www.paropa-aktenvernichtung.de GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 2016 GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN Im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen: Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von: 10 Jahren für: • Eröffnungsbilanz • Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbücher, Buchungsbelege • Inventur • Jahresabschluss • Konzernabschluss inkl. der hierzu erstellten Lage berichte • Konzernlagebericht • Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungs unterlagen • Lohnsteuerunterlagen 6 Jahren für: • empfangene und abgesandte Handels- und Geschäfts briefe* • weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind *Sofern Handelsbriefe zugleich Buchungsbelege sind (Rechnungen, Gutschriften), gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres • in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde • das Inventar aufgestellt wurde • die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde • der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde • Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unter lagen entstanden sind Stand: 2016 Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Zu beachten ist, dass es sich bei den hier genannten Aufbewahrungsfristen um Mindestfristen von HGB/AO handelt, die auch dann gelten, wenn im Einzelfall aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Regelung kürzere Aufbewahrungsfristen festgesetzt sind. Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO und §14b Abs. 1 Satz 3, 2. Halbsatz UStG). Diese Vorschrift soll verhindern, dass Unterlagen vernichtet werden, solange sie für steuerliche Zwecke noch von Bedeutung sind. Die Festsetzungsfrist beträgt in der Regel zwischen ein und vier Jahren. Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, weshalb beim Aufbewahrungspflichtigen oft erhebliche Schwierigkeiten bei der Feststellung bestehen, wann Unterlagen vernichtet werden dürfen. Um dies abzumildern, hat die Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben vom 25. Okt. 1977 eine Erleichterung geschaffen: Unterlagen sind nach Ablauf der in der AO genannten oder in anderen Steuergesetzen zugelassenen kürzeren Aufbewahrungsfristen nur noch aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind: • für eine begonnene Außenprüfung • für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach §165 AO • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außen prüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen Hinweis: Diese Info behandelt lediglich die Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht. Zur Abwehr/Durchsetzung von zivil- bzw. öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann im Einzelfall (insbesondere im Hinblick auf Beweiszwecke) eine längere Aufbewahrung angezeigt sein. Auch Spezialvorschriften für einzelne Berufe bzw. Tätigkeiten sind nicht berücksichtigt. www.paropa-aktenvernichtung.de GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN Art der Unterlage Jahrgänge, die vernichtet werden können Stand: 2016 A Abhängigkeitserklärungen 2005 Abkürzungsverzeichnis (erklärend) 2005 Abrechnungsunterlagen 2005 Abschlagszahlungen 2005 Abschlussbuchungsbelege 2005 Abschlusskonten 2005 Abschlussrechnungen 2005 Abschreibungsunterlagen 2005 Abtretungserklärungen 2009 Abwertungsbelege 2005 Akkordunterlagen 2005 Akkreditive 2009 Aktenvermerke 2009 An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 2009 Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 2005 Angebote (erhaltene und Kopien versandter) 2009 Angestelltenversicherung (Belege) 2005 Anhang (zum Jahresabschluss) 2005 Anlageninventare 2005 Anlagenkartei 2005 Anlagenunterhaltungskosten 2005 Anlagenverzeichnis 2005 Anlagevermögensbücher und -karteien 2005 Anleihebücher 2005 Anleihen 2009 Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen 2009 Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) 2009 Anzahlungsunterlagen 2009 Arbeitgeberzuschusskarten 2009 Arbeitnehmersparzulage (Verträge) 2009 Arbeitsanweisungen 2005 Auftragsbestätigungen 2009 Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) 2009 Auftragsbücher 2009 Auftragskostenbelege 2005 Auftragszettel 2005 Aufzeichnungen 2005 Ausfuhrunterlagen 2009 Ausgangsrechnungen 2005 Ausschusslisten als Buchungsbelege 2005 Außendienstabrechnungen 2005 Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Außenhandelsunterlagen 2009 Auszahlungsbelege 2005 Art der Unterlage Jahrgänge, die vernichtet werden können B Bahnabrechnungen 2005 Bahnfrachtbriefe 2009 Bankbelege 2005 Bankbürgschaften 2009 Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen 2005 Bauakten 2009 Bauantragskostennachweise 2009 Baubeschreibungen 2009 Baubücher 2005 Baugenehmigungen 2009 Beförderungspapiere 2009 Beherrschungsverträge 2005 Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 