert der Aufgaben anzupassen, wäre die Zeit für A-Aufgaben zu erhöhen, indem wir die zeitraubenden C-Aufgaben besonders kritisch unter die Lupe nehmen („entrümpeln“) und ihren Anteil verringern, jedoch nicht gänzlich eliminiert wird. Schließlich stellen C-Aufgaben eine willkommene Abwechslung zu den energiefressenden A-Aufgaben dar. Möglicherweise sind Sie irritiert, dass vorstehendes Procedere nur auf die Wichtigkeit abstellt und keinen Hinweis auf die Dringlichkeit der Aufgabenerledigung enthält. Tatsächlich spielt die Problematik von Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe eine große, in der konkreten Situation oft sogar entscheidende Rolle. Das Problem 11 liegt darin, dass viele C-Aufgabe nicht sonderlich wichtig, dafür aber oft sehr dringend sind. Andererseits sind sehr wichtige Aufgaben oft (noch) nicht dringend. In der Praxis werden häufig die wichtigen A- oder B-Aufgaben, die aber noch nicht so dringend sind, zugunsten der Dringlichkeit von C-Aufgaben zurückgestellt. So bleibt nicht aus, dass immer wieder wichtige Aufgaben nach hinten geschoben und schließlich unter erheblichem Zeitdruck bearbeitet werden. Diese Erfahrung machte auch Goethe, denn er bemerkte: Das Wichtigste bedenkt man nie genug Da aber die unseren Erfolg ausmachenden A-Aufgaben möglichst ohne Zeitdruck und Stresseinwirkung erledigt werden sollen, machen wir uns den Grundsatz zu eigen: Wichtigkeit vor Dringlichkeit! Würden wir uns der „Tyrannei des Dringenden“ beugen, könnten wir auch gleich mit unserer Zeitplanung kapitulieren. Jeder Anrufer betrachtet sein Anliegen als besonders vorrangig. Viele Anfragen sind sofort zu bearbeiten und liegen anschließend wochenlang beim Empfänger achtlos herum. „Eilige“ möglichst gestern zu erledigende Vorgänge setzen uns gehörig unter Dampf. Diese Beispiele ließen sich beliebig fortsetzen. Sie lassen erkennen, dass wir bei vorrangiger Berücksichtigung des Gesichtspunkts der Dringlichkeit nicht mehr selbständig und eigenverantwortlich arbeiten können, sondern von den Umständen gearbeitet werden. Ein auf den früheren amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgehendes Entscheidungsraster erleichtert die Prioritätensetzung, in dem Aufgaben nach Dringlichkeit des Erledigungstermins und Wichtigkeit des Inhalts erfasst werden. Setzen wir diese beiden Faktoren pro Aufgabenstellung zueinander in Beziehung, ergibt sich der Bearbeitungswert: Wichtige und dringende Aufgaben dulden keinen Aufschub und werden von Ihnen sofort und persönlich in Angriff genommen. Wichtige aber weniger dringliche Aufgaben bearbeiten Sie später. Sie legen einen Bearbeitungstermin fest, den Sie mit Hilfe Ihres Terminkalenders einhalten. 12 Dringende, jedoch weniger wichtige Aufgaben sollten im Idealfall delegiert werden. Sie können Ihren Augen ruhig trauen! Tatsächlich enthält das untere rechte Kästchen das Wort „Papierkorb“. In dieser „Rundablage“ sind nebensächliche Arbeiten von geringer Dringlichkeit und geringer Wichtigkeit bestens aufgehoben. Haben Sie ein wenig mehr Mut zum Risiko und entscheiden Sie sich öfter für „des Menschen bester Freund“, für den Papierkorb (=Zwischenablage, deren Inhalt nach drei Monaten wegen fehlender Aktualität wertlos geworden ist und nunmehr endgültig entsorgt wird). Ihre Unsicherheit, ob der Papierkorb zu nutzen ist, verschwindet, wenn Sie einen Moment über die Frage „Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?