Alles sofort? – Wie Sie Prioritäten richtig setzen

Effektive Chefentlastung
Alles sofort? – Wie Sie Prioritäten richtig setzen
Gerade wenn Sie für mehrere Vorgesetzte arbeiten, geraten Sie oftmals in die Schusslinie. So
kann es sein, dass Sie von zwei Vorgesetzten Aufträge erhalten, beide natürlich super
dringend und mit oberster Priorität zu behandeln. Will keiner der beiden von seiner Position
abrücken, heißt es, einen klaren Kopf und Ruhe zu bewahren.
Fordern Sie grundsätzlich bei jedem neuen Auftrag klare Prioritäten und Zeitvorgaben ein. Bleiben
Sie dabei hartnäckig, damit Sie auf keinen Fall in einen Machtkampf hineingezogen werden.
Vorgehen bei Prioritätenkonflikten
Aussage von Herrn B:
„Frau Schmitt, bitte erledigen Sie doch diese Auftragsannahme als Erstes, die Ausarbeitung der
Schulungsunterlagen von Herrn A können ja ruhig noch warten, nicht wahr?“
Wie gehen Sie vor?
Machen Sie deutlich, dass Sie den Auftrag von Herrn A mit dem Termin heute zuerst übertragen
bekommen haben und bitten Sie Ihren weiteren Chef, die Sache doch direkt mit Herrn A zu klären. Die
beiden sollen die Prioritäten untereinander für Sie ausmachen.
So antworten Sie:
„Ich habe diesen Auftrag von Herrn A vor zwei Tagen mit der Deadline für heute und oberster Priorität
erhalten. Wenn ich diesen Auftrag erledigt habe, bleibt mir noch Zeit, Ihre Auftragsannahme zu
bearbeiten und dann morgen nach Vervollständigung in die Buchhaltung zu geben. Ist das in
Ordnung?“
Oder:
„Bitte klären Sie die Prioritäten direkt mit Herrn A ab. Ich erledige gerne denjenigen Auftrag zuerst, der
die höchste Priorität für unser Unternehmen hat.“
Fünf Grundregeln für das Prioritätensetzen
1. Sobald Prioritäten unklar sind oder sich widersprechen, frage ich nach.
2. Bei widersprüchlichen Prioritäten von unterschiedlichen Mitarbeitern, überlasse ich die
Entscheidung den Betroffenen.
3. Wichtige Aufgaben, die nicht dringend sind, plane ich langfristig, so dass sie erledigt sind,
bevor sie dringend werden.
4. Aufwändige Aufgaben teile ich in übersichtliche Arbeitspakete oder reserviere dafür
störungsarme Zeiten.
5. Ich sehe auf einen Blick, welche Aufgaben noch anliegen und welche Priorität sie haben.
Setzen Sie Prioritäten gemeinsam
A-Aufgaben
► A-Aufgaben sind
die wichtigsten
Aufgaben. Sie bringen
Ihnen den größten
Arbeitserfolg. Diese
haben oberste
Priorität.
► Durch mangelnde
Planung und
Aufschieben können
viele wichtige
Aufgaben auch
dringend werden.
► Sie sind nicht
delegierbar und für die
Erfüllung der
ausgeübten Funktion
von größtem Wert.
► Mit A-Aufgaben
verbringen Sie ca. 15
Prozent Ihrer
Arbeitszeit.
Beispiele:
Kündigungen,
Genehmigungen,
Endkontrollen, evtl.
Terminsachen.
B-Aufgaben
C-Aufgaben
► B-Aufgaben sind
wichtig, aber weniger
dringlich.
► C-Aufgaben sind
dringlich, aber nicht
wichtig.
► Langfristige
Planungen, wichtige
Meetings,
Präsentationen
bereiten Sie hier vor.
► Diese Aufgaben
gaukeln Ihnen vor,
dass sie dringend
erledigt werden
müssen. Hierbei
handelt es sich meist
um Routine-Aufgaben
wie Verwaltung,
Lektüre oder Ablage.
► Achten Sie immer
auf die B-Aufgaben.
Denn wenn Sie diese
ignorieren, dann
werden sie zu AAufgaben. Stress und
Überforderung sind
vorprogrammiert.
► Diese Aufgaben
sind delegierbar. Sie
besitzen nur noch
mäßige Wichtigkeit für
die Erfüllung der
ausgeübten Funktion /
die Erreichung von
Zielen.
► Mit B-Aufgaben
verbringen Sie ca. 20
Prozent Ihrer
Arbeitszeit.
► Oder die Aufgaben
sind für Dritte
wichtig, Anrufer,
Zufallsbesucher,
Besprechungen.
P-Aufgaben
► Das „P“ steht für
den Papierkorb.
Beispiele:
Irgendwelche
pseudowichtigen EMails,
Wurfsendungen,
Werbung mit
Informationen, die im
ersten Moment als
wichtig erscheinen
und sich dann als
unwichtig
herausstellen.
► C-Aufgaben sind
grundsätzlich
delegierbar.
► Mit C-Aufgaben
verbringen Sie ca. 65
Prozent Ihrer
Arbeitszeit.
Beispiele: Erstellen
von Statistiken,
Ablage, Telefonate
Beispiele:
Kundenbriefe,
Präsentationen,
Meetings, Verträge
Aufgabenerledigung nach der Eisenhower-Methode
 Erledigen Sie A-Aufgaben sofort (sehr wichtig, können nur Sie selbst erledigen).
 Terminieren Sie B-Aufgaben (wichtig – aber weniger dringlich – müssen in die Terminplanung
übernommen werden).
 Delegieren Sie die C-Aufgaben (weniger wichtig – aber doch dringend – können unter
Umständen reduziert werden).
Dieser Artikel stammt aus der August-Schwerpunktausgabe „Gemeinsam stark“ 11/2013 von
Sekretärinnen Service.
Bestell-Hotline
Wir freuen uns auf Ihren
Anruf unter
08233/23 7850
Bestellung per eMail:
[email protected]
Erreichbar Mo.-Fr.
zwischen 9.00 und 18.00 Uhr
Bestellung per Fax:
08233/23 7860
www.sekretaerinnen-service.de

Download Report