Die grundsätzliche Aufbewahrungsfrist beträgt nach

Rechtsanwälte • Steuerberater • Wirtschaftsprüfer
Certified Public Accountant USA
FB für internationales Steuerrecht
Aufbewahrungsfristen ab 2016
Die grundsätzliche Aufbewahrungsfrist beträgt nach Handelsrecht bzw. Abgabenordnung zehn Jahre.
Ab 1. Januar 2016 brauchen nicht mehr aufbewahrt zu werden:
1.
Bücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und
sonstigen Organisationsunterlagen, namentlich
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Handelsbücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2005 oder früher gemacht wurde,
Inventare, die im Jahr 2005 oder früher aufgestellt wurden,
Eröffnungsbilanzen/Jahresabschlüsse, die im Jahr 2005 oder früher festgestellt wurden,
Konzernabschlüsse/Prüfungsberichte, die im Jahr 2005 oder früher aufgestellt wurden.
Hierzu gehören insbesondere:
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2.
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Dokumentation für EDV-Programme
Kontenregister
Einnahmenüberschussrechnungen
Kontokorrentbücher
Geschäftsberichte
Wareneingangs- und -ausgangsbücher,
soweit vorhanden
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Bewertungsunterlagen
Buchungsanweisungen
Gehaltslisten
Kassenberichte
Konsignations-Lager-Unterlagen
Portokassenbücher
Buchungsbelege vom Jahr 2005
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3.
Anlagenverzeichnis
Geschäftsbücher
Baubücher
Hauptbücher
Depotbücher
Inventare und Inventarnachweise
Rechnungen
Lieferscheine
Quittungen
Auftragszettel
Warenbestandsaufnahmen (Inventur)
Bankauszüge
Betriebskostenrechnungen
Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2009 oder früher empfangen oder abgesandt wurden
Hierzu gehören insbesondere:
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Ausfuhrvergütungsanträge und -bescheide
Überstundenlisten
Geschäftsbriefe und innerbetrieblicher
Schriftverkehr
Mahnungen und Mahnbescheide
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Handelsregisterauszüge
Steuerbescheide mit dazugehörigen Unterlagen
Verträge und Vertragsunterlagen (soweit nicht
Buchungsgrundlage)
Prozessakten (nach Beendigung des
Verfahrens)
Im Einzelnen alphabetisch sortiert, siehe Rückseite
Diese Angaben sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden.
Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es
jedoch notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen.
Augsburg • Telefon 0821/50 30 10
München • Telefon 089/55 05 47 00
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Schriftgut
A
Abtretungserklärungen (nach Erledigung)
Ärztliche Behandlungsunterlagen (Kassenärzte) - Dokumentation
Ärztliche Abrechnungsunterlagen
Ärztliche Bescheinigungen und Karte (Vorsorgekartei)
Aktenvermerke (soweit nicht Buchungsgrundlage, sonst 10 Jahre)
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkasse
Angebote mit Auftragsfolge
Anlagenvermögensbücher und Karteien
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
Arbeitnehmerüberlassungsunterlagen (Verleiher)
Arbeitsanweisungen (Kaufmann)
Arbeitszeitnachweise
Arzneimittel (Apotheken-Aufzeichnungen über die Herstellung,
Prüfung, Überprüfung der Arzneimittel im Krankenhaus, Lagerung,
Einfuhr, das Inverkehrbringen, den Rückruf, die Rückgabe der
Arzneimittel aufgrund eines Rückrufs etc.)
Ausfuhrunterlagen, soweit steuerlich relevant
Außendienstabrechnungen
Außenwirtschaftsgenehmigung
B
Bankbelege
Baugenehmigungen/Baupläne
Beitragsabrechnungen für Arbeitnehmer (soweit Buchungsbelege)
Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen
Betriebskostenabrechnungen
Betriebsprüfungsberichte
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)
Bewirtungsunterlagen und Belege (soweit Buchungsbelege)
Bilanzen (Eröffnungs-, Jahresabschlussbilanzen)
Buchungsbelege
Bons
Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende)
D
Darlehensunterlagen und -verträge (nach Ablauf des Vertrags,
soweit nicht Buchungsgrundlage)
Datenträger von Buchungsbelegen
Datenträger von Handelsbriefen/-büchern
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage,
nach Ablauf des Vertrages)
Debitorenliste und -bücher (soweit Bilanzunterlage)
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
Doppelbesteuerungsunterlagen
E
EDV-Unterlagen (Anweisungen, Dokumentationen etc.)
