software, die erfolge verbucht

KOSTENRECHNUNG
OSTENRECHNUNG
KOSTENRECHNUNG
SOFTWARE, DIE ERFOLGE VERBUCHT
PORTOS Informatik GmbH
Zürcherstrasse 59
5400 Baden
Tel.
+41 (0) 56 203 05 00
Fax.
+41 (0) 56 203 05 09
Hotline
+41 (0) 56 203 05 05
[email protected] www.portos.ch
KOSTENRECHNUNG
SOFTWARE, DIE ERFOLGE VERBUCHT
Die Kostenrechnung für den KMU – Betrieb
Klar im Aufbau
Einfach in der Handhabung
Optimierte Anzahl an Funktionen
Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten
Professioneller Support
Permanente Weiterentwicklung
Die PORTOS Kostenrechnung wird als Zusatz-Modul der PORTOS
Finanzbuchhaltung zugeschaltet.
Mit dem Einsatz der Betriebsbuchhaltung werden in der PORTOS
Finanzbuchhaltung die Kostenstellen- und KostenträgerZuordnungen definiert. Aus der eingesetzten PORTOS
Lohnbuchhaltung werden die Belege Kostenstellen -gerecht in die
Fibu und anschliessend in die Bebu übertragen.
Zur Verfügung stehen Endkostenstellen, Hilfs- oder Vorkostenstellen
und Strukturkostenstellen. Kostenstellen werden im Umlageverfahren an Kostenträger übergeben. Erträge werden direkt den
entsprechenden Kostenträger zugewiesen.
Kostenrechnungsbelege können abgegrenzt werden.
Aus der Finanzbuchhaltung werden je nach Einstellung nur
journalisierte oder nicht fixierte Belege übernommen. In der
Kostenrechnung (Bebu) können auch Belege neu erfasst werden.
Nebst den Auswertungen einzelner Kostenstellen und –träger stehen
komplexere Darstellungen wie der Betriebsabrechnungsbogen und
die Differenzierte Erfolgsrechnung zur Verfügung.
Alle Auswertungen können in MS Excel überführt und weiter
bearbeitet werden.
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Tel. 056 203 05 00 / [email protected]
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Schema Kostenrechnung
PORTOS Lohn
PORTOS Finanz
PORTOS Kostenrechnung (Bebu)
KostenrechnungsBelege
Strukturkostenstelle
Strukturkostenträger
Kostenstellen
Kostenträger
Endkostenstelle
Endkostenträger
Vorkostenstelle
Kostenstellen
Auswertungen
Kostenträger
Auswertungen
Budget
Budget
Budgetliste / Budgetvergleich
Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Differenzierte Erfolgsrechnung
Microsoft Excel
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Systematik der Kostenrechnung
Die Betriebsbuchhaltung hat die Aufgabe, die Kostenarten möglichst
verursachergerecht den einzelnen Kostenträgern zuzuordnen. Dabei unterscheiden wir
zwischen zwei Kostenarten; die Kosten, die dem Kostenträger direkt und solche, die
indirekt via Kostenstellen verrechnet werden.
Kostenart
aus
Finanzbuchhaltung
Kostenstelle
Mit Vor- oder
Hilfskostenstelle
Kostenträger
Erträge
Einzelkosten
Erlös
direkte Verrechnung
Primärkosten
indirekte Verrechnung
Gemeinkosten
Sekundärkosten
Vorkostenstelle
Endkostenstelle
Umlage
Direkte Verrechnung
Die Kostenarten werden den einzelnen Kostenträgern direkt zugeordnet. Sie heissen
deshalb Einzelkosten oder direkte Kosten.
Direkte Kosten sind:
Handelsware (Waren, welche ohne weitere Verarbeitung verkauft werden)
Verpackungsmaterial (z.B. Flaschen, Dosen, Tuben, Etiketten etc.)
Indirekte Verrechnung
Diese Kosten werden der Kostenstelle belastet. Sie werden Gemeinkosten oder
Einzelkosten genannt.
