PROCEDIMIENTO PARA EL INICIO Y EJECUCIÓN DE LOS ESTUDIOS Una vez aprobado el Estudio por el Comité Técnico y otorgada la no objeción del BID, se deberán cumplimentar los siguientes 4 PASOS: PASO 1. FIRMA DEL CONVENIO SUBSIDIARIO • • • • • La Dirección Nacional de Preinversión Municipal (DINAPREM) remitirá a la Entidad Beneficiaria (EB), los dos (2) ejemplares del Convenio y la documentación adjunta (ANEXO I: Contrato de Préstamo y Reglamento Operativo, ANEXO II: Términos de Referencia del Estudio, ANEXO III: Funciones del Representante Técnico de la Entidad Beneficiaria). El funcionario designado en el Convenio como Representante de la EB, deberá inicialar todas las hojas del Convenio y los ANEXOS I, II y III. El funcionario autorizante deberá firmar el Convenio. La EB deberá remitir a la DINAPREM los dos (2) ejemplares del Convenio firmados con todos sus Anexos para la suscripción del mismo por parte del Secretario de Asuntos Municipales. A partir de la fecha de firma del Convenio por parte del Secretario de Asuntos Municipales, la EB tiene un plazo de 4 meses para iniciar el Estudio. En caso de incumplimiento de dicho plazo, la DINAPREM podrá disponer la rescisión de dicho Convenio y evaluar la suspensión del acceso a los recursos del Programa por parte de la EB. Se solicita no completar la fecha de firma de Convenio, la misma será consignada por la DINAPREM a partir de la suscripción del mismo por parte del Secretario de Asuntos Municipales. PASO 2. SELECCION DE CONSULTORES • Una vez firmado el Convenio Subsidiario por las Partes, la EB procede a la selección de los Consultores que elaborarán el Estudio. A) SELECCIÓN POR SISTEMA ROSTER • El ROSTER de Consultores del Programa es una Base de Datos que tiene por objetivo facilitar a las Entidades Beneficiarias la formación de equipos de consultores especialistas en distintas temáticas particulares. Son ejemplos de ello: Transporte, Infraestructura, Energía, Financiamiento, Recursos Hídricos, Medio Ambiente, Agricultura, Topografía, Turismo, Urbanismo, Informática, Planificación Regional, Social, etc. • Ver instructivo Roster (ANEXO A1) B) SELECCIÓN POR TERNA (excepciones al ROSTER) • La selección de los Consultores se realizará conforme los siguientes Modelos e Instructivos que integran el ANEXO A2: 25 de Mayo 145, 8vo piso, of.824 – C1002ABC - CABA – Tel.: (011) 4346-1776/1843 – www.municipios.gob.ar 1. 2. 3. 4. 5. 6. • “Nota Modelo Envío Ternas.doc” “Modelo de CV para Ternas.doc” “Instructivo Consultores Profesionales.doc” “Ternas Consultores Profesionales.xls” “Instructivo Consultores Asistentes.doc” “Ternas Consultores Asistentes.xls” La Entidad Beneficiara deberá remitir a la DINAPREM la siguiente documentación: 1. Tabla Resumen de Puntaje (3 Hojas -1 por cada candidato- ) 2. Resultado de la Terna Selección Consultores (1 Hoja) 3. CV de cada consultor firmado en todas las hojas 4. Fotocopia firmada de la 1ra y 2da hoja del DNI 5. Fotocopia de Título(s) académico(s) (adjuntar títulos de todos los ternados FIRMADOS por cada consultor, deben ser los títulos que se computen en la Tabla Resumen de Puntaje) En la selección de los consultores (ya sea por sistema Roster o por Terna) todas las hojas deben estar firmadas por el Representante Técnico de la Entidad Beneficiaria. • La DINAPREM supervisará que la selección de Consultores cumpla con los procedimientos y que la documentación esté completa y firmada. La aprobación de las ternas será comunicada a la Entidad Beneficiaria por nota. PASO 3. CONTRATACION DE CONSULTORES • • • Una vez que la DINAPREM haya aprobado el proceso de selección de consultores, la Entidad Beneficiaria procede a la contratación de los consultores para el inicio del Estudio. Los modelos de contratos serán confeccionados por la DINAPREM, de acuerdo a los datos de los consultores ganadores, los plazos y montos establecidos en los TDRs del Estudio. Los contratos serán enviados por correo electrónico para su suscripción. La E.B. deberá firmar los contratos junto con los consultores y remitirlos a la DINAPREM, adjuntando plan de trabajo, la factura y el comprobante de pago ante la AFIP. La factura corresponderá al pago por la presentación del Plan de Trabajo consensuado por el monto establecido en el TDR. La factura y el comprobante de pago ante la AFIP debe conformarse de acuerdo al “Instructivo para la Confección de Facturas” ANEXO B. El Estudio inicia su Ejecución con la “Fecha de Inicio de Actividades que se consigna en la Cláusula III. A. Duración del Contrato”. En caso de Consultoría Individual, el estudio comienza en la Fecha de Inicio de Actividades del Coordinador del Estudio. PASO 4. EVALUACION Y APROBACION DE LOS INFORMES (ANEXO C) • • • Los consultores deben presentar los Informes conteniendo las actividades y productos establecidos en los TDRs, en los plazos estipulados en el contrato. La E.B. debe analizar y aprobar los Informes de cada consultor. La evaluación de la E.B. deberá consignarse en el “Informe de Revisión y Evaluación”, según corresponda a un PLAN DE TRABAJO (ANEXO C1), INFORME DE AVANCE (ANEXO C2) O INFORME FINAL (ANEXO C3). El Representante Técnico debe firmar, aclarar firma y consignar la fecha de aprobación. 