itsm-softwareauswahl für staatliche behörde

PROJEKTREFERENZ
ITSM-Softwareauswahl für staatliche Behörde
ITSM-SOFTWAREAUSWAHL
FÜR STAATLICHE
BEHÖRDE
PROJEKTREFERENZ IT-BERATUNG
AUF EINEN BLICK:
Das ITSM-Tool einer in München ansässigen Behörde war in die Jahre gekommen und sollte
Branche: Staatswesen
deshalb abgelöst werden. Zu diesem Zweck initiierte die Behörde im Jahr 2010 ein Projekt
Mitarbeiter: ca. 1000
zur ITSM-Toolevaluierung, in dessen Rahmen eine ITSM-Lösung ausgewählt werden sollte,
Projektlaufzeit: 2 Monate
die der Größe und inhaltlichen Ausrichtung der Behörde entsprach.
L
angfristig versprachen sich die Verant-
-Dienstleistungsunternehmen hatte in der
wortlichen
deutliche
Vergangenheit bereits diverse Kunden bei
Effizienzsteigerung der ITIL-Prozesse und des
der Auswahl und Einführung von ITSM-Tools
gesamten IT-Betriebs.
und ITIL-Prozessen begleitet und war unter
Nach einer ersten, groben Anforderungs-
anderem verantwortlich für den Aufbau einer
analyse entschied sich die Behörde, sich
der größten CMDB-Installationen Europas.
für den weiteren Auswahlprozess, insbe-
Gleichzeitig war die matrix dank langjähriger
sondere für die Erstellung eines Kriterien-
Erfahrung im Betrieb unternehmenskritischer
katalogs als Basis für eine nachvollziehbare
IT-Umgebungen in der Lage, die praktischen
Auswahlentscheidung,
bei
Anforderungen des IT-Betriebs an das spätere
einem ITSM-Experten zu holen. Die Wahl
ITSM-Tool bei der Auswahlentscheidung sehr
fiel schließlich auf die matrix technology
detailliert zu berücksichtigen.
davon
eine
Unterstützung
AG. Das mittelständische IT-Beratungs- und
HERAUSFORDERUNG
• Identifikation der ITSM-Lösung, die in puncto Funktionalität und Handhabung - unter
Berücksichtigung der Kosten - am besten geeignet ist, die Anforderungen der Behörde zu
erfüllen
• Sicherstellung der Integrierbarkeit der Lösung in die bestehende IT-Architektur
• Berücksichtigung anderer im Einsatz befindlicher Tools (z. B. Monitoring-Tools) und Definition von Schnittstellen-Kontrakten
• Einheitliche Betrachtung des Kostenrahmens (hinsichtlich Laufzeit u. ä.)
matrix technology AG
Nymphenburger Str. 1, 80335 München
Telefon Telefax +49 89 589395-600
+49 89 589395-711
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LÖSUNGSANSATZ
Die matrix technology AG unterstützte die Behörde in drei Phasen bei der
ITSM-Softwareauswahl:
Im ersten Schritt wurde die vorhandene Anforderungsanalyse des Kunden durch die matrix
technology AG geprüft. Die so gewonnenen Erkenntnisse (z. B. hinsichtlich Umfang der
Ausschreibung, möglicher Fehler bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen etc.)
flossen in einen Workshop ein, welcher um einen Erfahrungsbericht der matrix zur ITSMSoftwareauswahl ergänzt wurde. Ziel des Workshops war es, die Key Player auf Kundenseite
für mögliche Stolpersteine zu sensibilisieren, die es bei der ITSM-Toolauswahl und -implementierung zu beachten gilt. Gleichzeitig sollten wichtige Praxistipps für die Erstellung der
Ausschreibungsunterlagen erarbeitet werden.
Im Anschluss an den Workshop wurden die Ausschreibungsunterlagen vom Kunden
selbständig erstellt und abschließend von der matrix als qualitätssichernde Maßnahme
geprüft.
VORGEHENSWEISE
1. Prüfung der Anforderungsanalyse
Prüfung der vorhandenen Anforderungsdefinition hinsichtlich
• Produktneutralität
• Bewertbarkeit
• fehlender Aspekte
• Form und logischem Aufbau (unter Berücksichtigung der Vorgaben für öffentliche
Ausschreibungen)
• notwendiger Anpassungen der Dokumente
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2. Workshop
Erfahrungsbericht der matrix zur ITSM-Toolevaluierung und Feedback zu den vorhandenen
Unterlagen. Schwerpunktthemen waren dabei u. a.
• wichtige (und häufig nicht beachtete) Aspekte bei der Ausschreibung und Bewertung von
ITSM-Tools
• typische Fehler bei der Ausschreibung einer ITSM-Software
• Tipps & Tricks zur Erstellung einer Bewertungsmatrix
• Tipps zur sinnvollen Integration nichtfunktionaler Anforderungen („look and feel“) in die
Anforderungsanalyse
• Kriterien für den Anbietervergleich bei der Teststellung
• typische Herausforderungen bei der Datenmigration
• Tipps & Tricks zur Implementierung eines ITSM-Tools
3. Finale Prüfung der Ausschreibungsunterlagen
• abschließende Qualitätssicherung der vom Kunden erstellten Ausschreibungsunterlagen
durch die matrix
• Feedback zu weiterem identifiziertem Optimierungspotenzial
PROJEKTERGEBNIS - NUTZEN FÜR DEN KUNDEN
•
hohe Qualität der Ausschreibungsunterlagen dank fundierter Kenntnis des ITSM-Softwaremarktes
•
Berücksichtigung aller relevanten Kriterien bei der Entscheidungsfindung dank langjähriger Erfahrung im
IT-Betrieb und IT Service Management
•
Vermeidung von Betriebsblindheit durch neutralen Blick von außen
•
umfassender Know-How-Transfer zum Thema ITSM-Softwareauswahl
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ÜBER MATRIX
Langjährige IT-Betriebserfahrung gepaart mit fundiertem Beratungs-Know-How: Die
matrix technology AG ist ein mittelständisches IT-Service- und Beratungsunternehmen,
das seine Kunden vom gehobenen Mittelstand bis hin zu DAX-notierten Konzernen
dabei unterstützt, durch optimalen Einsatz ihrer IT entscheidend zur Erreichung ihrer
Geschäftsziele beizutragen.
S
eit seiner Gründung im Jahr 2000 als IT-Systemhaus mit umfangreichem Know-How
in der Konzeption und Implementierung von Open-Systems-Umgebungen, hat sich
das inhabergeführte Unternehmen zu einem umfassenden IT-Dienstleister für Kunden
in Deutschland, Österreich und der Schweiz entwickelt. Heute erbringen rund 140 Mitarbeiter an Standorten in München und Stuttgart Leistungen mit den Schwerpunkten
• IT-Beratung
• IT-Services für den Mittelstand
• IT-Betrieb für Großkunden
Dabei haben wir stets das große Ganze im Blick: So fließt bei jedem Betriebsauftrag
unsere Prozess- und Methodenkompetenz aus dem Beratungsumfeld mit ein.
Umgekehrt verlieren unsere IT-Berater niemals die Anforderungen des IT-Betriebs aus
den Augen. Unsere Kunden profitieren so von beträchtlichen Synergieeffekte, denn:
Mit matrix ist IT einfach!
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