2005 Belege 2005 Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 2005 Bestandsberichtigungen 2005 Bestandsermittlungen 2005 Bestandsverzeichnisse 2005 Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) 2009 Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen 2005 Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Betriebskostenrechnungen 2005 Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) 2005 Betriebsprüfungsberichte 2009 Betriebsunfallunterlagen 2009 Bewertungsunterlagen 2005 Bewirtungsunterlagen 2005 Bilanzbücher 2005 Bilanzen (Jahresbilanzen) 2005 Bilanzkonten 2005 Bilanzprotokolle für die EDV 2005 Bilanzunterlagen 2005 Bons 2005 Börsenaufträge 2009 Bruttoerlösnachweise 2009 Bruttolohnlisten 2009 Bruttolohnsammelkarten 2009 Bruttolohnstreifen 2009 Buchführungsprogramme 2005 Buchführungsunterlagen 2005 Buchungsanweisungen 2005 Buchungsbelege 2005 Buchungsprotokolle für die EDV 2005 Buchungsunterlagen 2005 Bürgschaftsunterlagen 2009 www.paropa-aktenvernichtung.de GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN Art der Unterlage Jahrgänge, die vernichtet werden können C Carnetunterlagen 2009 Clearingauszüge 2009 Clearing-Belege 2005 Code-Pläne für Verständnis der Buchführung 2005 Computerausdrucke mit Buchungsdaten 2005 COM-Verfahrensbeschreibungen 2005 D Darlehenskonto Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) Datensicherungen Dauerauftragsunterlagen Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) Dauervorschüsse Debitorenkonen Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge (soweit nicht Inventare) Depotbestätigungen Depotbücher Deputatunterlagen Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systemebei EDV Dubiosenbücher 2005 2009 2005 2009 2005 2005 2005 2005 2009 2005 2005 2005 2009 2009 2005 2005 Stand: 2016 E Edelmetallbestände 2005 Edelmetallumsätze 2005 EDV-Journal 2005 Effektenbuch 2005 Effektenkassenquittungen 2005 Eichaufnahmen 2009 Einfuhrunterlagen 2009 Eingangsrechnungen 2005 Eingangsüberweisungsträger 2009 Eingliederungsverträge 2005 Einheitswertunterlagen 2009 Einkaufsbücher 2005 Einnahmenüberschussrechnung 2005 Einzahlungsbelege 2005 Energieverbrauchsunterlagen 2009 Erlösjournale 2005 Eröffnungsbilanzen 2005 Ersatzkassenunterlagen 2009 Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Exportunterlagen 2009 Expressauslieferungsbücher 2005 Art der Unterlage Jahrgänge, die vernichtet werden können F Fahrtenbücher 2005 Fahrtkostenerstattungen 2005 Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/ Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Fakturierjournale 2005 Fehlerjournale als Buchungsbelege 2005 Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung 2005 Fernschreiben (Handelsbriefe) 2009 Feuerversicherungsunterlagen 2009 Finanzberichte 2009 Frachtbriefe 2009 Frachtunterlagen 2009 Freistemplerabrechnungen 2005 Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 2005 Fürsorgeunterlagen 2009 G Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) Gehaltskonten Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundlohnlisten Grundstücksunterlagen Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriftanzeigen 2009 2005 2009 2005 2005 2005 2005 2009 2009 2005 2009 2009 2005 2005 2009 2005 2005 2009 2005 2005 www.paropa-aktenvernichtung.de GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN Art der Unterlage Jahrgänge, die vernichtet werden können Stand: 2016 H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanz Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht Hauptbücher und -karteien Hauptbuchkonten Hinterlegungsscheine Hypothekenpfandbriefe 2005 2005 2009 2005 2009 2005 2005 2005 2009 2009 I Importrechnungen Importunterlagen Inkassobücher Inventare Inventare als Bilanzunterlagen Inventurunterlagen Investitionsabrechnungen Investitionszulagenunterlagen 2005 2009 2005 2005 2005 2005 2009 2009 J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahresabschlusslisten Jahreskontoblätter Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 K Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalverkehrsteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher u. -blätter Kassenstreifen Kassenzettel (Buchungsunterlage) Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Kommissionslisten Konnossemente Konsignationsunterlagen Kontenpläne/Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge Kontokorrentbücher Kostenartenpläne 2009 2005 2009 2009 2005 2005 2009 2005 2009 2009 2005 2009 2009 2009 2005 2005 2005 2005 2005 Art der Unterlage Jahrgänge, die vernichtet werden können Kostenstellenpläne Kostenträgerrechnung Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) Kostenvoranschläge Kreditorenkonten Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten 2009 2009 2005 2009 2005 2009 2005 2009 2009 L Ladescheine