“ nachdenken. Mit dem Setzen von Prioritäten verzetteln Sie sich nicht mehr, sondern steuern Ihren Arbeitseinsatz und haben Ihre wesentlichen Aufgaben – Ihre Erfolgsverursacher – „fest im Griff“. Es wird nicht mehr der Fall eintreten, dass unbemerkt bis kurz vor Feierabend eine unaufschiebbare wichtige Aufgabe liegen blieb, so dass Sie nun eine „Nachtschicht“ einlegen müssen. Sie werden bei Feierabend auch nicht mehr seufzend aufstehen und resigniert zur Kenntnis nehmen, zu dem eigentlich Wichtigen wieder nicht gekommen zu sein. Indem Sie mittels Ihrer Prioritätenfestlegung Ihre vordringlichen Ziele erreichen, bekommt Ihre Berufstätigkeit mehr Qualität und trägt zu größerer Arbeitsfreude bei. Möglicherweise haben Sie bei Arbeitsschluß weniger Aufgaben abgeschlossen, aber sicherlich wurden von Ihnen die richtigen und wichtigen Tätigkeiten erledigt. 4. Reduzieren Sie Störungen Um Ihre wichtigen Aufgaben zu erledigen, brauchen Sie täglich Zeitspannen, in denen Sie ungestört arbeiten können und von niemandem gestört werden wollen. Zweifelsohne können Sie am meisten erledigen, wenn Sie ungestört arbeiten können. Jede Störung beeinträchtigt empfindlich Ihren Arbeitsrhythmus und stellt für Sie einen Zeitverlust dar. Je häufiger Sie gestört und in Ihrer Arbeit unterbrochen werden, desto stärker verringert sich Ihre Leistungsfähigkeit und desto mehr Zeit kommt Ihnen durch immer längere (Wieder-)Anlaufzeiten und immer geringere Konzentration abhanden. Fachleute ermittelten, dass durch ständige Störungen ein „Sägeblatt-Effekt“ eintritt, durch den bis zu 28 % unserer Zeit verloren geht. 13 Ein Motor, den Sie nur einige Augenblicke laufen lassen und dann wieder ausstellen, wird nicht auf Betriebstemperatur kommen und erreicht bei hohem Energieverbrauch nicht seine volle Leistungsfähigkeit. Ähnlich geht es auch den Menschen. Sie brauchen eine gewisse Zeit, 3, 5 oder 10 Minuten, bis sie sich der Leistungsgrenze von 100 % annähern. Unterbinden wir Unterbrechungen nicht, geraten wir in eine Spirale von immer weniger Zeit und immer mehr Frustration. Wir sind nicht mehr Herr unserer Zeit, sondern andere Personen nehmen intensiv Einfluß auf unsere Zeitverwendung und indirekt auch auf unsere Arbeitsergebnisse. Störungen dürfen wir nicht als gottgegeben hinnehmen und anschließend über die Unterbrechungen schimpfen. Gegen Störungen können wir etwas tun! Wir unterscheiden drei Störungsarten: a) b) c) Personenbedingte Störungen (= ein Dritter – z.B. Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter, Besucher - unterbricht überraschend und nicht vorausplanbar Ihre Aktivität) Sachbedingte Störungen (z.B. mangelhafte Arbeitsorganisation, fehlende Informationen, ergonomisch unzureichender Arbeitsplatz, Lärm- oder Geruchsbelästigung) Eigenstörungen (z.B. Private Probleme, Arbeitsunlust, Aufschieberitis) Während bei sachbedingten Störungen organisatorische Veränderungen und bei Eigenstörungen eine verstärkte Eigenmotivation Abhilfe schaffen können, sind bei personenorientierten Unterbrechungen „Auszeiten“ sehr hilfreich: 14 Planen Sie bei Ihrem Tagesablauf Sperrzeiten ein, in denen