(Auszug) Anlage 4 Dienstanweisung für das Bearbeiten und

(Auszug)
Anlage 4
Dienstanweisung für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut
der Stadt Oranienland - Schriftgutordnung
1 Präambel
Die Schriftgutordnung enthält die Grundsätze für die einheitliche Ordnung und Verwaltung des
Schriftgutes der Stadtverwaltung. Die künftig zunehmende Tendenz der Nutzung elektronischer
Verfahren erfordert die Verwaltung von Dokumenten und Akten hieran auszurichten. Die Schriftgutordnung soll helfen, das Schriftgut schnell und sicher aufzufinden, um dadurch den Dienstbetrieb zu erleichtern und zu beschleunigen.
2 Zweck und Gegenstand
2.1 Die Dienstanweisung regelt das Bearbeiten von Geschäftsvorfällen und das Verwalten von
Schriftgut in der Stadtverwaltung.
2.2 Sie soll ein sachgerechtes und wirtschaftliches Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut sicherstellen. Neben der konventionellen - papierbezogenen - Bearbeitung ist die Verwaltung von
elektronischen Dokumenten und Akten zu berücksichtigen.
2.3 Soweit nichts anderes bestimmt ist, gelten daher die Regelungen auch für die elektronische
Bearbeitung und Verwaltung von Schriftgut.
…
6 Äußere Ordnung der Akten
6.1 Sachbearbeiter - Aktenablage
Das für den Dienstbetrieb benötigte Schriftgut wird grundsätzlich in Form der Sachbearbeiter Aktenablage aufbewahrt. Bei besonderen Voraussetzungen kann mit Zustimmung des zuständigen Fachamtes die Aktenablage zentral für ein gesamtes Fachamt oder Teile eines Fachamtes erfolgen.
6.2 Ablagesystem
Den Bedürfnissen entsprechend ist die zweckmäßigste Form der Schriftgutverwaltung zu wählen.
Es ist darauf zu achten, dass innerhalb eines Fachamtes für die gleiche Form der Schriftgutablage jeweils nur ein System ausgewählt wird. Regelmäßig ist zwischen folgenden Ablagesystemen
zu wählen:
−
−
−
stehende Schriftgutablage (Ordner- oder Karteiablage)
hängende Schriftgutablage (Draufsicht - Hängeablage, hintereinander hängend oder Pendelablage, nebeneinander hängend)
besondere Form der Schriftgutaufbewahrung (z.B. ungeheftete Aufbewahrung von Schriftgut
in Hängetaschen, Archivschachteln o. ä. oder im Klebebindeverfahren)
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6.3 Aktenplan
Anlage 4
Der Aktenplan ist ein Ordnungssystem für die Ablage des kommunalen Schriftgutes. Für die Koordinierung der Erstellung ist das Hauptamt zuständig.
Der Aktenplan enthält die systematische Gliederung der Akten nach dem Aufgabengliederungsplan. Für die Einzelakten können andere geeignete Ordnungssysteme verwandt werden, z.B.
Zahlen- oder Buchstabenfolgen nach Namen oder Straßen und Hausnummern.
6.3.1 Gliederung des Aktenplanes
Für die Gliederung gilt folgendes System:
Dezimalstelle
Ziffern
Bezeichnung
Beispiel
1.
2.
3 und 4.
5.und 6.
1-8
0-9
0-9
00 - 99
Aktenhauptgruppe
Aktengruppe
Aktensachgruppe
Akten
1
10
10 61
10 61 11
Die Aktenhauptgruppen entsprechen den Aufgabenhauptgruppen (1. Dezimale von 1 - 8), die
Aktengruppen den Aufgabengruppen (2. Dezimale von 0 - 9) des Aufgabengliederungsplanes.
Die 3. bis 6. Dezimale dienen der weiteren Untergliederung der Akten, und zwar bezeichnen
die 3. und 4. Dezimale
die Aktensachgruppe
die 5. und 6. Dezimale
die Akten.
Ist der Inhalt einer Akte noch weiter zu untergliedern, so kann dieses durch Trennblätter, Einhängehefter u. ä. geschehen. Diese werden dann mit weiteren Ziffern bezeichnet (siehe Ziffer 6.3.2).
Allgemein ist die Gliederung des Aktenplanes so vorzunehmen, dass für spätere Erweiterungen
ausreichend Raum bleibt.
6.3.2 Aktenzeichen
Das Aktenzeichen ergibt sich aus dem unter Abschnitt 6.3.1 dargestellten System der Gliederung
des Aktenplanes.
Als Aktenzeichen sind zu verwenden:
− bei Haupt- und Einzelakten das aus dem Aktenplan hervorgehende Zeichen (z.B. 10 61 11 )
− bei Haupt- und Einzelakten, deren Inhalt noch weiter unterteilt ist, das aus dem Aktenplan
hervorgehende Zeichen mit angefügter Unterteilung (z.B. 10 61 11 - 1)
− bei Einzelakten kann an die Stelle der beiden letzten Dezimalstellen das betreffende Ordnungssystem treten (z.B. 10 61 - 2012 oder 10 61 - M 22 oder 10 61 - Hauptstraße 42)
Das Aktenzeichen ist beim Schriftverkehr anzugeben.
6.3.3 Aufstellen der Teilaktenpläne
Jede Organisationseinheit der im Aufgabengliederungsplan Aufgaben zugeordnet wurden, ist
verantwortlich für die Erstellung eines gegliederten Teilaktenplanes nach Ziffer 6.3.1.
Die Gesamtheit der Teilaktenpläne ergibt den Aktenplan.
6.3.4 Aktenbeschriftung
Für die Beschriftung der Akten ist der Sachbearbeiter zuständig. Die Akten sind mit dem Aktenzeichen zu versehen. Ergänzende Texte sollten kurz und sachlich sein.
…
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(Auszug)
Anlage 4
Teilaktenplan Personalamt
AHG 1 Allgemeine Verwaltung
Aktenhauptgruppe 1 ZENTRALE VERWALTUNG
Aktengruppe
11 PERSONAL
Akten- Aktengrup- sachpe
gruppe
Bezeichnung
11
01
Personalmanagement
11
02
Personalbedarfs- und Personalkostenplanung
11
03
Personalbeschaffung
11
04
Personaleinsatz
11
05
Personalentwicklung
11
07
Bestellung zu besonderen Funktionen
11
08
Personalangelegenheiten der Mitarbeiter
11
09
Personalkostenabrechnung
11
10
Schwerbehindertenangelegenheiten, Ausgleichsabgabe
11
11
Disziplinarangelegenheiten
11
13
Personalärztlicher Dienst bzw. Betriebsärztlicher Dienst
11
14
Arbeitssicherheit
11
17
Soziale Betreuung der Mitarbeiter
…
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