25 de Mayo 145, 8vo piso, of.824 – C1002ABC - CABA – Tel.: (011) 4346-1776/1843 – www.municipios.gob.ar • • • • La documentación a remitir a la DINAPREM será la siguiente: nota de elevación firmada por el Representante Técnico, el “Informe de Revisión y Evaluación”, el Informe del Consultor, la factura y el comprobante de pago ante la AFIP ambos correspondientes al mes de entrega del informe. El ejemplar del Informe del Consultor, que deberá estar firmado y aclarado en la carátula por el mismo Consultor, Coordinador y Representante Técnico. En el caso del Informe Final, se deberá presentar soporte magnético (CD). El Área Técnica del Programa procederá al análisis y aprobación, en caso que corresponda, del Informe presentado por la E.B. El Área de Programación y Control del Programa se encarga de la revisión de la factura y comprobante de pago ante la AFIP, así como la vigencia del plazo del contrato del consultor. Cuando el Informe y la documentación respaldatoria de pagos fueran aprobadas, la Dirección autorizará el pago y lo remitirá a la Unidad Coordinadora de Programas (UCP) para la confección de los medios de pagos. UCP comunicará al Representante Técnico de la E.B. o al Coordinador del Estudio la disponibilidad de los pagos de los consultores. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PASAJES Y VIATICOS (ANEXO D) La EB deberá presentar la Rendición de los gastos para el reintegro correspondiente mediante el siguiente procedimiento RENDICION/REINTEGRO FINAL DE PASAJES Y VIATICOS • La E.B. debe analizar y aprobar, en caso que corresponda, los gastos en concepto de Pasajes y Viáticos que rindan los Consultores mediante “Formulario de Rendición/Reintegro Final de Pasajes y Viáticos” (ANEXO D3), con el correspondiente “Informe de Viaje” (ANEXO D4), el cual deberá estar firmado por el Consultor y la E.B. • La documentación a presentar ante la DINAPREM será la siguiente: pasajes aéreos, tarjetas de embarque, comprobantes de compra pasajes, pasajes terrestre, comprobantes de traslados en auto, facturas del alojamiento, facturas de alquiler de auto, según corresponda. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE GASTOS DE LOGÍSTICA • • • • • Se pagarán los gastos de logística conforme el monto máximo y los conceptos estipulados en los TDRs del Estudio. Se consideran gastos de logística al conjunto de medios e infraestructura necesarios para llevar a cabo el estudio. No son elegibles los gastos administrativos y la adquisición de bienes. Asimismo, y siguiendo las políticas de BID en la materia, no son elegibles como gastos de logística el desarrollo de estudios de demanda u otros estudios cuyo desarrollo requiera fundamentalmente la contratación de servicios de carácter intelectual y de asesoramiento. Conceptos no excluyentes: publicación de los informes del estudio, estudios de suelo, alquiler de maquinaria, trabajo de campo, ploteo y otros conceptos especificados en el presupuesto de los TDRs. Conceptos excluyentes: fotocopias, anillados, material de librería, adquisición de bienes muebles/inmuebles y otros casos de similar naturaleza. Para la rendición de gastos de logística, la EB debe presentar tres presupuestos y la factura de contratación de los servicios detallados en los TDRs. 25 de Mayo 145, 8vo piso, of.824 – C1002ABC - CABA – Tel.: (011) 4346-1776/1843 – www.municipios.gob.ar • En caso de gastos de logística, no se requiere la presentación del comprobante de pago ante la AFIP. CASOS ESPECIALES * PRÓRROGAS En caso de imposibilidad de cumplimiento de los plazos estipulados, la EB debe presentar antes de la fecha de finalización de los contratos, la solicitud de prórroga de contratos para la finalización o presentación de los informes. Deberá justificar debidamente esta solicitud. No se podrá liberar los pagos por presentación de Informes de Avance/Final de los Consultores fuera de plazo contractual. * AMPLIACION/MODIFICACIÓN DE PERFIL DE CONSULTORES En caso de imposibilidad de disponer de consultores profesionales o asistentes con el perfil detallado en los TDRs en cuanto a antigüedad, especialización, formación de posgrado o doctorado, entre otros antecedentes, la EB debe presentar una nota solicitando la ampliación o modificación del perfil aprobado en los TDRs. Dicha solicitud debe estar debidamente justificada. Dicha solicitud será analizada por las Áreas Técnica y de Programación y Control. La aprobación considerará que la modificación de los perfiles no afecte la calidad de los Estudios en términos de cumplimiento de los componentes, actividades y productos asignados en los TDRs al Consultor correspondiente. 25 de Mayo 145, 8vo piso, of.824 – C1002ABC - CABA – Tel.: (011) 4346-1776/1843 – www.municipios.gob.ar