Stellenausschreibung - Abteilung Personal

Stellenausschreibung
Der Fachbereich 08 - Physik, Mathematik und Informatik -, Sekretariat des Instituts für Physik, sucht
ab 01.12.2016 oder später
eine/einen Verwaltungsmitarbeiter/in
(EG 9 TV-L)
Kenn-Nr.: 6616-08-zi
bis voraussichtlich 05.03.2018 zur Vertretung der Stelleninhaberin. Die Befristung der Stelle erfolgt
zunächst für den Zeitraum bis 01.05.2017, soll dann aber entsprechend der Dauer der von der
Stelleninhaberin voraussichtlich in Anspruch genommenen Elternzeit verlängert werden.
Hinweis: Dies ist eine Entgeltgruppe 9 TV-L mit Zusatz, d.h. Stufe 3 wird nach 5 Jahren in Stufe 2 und
Stufe 4 nach 9 Jahren in Stufe 3 erreicht. Es existieren keine Stufen 5 und 6.
Das Institut für Physik ist eine wissenschaftliche Einrichtung der Johannes Gutenberg-Universität. Ihm
gehören 30 Professorinnen und Professoren an, die von einer entsprechend großen Anzahl von
Mitarbeitern in den Bereichen Wissenschaft, Technik und Verwaltung unterstützt werden. Darüber hinaus
arbeiten zahlreiche Gastwissenschaftler/innen und Studierende aus nahezu allen Teilen der Welt für einige
Wochen oder auch mehrere Jahre bei uns. Das Institutssekretariat ist unsere zentrale Anlaufstelle, sowohl
für die hier Beschäftigten als auch für externe Interessenten.
Von der hier tätigen Mitarbeiterin / dem hier tätigen Mitarbeiter wird daher erwartet, dass sie/er alle bei
ihr/ihm eingehenden Anfragen selbst bearbeitet, soweit sie in ihren/seinen Kompetenzbereich fallen, oder
aber für eine sachgerechte Weiterleitung sorgt. Dies setzt entsprechende Vertrautheit mit den innerhalb
des Instituts, des Fachbereichs und der Universität bestehenden Strukturen, ein hohes Maß an
Eigenständigkeit und Engagement sowie absolute Verschwiegenheit voraus. Die in diesem Rahmen zu
übernehmenden Tätigkeiten umfassen insbesondere das Folgende:
Aufgabengebiet:
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Bearbeitung und Dokumentation der im Bereich des Instituts anfallenden Personalangelegenheiten
unterschriftsreife Vorbereitung von Dienstreiseanträgen etc.
organisatorische Vorbereitung von und Mitarbeit bei Veranstaltungen des Instituts
Erstellen von Sitzungsprotokollen des Leitungsgremiums
allgemeine Organisations- und Koordinierungsarbeiten im Sekretariatsbereich, z. B. Terminplanung,
Vorbereitung von Besprechungen, Dokumentation und Wiedervorlage, Postbearbeitung, Ankündigung
von Veranstaltungen, Bearbeitung von internen und externen Anfragen
Voraussetzungen:
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erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare
Ausbildung
Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz und Sekretariat
Eigeninitiative und Organisationsvermögen
sehr gute Kenntnisse in MS-Office (Outlook, Word, Excel)
sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
gute Englischkenntnisse (vor allem mündliche Kommunikation)
freundliches Auftreten, Belastbarkeit, kommunikative Fähigkeiten und Flexibilität
E-Mail:
Dienstgebäude:
Öffnungszeiten:
[email protected]
Forum 3
Mo, Di, Do, Fr 09:00 bis 12:00 Uhr; Mi geschlossen
6616-08-zi.doc_
Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) D 55099 Mainz • Telefon +49 6131 39-0 • Internet: www.uni-mainz.de
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Kenntnisse weiterer Fremdsprachen sind von Vorteil.
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Bewerbungen Älterer sind erwünscht.
Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ihre schriftliche Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kenn-Nummer: 6616-08-zi
bis zum 02.11.2016
an die Abteilung Personal – PA 1 - der Johannes Gutenberg-Universität Mainz, 55099 Mainz.
Stellenangebote und weitere Informationen auch im Internet: www.uni-mainz.de/personal/

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