Die indirekten Kosten zeigen die Gesamtheit der Kosten auf, die nicht direkt einem
bestimmten Kostenträger zugeordnet werden können. Dabei werden die
Gemeinkosten entweder auf eine Hauptkostenstelle oder über eine Hilfs- oder
Vorkostenstelle umgelagert. Die Hilfs- oder Vorkostenstellen werden anschliessend mit
Hilfe eines definierten Schlüssels (prozentual) auf die Hauptkostenstellen umgelagert.
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Oft anfallende Gemeinkosten sind:
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Löhne
Hilfsmaterialien
Sozialkosten
Unterhaltskosten
Fahrzeug-Leasing
Miete und Gebäudekosten
Verwaltungskosten
Energie- und Stromkosten
IT - Kosten (Anschaffung, Support, Beratung usw.)
Allgemeine Ausbildungskosten
Abschreibungen
Sonstiger Aufwand
Umlageverfahren
Die Gemeinkosten werden so verursachergerecht wie möglich den einzelnen
Kostenträgern zugeordnet. Für die Umlagen werden so genannte Schlüssel definiert,
eine Schlüsselgrösse muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen:
•
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•
•
•
•
Verursacherprinzip (Korrelation zwischen Kostenentstehung und -Verursacher)
Kontinuität (Schlüssel ist methodisch; über Jahre einsetzbar)
Flexibilität (Schlüssel soll sich verändernden Anforderungen anpassen)
Administration (Aufbau, Erfassung und Pflege möglichst wenig Aufwand)
Akzeptanz (Von Kostenstellenleiter als gerecht akzeptiert)
Einfachheit (Schlüssel soll transparent und durchschaubar sein)
Es wird unterschieden zwischen absoluten und relativen Schlüsselgrössen. Absolute
Schlüssel werden mit direkten Bezugsgrössen umgelagert, beispielsweise die Anzahl
genutzte Quadratmeter Raumfläche.
Die relativen Schlüssel werden prozentual umgelegt, beispielsweise die gefahrenen
Kilometer, durchgeführte Transaktionen, beanspruchte CPU-Zeit usw.
Selbstkosten
Das Total der Einzel- und Gemeinkosten ergibt die Selbstkosten, die dem Erlös
gegenübergestellt werden. Die Differenz stellt den Erfolg pro Kostenträger dar.
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Einrichten/Pflegen der Kostenrechnung
Erfassen von Kostenstellen / -Träger relevanten Belegen in der Finanzbuchhaltung
In der Finanzbuchhaltung werden die notwendigen Funktionen zum Arbeiten mit der
Kostenrechnung frei geschaltet. In erster Linie werden die entsprechenden
Stammdaten-Tabellen geöffnet, um die entsprechenden Strukturen zu erfassen.
Kostenträger
Der Kostenträger ist eine
Leistungseinheit, die
hinsichtlich des Beitrags zum
Unternehmenserfolg separat
gesteuert wird. In diesem
Beispiel sind es Filialen und
direkt belieferten Kunden.
die
Die Kostenträgerrechnung (der Betriebs-Abrechnungs-Bogen) ist eine
Wirtschaftlichkeitsrechnung, die pro definierte Einheit (Profitcenter, Bereich, Sales
Point, usw.) den Erlös den Kosten gegenüberstellt.
Als Endergebnis wird der Erfolg ausgewiesen. Einzelkosten werden aus der
Finanzbuchhaltung direkt auf die Kostenträger übertragen, während die Gemeinkosten
über die Kostenstellen auf die Kostenträger umgelegt werden.
Die Belege der Lohnbuchhaltung werden ebenfalls über Kostenstellen auf die
Kostenträger umgelegt. Die Lohnkostenstellen können bereits in der Lohnbuchhaltung
ausgewertet werden.
Die Kostenträgerrechnung ist gleichsam eine Unterteilung des Gesamterfolgs in
Teilerfolge, die von leitenden Angestellten verantwortet werden müssen. Diese
differenzierte Art, über die Wirtschaftlichkeit zu rapportieren, erzeugt Transparenz und
ermöglicht dem Kader, zeitlich und inhaltlich zielorientiert zu handeln.
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Kostenstelle
Die Kostenstelle ist eine Einheit welche die direkten wie auch die übrigen Kosten in
sich vereint.
