— Internes Merkblatt — Zürcher Hochschule der Künste Services Veranstaltungsbüro Veranstaltungen im Toni-Areal Merkblatt für ZHdK-Veranstalter Das Toni-Areal bietet unzählige Möglichkeiten für Veranstaltungen. Damit die Veranstaltungen koordiniert und professionell ablaufen, bitten wir die folgenden Punkte zu beachten. 1. Verantwortung Für jede Veranstaltung muss eine hauptverantwortliche Ansprechperson (mit Angabe der Abteilung/Funktion o.ä.) festgelegt werden. Diese Person ist für Planung und Durchführung der Veranstaltung verantwortlich und ist bei allfälligen Kosten Rechnungsempfängerin. 2. Anmeldung von Veranstaltungen In Eventpoolräumen und öffentlichen Zonen: IMMER Veranstaltungen in Eventpoolräumen (Konzertsaal, Galerie, Kaskadenhalle etc.) und öffentlichen Zonen (Gänge, Treppenhäuser, Lichthöfe, Aussenfläche etc.) müssen angemeldet werden – in der Regel per Antrag im RaumRes, im Zweifel per E-Mail an [email protected]. Das Veranstaltungsbüro berät bei diesen Veranstaltungen hinsichtlich Sicherheit, Dienstleistungen der Services, etc. In allen weiteren Räumen der ZHdK: BEI SICHERHEITSRELEVANZ Eine Veranstaltung ist sicherheitsrelevant, sobald eine der folgenden Fragen mit Ja beantwortet wird: — Wird der Raum für einen anderen Zweck genutzt, als er eingerichtet ist? — Sind zusätzlich zur vorhandenen Ausstattung Installationen und/oder Aufbauten vorgesehen? — Ist die Zahl der Veranstaltungsbesucher höher als die im RaumRes angegebene Kapazität des Raumes? — Sind ausserhalb der Öffnungszeiten des Toni-Areals externe Veranstaltungsbesucher im Gebäude? — Sind behördliche Bewilligungen erforderlich (z.B. bei Abgabe von Speisen und Getränken oder Störung der Nachtruhe)? — Sind Veränderungen an den gebäudetechnischen Anlagen erforderlich (z.B. an Brandmeldeanlage, Lüftung, Elektro- oder Sanitäranlagen)? — Wird eine Aussenfläche genutzt (z.B. die Rampe oder Dachterrasse)? — Besteht Unsicherheit, ob die Veranstaltung sicherheitsrelevant ist bzw. werden könnte? Sicherheitsrelevante Veranstaltungen müssen mit dem Sicherheitsbeauftragten für Objektsicherheit abgestimmt werden – per E-Mail an [email protected]. Der Sicherheitsbeauftragte koordiniert die allfällig erforderlichen Massnahmen und unterstützt bei den Abklärungen mit den Behörden und dem Gebäudeeigentümer. Bei öffentlichem Charakter der Veranstaltung: Den Empfang informieren Falls die Veranstaltung nicht bereits in der ZHdK-Agenda eingetragen ist, die Veranstaltung bitte zusätzlich mittels Formular dem Empfang melden, damit Gäste kompetent informiert werden können. 3. Bestellung von Leistungen der Services ZHdK-Veranstalter können für ihre Veranstaltungen Leistungen der Services bestellen: — Veranstaltungs-/Bühnentechnik: [email protected] — Bestuhlung/allgemeine Infrastruktur: www.zhdk.ch/kleinauftrag — Reinigung: www.zhdk.ch/reinigung — Sicherheitsberatung/Sicherheitsdienst und Zutritt: [email protected] — Internetzugang für Gäste: www.zhdk.ch/wlan — Bei der Bestellung muss für jede Veranstaltung eine hauptverantwortliche Ansprechperson und eine Kostenstelle zur Verrechnung des Aufwands angegeben werden. Die Leistungserbringung inkl. Planung und Koordination wird nach Aufwand verrechnet, ebenso externe Kosten. 4. Bestellung von Catering-Leistungen Für Catering-Leistungen kann ein Caterer nach Wahl beauftragt werden. Der ZFV kennt das ToniAreal bereits und hat die benötigte Infrastruktur vor Ort. Kontakt: [email protected] 01.12.2015/LSA