Aktenplan - Jörimann

Aktenplan
1| Die 8 Aktenklassen: Absatz, Beschaffung, Entwicklung, Finanzwesen,
Geschäftsführung,
Infrastruktur, Leistungserbringung,
Mitarbeitende
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Wohin mit den aufzubewahrenden Papier(und digitalen) Dokumenten? Nach einem
übersichtlichen, allgemein verbindlichen und
einfach zu handhabenden Ablageplan geordnet in die optimierte physische (und elektronische) Ablage!
Für den dazu benötigten Aktenplan stellt
Jörimann eine Standard-Systematik zur Verfügung, der im Rahmen eines Beratungsauftrages auf
die individuellen Firmenbedürfnisse angepasst
wird. Das Resultat: Es herrschen klare Verhältnisse bei der Zuordnung und das Ablegen der
Dokumente in die Aktendossiers erfolgt fehlerfrei.
Somit wird auch das Auffinden von Dokumenten
erleichtert. Alles in Allem: die Dokumentenablage
wird wesentlich übersichtlicher, benötigt viel weniger Platz und die Bearbeitung wird um Faktoren
beschleunigt.
Für Dossierablagen
Bei eindimensionalen Ablagen – wo die Dossiers
gemäss einem bekannten, eindeutigen Begriff
sortiert abgelegt werden - ist die Ablagesystematik pro Registratur klar. Beispiele: Personaldossiers nach Namen, Vertragsdossiers nach Vertragsnummer, Patientendossiers nach Namen oder
Geburtsdatum etc. Das Auffinden der Dossiers ist
Dank der farbkodierten Stellmappen-Organisation
innert Minutenbruchteilen möglich.
Ebenso das Rückstellen, zusätzlich erleichtert durch
Platz haltende „Out-Markierungen“. Solche Registraturen sparen Büroflächen ein und Fehlablagen
werden praktisch ausgeschaltet, sie würden infolge
der Farbkodierung ja sofort auffallen.
Für Sachverhaltsakten
Bei komplexeren, mehrdimensionalen Situationen
ist die Zuordnung des Ablagebegriffes für ein Dokument nicht von Anfang an klar. Für solche Ablagen - wie z. B. Direktionsakten, Abteilungsablagen,
Firmenarchive etc. – muss ein sogenannter Aktenplan vorliegen, eine für alle Beteiligten geltende,
ihnen vertraute und einfach zu handhabende Systematik. Diese ermöglicht jedem Benutzer das rasche Auffinden des gesuchten Aktendossiers, wo
das betreffende Dokument hingehört bzw. woraus
es zu entnehmen ist. Damit nicht Verhältnisse wie
„der Lehrling legt schnell ab und der Chef sucht
vergebens…“ herrschen. Auch hier bietet die Stellmappen-Organisation der Akten markante finanzielle und bearbeitungszeitliche Vorteile!
Aktenplan
Standard-Aktenplan
Ende der Neunzigerjahre hat die Jörimann AG,
basierend auf den Erfahrungen ihrer diesbezüglichen Beratungstätigkeit, einen Aktenplan-Rahmen aufgestellt. Eine weit verbreitete Parallele
dazu ist der bereits 1947 von Professor Karl Käfer
entwickelte Kontenrahmen, der in der Schweiz
lange Zeit als Referenzrahmen für Buchhaltungen
von Unternehmen galt. Der Jörimann StandardAktenplan ist, ähnlich wie der erwähnte Kontenrahmen, in Aktenklassen und diese in Aktengruppen eingeteilt. Dieser Rahmen und die über Hundert vorgegebenen Gruppen garantieren, dass
keine Unternehmensaktivität vergessen geht. Er
lässt sich selbstverständlich erweitern, reduzieren,
vertiefen oder nur auf einen Teilbereich fokussieren und kann somit auf alle individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Dass sich der gleiche
Aktenplan auch für die Ablage elektronischer
Dokumente eignet, versteht sich von selbst!
Es geht um die „Sache“
Ausgangpunkt der Zuordnung jedes einzelnen
Dokumentes ist die „Sache“ (Objekt, Gegenstand
der Akte) und nicht Art oder Form. Beispiel: einen Vertrag für Büroreinigung findet man im
Dossier „Infrastruktur / Instandhaltung / …“
und nicht im Ordner „Verträge“. Die Frage „um
was geht es hier?“ hilft stets weiter!
Die Realisierung
Die Zurverfügungstellung des Standard-Aktenplanes und dessen Anpassung erfolgt im Rahmen
eines Beratungsauftrages. Vorerst werden Informationen über die vorhandenen Ablagen und
Registraturen gesammelt. Umfang, Ablagemittel
und vor allem die bestehenden Ablagesystematiken der (eindimensionalen) Dossier-Registraturen
und Ablagen von Sachverhaltsakten müssen bekannt sein. Die anschliessende Analyse zeigt auf,
wo und wie die Aktenplan-Vorlage angepasst
werden muss, um eine den betrieblichen Gegebenheiten bestens entsprechende „Ablage-Logik“
zu erreichen. Nach Genehmigung der neuen Systematik folgt die leider Zeit raubende aber notwendige Umstellung. Sie kann auch in Etappen
oder nach Ausgangsbereichen gestaffelt werden.
Für solche Arbeiten können wir Ihnen auch Unterstützung durch unsere Professional Services
anbieten.
Wichtig dabei sind grosse Papierkörbe in genügender Anzahl, denn es ist endlich die Zeit, um viel
Überflüssiges, mehrfach Gelagertes und Abgelaufenes loszuwerden. Die selben Tätigkeiten sind
gleichzeitig auch bei der elektronischen Datenspeicherung durchzuführen. Die erfreuliche Seiten treten aber rasch zu Tage: es herrscht bald mehr Ordnung, es gibt mehr Platz, die Arbeiten an der Registraturen gehen schneller voran. Als positiver Nebeneffekt tauchen längst verschollen geglaubte Dokumente wieder auf, unbekannte oder vergessene
Inhalte werden bekannt und all die Fehlablagen
erblicken wieder das Tageslicht …
Die Jörimann-Beratung
Aufgrund der umfangreichen Projekterfahrung
können Ihnen unsere Organisationsberater wertvolle Unterstützung bieten, welche für eine erfolgreiche Realisierung Ihrer Zielsetzungen notwendig
ist. Profitieren auch Sie davon!

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