Sie durch nichts und von niemandem gestört werden wollen. Wenn Sie in einer Besprechung sind, werden Sie in der Regel auch nicht gestört, und wenn Sie einen Termin außer Haus haben, sind Sie auch nicht da. Sie reservieren für sich selbst eine stille Stunde (oder mehr). Sollte dieser Termin öfter „platzen“, liegt es vermutlich an Ihrer eigenen mangelnden Disziplin und Konsequenz. Daß anfänglich die Personen Ihres beruflichen Umfeldes nur mit Missbehagen Ihre – zeitlich begrenzten - Abschirmungstendenzen verfolgen, sollte Ihren Elan nicht bremsen, ihre Umwelt zu „erziehen“. Auch hier gilt es, mit einem NEIN („Habe jetzt leider keine Zeit.“) Durchsetzungsvermögen zu zeigen. Zumindest für die Erledigung Ihrer A-Aufgaben sollte Ihnen eine störungsfreie Zeitspanne zur Verfügung stehen, die Sie sich selbst mittels Sperrzeiten oder stillen Stunden verschaffen. Diese „Don`tdisturb“-Zeiten schonen Ihre Nerven, und Sie brauchen Ihre wichtigen Arbeiten nicht auf die ruhige Zeit nach Arbeitsende zu verlagern. Idealerweise legen Sie diese unterbrechungsfreien Zeiten in Ihre leistungsstarken Tagesphasen, in denen Sie zur „Hochform“ auflaufen. 5. Nutzen Sie Ihre Hochleistungszeit Jeder Mensch verfügt über einen eigenen Tagesrhythmus, besitzt eine „innere Uhr“. Das hat zur Folge, dass wir zu bestimmten Zeiten leistungsfähiger sind als zu anderen. Der „Morgenmensch“ (= Lerche) ist bereits beim Aufstehen topfit und guter Dinge, während der „Abendmensch“ (= Eule) als „Morgenmuffel“ schlaftrunken und wortkarg sein Frühstück einnimmt und erst am Nachmittag eine hohe Leistungsfähigkeit erreicht. 15 Falls Sie Ihre persönlichen Hoch- und Tiefphasen noch nicht kennen, sollten Sie sich eine Zeitlang selbst beobachten und Ihre tägliche Leistungskurve anhand folgender Checkliste ermitteln: ------------- Wann wache ich meistens morgens auf? Bin ich dann gleich hellwach oder noch schläfrig? Wann stellt sich Arbeitslust ein? Wann fühle ich mich arbeitsmäßig in Topform? Wann kommen mir die besten Ideen? Wann bemerke ich erstmalig Ermüdungserscheinungen? Über welchen Zeitraum kann ich ohne Pausen intensiv arbeiten? Wieviel Zeit brauche ich für Erholungspausen zwischendurch? Wie lange kann ich am Nachmittag arbeiten? Wann bin ich so müde, dass ich „ausgelaugt“, „geschafft“ bin? Welche ist meine beste Schlafenszeit? Wieviel Stunden Schlaf benötige ich? In dem von Ihnen ermittelten Leistungshoch können Sie Hoch-Leistungen erbringen (sich also möglichst störungsfrei Ihren A-Aufgaben widmen), während Sie sich im Leistungstief (das sich im Regelfall nach dem Mittagessen mit einer bleiernen Verdauungsmüdigkeit bemerkbar macht) besser mit Ihren C-Aufgaben beschäftigen. Die statistisch ermittelte Leistungskurve von Otto Normalverbraucher kann Ihnen als grobe Richtschnur dienen: Auch gilt es, das Leistungsprofil während des Wochenablaufs zu beachten. Montags und freitags sind unsere Leistungen schlechter, weil das verlängerte Wochenende seine Schatten voraus- beziehungsweise nachwirft. Um die Wochenmitte ist das Maximum der Leistungsfähigkeit erreicht, so dass besonders wichtige Aufgaben Ihrer Hochleistungszeit am Mittwoch oder Donnerstag vorbehalten werden sollten. 