「墨田区ペーパーレス会議システム」ＲＦＩ実施要領１実施趣旨本区では、幹部職員が出席する会議の開催の都度、配付資料の印刷枚数が膨大なものとなっています。また、印刷に係るコストのみでなく、製本作業や資料の差替えが必要となった際の事務量も、過大な職員の負担となっています。資料配付を紙ではなく、データによるものに移行することで、事務の大幅なコストカット及び効率化を期待することができます。また、資料をデータ化することで、保管場所の削減にも繋がります。そこで、タブレット端末を活用したペーパーレス会議システムを導入し、紙資源の消費の削減をするとともに、事務の省力化と印刷に係るコストの低減を図るべく検討しています。本 RFI は、「墨田区ペーパーレス会議システム」（以下「システム」という。）に関して、貴社の製品等の紹介及び有益な情報の提供を依頼するものです。２基本方針幹部職員が出席する会議に導入し、従来紙で配付していた会議資料の電子化を推進し、全庁的なペーパーレス化を図るとともに、会議に係る事務の効率化を推進します。また、データによるファイリングを推進します。３予算規模と調達スケジュール（１）予算額 3,500 千円（税込） ※平成 28 年度のイニシャルコスト及びランニングコストの総計（２）調達スケジュール平成 28 年 4 月～5 月調達に係る仕様等の検討平成 28 年 6 月公募型プロポーザル又は指名型プロポーザル平成 28 年 7 月～9 月システム構築平成 28 年 10 月運用開始４概略機能、機器構成の方針タブレット端末 50 台、ライセンス数 50～100（幹部職員には個人で割り当て、残りのライセンスは利用者で共用）、タブレット端末への充電が可能なキャビネットの導入を想定しています。従来の印刷物を配付しての資料の閲覧をタブレット端末での閲覧に移行することを想定しているため、マルチデバイスに対応した、資料の閲覧に適したシンプルな画面設計と直感的な操作性の簡素なシステムを求めます。また、会議の出席者を登録し、資料ごとのアクセス権を設定することができること、ペーパーレス会議で使用するネットワーク環境へ資料のアップロード作業が容易であることと、ペーパーレス会議の終了後に出席者がイントラネット端末（OS は Windows7、ブラウザは Internet Explorer11）から資料をダウンロードできる機能が必要です。特に、今後予定されている「セキュリティ対策の抜本的強化」に伴う LGWAN 側とインターネット側のネットワーク分割に対応可能であることが必須となります。また段階的に、幹部職員が出席する会議に限らず他の会議においてもシステムの利用を拡大することを検討しているため、今後、必要に応じてタブレット端末及びライセンス数の追加を行う可能性があります。５情報提供依頼内容以下の内容について、別紙の回答票への回答及び資料提供をお願いします。なお、本依頼は情報提供であり、システムの導入に向けての提案依頼は別途予定しています。ただし、今回の RFI の結果により、導入するシステムの仕様を決定した上で、競争見積り合わせとする場合がありますので、御了承ください。なお、資料を提供いただく範囲及び提案に含める内容については、全部又は一部でも可とします。（１）会社概要貴社の会社概要及び地方自治体に対する取組内容について、回答してください。（２）導入実績貴社の他自治体における類似のシステムの構築及び運用実績について、直近 3 年以内のものを回答してください。（３）ペーパーレス会議に係るパッケージソフトの概要貴社のパッケージソフトにおける次の事項について、回答してください。また、製品パンフレットについても、併せて提供してください。アパッケージソフトの名称、バージョンイパッケージソフトの特徴ウ業務機能の概要、業務機能一覧エ稼動環境（機器、OS・ミドルウェアその他の稼動上の制約条件等）（４）運用・保守業務システムの円滑な運用のための、保守内容及び体制等の内容について、回答してください。（例：全体管理業務、ソフトウェア製品の保守、テーブルメンテナンス、パラメータ設定、システム通常運用、年度更新対応、構成管理等の維持管理業務、性能・リソース管理、システムチューニング、セキュリティ管理、ハードウェア保守、システム改善の検討、問合せ対応、保守体制、障害時の対応等）（５）ペーパーレス会議以外でのタブレット端末の活用方法本区の業務効率化や住民の利便性向上に資するようなタブレット端末の活用方法について、ペーパーレス会議の他に貴社の導入事例がありましたら、情報提供をお願いします。