Zentral- und Landesbibliothek Berlin Stellenausschreibung Office-Manager/in (Geschäftsstelle der Abteilungsleitung) Abteilung: Bibliotheksdienste Entgeltgruppe: Arbeitszeitumfang: Befristung: 8 TV-L 75 % (zz. 29,25 Stunden/Woche) Kennziffer: Bewerbungsfrist: zunächst befristet für zwei Jahre; unbefristetes Arbeitsverhältnis w ird angestrebt 21/16 bis zum 15.07.2016 Aufgabengebiet: Die Geschäftsstellen der ZLB sind direkt einer Abteilungsleitung oder dem Vorstand zugeordnet. Sie verantworten das professionelle Office-Management der jeweiligen Leitung und unterstützen in administrativen und organisatorischen Vorgängen. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen: ∷ eigenverantwortliche Büroorganisation: - Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung) - PowerPoint-Präsentationen sow ie Erstellen von Tabellen, Diagrammen, Vorlagen u. Ä. - eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz - Anfertigung von Berichten, Protokollen und Aktenvermerken - Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen - Vor- und Nachbereiten von Sitzungen inkl. Gästebew irtung - elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung - Dienstreiseorganisation (Beantragung, Buchungen, Abrechnung) - Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung ∷ Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen (z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.) ∷ Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a. Belegverwaltung, Budgetüberwachung ∷ Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden Equipment ∷ Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung von internen (Verwaltungs-)Prozessen zur Optimierung der Kommunikationsstruktur Formale Anforderungen: ∷ abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Fachangestellten oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder gleichwertige Qualifikation aufgrund nachgew iesener einschlägiger Berufserfahrung im entsprechenden Aufgabengebiet ∷ mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position Fachliche Anforderungen: ∷ umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation ∷ fundierte Kenntnisse der Texterfassung, -verarbeitung und Tabellenkalkulation ∷ sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ∷ sehr gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie grundlegender schreibtechnischer Normen für die Textverarbeitung ∷ Erfahrungen mit Aktenplänen und Geschäftsordnungen sind wünschenswert ∷ Fremdsprachenkenntnisse (insbesondere Englisch) sind wünschenswert Zentral- und Landesbibliothek Berlin Stiftung des öffentlichen Rechts Außerfachliche Anforderungen: ∷ freundliches und verbindliches Auftreten ∷ Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale Kompetenz ∷ Planungs- und Organisationsgeschick ∷ hohes persönliches Engagement und Motivation, auch bei steigender Belastung ∷ eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise ∷ sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe der o. g. Kennziffer per E-Mail an [email protected] oder schriftlich an die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin, Personalmanagement, Postfach 61 01 79, 10922 Berlin. Bewerber/-innen, die bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind oder waren, werden zudem gebeten, eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte mit Angabe der personalaktenführenden Stelle beizufügen. Die Befristung erfolgt nach § 14 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz. Die Ausschreibung richtet sich daher ausschließlich an Personen, die bisher weder in einem befristeten noch unbefristeten Arbeitsverhältnis mit der Zentral- und Landesbibliothek gestanden haben bzw. das Beschäftigungsverhältnis mehr als drei Jahre zurückliegt. Ausbildungszeiten stellen kein Arbeitsverhältnis in diesem Sinne dar. Eine Rücksendung von schriftlichen Bewerbungen kann nur durch das Beifügen eines ausreichend frankierten Rückumschlages erfolgen. Die Bewerbungsunterlagen werden sonst nach Abschluss des Auswahlverfahrens und Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet. Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt. Bitte weisen Sie auf eine Behinderung gegebenenfalls bereits in der Bewerbung hin. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich gewünscht. Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin erhalten Sie auch im Internet unter www.zlb.de. Zentral- und Landesbibliothek Berlin Stiftung des öffentlichen Rechts