16 6. Vermeiden Sie Perfektionismus Manche Eltern übertragen bereits in den ersten Lebensjahren ein bestimmtes Wertesystem auf ihre Kinder, welches diese verinnerlichen und zur Richtschnur für ihr weiteres Leben nehmen. Aussagen wie Ich muß alles im Griff haben Ich muß stets pünktlich sein Ich muß immer kompetent sein Entweder mache ich es hundertprozentig oder gar nicht weisen auf derartige Lebensregeln hin, denen häufig bis zum Lebensende die Treue gehalten wird. Diese auf Hundertprozentigkeit ausgerichteten ungeschriebenen Lebensgesetze sind förderlich bei Arbeitsplätzen, die ein akribisches und perfektionistisches Arbeiten voraussetzen (z.B. Fallschirmpacker, Bremseninstandsetzer, Chirurg – hier geht es im Ernstfall um Sein oder Nichtsein). Auf den allermeisten Arbeitsplätzen ist perfektionistisches Arbeiten jedoch hinderlich, kostet unnötig Zeit und Geld und stellt eine Erfolgsbremse dar. Man schafft trotz eines großen Zeit- und Energieaufwandes nie seine Arbeit, weil alles bin ins kleinste Detail intensiv beleuchtet und geprüft wird. Perfektionisten beißen sich in einer Aufgabe fest, verfolgen mit großer Intensität nur eine Spur und engen bei unaufhaltsam verrinnender Zeit ihren Gesichtskreis ein. Von Kollegen werden sie als “Kleinlichkeitskrämer“, „Haarspalter“, „Pedant“ oder „Korinthenkacker“ eingestuft und haben gute Chancen, in einem wenig harmonischen Team Mobbingopfer zu werden. Zumeist stehen die erzielten Arbeitsergebnisse in keinem angemessenen Verhältnis zu den eingesetzten Ressourcen. Letztlich fühlt sich der zum Perfektionismus neigende Mitarbeiter von den beruflichen Zwängen überfordert, die motivierenden Erfolgserlebnisse bleiben aus und die Unzufriedenheit steigt kontinuierlich an. Winston Churchill erkannte: Perfektion bedeutet Lähmung Schrauben wir unseren Leistungsanspruch also von Perfektion auf Qualität zurück. Zwingen Sie sich, den Anspruch auf perfektes Arbeiten durch den Anspruch auf gutes Arbeiten zu ersetzen: ----- --- Sie müssen nicht überpünktlich sein, es genügt vollauf Pünktlichkeit. Sie müssen nicht fehlerlos arbeiten (was auf Dauer sowieso nicht zu erreichen ist), sollten allerdings bereit sein, aus gemachten Fehlern zu lernen. Sie müssen nicht alles im Griff haben, sondern sollten besser hin und wieder Mut zur Lücke aufweisen. Sie müssen nicht alles in eigener Regie behalten nach dem Motto „Nur was ich selber mache, ist wirklich gemacht“. Wozu gibt es die Möglichkeit des Delegierens? Sie müssen nicht alles wissen. Wozu gibt es Nachschlagewerke u.ä.? Sie müssen als Vorgesetzter nicht alle Arbeiten Ihrer Mitarbeiter kontrollieren. Mit gut überlegten Stichprobenkontrollen kommen Sie Ihrer Führungsverantwortung nach. 17 --- -- Sie müssen nicht für einen stets „geleckt“ erscheinenden Arbeitsplatz sorgen. Das Aufräumen am Ende des Arbeitstages sollte reichen. Sie müssen sich nicht in jedes Detail einer schriftlichen Arbeit vertiefen. Besser wäre es, zunächst die gesamte Arbeit zu Papier zu bringen und danach gezielt an Formulierungen zu feilen. Sie müssen von anderen Menschen kein perfektes Arbeiten erwarten, sondern sollten auch Toleranz im Umgang mit vermeintlichen Schwächen anderer Menschen üben. Indem Sie sich für Ihre Arbeiten ein für eine gute Aufgabenerledigung in Betracht kommendes Zeitlimit setzen und dieses auch diszipliniert im Auge behalten, befinden Sie sich auf einem guten Weg, den störenden Perfektionismus um jeden Preis durch schnelleres und produktiveres Arbeiten zu ersetzen. 