経費精算システム 2006年9月、アイフロント SI部 2007年2月、アイフロント SI部 誤字修正。「伝票番号」を「申請番号」に変更。 仮払精算に関連するものをコメントで削除。 2007年4月26日、アイフロント SI部 支払一覧表を追加 1 ユーザーの種類 伝票を作成、申請する人。 システムを使うひと全員 申請者 伝票を承認する人。グループのリー ダーや、部署の責任者を、部署承認者 マスタで、部署ごとに設定。 現場承認者 伝票を経理承認する人 経理承認者マスタで設定 経理承認者 マスタメンテなどの設定をする人。 社員マスタでシステム管理者に設定 されている人。 システム管理者 2 流れ 伝票を申請する メール通知 申請者 却下 現場承認 現場承認者 却下 現場承認は 1回以上 メール通知 経理承認 支払確定 経理承認者 現金支払 3 機能一覧 申請・精算 申請：出張仮払申請、仮払申請 精算：交通費精算、出張精算、仮払精算、立 替金精算 照会・修正・削除：伝票照会、残高履歴 設定：ネット金庫暗証番号変更 現場承認 承認：現場承認 照会・承認取消：伝票照会 経理承認 承認：経理承認 照会：伝票照会 帳票： 支払確定 支払確定照会一覧 振込設定 支払一覧表 伝票明細表 部署別勘定科目集計表 システム管理者 照会：伝票照会 マスタメンテ 税区分マスタ 科目マスタ 摘要マスタ 経理承認者マスタ 部署承認者マスタ 申請先の設定 申請先ルートマスタメンテ 申請先ルート設定 申請先パターン設定 その他 システム設定 サブウィンドウ 社員検索 ヘルプ（html) 4 メインメニュー ユーザーの権限によって表示内容が変わる。 申請・精算 権限にかかわらず、必ず表示される。 現場承認 現場承認の権限がある場合、表示される。 経理承認 経理承認の権限がある場合、表示される。 システム管理 社員マスタの「ユーザーレベル」が「管理者」の場合は、表示される。 5 メインメニュー（全表示） 6 メインメニュー 例）現場承認者 7 申請・精算 データの保存について 「確認」ボタンを押した後の、確認画面で、「保存」または「申請」ボタンを押す まで、データベースに登録されない 領収書について 領収書の裏に、以下の内容を記入して、事務確認に提出する ・申請番号 「申請」ボタンを押した後、申請後確認画面に表示される番号 ・社員番号 ・氏名 ・部署名 税区分について 入力欄があるところでは、「内税」または「非課税」の必須です 承認のスキップ 申請者が現場承認者である場合、申請と同時に、そのレベルまで現場承認になる 8 出張仮払申請 出張の仮払申請伝票を作成する。 【入力項目】 申請先 ：「所属部署」固定 期間 ：出張予定期間の開始と終了 行先 ：出張の予定行先 目的 ：出張の目的 備考 ：備考 仮払金 ：仮払を希望する額 支払期限 ：仮払の支払期限日 「備考」以外すべて必須 9 仮払申請 仮払申請伝票を作成する。 【入力項目】 申請先 ：「所属部署」固定 目的 ：出張の目的 備考 ：備考 仮払金 ：仮払を希望する額 支払期限 ：仮払の支払期限日 「備考」以外すべて必須入力 10 交通費精算 交通費精算伝票を作成する 申請先：「所属部署」固定 発生日 ：実際の日付 利用交通機関：JR、私鉄、地下鉄などから検索 発着 ：駅名、目的地 金額 ：金額 領収書の有無：領収書がある場合はチェックする。選択した利用交通 機関によっては、自動的にチェックされる。 目的 ：目的 11 出張精算 出張精算伝票を作成する。出張仮払申請がある場合は、それを元に精算伝票 を作成する 【入力項目】 申請先：「所属部署」固定 期間 ：出張した期間の開始日と終了日 行先 ：行先 目的 ：目的 備考 ：備考 《明細》 発生日 ：実際の日付 摘要科目 ：特急券、乗車券、宿泊代、日当などから選択 発着地 ：駅名、目的地 出発時間帯 ：日当を入力する場合、「午前」と「午後」から選択 摘要内容 ：必要な場合記入 金額 ：金額。日当、宿泊費の金額は「記入要項」を見て自分で入力する 領収書の有無：領収書がある場合はチェックをつける。選択した摘要内容によっては、自動手的 にチェックされる 消費税区分 ：内、外、非課税から選択 12 出張精算 仮払申請一覧 出張仮払申請がある場合は、 それを元に精算伝票を作成 する 13 出張仮払申請 出張の仮払申請伝票を作成する。 申請先 ：「所属部署」固定 期間 ：出張予定期間の開始と終了 行先 ：出張の予定行先 目的 ：出張の目的 備考 ：備考 仮払金 ：仮払を希望する額 支払期限：仮払の支払期限日 「備考」以外すべて必須 14 出張精算 15 仮払精算 仮払申請一覧 仮払申請がある場合は、そ れを元に精算伝票を作成す る 16 立替金精算 立替金精算伝票を作成する 申請先 ：「所属部署」固定 目的 ：目的 取引先等 ：購入した店 発生日 ：実際の日付 摘要科目 ：「記入要項」を参考にして選択 摘要内容 ：購入したもの、内容 金額 ：金額 領収書の有無：領収書がある場合はチェックをつける。選択した摘要内容に よっては、自動手的にチェックされる 消費税区分 ：内、外、非課税から選択 17 伝票照会 申請者用 自分が作成した伝票を検索する。 ・下書き中の伝票の修正や削除 ・申請した伝票の申請取消 ・スライド表示で、一伝票ずつ詳細に閲覧でき る 18 伝票照会 申請者用 機能 検索 自分が申請した伝票を検索する。 検索結果がある場合は使用可能 申請取消 承認がまだ行われていない伝票は、申請取消ができる。 申請取消をすると、状態は下書きに戻る。 照会 スライド表示で、伝票の承認状態を閲覧する。 修正 下書きまたは却下された伝票を選択後押下する。伝票の修正画面に遷移する 削除 下書きまたは却下された伝票を選択後、押下する。削除確認画面に遷移する。 19 伝票照会 スライド画面 承認がどこまですすんでいるかが わかる。 20 残高履歴 いままでいくら払われたか、ネット金庫の残高はいくらか 【検索条件】期間：年月FromTo 【検索結果】 前月末残高 残高履歴 年月日 ：支払日もしくは出勤日 支払総額 ：支払総額 銀行振込 ：支払金額のうちの、銀行振込の金額 ネット金庫 支払 ：支払金額のうちの、ネット金庫支払分金額 出金 ：ネット金庫から引き出した金額 残高 ：ネット金庫内の残高 21 ネット金庫暗証番号変更 22 現場承認 対象となる伝票を検索し、承認または却下を行う。 却下の場合は、「承認者記入欄」が必須入力 「スライド表示」をすると、一伝票ずつ詳細に内容をみながら承認作業ができる。 計上日を編集することができる（主に事務確認での作業） 検索結果に１件でも計上日が未入力のデータがある場合、計上日が入力欄で表示さ れる 承認の際、より上位の現場承認者が申請者のみである場合、一番上の承認レベルま でスキップする 23 現場承認 【検索条件】 申請種類、申請日、申請者（社員コード） 計上日：編集する／編集しない 【検索結果】 承認選択：「承・却・未」のいずれかを選択 状態 計上日：年、月、日 申請種類、申請番号 申請者：申請者氏名、申請者社員コード 申請日、支払期限 支払区分 金額 目的 承認者記入欄：却下の場合は必須入力 24 現場承認 計上日の入力欄表示の場合 検索条件で計上日を「編集する」場合は、計上日の入力欄を 表示する。「編集しない」場合は、計上日は表示する。 ただし、検索結果に１件でも計上日が未入力のデータがある 場合は、入力欄で表示する 25 現場承認スライド計上日の入力欄表示の場合 計上日を編集しない場 合はただの表示 26 現場承認 伝票照会 検索対象は、現場承認権限のある伝票すべて。 【検索条件】 申請種類：選択 申請日 ：申請日の日付以降 申請者 ：社員コード 状態区分：承認待ち、承認中、承認完了、却下から選択 並び順 ：申請番号 または 申請者（社員コード） 上のレベルの承認待ちの 伝票は、「承認取消」が できる 27 経理承認 対象となる伝票を検索し、経理承認または却下を行う。 計上日と支払日を入力する。 【検索条件】 申請種類 ：選択 発生年月日：指定日付以降 申請者 ：社員コード 拠点 ：選択 28 経理承認 伝票照会 申請番号のリンク：一件の詳細 を表示 【検索条件】 申請種類：選択 申請日 ：日付以降 申請者 ：社員コード 状態区分：承認状態を選択 並び順 ：申請番号順、または申請謝社員コード）順 支払日 ：完全一致 拠点 ：選択 29 支払確定 照会 選択した支払日の、支払確定照会一覧に遷移する 支払日変更 支払日は支払日単位で変更する（同じ支払日の伝票は、まとめて別の日に支払 日を変更できる） 確定 支払日ごとに、支払を確定し、残高データを作成する。 残高データの支払区分が銀行振込になるデータ 振込設定の条件に一致するもの プログラム内で、拠点ごとに銀行振込に設定されているもの（名古屋な ど） 振込設定 選択した支払日の、振込設定画面に遷移する 削除 確定済みの伝票を、支払日で指定して削除する（論理削除） 30 支払確定 未使用 31 支払確定 支払日変更 変更する支払日の入力欄が表 示される 32 支払確定照会一覧 選択して「照会」ボタンを押すと、 伝票スライド画面に遷移する 33 銀行振込設定 銀行振込にしたい伝票を選択し、金額を入力する。 更新ボタンを押すと、更新される （例） 交通費精算を選択肢、金額を3000にすると、 支払確定の際に、交通費精算で金額が3000円以上の伝票 は、銀行振込で残高のデータが作成される。 34 支払一覧表 支払確定の画面で出力 社員ごとに、合計金額と各伝票の金額を印字する 【抽出条件】 支払日、拠点 未確定の場合は、その旨を表示 35 伝票明細表 出力指示画面 計上日年月を指定し、作成する 支払確定済みのデータが対象 36 伝票明細表 計上日年月を指定し、作成する 支払確定済みのデータが対象 【出力項目】 拠点、社員、科目、明細、金額 領収書がある場合は、領収書、申請番号 37 部署別勘定科目集計表 出力指示画面 計上日年月を指定し、作成する 支払確定済みのデータが対象 38 部署別勘定科目集計表 計上日年月を指定し、作成する 支払確定済みのデータが対象 【出力項目】 集約部署、科目、金額 集約部署の設定は部署マスタメンテ 39 システム管理者 伝票照会 40
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