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Aufbewahrungsfristen
für Dokumente
Die Übersicht listet beispielhaft in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Dokumente, Belege und kaufmännische Unterlagen auf.
Dabei kann aus der Bezeichnung des Dokuments alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrungsfrist getroffen werden.
Entscheidend hierbei ist die Funktion, die das Dokument bzw. die Unterlagen im Betrieb haben.
Dokument
Jahre
Abrechnungsunterlagen
10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt
6
Akkreditive
6
Aktenvermerke
6
Aktenvermerke bei Buchungsbelegen oder Bilanzunterlagen
10
Änderungsnachweise in der EDV-Buchführung
10
Angebote mit Auftragsfolge
6
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)
10
Anlagenvermögensbücher, Anlagenkarteien
10
Arbeitsanweisungen (auch für die EDV-Buchführung)
10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation
10
Aufzeichnungen
10
Ausgangsrechnungen
10
Außendienstabrechnungen (Buchungsbelege)
10
Außendienstabrechnungen (keine Buchungsbelege)
6
Bankbelege
10
Bankbürgschaften nach Vertragsende
10
Belegformate
10
Belege mit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)
10
Benutzerhandbücher in der EDV-Buchführung
10
Betriebskostenrechnungen
10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)
6
Bewertungsunterlagen
10
Bewirtungsunterlagen, soweit für die Steuer oder als Buchungsbeleg erforderlich
10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)
10
Buchführungsunterlagen
10
Buchungsbelege
10
Darlehens-Unterlagen nach Vertragsende
6
Darlehens-Unterlagen als Buchungsbeleg
10
Seite 1
microtech GmbH
Riegelgrube 5a
55543 Bad Kreuznach
Tel. 0671 79616-0
Fax 0671 79616-99
[email protected]
www.microtech.de
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Dokument
Jahre
Dauerauftrag nach Vertragsende
10
Dateibeschreibungen
10
Dateiverzeichnisse
10
Datensicherung: Regeln
10
Debitorenauflistungen, wenn Bilanzunterlage, Debitorenkonten
10
Depots: Auszüge (nicht Inventare)
10
Eingabebeschreibungen in der EDV-Buchführung
10
Einfuhr: Unterlagen (Zollunterlagen, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen usw.)
10
Eingabedaten-Formate
10
Eingangsrechnungen inkl. Berechtigungsbelege
10
Export-Unterlagen
10
Fahrtkostenerstattung: Unterlagen
10
Fehlermeldungen und Fehlerkorrekturanweisungen in der EDV-Buchführung
(wenn Buchungsbelege)
10
Frachtbriefe
6
Gehaltslisten, Sonderzahlungslisten, wenn Buchungsbeleg
10
Geschäftsberichte
10
Geschäftsbriefe (zugegangene) und -kopien (versandt)
6
Geschäftsbriefe (zugegangene) und -kopien (versandt), wenn Buchungsbeleg
10
Geschenke, Nachweise darüber
10
Gewinn- und Verlustrechnungen (Jahreserfolg)
10
Grundbuch: Auszüge, wenn Unterlagen zur Inventur
10
Handelsbriefe (nicht Gutschriften oder Rechnungen)
6
Handelsbücher
10
Handelsregisterauszüge mit Beglaubigung
10
Inventare nach § 240 Handelsgesetzbuch
10
Investitionszulagen
6
Jahresabschluss
10
Jahresabschluss mit Erläuterungen
10
Kalkulationsunterlagen, die im Sinne des Steuerrechts oder Handelsrechts relevant sein können
10
Kassenberichte
10
Kassenzettel (falls Tagessummen-Bons gesammelt werden, entfällt die Aufbewahrungspflicht)
10
Kontenpläne und Änderungen zu Kontenplänen
10
Seite 2
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Dokument
Jahre
Kontenregister
10
Kontoauszüge
10
Konzernabschluss nach § 290 HGB, Lagebericht (§§ 290, 350 HGB)
10
Kreditunterlagen (Korrespondenz)
6
Kreditunterlagen (Buchungsbelege)
10
Lageberichte, soweit diese zu den Bilanzunterlagen gehören
10
Lagerbuchführung
10
Lieferscheine, soweit kein Belegnachweis
6
Lieferscheine als Belegnachweise, zum Beispiel im Zusammenhang mit Rechnungen
Lohnlisten (Endzahlungen, Zwischenzahlungen, Sonderzahlungen)
Lohnbelege
10
6
10
Mahnungen, Mahnbescheide
6
Mietunterlagen, soweit Vertrag beendet und Buchungsbeleg
10
Nachnahmebelege
10
Nebenbücher
10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10
Pachtunterlagen, soweit Vertrag beendet und Buchungsunterlage
10
Preislisten, soweit keine Unterlagen zur Bewertung oder Buchung
6
Preislisten als Bewertungsunterlagen oder Buchungsunterlagen
10
Programmablaufbeschreibungen, Programmverzeichnisse
10
Prozessakten, Prozessunterlagen
10
Quittungen
10
Rechnungen (Ausgang, Eingang)
10
Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)
2
Reisekostenabrechnungen
10
Sachkonten
10
Saldenbilanzen
10
Scheck- und Wechselunterlagen
6
Scheck- und Wechselunterlagen, soweit diese Buchungsbelege sind
10
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung
10
Spendenbescheinigungen als Unterlagen für die Buchung
10
Steuerbescheide
10
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55543 Bad Kreuznach
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Dokument
Jahre
Steuererklärungen
10
Telefonkostennachweise, soweit Buchungsbelege
10
Verbindlichkeiten (-Zusammenstellungen)
10
Vermögensverzeichnisse
10
Versandunterlagen und Frachtunterlagen als Buchungsbelege
10
Wareneingangsbücher, Warenausgangsbücher
10
Wechsel
10
Zahlungsanweisungen
10
Zollbelege
10
Zugriffsregelungen in der EDV-Buchführung
10
Zwischenbilanz bei Wirtschaftsjahrumstellung oder Wechsel der Gesellschafter
10
Stand: 20.01.2016
Weitere Informationen finden Sie auf www.microtech.de in unserem Blogbeitrag „Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht:
Was muss ich wissen?“.
Diese Übersicht wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Die microtech GmbH kann jedoch keine Gewähr für die Fehlerfreiheit und
Genauigkeit der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Weitergabe sowie Vervielfältigung dieses Dokuments, Verwertung
und Mitteilung seines Inhalts sind verboten, soweit nicht ausdrücklich gestattet.
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