7. Planen Sie den Arbeitstag schriftlich Künftig sollten Sie ihren Tätigkeiten planvoll nachkommen und nicht nach Lust und Laune oder wie es sich gerade ergibt. Planen heißt nicht – wie manche Spaßvögel behaupten – den Zufall durch den Irrtum zu ersetzen, sondern Planen bedeutet aktives Strukturieren des zukünftigen Geschehens. Ohne Planung wird Arbeit zur reinen Glückssache. Ohne Planung geht viel kostbare Zeit verloren. Natürlich bringt jede Planung eine gewisse Einschränkung der Freiheit mit sich, denn man kann nicht mehr „von der Hand in den Mund leben“. Dieses Manko wird aber aufgehoben, denn bei rechtzeitiger Planung können wir von unseren eigenen Prioritäten und Zielen ausgehen und am ehesten unsere Bedürfnisse berücksichtigen. Haben unsere vorstehenden Ausführungen Ihnen die Augen für die Bedeutung eines gezielten und systematischen Zeitmanagements geöffnet, sollten Sie mit dem Aufstellen von Tagesplänen beginnen. Um nichts zu vergessen, sich zu genauen Festlegungen zu zwingen, sich selbst zu motivieren und eine Selbstkontrolle zu ermöglichen, ist eine schriftliche Planung unumgänglich. Auch verlieren Zeitpläne, die man nur im Kopf hat, an Bedeutung („Aus den Augen – aus dem Sinn“) und werden leichter umgeworfen. Für das tägliche Aufgabenmanagement stellt die ALPEN-Methode ein effektives Planungsinstrument dar. Mit ihrer Hilfe verschaffen Sie sich einen detaillierten Überblick über die am nächsten Arbeitstag zu erledigenden Aufgaben. Dabei werden die jeweiligen Tätigkeiten mit Angaben zu Priorität und Zeitdauer versehen, so dass Ihnen ein konzentriertes Abarbeiten des Tagesplanes ermöglicht wird. Diese Methode ist relativ einfach und erfordert mit ein wenig Übung nur eine tägliche Planungszeit von etwa 5 Minuten. 18 ALPEN-Methode A ufgaben, Aktivitäten und Termine zusammenstellen L änge der Aktivitäten schätzen P ufferzeiten für Unvorhergesehenes reservieren E ntscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen N achkontrolle – Unerledigtes übertragen 1. Stufe: Aufgaben, Aktivitäten und Termine zusammenstellen Notieren Sie am Vorabend jene Tätigkeiten, die Sie am nächsten Tag erledigen möchten: Unerledigtes von heute Neu hinzukommende Aufgaben Wahrzunehmende Termine Diktier- (möglichst Phono-Diktat, da hiermit insgesamt der geringste Zeitaufwand verbunden ist) / Telefon-Blöcke Periodisch wiederkehrende Aktivitäten (z.B. Meetings) Aufgaben aus Ihrem Wochen-/Monatsplan Langwierige Tätigkeiten unterteilen Sie in einzelne Aufgabensegmente. Dann setzen Sie sich nicht mehr mit einem besonders umfangreichen und kaum zu überwindenden Arbeitsvolumen auseinander, sondern beschäftigen sich mit kürzeren und überschaubaren Etappen (Salamitaktik). Erste Teilerfolge wirken motivierend und vermitteln Ihnen das Gefühl, etwas geleistet zu haben mit der Folge, dass Sie zufriedener und innerlich ausgeglichener zu Werke gehen. Gleichartige Tätigkeiten, so beispielsweise das Lesen und Beantworten von Korrespondenz, die Erledigung von Routineaufgaben oder das Führen von Telefonaten sollten zu Aufgabenblöcken gebündelt werden. Durch Serienfertigung rationalisiert die Industrie Produktionsvorgänge – Sie können dies durch Aufgabenbündelung ebenfalls! 