白 井 市 庁 舎 移 転 業 務 委 託 仕 様 書 （ 案 ） ※本仕様書は、プロポーザルにおいて提案される内容によって、修正協議のうえ変更となるこ とがあるため、素案とする。 １．本業務の目的 白井市庁舎整備事業に伴い生じる市役所庁舎の移転作業に向け、転用什器、文書、OA 機器、その他転用物品を現庁舎から移転先まで搬送、設置（物品の梱包、開梱、搬送先等 の養生を含む）することを目的とする。 また、目的を達成するための庁舎移転に関するマネジメントを行い、よりスムーズな 庁舎移転とすることを併せて目的とする。 ２．履行期間 契約締結の翌日から平成３０年６月１５日まで（３ヶ年継続事業） ３．履行場所 搬出入を行う場所は、次のとおりとする。 なお、エレベーターは、市が指示するものを使用すること。 （１）仮移転時 搬出場所 施 設 名 称 A.白井市役所現庁舎 所 在 地 白井市復 1123 建 物 階 層 EV の有無 地下 1 階地上 8 階 有3台 建 物 階 層 EV の有無 搬入場所 施 設 名 称 B.白井市役所新築棟 所 在 地 地上 4 階 有2台 地下 1 階地上 3 階 有1台 E.文化センター図書館 白井市復 1148-8 地下 1 階地上 3 階 有2台 D.保健福祉センター 白井市復 1123 同 上 棟 （２）本移転時 搬出場所 施 設 名 称 B.白井市役所新築棟 所 在 地 EV の有無 地上 4 階 有2台 地下 1 階地上 3 階 有1台 E.文化センター図書館 白井市復 1148-8 地下 1 階地上 3 階 有2台 D.保健福祉センター 白井市復 1123 建 物 階 層 同 上 棟 搬入場所 施 設 名 称 B.白井市役所新築棟 所 在 地 白井市復 1123 -1- 建 物 階 層 地上 4 階 EV の有無 有2台 C.白井市役所減築改修 同 上 地下 1 階地上 4 階 有1台 建物階層 EV の有無 棟 （３）不要物品置場 施 設 名 称 白井市役所車庫棟 ※A：現白井市役所庁舎 所 在 地 白井市復 1123 地上 1 階 ― B：平成 29 年度完成予定の新築部分 C：平成 29 年度に完成予定としている A の現白井市役所庁舎を減築改修したも の。 ４．移転作業の時期 市が予定している移転作業は、次の期間となるが、市の業務及び工事に影響のないも のの移転については、別途市と協議のうえ先行作業及び事後作業を可能とする。 なお、詳細な工程等については、別添「白井市庁舎移転マスタースケジュール表」、 「移 転計画詳細スケジュール」のとおりとする。 （１）仮移転作業 平成２９年５月３日から７日の５日間 （２）本移転作業 平成３０年４月２８日から３０日、５月３日から６日の７日間 ５．移転の対象となる物品等 （１）転用什器 事務机・椅子、会議テーブル・椅子、収納ラック、応接セット、カウンター、金 庫、その他の備品 （２）書類、書籍類等 事前に市職員が箱詰めしたもの （３）ＯＡ機器類 ノート型ＰＣ、デスクトップＰＣ、プリンター、コピー機、複合機、レジスター、 シュレッター等 （４）家電類 液晶テレビ、レコーダー、電話機、ＦＡＸ、冷蔵庫、電気ポット等 （５）美術品 絵画、皿・壺等の陶器、工芸品等 （６）観葉植物 ※移転対象となる物品は、参考資料の「什器リスト」に示すが、本業務の再調査によ って移転物品等の種類、数量が変動する場合もある。 -2- ６．業務の概要 本業務の内容は、次に示すとおりとする。 なお、移転作業の準備段階では、受託者がイニシアティブを取り、本業務と別途市が契 約している移転事業者、新規備品購入事業者等と予め連携や調整を取り、庁舎移転作業 時にスムーズに実施できるよう、庁舎移転に係る一切のマネジメントを行うこと。 （１）移転工程表の作成及び工程管理 ① 市の移転計画を基に工程表を作成し、市の承諾を得ること。 ② 承認を受けた工程表に沿って工程管理を行うこと。 ③ 市が招集する工程会議、打合せに出席し、進捗状況説明、工事関係者や他の移 転事業者、新規物品購入先事業者との連携、調整、その他移転に必要な調整を行 うこと。 ④ 工程会議、打合せ等を行ったときは、議事録を作成し、市に承諾を得ること。 （２）移転事前準備作業 事前準備作業とは、移転作業に先立ち事前に移転対象となる物品等を把握（配置、 種類、数量等）するための現地調査を行い、その結果に基づく移転計画図の作成及 び職員等に対し行う説明会の開催、説明会に用いる移転マニュアル等の資料作成を 行うとともに移転に関連する他事業者との調整を図り、庁舎移転をよりスムーズに 行うためのマネジメントを含む。 ① 移転作業実施計画書の作成 ・受託者は、移転作業に向け市と協議を行い、移転作業の日程（事前準備作業を 含む）、各課の移転順序の概略、作業人員計画等を示した移転作業実施計画書 を作成し、市の承諾を得ること。 ② 業務履行体制表の作成 ・本業務を履行するに当たり、組織体制及び業務主任担当者、作業責任者、各業 務の担当者を記した「業務履行体制表」を作成すること。 ③ 移転作業工程表の作成 ・委託期間全体のマスター工程表を作成するとともに仮移転時、本移転時それぞ れの詳細工程表についても作成すること。 ・工程表の作成に当たっては、移転先が工事中となるため、市及び工事関係者と 調整を取ること。 ④ 現地調査等の実施 ・移転対象となる物品等の現状（配置、種類、数量等）の調査及び搬出場所の調 査を行うこと。 ・調査に基づき、移転に際し支障があると思われる物品等を報告すること。 ⑤ 職員用移転マニュアルの作成 ・梱包方法やラベルの貼り方等、職員が行う移転作業の詳細を示すとともに移転 作業の全体概略を記載した「職員用移転マニュアル」を市が指示する部数作成 すること。 -3- ・作成に当たっては、挿絵、図表等を使用し、内容が分かりやすいことに留意す ること。 ・仮移転時、本移転時それぞれのマニュアルを作成すること。 ⑥ 職員事前説明会の開催 ・開催時期は、担当職員と協議のうえ決定し、移転準備の最終段階に職員事前説 明会を移転作業実施の概ね２～３週間前に開催すること。 ・仮移転時、本移転時それぞれの時期に開催すること。 ⑦ 現況物品等の移転ナンバリング図及び移転先の逆ナンバリング図の作図 ・ 「④ 現地調査等の実施」の調査結果を基に移転対象となる物品等へ配置番号を 記した移転ナンバリング図を作成するとともに移転先の配置番号を記した逆 ナンバリング図を作成すること。 ・移転先が工事中のため、市及び工事関係者と調整を取り、移転先のレイアウト を把握すること。 ⑧ 移転物品のナンバリング ⑨ 工事関係者及び他の移転事業者、新規物品購入事業者と事前に打合せを行い、 事業者間の調整を図ること。 ⑩ その他、市の指示するもの （３）移転作業 ① 移転先等の養生の設置及び撤去 ・施設及び備品等への損傷を避けるため、事前に十分な養生を施すこと。 移転作業中に誤って損傷等を与えた場合は、受託者の責任において、補修、交 換等を行うこと。 ・先行設置されていた場合の新規購入物品が移転作業の支障となるときは、併せ て養生等の措置を行うこと。 ・市が開催する内覧会又は式典等のイベントの際には、市が指示する場所の養生 等の一時撤去を行い、終了後に復旧を行うこと。 ・平成２９年度の移転元となる現市役所庁舎（減築改修棟）の養生は、内装改修 工事を行うことから、簡易養生としてかまわない。 ② 移転先什器等の設置位置の隅出し ・転用物品と併せて別途購入する新規物品の隅出しも行うこと。 ③ 梱包資材の提供 ・梱包用段ボール及び梱包資材（ガムテープ、ラベル、エアパッキン等）を事前 に市が指定する場所、日程までに用意すること。 ・梱包用段ボールは、使用に支障がないもの（汚れ、書き込み、損傷等のないも の）に限り、中古品としてもかまわない。 ④ 移転対象物品等の搬出入及び設置（解体、組立、固定等を含む。 ） ・解体、組立が生じるものは、事前に解体・組立方法を調査すること。 ・物品に固定が必要のある場合は、事前に移転先の下地状況を確認し、固定方法 -4- を決定すること。 ⑤ 移転対象物品の移転後の個数確認 ⑥ 移転作業後の梱包材の回収、作業場所の清掃、現庁舎に残る廃棄物品等の移動 ・移転作業の終了後に不要となった梱包用段ボール等を引き取ること。 ・養生撤去後は、後片付け、清掃を行い、市に確認を求めること。 ⑦ 移転業務作業日報及び月報 ・日報へは作業日ごとの作業内容、実働人員等を記載すること。 ・月報は、月ごとに行った業務内容を記載すること。 必要に応じて、議事録、資料を添付すること。 ⑧ 移転作業完了後の確認及び検査への立ち合い ・仮移転時、本移転時それぞれの完了時に実施する検査に立ち会うこと。 ⑨ その他、市の指示すること （４）不要物品等の措置 ① 不要物品は、別途市が契約する事業者により処分するため、市の指示する場所 に集積すること。 ② 仮移転時に転用しないが本移転時に転用する物品については、市の指示する場 所に移動し、埃等を防ぐための養生を施すこと。 （５）イベント等への立ち合い 市が開催する内覧会や式典等のイベントに立ち合い、市の要請に応じ軽微な物品 等の移動、養生の変更等を行える作業員を配置し、対応の取れる体制を確保するこ と。 ７．業務体制 （１）受注者は、一元的な業務体制を確立し、引越しスケジュールに基づき進捗管理を行 うこと。 （２）業務主任担当者を選出し、業務主任担当者選任通知書を提出すること。 また、作業に従事する現場責任者（作業員への指示、監督を行う者）の名簿を決 定次第提出すること。 （３）移転作業においては、移転元、移転先それぞれに現場責任者を配置すること。 （４）移転作業に従事する者には、腕章又は統一された作業着等で当業務の移転作業に 従事していることが確認できる措置を取ること。 ８．移転作業実施上の留意点 （１）作業対象となる施設の出入口では、入退館管理を徹底し、部外者等の出入りのない よう管理すること。 （２）やむを得ず夜間作業を行うときは、市と事前に協議を行い、作業時間、緊急連絡 先、責任者名、従事者名を記載した名簿を提出すること。 （３）作業中に事故等が発生したときは、直ちに市へ報告し、事故報告書を提出するこ -5- と。 （４）情報流出への防止対策を徹底し、紛失・盗難等のないよう細心の注意を払うこと。 （５）移転作業までに移転対象となる物品に対する損害賠償保険等に加入すること。 -6- ９．本業務以外の移転物品及び新規購入備品について 別途市が移転又は購入する備品等は、次のとおりとする。 （１）本業務以外の移転物品 ① 防災関連機器 ・千葉県防災システム ・J-ALERT ・防災無線機器 ・震度計測機器 ・千葉県雨量計測機器 ② 通信機器 ・電話交換機（PBX） ・電話交換卓 ・サーバー室内機器 （２）新規購入備品等 新規購入備品（什器、ブラインド、施設時計等）は、購入先となる事業者が決定次 第、速やかに配置・搬入日程等の詳細な協議を行うこと。 １０．その他 （１）法令遵守 業務に当たっては、関係法令等を遵守し、移転作業に関して法定手続き等が必要な 場合は、受託者において手続きを行うこと。 （２）参考資料の取り扱い 参考資料については、今後の受託者による現地調査に基づき物品の種類、数量、寸 法等が変更となる場合がある。 １１．提出物等 （１）着手時 提 出 書 類 等 の 名 称 部数 備 考 着手届 1 白井市契約関係様式-1 業務工程表 1 白井市契約関係様式-2 業務主任担当者選任通知書(経歴書含む) 1 白井市契約関係様式-6.7 （２）業務期間中 提 出 書 類 等 の 名 称 部数 移転作業実施計画書 1 業務履行体制表 1 移転作業工程表 適宜 職員用移転マニュアル※ 200 ナンバリング図、逆ナンバリング図 適宜 -7- 備 考 搬出入計画書 2 議事録 1 ※市の人事異動等により部数が変動することがある。 （３）完了時 提 出 書 類 等 の 名 称 部数 1 業務完了通知書 備 考 完了時のみ 白井市契約関係様式-10 1 出来形部分検査願 出来形時のみ 白井市契約関係様式-11 1 業務委託成果品引渡申出書 成果物提出時 白井市契約関係様式-12 （４）成果物 成果物として提出する書類及び部数は、次のとおりとする。 なお、成果物は、紙ベースとともに電子データ（ＰＤＦ形式）でも提出するこ と。 提 出 書 類 等 の 名 称 部数 納 品 形 態 等 作業日報、月報及び議事録 1 ファイリング 移転作業実施写真 1 ファイリング 作業前、作業中、作業完了ご とに撮影すること。 ※ファイリング形態で提出するものは、表紙に業務名称、業務実施年度、受託者 名を記載すること。詳細については、担当者と協議のうえ決定すること。 ※成果物は、年度ごとに提出すること。 -8-
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