Zentral- und Landesbibliothek Berlin Stellenausschreibung

Zentral- und
Landesbibliothek Berlin
Stellenausschreibung
2 Office-Manager/innen
(Geschäftsstellen der Abteilungsleitungen)
Abteilungen:
Bestandsentw icklung; Bibliotheksdienste
Entgeltgruppe:
Arbeitszeitumfang:
Befristung:
8 TV-L
75 % (zz. 29,25 Stunden/Woche)
zunächst befristet für zwei Jahre;
unbefristetes Arbeitsverhältnis w ird angestrebt
Kennziffer:
Bewerbungsfrist:
03/17
bis zum 05.03.2017
Aufgabengebiet:
Die Geschäftsstellen sind direkt einer Abteilungsleitung zugeordnet. Sie verantworten das
professionelle Office-Management der jeweiligen Leitung und unterstützen in administrativen
und organisatorischen Vorgängen.
Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen:
∷ eigenverantwortliche Büroorganisation:
- Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)
- Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen
- eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz
- PowerPoint-Präsentationen sow ie Erstellen von Tabellen, Diagrammen, Vorlagen u. Ä.
- Anfertigung von Berichten, Protokollen und Aktenvermerken
- elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung
- Vor- und Nachbereiten von Sitzungen inkl. Gästebew irtung
- Dienstreiseorganisation (Beantragung, Buchungen, Abrechnung)
- Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung
∷ Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen
(z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.)
∷ Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a. Belegverwaltung, Budgetüberwachung
∷ Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden Equipment
∷ Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und
Etablierung von internen (Verwaltungs-)Prozessen zur Optimierung der Kommunikationsstruktur
Formale Anforderungen:
∷ abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. Fachangestellte/r oder Kauffrau/-mann für
Bürokommunikation oder gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung
im entsprechenden Aufgabengebiet
∷ mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position
Fachliche Anforderungen:
∷ umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
∷ fundierte Kenntnisse der Texterfassung, -verarbeitung und Tabellenkalkulation
∷ sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
∷ sehr gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie grundlegender schreibtechnischer
Normen für die Textverarbeitung
∷ Erfahrungen mit Aktenplänen und Geschäftsordnungen sind wünschenswert
∷ Fremdsprachenkenntnisse (insbesondere Englisch) sind wünschenswert
Zentral- und Landesbibliothek Berlin Stiftung des öffentlichen Rechts
Außerfachliche Anforderungen:
∷ freundliches und verbindliches Auftreten
∷ eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
∷ Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale Kompetenz
∷ Planungs- und Organisationsgeschick
∷ hohes persönliches Engagement und Motivation, auch in Momenten steigender Belastung
∷ sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe der o. g. Kennziffer per E-Mail an
[email protected] oder schriftlich an die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin,
Personalmanagement, Postfach 61 01 79, 10922 Berlin.
Bewerber/-innen, die bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind oder waren, werden zudem
gebeten, eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte mit Angabe der personalaktenführenden Stelle beizufügen.
Die Befristung erfolgt nach § 14 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz. Die Ausschreibung richtet
sich daher ausschließlich an Personen, die bisher weder in einem befristeten noch unbefristeten
Arbeitsverhältnis mit der Zentral- und Landesbibliothek gestanden haben bzw. das Beschäftigungsverhältnis mehr als drei Jahre zurückliegt. Ausbildungszeiten stellen kein Arbeitsverhältnis in diesem
Sinne dar.
Eine Rücksendung von schriftlichen Bewerbungen kann nur durch das Beifügen eines ausreichend
frankierten Rückumschlages erfolgen. Die Bewerbungsunterlagen werden sonst nach Abschluss des
Auswahlverfahrens und Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet.
Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir begrüßen
deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren kultureller und sozialer
Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte
Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls
bevorzugt. Bitte weisen Sie auf eine Behinderung gegebenenfalls bereits in der Bewerbung hin.
Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich gewünscht.
Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin erhalten Sie auch im
Internet unter www.zlb.de.
Zentral- und Landesbibliothek Berlin Stiftung des öffentlichen Rechts

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