2. Stufe: Länge der Erledingungszeiten für Ihre Aktivitäten schätzen Sind Sie mit der Bewirtschaftung eines Budgets betraut, achten Sie streng darauf, die zugewiesenen Mittel nicht zu überschreiten. Gehen Sie gleichermaßen bei der Bewirtschaftung Ihrer Zeit vor und notieren Sie hinter jeder Tätigkeit den ungefähren Zeitbedarf. Ist ein konkreter Zeitbedarf fixiert, mobilisieren Sie Ihre Kräfte und 19 zwingen sich bei dem Abarbeiten Ihres Tagesplanes zur Einhaltung des Limits. Die Ausrede „Das dauert halt seine Zeit“ greift jetzt nicht mehr, sondern Sie arbeiten erheblich konzentrierter und unterbinden Störungen konsequenter. Bei den zu Aufgabenblöcken gebündelten Tätigkeiten fassen Sie die Erledigungszeiten zu einer Zeitspanne zusammen. Sie werden bei der Schätzung von Erledigungszeiten auch Pausenzeiten einbeziehen. Höchste Konzentration ist nur für eine kurze Zeit möglich: Je höher Ihre Beanspruchung ist, desto schneller sollte eine Pause eingelegt werden. In vielen Untersuchungen stellte sich heraus, dass sich Ermüdungserscheinungen in der Regel besser durch häufige kurze als durch wenige lange Entspannungspausen bekämpfen lassen. Arbeitsmediziner ordnen den Erholwert von Pausen innerhalb der ersten fünf Minuten als sehr hoch ein – nach dieser Zeitspanne erholen wir uns kaum noch. Mit kurzen Arbeitspausen lassen sich erstaunliche Leistungsverbesserungen erzielen. Allein die Aussicht auf eine baldige Pause lässt bei den meisten Menschen die Leistung steigen. Wer mehrere Stunden ohne Pausen arbeitet, schaltet nach einiger Zeit auf „Sparflamme“ um und verschafft sich inoffizielle Pausen – etwa durch Abschalten, umständliches Suchen, längere Blicke aus dem Fenster, Tagträumereien. In Ermüdungsfällen ist es günstiger, entweder zu pausieren und über Bewegung („sich die Beine vertreten“) den Blutkreislauf anzuregen, was der Konzentrationsfähigkeit dient, oder ganz aufzuhören. Lockerungs- und Entspannungsübungen können ebenfalls Wunder wirken. Ein weiteres Durchwursteln wäre stark fehlerbehaftet und ineffizient. Wägen Sie nur fünf Minuten Pause gegen den Zeitverlust ab, den es kosten würde, einen Fehler auszubügeln oder eine mangelhafte Arbeit nachzubessern. Und schon betrachten Sie Pausen nicht mehr als Zeitverschwendung, 20 sondern als erholsames Auftanken von Energie. Mit ausreichenden Pausen tragen Sie auch dem biologisch notwendigen Wechsel zwischen Anspannung und Entspannung Rechnung. Übrigens: Ihr Leistungsvermögen ist auch von der Raumtemperatur abhängig. Wenn eine Temperatur um 20 Grad Celsius herrscht, klappt die Organisation in unserem Körper bestens. Bei mehr Wärme stellen sich Gefäßerweiterungen ein, aus denen Ermüdungserscheinungen resultieren. Fazit: Mit jedem Grad mehr Wärme wird 4% weniger Arbeit geleistet. 