Am Universitätskolleg ist schnellstmöglich die Stelle einer bzw. eines Büroangestellten für das Geschäftszimmer - EGr. 6 TV-L unbefristet in Teilzeit zu besetzen. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden. Ihre Aufgaben: Koordination der Urlaubsplanung im Universitätskolleg (Urlaubsanträge, Urlaubslisten) Weiterleitung von Krankmeldungen des Personals des Universitätskollegs an den Personalservice Raumverwaltung des Universitätskollegs Organisation der Transponderausgabe und Transponder-Aktualisierung für das Personal des Universitätskollegs Betreuung und Empfang von Gästen Terminorganisation für Geschäftsführung und deren Vertretung Reiseorganisation inkl. Abrechnung für Geschäftsführung und deren Vertretung Vorbereitung und Begleitung von Sitzungen und Konferenzen Verwaltung der Korrespondenz des Universitätskollegs (Posteingang/Postausgang/Umlauf) Verteilerverwaltung Themenverantwortung für das Ablagesystem für vertrauliche Akten der Geschäftsführung Einstellungsvoraussetzungen: Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung zur bzw. zum Verwaltungsfachangestellten oder über gleichwertige Fähigkeiten und Kenntnisse (z. B. eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung). Erforderliche Fachkenntnisse: fundierte Kenntnisse der MS-Office-Programme (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) gutes Englisch in Wort und Schrift Kenntnis über die Struktur der Universität Hamburg und die Aufgaben des Universitätskollegs Grundkenntnisse des Haushaltsrechts Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungserfahrung Persönliche Fähigkeiten: freundliches und sicheres Auftreten sowie eine serviceorientierte Arbeitsweise organisatorische Fähigkeiten und Improvisationsgeschick umsichtige und zuverlässige Arbeitsweise Belastbarkeit, Flexibilität und Selbstorganisation Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen sehr gute sprachliche Kompetenz Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Die Freie und Hansestadt Hamburg fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. In dem Bereich, für den diese Stelle ausgeschrieben wird, sind Männer im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes unterrepräsentiert. Wir fordern Männer daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerberinnen und Bewerbern gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Bei Rückfragen steht Ihnen Frau Marion Schmal unter der Telefonnummer 040/ 428 38 – 9017 oder per Email unter [email protected] gern zur Verfügung. Bitte stellen Sie insbesondere dar, inwieweit Sie das Anforderungsprofil erfüllen und senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe der Kennziffer bis zum 27.05.2016 an: Universität Hamburg Stellenausschreibungen Kennziffer: 906/1 Mittelweg 177 20148 Hamburg oder per e-Mail an: [email protected] Die Universität Hamburg ist zertifiziert. audit familiengerechte hochschule
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