Guide pratique de transmission des dossiers et des

Evaluation des établissements, des entités
de recherche, des formations et diplômes
Guide pratique de transmission des dossiers et
des informations au HCERES
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Dates à retenir
Envoi par l’établissement d’une adresse mèl générique qui servira d’identifiant de connexion, d’une
part, pour le dépôt des dossiers d’évaluation sur la plateforme PELICAN (cf § 2), d’autre part, pour
l’envoi automatique de mèls pour la consultation des rapports et le dépôt des observations sur
l’application de gestion électronique de document (GED) du HCERES.
A NOTER : Dans le cas des entités de recherche, cette adresse générique servira aussi pour l’envoi
des rapports d’évaluation aux établissements.
Pour éviter les dépôts multiples de dossiers pour une même entité, les établissements et/ou
organismes concernés par cette entité désignent l’un d’entre eux comme responsable du dépôt.
Envoi à : [email protected]
26 mars 2015
(délai maximum)
Entités de recherche
La liste des unités de recherche, des structures fédératives et des centres d’investigation
Envoi à: [email protected]
Champs de formation et formations
1. La liste prévisionnelle des intitulés des champs de formations dans lesquels l’établissement est
impliqué, en spécifiant pour chaque champ, l’ensemble des établissements impliqués et
l’établissement responsable du dépôt du dossier « Champ » ;
2. Pour chaque champ, la liste de toutes les formations inscrites en principal dans le champ, en
spécifiant pour chaque formation, l’ensemble des établissements impliqués et l’établissement
responsable du dépôt du dossier « Formation ».
Envoi à: [email protected]
Ecoles doctorales
La liste des écoles doctorales en projet
Envoi à: [email protected]
15 octobre 2015
(délai maximum)
Dépôt de l’ensemble des dossiers d’évaluation sur la plateforme PELICAN (cf. § 3).
Dépôt à l’adresse : https://www.collecte.evaluation-contractualisation.fr
A partir de
novembre 2015
Consultation des rapports d’évaluation (si disponibles) et dépôt des observations sur l’application de
gestion électronique de document (GED) du HCERES (cf. § 4).
Consultation et dépôt à l’adresse : https://ged.hceres.fr
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Modalités d’accès sécurisé aux applications informatiques
Les accès à l’application PELICAN (dépôt des dossiers d’évaluation) et à la GED du HCERES (consultation des
rapports d’évaluation du HCERES et dépôt des observations par les entités évaluées) sont sécurisés et nécessitent un
identifiant et un mot de passe.
L’identifiant doit être une adresse de messagerie, de préférence fonctionnelle et pouvant être partagée entre
plusieurs personnes. Ce mail générique sera l’identifiant de l’établissement pour les années futures. Il est conseillé de ne
pas lier l’identifiant à une personne susceptible de changer de fonction (exemples de mèl : [email protected],
[email protected]).
Il y aura au maximum 2 identifiants par établissement ou organisme :
 un identifiant permettant le dépôt des dossiers,
 un identifiant permettant la consultation des rapports d’évaluation et le dépôt des observations.
Vague B : campagne d’évaluation 2015 – 2016
Janvier 2015
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Si l’établissement le souhaite, il peut choisir de n’avoir qu’un seul identifiant pour ces 2 types d’accès et pour les
deux applications.
En outre, la plateforme PELICAN est adaptable aux organisations internes des établissements et organismes de
recherche. Un compte principal est créé par le HCERES et d’autres pourront être créés à volonté par les organisations
elles-mêmes.
Les identifiants, ainsi que les coordonnées (nom, fonction et numéro de téléphone) des correspondants
responsables des dépôts de dossiers, de la consultation des rapports et du dépôt des observations, doivent être
communiqués au HCERES pour le 26 mars 2015, en spécifiant en objet « Demande de login PELICAN », à l’adresse :
[email protected].
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3.1
Dépôt des dossiers d’évaluation sur la plateforme PELICAN
Etapes de dépôt d’un dossier d’évaluation
La plateforme d’échanges commune PELICAN mise en place par le HCERES et le Ministère de l’éducation
nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche permet de transmettre les dossiers pour l’évaluation des
établissements, des unités de recherche, des structures fédératives, des centres d’investigation clinique, des licences, des
licences professionnelles, des masters et des écoles doctorales.
Les informations saisies et transmises par les établissements et organismes seront utilisées par le HCERES et par
les experts pour la réalisation des évaluations.
Le dépôt d’un dossier d’évaluation se déroule en 2 étapes :
1. Vérification et complémentation des informations préenregistrées dans les formulaires.
Les formulaires en ligne permettent de décrire chaque entité évaluée (responsables, coordonnées,
établissements et organismes de rattachement, disciplines…). Certains champs sont pré-remplis à partir
des listes envoyées au HCERES et/ou des référentiels connus du Ministère ;
2. Dépôt des différents fichiers, puis validation du dépôt.
Tant que la validation du dépôt des fichiers n’est pas effectuée, les dossiers restent modifiables et
l’évaluation ne peut pas débuter.
Pour toute information complémentaire sur la plateforme PELICAN, il est possible de consulter en ligne, sans
authentification préalable, le guide de l’utilisateur, la foire aux questions (FAQ) et le guide de dépôt des dossiers
d’évaluation. Les fichiers ne devront pas dépasser 50 Mo au total, ce qui suppose d’éviter au maximum les logos,
images, copies de page Internet.
3.2
Dépôt des fichiers composant les dossiers d’évaluation
Le HCERES ne souhaite pas recevoir d’exemplaire « papier » des dossiers d’évaluation, à l’exception des pièces
suivantes du dossier établissement, à communiquer en trois exemplaires à l’entité en charge de ces évaluations au sein du
HCERES :
 Le rapport d’autoévaluation ;
 la déclaration des axes stratégiques de développement de l’établissement ;
 les données de caractérisation de l’établissement ;
 les indicateurs propres à l’établissement, dont les indicateurs contractuels.
Par ailleurs, il conviendra d’adresser une version papier à l’expert ou au représentant HCERES qui en ferait
directement la demande.
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Consultation des rapports d’évaluation du HCERES et dépôt des observations
Le rapport d’évaluation sera transmis aux établissements et organismes, au moyen de la GED, l’application
sécurisée de suivi des évaluations, propre au HCERES et accessible par internet à l’adresse https://ged.hceres.fr.
L’application permettra aux établissements et organismes de prendre connaissance des rapports d’évaluation les
concernant. Les correspondants des établissements et organismes déclarés sur l’application (cf § 2) recevront ces
rapports, par mèl automatique, dès leur disponibilité. Ce mèl précisera aussi les modalités de transmission au HCERES des
observations relatives à chaque rapport.
Un guide d’utilisation de la GED pour l’accès au rapport d’évaluation de l’AERES et le dépôt des observations sera
joint au mèl automatique. L’adresse mèl [email protected] peut être utilisée pour toutes questions ou difficultés
rencontrées.
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