Die Kosten werden wo möglich direkt auf
einzelne Einheiten (Kostenstellen) gebucht
(3000 bis 3040). Wo dies nicht möglich
ist, werden die Kosten über Hilfskostenstellen (10000 bis 10010) mit einem
prozentualen Verteiler auf die
Kostenstellen umgelegt.
Hilfskostenstellen werden mit
prozentualem Anteil den
Endkostenstellen zugeordnet.
Die Kostenstellenrechnung hat eine wichtige Kontrollfunktion in einer Unternehmung,
indem auf der Kostenstelle die Gemeinkosten überwacht werden. Verantwortlich ist
der Kostenstellenleiter. Die Kostenstellenrechnung ist ein zentrales Element im
gesamten Planungsprozess. Für die Kalkulation werden Kostensätze (absolute
Bezugsgrösse pro Einheit) und Zuschlagssätze (relative Bezugsgrösse in %)
abgeleitet.
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Pflege der Kostenstellen /-Träger relevanten Konten in der Finanzbuchhaltung
Die Erfassung eines Belegs wird nun um die Information der Kostenstelle, des
Kostenträgers erweitert. Dazu soll der Kontenplan angepasst werden.
Diese Erweiterung betrifft nur die Konten der Erfolgsrechnung das sind die Konten des
Ertrags und des Aufwands.
Sämtliche Buchungen auf das
Konto 3010 müssen mit dem
Kostenträger-Zusatz 301
(Lieferkunden) versehen werden.
Mit der Zuordnung des
Kostenträgers 301 und mit der
Aktivierung der Kostenträgerpflicht
werden beim Buchen die
entsprechenden Informationen
automatisch gesetzt.
Rohmaterial Einkauf wird über die
Hilfskostenstelle 10000 gebucht.
Das Rohmaterial kann dadurch den
einzelnen Verkaufspunkten anteilsmässig zugeordnet werden.
Mit dieser Einstellung werden beim
Buchen die Informationen automatisch
mitgeliefert.
Beim Arbeiten mit Kostenstellen und Kostenträger ist es wichtig, die Pflichten für die
entsprechenden Ertrags- und Aufwand- Konten zu setzen.
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Die Übergabe der Kostenstellen /-Träger relevanten Belege in die Kostenrechnung
Die Kostenrechnung ist ein eigenständiges Programm, kann aber nur im
Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung eingesetzt werden.
Die relevanten Belege aus der
Finanzbuchhaltung werden
gemäss Eingrenzung in die
Kostenrechnung (Betriebsbuchhaltung) überführt und
periodengerecht dargestellt.
Das Detail des übertragenen
Kostenrechnungsbelegs gibt
Aufschluss auch über finanzbuchhalterische Belange.
Für monatliche Aufteilung und
Auswertung kann der Beleg
abgegrenzt werden.
(Bsp. Jahresrechnung einer Versicherung)
Bei der periodischen
Abgrenzung werden die
verteilten Beträge monatlich
ausgewertet.
Bei der Einzelabgrenzung wird
nur der abgegrenzte Betrag in
die Auswertung übernommen.
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Die Erstellung eines Kostenstellen /-Träger Belegs
In der Kostenrechnung können Belege erstellt werden. Diese gelten nur für die
Kostenrechnung und haben keinerlei Einfluss auf die Finanzbuchhaltung.
Aufgrund des Belegtyps kann jederzeit
festgestellt werden, ob der Beleg in der Bebu
(Kostenrechnung) oder in der Fibu generiert
wurde.
Die Auswertungen
Sämtliche Auswertungen können nach MS Excel exportiert und nachbearbeitet
werden.
& Kostenträger
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Die differenzierte Erfolgsrechnung
In der differenzierten Erfolgsrechnung
werden die Kostenträger ausgewertet.
Dazu werden die Primär- und
Sekundärkosten auf die definierten
Kostenträger umgelegt.
Die differenzierte Erfolgsrechnung
muss in ihrem Endergebnis mit der
Gewinn- und Verlustrechnung aus
der Finanzbuchhaltung übereinstimmen wenn nicht zusätzliche
Belege in der Kostenrechnung
erfasst wurden.
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Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
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