Einfuhrunterlagen
Essensmarkenabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage)
Exportunterlagen
F
Fahrtenbücher
Fahrtenschreibschaublätter (Kontrollgerät)
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)
Finanzberichte
Frachtbriefe
Freistemplerabrechnungen
G
Gehaltslisten
Geldwäscheschutz für beratende Berufe
Geschäftsberichte
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage)
Gesellschaftsverträge, -beschlüsse, -protokolle
Gesundheitszeugnis
Gewährleistungsverpflichtung
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
Gutschriften
H
Handelsbücher
Handelsregisterauszüge
Hauptabschlussübersicht
I
Investitionszulage (Unterlagen)
Inventare
J
Jahresabschluss und Erläuterungen
Journale für Hauptbuch, Kontokorrent etc.
K
Kalkulationsunterlagen
Kassenberichte und Kassenbücher/-blätter
Kassenzettel (soweit nicht Buchungsunterlage)
Kontenauszüge, Kontenpläne und Kontenplanänderungen
Kurzarbeitergeldanträge und -geldlisten
Frist
(Jahre)
6
10
3
bis Ausscheiden
d. Beschäftigten
6
6
6
10
6
3
10
min. 2
5
6
10
5
10
6
10
6
10
10
10
6
10
10
10
10
10
6
6 (10)
10
6/10
6
10
10
6
10
6
10
10
10
1
10
6
10
10
10
5
10
6
6
10
Dauer d.
Beschäftigung
6
10
10
10
10
6
10
6
10
10
10
6
10
6 (10)
10
6
L
Lageberichte, Lagerbuchführungen
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege)
Liquidationsunterlagen (Bücher und Schriften)
Lohnlisten
Lohnkonten und -belege
Lohnsteuerpauschalierung
Lohnsteuerunterlagen und -vorschuss
M
Magnetbänder mit Buchfunktion
Mahnbescheide, Mahnungen
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags,
soweit nicht Buchungsgrundlage)
Mutterschaftsgeld (Unterlagen)
N
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)
Nebenbücher
O
Organschaftsverträge nach Vertragsende
P
Pachtunterlagen  "Verträge"
Preislisten
Programmablaufbeschreibungen  "EDV-Unterlagen"
Personalakten/Unterlagen über Personal
Pensionsunterlagen, etc.
Privatentnahmebelege
Prüfungsbericht des Abschlussprüfers
Q
Quittungen (wenn Buchungsunterlagen)
R
Rechnungen (Eingang/Ausgang)
Reisekostenabrechnung
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
S
Sachkonten
Saldenbilanzen
Schadensunterlagen und -meldungen
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit nicht Buchungsbelege)
Schriftwechsel allgemein
Sozialleistungsunterlagen
Sozialversicherung - Rechnungswesen (Belege)
Sozialversicherung - Rechnungswesen (Bücher, Jahresrechnung)
Sozialversicherungsbeitragskonten
Sozialversicherung - Beitragsabrechnungen der Träger
(soweit Buchungsbelege)
Sparbücher
Speicherbelegungsplan (bei EDV-Buchführung)
Spendenbescheinigungen
Steuererklärungen, -unterlagen und - bescheide
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)
T
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbeleg)
U
Überstundenliste
Urlaubslisten für Rückstellungen
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
Verkaufsbücher
Vermögensbeteiligungen
Vermögensverzeichnis
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege)
Verträge (nach Vertragsende)
Verträge (sofern Buchungsgrundlage)
Versand- und Frachtunterlagen (wenn keine Buchungsbelege)
Versicherungspolicen
W
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher
Wechsel (soweit Buchungsbelege)
Z
Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege)
Zollbelege
Privatpersonen
Rechnungen bzw. Zahlungsbeleg oder andere beweisfähige
Unterlagen im Zusammenhang mit Kauf eines Grundstücks
Rechnungen für haushaltsnahe Dienstleistungen
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10
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6
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6 (10)
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