（６）「情報セキュリティ対策の抜本的強化」への対応本区においては、平成 28 年度中にインターネット側とＬＧＷＡＮ側でのネットワークの分割（論理分割を想定）について検討を進めています。資料の作成はイントラネット端末（LGWAN 側）で行い、会議の出席者が事後に資料を閲覧することを可能とするため、イントラネット端末で作成した資料をペーパーレス会議システムへアップロードするための方策及びペーパーレス会議システムで使用した資料を事後にイントラネット端末で閲覧するための方策について、回答してください。また、想定される課題についても提示をお願いします。（７）その他想定される課題上記以外で想定される課題について記入してください。また、方針に未記載の事項で考慮の必要な事項がありましたら記入してください。（８）想定されるスケジュール平成 28 年 7 月から構築を開始し、平成 28 年 10 月から機器のリースとともに稼働を開始する予定です。想定されるスケジュール（契約後から稼働開始まで）を記入してください。（９）経費の概算見積り平成 28 年度構築に関わる記載事項をベースとした概算費用を算出し、回答してください。概算費用算定の前提条件で明示すべき事があれば記入してください。また、明細として大きな機能分類ごとの費用を提示してください。以下に配慮して、概算費用の算出をお願いします。ア提供形態は、クラウドによるサービス提供又はサーバー及びソフトウェアライセンス等の提供によるものでも可とします。イ見積りは、イニシャルコストとランニングコストに分けて提示願います。なお、5 年リースを前提としてください。また、上記 2 種類に全ての費用が含まれているように記載してください。 RFI のため、様々な場合を想定して条件明記の上、複数の見積りを提示することウも可とします。エ今後、ライセンス数の追加を想定しているため、ライセンス数に応じた料金体系があれば提示願います。６資料の提出方法資料については，日本工業規格 A 列 4 番（又はＡ列 3 番）で日本語により作成の上、紙媒体により 5 部提供し、同内容を記録した電子媒体（CD-R 又は DVD-R）を併せて、下記 9 に記載する提出先に提出してください。事業者の名称、担当者氏名、担当者連絡先を必ず明記してください。なお、電子媒体によるファイル形式は Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft Power Point（それぞれ 2010 以上。カタログ等を添付する場合は、PDF 形式による提出も可）で読み込み可能なファイル形式で作成してください。７提出期限平成 28 年 5 月 6 日（金）午後５時までなお、直接持参する以外の方法による提出の場合は、必ず事前に下記９まで連絡してください。８回答票の記入及び送付方法様式 1 の回答票（各項目の回答が様式の枠内に入らない場合には、行を追加して記載願います。）に簡潔に記入の上、必要に応じて資料を添付し、持参、郵送又はＥメールにてお送りください。９情報等の取扱い（１）本 RFI は、墨田区ペーパーレスシステムの導入に係る実現性を確認するための技術や予算規模について、広く情報を得るための手段としたものです。本件への参加の有無及び回答内容は、今後の事業者選定とは一切関係ありません。（２）資料の提供に当たって、既存の提案資料、パンフレット等を御活用いただいてかまいません。また、上記依頼内容に記述する一部の内容の資料提供でもかまいません。（３）情報の提供を受けた事業者に対し、後日、提出された資料の内容等について照会又は追加の資料提供を依頼する場合があります。（４）提供いただいた情報については、本区内でコピーし、配付する場合があります。ただし、貴社に断りなく第三者への配付は行いません。なお、提供を受けた提案、資料等については、今後実施を予定する調達の際の仕様に反映する場合があります。（５）本依頼の実施に要する費用は、事業者の負担とします。（６）別途、デモンストレーションの実施について、依頼する場合があります。（７）提供いただいた情報及び資料につきましては、返却しません。 10 本件に関する質問本 RFI に質問がある場合は、以下のとおりとします。（１）質問方法様式 2 の質問票に記載し、下記 11 に記載する照会先にＥメールにてお問合せくだアさい。（郵送では受け付けません。）イ件名「墨田区ペーパーレス会議システムのＲＦＩに関する質問」（２）質問受付期間平成 28 年 4 月 27 日（水）午後 5 時まで 11 問合せ先墨田区企画経営室情報システム担当小平、板屋、高島電話番号：03-5608-6226 メールアドレス：[email protected]