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HINWEIS FÜR REISENDE
MASSNAHMEN ZUM DATEN- UND PRIVATSPHