www.mclarensoftware.fr Etude de Cas Synerail Construction Gain de temps et traçabilité optimisée dans le Projet GSM Rail grâce à McLaren FusionLive Pourquoi une gestion électronique des documents ? Le déploiement du GSM-R au niveau national implique une diversité des acteurs, avec une obligation de cohésion documentaire. Ceci implique une maîtrise chronophage des documents ainsi que la nécessité de dématérialiser certains dossiers spécifiques avec des risques de réserves en fin de projet. Ce déploiement suppose enfin que chaque utilisateur soit formé à un moment différent dans le projet. L’objectif d’une telle GED «industrielle» est donc la suivante: SYNERAIL Construction SYNERAIL Construction Direction QSER ■■ Produire des documents électroniques Par type de dossier avec une référence unique. Ceux-ci sont ensuite intégrés directement dans le workflow selon le cycle de vie des documents du projet. Chaque document passe par la chaîne de validation/ workflow avant d’être approuvé. ■■ Rechercher des documents par mots clés, référence ou en plein texte SYNEGED Partenaires & Aménageurs SYNERAIL Exploitation Afin de diffuser de façon décentralisée la documentation aux sociétés partenaires, sous-traitants et clients du projet et de rattacher automatiquement les fiches relatives aux contrôles des documents correspondants. Le projet GSM-Rail comprend dans le cadre d’un contrat de partenariat privé public, le financement, la conception, la construction, l’exploitation et la maintenance d’un réseau de télécommunications dédié à l’exploitation ferroviaire, et la gestion des risques correspondants. SYNERAIL est une société de projet, détenue par VINCI (30 %), SFR (30 %), AXA Private Equity (30 %) et TDF (10 %). Pour constituer ce réseau, SYNERAIL va déployer environ 2 000 sites radio BTS sur les 11 500 Kms de voies ferrées concernées par le projet. ■■ Echanger des documents électroniques en toute sécurité SYNERAIL Construction Direction Technique RFF & Organisme Technique ■■ Maîtriser l’ensemble des documents techniques Projet GSM-Rail ■■ Sécuriser, consulter et télécharger des documents selon le profil Tous les échanges sont également enregistrés. Dématérialisation de 200 fichiers/ site soit 400 000 fichiers www.mclarensoftware.fr 2 Pourquoi la solution McLaren FusionLive SYNERAIL et RFF La signature d’un contrat de partenariat historique. La solution FusionLive de Mclaren Software a été choisie afin de répondre à quatre grands enjeux : Il s’agit tout d’abord du premier contrat de Partenariat Public Privé ferroviaire ; il ouvre la porte à une nouvelle forme de financement pour le développement du rail français. ■■ Gestion des projets La GED permet de créer des modèles de projets correspondant aux dossiers spécifiques nécessaires au déploiement du GSM-R, ainsi qu’une gestion des droits adaptés à chacun des projets et dossiers. McLaren FusionLive permet également la sauvegarde et le partage des critères de recherche avec d’autres utilisateurs. ■■ Codification spécifique des documents Le modèle de projet est organisé en dossiers et sous dossiers. De plus, la synchronisation du modèle permet de paramétrer les droits d’accès de l’ensemble des projets créés ainsi que leurs mises à jour selon les évolutions des modèles de dossiers. La codification d’un document est constituée de l’enchaînement de caractères et sert de clef d’identification unique de chaque document dans la GED. Cette codification assure l’unicité des références ainsi que l’homogénéité des documents. ■■ Recherche de document FusionLive offre la possibilité de rechercher un document : •par exploration de l’arborescence des projets •par mot-clé ou recherche plein texte •par référence, selon la codification définie par SYNERAIL •par critère, à l’aide d’un profil de recherche ou non ■■ Les fonctions de workflow et de notification « McLaren FusionLive nous permet une meilleure traçabilité de nos documents projet ainsi qu’un gain de temps considérable. Le module de BPM* représente une valeur ajoutée essentielle de la solution » Romuald Peton La GED FusionLive permet la validation d’un document par un utilisateur unique en adressant une demande de validation. La personne qui clôture cette demande de validation peut également affecter un statut (par exemple : rejeté, accepté avec réserve…). Toutes les demandes de validations sont consultables par les utilisateurs afin de connaitre leurs états (en attente, clôturé…). Un utilisateur peut enfin notifier un ou plusieurs documents situés dans un même dossier, permettant à chaque utilisateurs d’être informés des nouveaux documents déposés. Direction Qualité Sécurité Environnement * BPM= gestion de processus métier McLaren Software, filiale du groupe IDOX, est leader des solutions de Gestion Collaborative de Documents, Processus et Contrôle pour l’Ingénierie et la Construction. Nos clients sont actifs dans les secteurs de la construction, de l’ingénierie, de l’industrie et des ressources naturelles (pétrole, gaz…). Mclaren Software aide les entreprises de Construction et d’Ingénierie ainsi que les maîtres d’ouvrages et propriétaires d’actifs dans les différentes étapes du cycle de vie de leurs projets, de la conception à l’exploitation/maintenance, en passant par la construction et la gestion des levées de réserves. Les solutions McLaren Software sont disponibles, soit en ligne en mode SaaS/Cloud, soit dédiées à l’échelle de l’entreprise ou encore hébergées en ligne par nos soins dans nos centres de données en Europe, Etats-Unis et Moyen-Orient. McLaren Software est présent mondialement avec des bureaux en Europe, aux Etats-Unis et en Asie-Pacifique. Pour de plus amples informations, envoyez-nous un e-mail à [email protected] ou rendez-vous sur notre site Web www.mclarensoftware.fr. McLaren Software Paris McLaren Software Rennes Bureaux régionaux : 37-39 avenue Ledru-Rollin 75012 Paris France 6B, Rue du Pâtis Tatelin 35 708 Rennes France Crawley, Angleterre Tél. +44 (0) 1293 560056 San Francisco, États-Unis Tél. +1 415 882 1888 Tél : +33 (0)1 56 95 16 79 Fax : +33 (0)1 56 95 16 16 Tél : +33 (0) 2 99 27 60 00 Fax : +33 (0) 2 99 27 60 01 Londres, Angleterre Tél. +44 (0) 207 332 6000 Houston, États-Unis Tél +1 713 357 4710 Glasgow, Écosse Tél. +44 141 227 7600 Perth, Australie Tél. +61 8 6316 4500 Francfort, Allemagne Tél. +49 69 686 023-0 Pune, Inde Tél. +91 20 668 336 00 © Idox plc. CAFMTM est une marque de FMx. Les idées, solutions, suggestions, astuces et procédures présentes dans ce document sont la propriété intellectuelle d’Idox plc et sont protégées par droit d'auteur. Elles ne peuvent en aucun cas être reproduites, transmises à des tiers ou utilisées sous quelque forme que ce soit à des fins commerciales, sans l’autorisation expresse du groupe Idox.
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