Prozessmanagement Scan

Prozessmanagement Scan
Autoren und Ansprechpartner:
DI Dr. Karl W. Wagner
(Geschäftsführender Gesellschafter der procon Unternehmensberatung GmbH)
Mag. Yosef Schaban
(Berater der procon Unternehmensberatung GmbH)
procon
T +43-1-367 91 91-0
Unternehmensberatung GmbH
F +43-1-367 91 91-9
Saarplatz 17
E [email protected]
A-1190 Wien
I www.procon.at
1
1. 20 dag Prozessmanagement bitte…
Prozessmanagement Systeme sind in den Unternehmen unterschiedlich ausgeprägt.
Prozessmanagement ist in aller Munde, jeder will seine Prozesse als
Führungsinstrument nutzen. Kaum eine Organisation kann jedoch beurteilen, wie
funktionsfähig deren System läuft.
Prozessmanager und Prozessverantwortliche stellen sich daher immer wieder
dieselben Fragen: Wie viel Prozessmanagement benötige ich wirklich? Wie weit
muss sich die Organisation ändern und welche Maßnahmen müssen dafür gesetzt
werden? Wo steht die Konkurrenz? Warum funktioniert das Prozessmanagement
System schlechter, als es sollte? Wo liegen die Schwächen? Wie erkenne ich diese?
Antworten auf diese Fragen liefert der Prozessmanagement-Scan.
2. Prozessmanagement-Scan
Prozessmanagment ist für marktstarke Organisationen zum unverzichtbaren
Bestandteil des nachhaltigen Management geworden. Prozessmanagement ist ein
effektives und effizientes Führungsinstrument. Mit einem fundiert umgesetzten
Prozessmanagement-System werden strategische Ziele strukturiert und kontrolliert in
den Unternehmensabläufen verankert.
Abbildung 1: Aufbau Prozessmanagement-Scan
2
Der Prozessmanagement-Scan bietet erstmals die Möglichkeit in kurzer Zeit einen
Überblick über das Prozessmanagement-System zu erhalten und gibt weiters die
Möglichkeit einen Vergleich zu den Marktführern anzustellen. Der Weg von der
funktionellen Aufbauorganisation hin zu einem prozessorientierten Unternehmen ist
lang und erfordert Disziplin und Ausdauer. Um hierbei den Überblick nicht zu
verlieren bringt der Prozessmanagement-Scan die nächsten Schritte auf den Punkt
und er zeigt verdeckte Lücken im System auf. Der Prozessmanagement-Scan dient
also der Analyse des bestehenden Prozessmanagement-Systems und liefert Daten,
um gezielt in das System eingreifen und optimieren zu können.
2.1. Aufbau des Prozessmanagement-Scans
Der Prozessmanagement-Scan berücksichtigt alle wesentlichen Systemelemente
eines Prozessmanagement-Systems und folgt einem 3 stufigem Aufbau. Die erste
Stufe ist die sog. Stufe BASIC und rückt all jene Themen in den Vordergrund, die
beim Aufbau des Prozessmanagement-Systems berücksichtigt werden müssen. „Die
Rolle des Managements ist es, den Prozess zu ändern, nicht den Mitarbeiter.“ (zit.
W. E. Deming, einer der Gurus zum Thema). Der dokumentierte Prozess dient als
Vorraussetzung zur kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmensabläufe.
Verschwendete Ressourcen werden damit aufgedeckt, Kosten und Zeit eingespart.
Somit wird die Qualität laufend verbessert. Daher werden in der Basis Stufe folgende
Elemente analysiert:
•
•
•
•
•
•
•
Prozesslandkarte
4 – Schritte Methodik (Identifikation, Aufbau und Umsetzung von Prozessen)
Prozessmodellierung
Dokumentation
Rollen und Verantwortungen im Aufbau
Erfolgsfaktoren in der Umsetzung
Management of Change
In Stufe 2, der sog. Stufe ADVANCED, liegt das Hauptaugenmerk auf dem täglichen
Leben der einzelnen Prozesse. Denn dies ist die Vorraussetzung für ein integratives
Konzept von Führung, Organisation und Controlling. Durch das Beherrschen der
einzelnen Prozesse ist eine zielgerichtete Steuerung der Unternehmensabläufe
möglich. Die wichtigsten Elemente aus der Advanced Stufe sind:
•
•
•
•
•
•
Prozess Ziele
Prozess Messung
Prozess Reporting
Prozess Controlling
Prozess Jour Fixe
Strategischer Bezug des Prozessmanagement-Systems
3
Spätestens in Stufe 3 ist es zwingend notwendig das bestehende
Prozessmanagement-System auf einer höheren, aggregierten Ebene zu betrachten
und die organisatorische und strategische Anbindung des Systems an die
Organisation zu prüfen. Nur jene Organisationen, die es schaffen ihr
Prozessmanagement-System perfekt in die Organisation einzupflegen, werden den
entscheidenden Wettbewerbsvorteil durch Prozessmanagement auch realisieren
können. Daher werden in der Stufe EXCELLENCE die nun folgenden Elemente
analysiert und bewertet:
•
•
•
•
Balanced Score Card
Prozess Monitoring
Jahresgeschäftsplanung
Organisatorische Anbindung
2.2. Dauer und Ablauf der Analyse
Der Prozessmanagement-Scan wird direkt vor Ort durchgeführt und dauert
durchschnittlich ½ bis 1 Tag. Die Interviewpartner sind dabei Prozessmanager, sowie
die Prozessverantwortlichen der Kernprozesse. Jede der 3 Stufen (Basic, Advanced,
Excellence) gliedert sich in die unter 2.1 angeführten Themengebiete. In Summe
analysiert der Scan das Prozessmanagement-System in 3 Stufen, mit insgesamt 23
Themen und 160 Detail-Inhalten. Der Interviewer geht systematisch durch die
Themengebiete und bewertet nach klar definierten Kriterien den Entwicklungsstand
der Organisation zum jeweiligen Detail - Thema. Ein Auszug aus dem Fragebogen ist
im Folgenden dargestellt:
Stufe
Nr
Thema
Subthema
BA
1
Pz Landkarte
Allg.