Lageberichte Lagerbuchführungen Lagerprotokolle Leasingunterlagen Leergutabrechnungen Lieferscheine Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnkonto (siehe Anmerkungen) Lohnlisten Lohnssteuerunterlagen Lohnunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe 2005 2005 2005 2009 2009 2009 2005 2005 2005 2005 2009 2005 2005 2009 2005 2009 M Magnetbänder (mit Buchfunktion) Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Materialentnahmescheine Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Montageversicherungsakten Mutterschaftsgeldunterlagen 2005 2009 2009 2009 2005 2009 2009 2009 2005 2009 2005 2005 2005 N Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) Nebenbücher Nettolohnlisten Nutzflächenermittlung 2005 2005 2009 2005 2005 2005 www.paropa-aktenvernichtung.de GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN Art der Unterlage Jahrgänge, die vernichtet werden können O Obligationen Offene-Posten-Listen Orderpapiere Organisationsunterlagen der Buchführung Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge 2009 2005 2009 2005 2005 2005 P Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) Patentunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postbankauszüge Postbankbelege Postscheckbelege Preislisten Preisvereinbarungen Privatentnahmebelege Programmbeschreibung für EDV Proteste (Scheck, Wechsel) Protokolle (Buchungsbelege) Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) Provisionsabrechnungen Prozessakten Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) 2009 2009 2005 2005 2005 2005 2005 2009 2005 2005 2005 2009 2009 2005 2005 2009 2005 2009 2005 2005 2005 Q Qualitätsberichte Quittungen 2009 2005 Stand: 2016 R Rechnungen 2005 Rechnungsabgrenzungsermittlung 2005 Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer 2005 Rentenversicherungsnachweise 2009 Repräsentationsaufwendungen 2005 Repräsentationskosten 2005 Rückstellungsunterlagen 2005 Rückwareneingangsjournale 2009 Art der Unterlage Jahrgänge, die vernichtet werden können S Sachanlagevermögenskarteien Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen und -unterlagen Scheck- und Wechselunterlagen Scheckbestandsaufnahmen Schecks Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) Schriftwechsel Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparprämienanträge Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen Steuerbescheide und -erklärungen Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen Stornobelege Stundenlohnzettel als Buchungsbelege 2005 2005 2005 2005 2009 2009 2005 2005 2009 2009 2005 2009 2005 2005 2009 2009 2009 2005 2005 2005 2005 2009 2005 2005 T Teilzahlungsbelege Telefonkostennachweise Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Trennungsgeldermittlungen 2009 2005 2009 2005 2009 2009 2005 Ü/U Überstundenlisten Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umsatzsteuervoranmeldungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallversicherungsunterlagen Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubslisten für Rückstellungen 2009 2005 2005 2005 2005 2005 2009 2009 2009 2005 www.paropa-aktenvernichtung.de GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN Art der Unterlage V Valuta-Belege Verbindlichkeiten Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbücher, -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versand- und Frachtunterlagen Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege Versicherungspolicen Versteigerungsunterlagen Verträge Vertreterunterlagen Verwahrungsbücher für Wertpapiere Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorschusskonten Vorschusslisten als Buchungsbelege Stand: 2016 W Währungsforderungen Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen Wareneingangs- und -ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel Wechsel als Buchungsbeleg Wechselbuch Wechselobligation Weihnachtsgratifikation Werbegeschenknachweise Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge Werkstattabrechnungen Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher Wohnungsbauunterlagen Jahrgänge, die vernichtet werden können 2005 2005 2005 2009 2005 2009 2005 2009 2005 2005 2005 2009 2005 2009 2009 2009 2009 2005 2005 2009 2005 2005 2005 2005 Art der Unterlage Jahrgänge, die vernichtet werden können Z Zahlungsanweisungen/-belege Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungen als Buchungsbeleg Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer Zugangsbelege Zuschüsse des Arbeitgebers Zustellungsquittungen Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) 2005 2005 2009 2009 2005 2005 2009 2009 2009 2005 2005 2005 2009 2005 2005 2009 2005 2005 2009 2009 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2009 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2009 www.paropa-aktenvernichtung.de
© Copyright 2024 ExpyDoc