3. Stufe: Pufferzeiten für Unvorhergesehenes reservieren Zunächst eine kleine Rechenaufgabe: Welches Zeitbudget würden Sie im Grundsatz bei einer Arbeitszeit von 8 Stunden täglich für Ihre A-, B- und C-Aufgaben vorsehen? Beachten Sie hierbei den auf Seite 9 dargestellten Wert der verschiedenen Aufgaben: Lautet Ihr Ergebnis A-Aufgaben = 3 Stunden, B-Aufgaben = 1 Stunde, C-Aufgaben = 45 Minuten, ist Ihnen von Herzen zu gratulieren. Ihnen unterlief nicht der Fehler, den gesamten Arbeitstag zu verplanen. Hätten Sie die gesamte Zeit ausgebucht, blieben keine Spielräume mehr für Unvorhergesehenes, nicht abweisbare Zeitdiebe oder persönliche Bedürfnisse. Aus Erfahrung wissen wir, dass sich trotz exakter Planung nicht jede Eventualität einbeziehen läßt (Und erstens kommt es anders und zweitens als man denkt...). Demzufolge sehen wir Pufferzeiten vor, die uns Platz zum Bewegen und Raum für taktisches Einteilen geben. Zudem geraten wir mit Pufferzeiten weniger unter den Druck des Dringlichen, werden nicht „überrumpelt“ oder in die Enge getrieben, sondern zeigen Gelassenheit bei unvorhergesehenen Ereignissen. Eine Grundregel der Zeitplanung besagt, nicht mehr als 60 % der zur Verfügung stehenden Zeit in Beschlag zu nehmen: Verplanbare Zeit für Tagesplan Reserve für Unerwartetes Reserve für spontane und soziale Aktivitäten 60 % 20 % 20 % Läuft alles wie vorgesehen, können Sie Pufferzeiten nach Belieben verwenden. Diese unverplanten Zeiten geben Ihnen ein gutes Gefühl und damit Energie. 4. Stufe: Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen Übersteigen die für den nächsten Arbeitstag vorgesehenen Tätigkeiten von ihrem Zeitansatz her die verplanbare Zeit von 60 %, werden Sie sich auf dieses Zeitvolumen beschränken und den Rotstift ansetzen. Streichen Sie einen eher unwichtigen C-Punkt, nehmen Sie bei großzügig bemessenen Bearbeitungszeiten Kürzungen auf ein realistisches Maß vor und loten Sie Delegations- oder 21 Rationalisierungsmöglichkeiten aus. Können dennoch 60 % des Zeitvolumens nicht eingehalten werden, verschieben Sie einige Tätigkeiten auf nachfolgende Tage. Nach den ersten vier Schritten der ALPEN-Methode steht Ihnen ein Tagesplan zur Verfügung. Mit ihm liegt Ihnen zu Beginn eines jeden Arbeitstages eine Übersicht über das vor, was zu erledigen ist. Einer ansonsten „im Eifer des Gefechts“ auftretenden Vergesslichkeit wird entgegengewirkt sowie eine Reduzierung von Verzettelung bewirkt. Die Überschaubarkeit der Aufgaben sorgt dafür, dass Ihr Arbeitstag strukturiert ist und dass Sie in regelmäßigen Abständen das Gefühl haben können, etwas hinter sich gebracht zu haben. Dies wirkt motivierend, nun auch die nächsten Aufgaben mit Elan anzupacken. Bitte beachten Sie bei Aufstellung von Tagesplänen folgende Hinweise: -- Ein realistischer Tagesplan muß immer auf das reduziert werden, was Sie tatsächlich auch bewältigen können. -- Zählen Sie nicht zu der Spezies der Nachtmenschen, beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit den wichtigsten Aufgabe. Sie erfordern unsere ungeminderte Kraft und werden uns wahrscheinlich in ausgeruhtem Zustand am ehesten für den Rest des Tages motivierende Erfolgserlebnisse vermitteln. Nicht umsonst sagt die Volksweisheit: „Morgenstund hat Gold im Mund“ -- Für Routinen (z.B. E-Mails, Telefonate, Diktate, Posteingang) feste Zeiten vorsehen. -- Sperrzeiten eintragen. -- C-Aufgaben möglichst in Phasen des Leistungstiefs (bei den meisten Menschen unmittelbar nach der Mittagspause) erledigen. Natürlich können Sie an Stelle des mit einfachsten Mitteln (Papier und Bleistift) aufzustellenden Tagesplans auch in Leder gebundene Zeitplanbücher oder einen mit entsprechender Software ausgestatteten elektronischen Timer (Notebook, Handheld, Personal Digital Assistent) nutzen. 