BA
2
Pz Landkarte
Allg.
BA
3
Pz Landkarte
Allg.
Inhalt
Status
Es existiert eine Pz Landkarte, die sämtliche Prozesskategorien
(Hauptgeschäfts-, Support-, Management und Analyseprozesse)
lückenlos abbildet.
Die Zusammenhänge eines neuen Prozesses in der Pz Landkarte
mit den anderen Prozessen werden auf Wechselwirkungen
untersucht.
Die oberste Leitung gibt die Pz Landkarte frei und stellt
Ressourcen zur kommunikation und Schulung zur Verfügung.
Bemerkung
3
4
1
Abbildung 2: Auszug Prozessmanagement-Scan Thema „Prozesslandkarte“
Das Bewertungsschema ist nach einer Skala von 1 bis 4 aufgebaut, um die Tendenz
zur Mitte zu vermeiden. Die Farbcodierung unterstützt die rasche Orientierung und
dient weiters der Fehlervermeidung. Bewertet werden die Inhalte nach folgenden
Kriterien:
1
2
3
4
nicht vorhanden
teilweise vorhanden, aber nicht gelebt
vorhanden und teilweise gelebt
vorhanden und gelebt
Abbildung 3: Bewertungsschema Prozessmanagement-Scan
4
2.3. Ergebnisse
Die Auswertung der Ergebnisse kann direkt vor Ort vorgenommen werden, sodass
die Organisation bereits kurz nach Ende der Interviews die ersten Aussagen und
Grafiken verwenden kann. In einem Folge Meeting (durchschnittlich eine Woche
später) können die Gesamtergebnisse präsentiert und Detailfragen geklärt werden.
Ergebnisse Pz Scan BASIC
Mgmt. Of Change
Erfolgsfaktoren in der Umsetzung
Pz Landkarte
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
4 - Schritte Methodik
Prozessmodellierung
Benchmark
FirmaXY
Schulung der Beteiligten
Dokumentation
Rollen und Verantwortung im Aufbau
Pz Ziele
Kommunikation
Abbildung 4: Ergebnis Grafik für Stufe 1 BASIC
Die blau hinterlegte Fläche liefert Daten der Marktführer aus der jeweiligen Branche.
In gelb finden sich die Ergebnisse des abgeschlossenen Prozessmanagement Scans
wieder. An dieser Stelle lassen sich sofort 2 Aussagen bzgl. dem bestehendem
Prozessmanagement System treffen:
•
•
Lücken im Prozessmanagement-System werden aufgezeigt
Das Delta zwischen der Organisation und dem Marktführer wird sichtbar
Daraus abgeleitet ist es nun möglich gezielte Verbesserungsmaßnahmen zu
setzen.
Dadurch
kann
ressourcenschonend
in
das
bestehende
Prozessmanagement-System eingegriffen werden und das richtige Maß
Prozessmanagement für die Organisation eruiert werden.
5
3. Literatur
Wagner, Karl Werner; Käfer, Roman (2008). PQM Prozessorientiertes
Qualitätsmanagement – Leitfaden zur Umsetzung der neuen ISO 9001. München,
Carl Hanser Verlag
Wagner, Karl Werner; Patzak, Gerold (2007). Performance Excellence – Der
Praxisleitfaden zum effektiven Prozessmanagement. München, Carl Hanser Verlag
Wagner, Karl Werner; Dürr, Walter (2008). Reifegrad nach ISO/IEC 15504 (SPiCE)
ermitteln. München, Carl Hanser Verlag
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