5. Stufe: Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen Die letzten 10 Minuten des Arbeitstages nutzen Sie sowohl für die Nachkontrolle des im Regelfall abgearbeiteten Tagesplanes als auch für die Aufstellung des Tagesplanes für den nächsten Arbeitstag. Sie ziehen bei der Nachkontrolle Bilanz und ventilieren beispielsweise die Fragen: Habe ich heute meine Top-Prioritäten (A-Aufgaben) erledigen können? Welche weiteren Tätigkeiten wurden erledigt, welche nicht? Habe ich meine Leistungsfähigkeit in Bezug auf die anstehenden Aufgaben richtig eingeschätzt? Wurde das Pareto-Prinzip von mir konsequent angewandt? Ist bei bestimmten Aufgaben eine Änderung der Prioritäten erforderlich? War es sinnvoll, die bewältigten Aufgaben zu erledigen? Sind die eingefahrenen Gleise wirklich noch aktuell? 22 Waren die vorgesehenen Erledigungszeiten zu kurz? Waren die vorgesehenen Erledigungszeiten zu lang (Achtung: Aufgaben dehnen sich gern bis sie genau die Zeit ausfüllen, die eingeplant war)? Wäre eine rationellere Erledigung der Aufgabe möglich gewesen? Wie bin ich heute mit Störungen umgegangen? Habe ich angemessen „NEIN“ gesagt? Hat meine Zeitplanung insgesamt funktioniert? Wie habe ich mich heute gefühlt? Die Ergebnisse aus Ihrer Rückschau beziehen Sie unbedingt in künftige Zeitplanungen ein. Trotz sorgfältiger Planung werden hin und wieder Tätigkeiten unerledigt bleiben. Diesen Überhang übertragen Sie auf den nächsten Tag, womit für Sie ein positiver Erledigungszwang verbunden ist. Wurden Tätigkeiten von Ihnen bereits mehrfach übertragen, nehmen Sie sich in die Pflicht. Entweder erledigen Sie sie sogleich oder sie werden gestrichen. Andernfalls würde Sie Ihr schlechtes Gewissen weiter belasten und demotivierend wirken. Insgesamt werden die erledigten Aufgaben überwiegen, so dass Sie mit einem guten Gefühl den Feierabend beginnen und genießen können. Ihre ausgewerteten Tagespläne, in einem separaten Ordner gesammelt, stellen eine Dokumentation über Ihre geleistete Arbeit dar und können Ihnen in bestimmten Fällen als Nachweis und Protokoll für Ihre Aktivitäten dienen. Bei Arbeitsschluß sollte Ihre letzte „Amtshandlung“ darin bestehen, Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen. Mit dem obenauf liegenden fertigen Zeitplan für den nächsten Arbeitstag wird Ihnen am kommenden Morgen der Tag nicht wie eine große, schwere Last erscheinen, sondern wird durchsichtig, greifbar und lohnend. Hat sich das Aufstellen und Abarbeiten von Tagesplänen eingespielt, werden Sie mit Wochen- und Monatsplänen längerfristig Ihren Arbeitseinsatz steuern. Auch wenn Sie bei Berücksichtigung unserer Empfehlungen liebgewonnene Verhaltensweisen revidieren und heilige Kühe schlachten müssen, sollten Sie der Empfehlung von Goethe folgen: Es ist nicht genug zu wissen, man muß es auch anwenden. Es ist nicht genug zu wollen, man muß es auch tun. Erläuterungen zum Test auf Seite 7: Ihr persönlicher Aufschieberitis – Quotient: 10 - 15 Sie haben im allgemeinen keine Aufschieberitis-Probleme 16 - 22 Sie haben durchschnittliche Aufschieberitis-Probleme 23 - 30 Sie haben voraussichtlich ernsthafte Aufschieberitis-Probleme
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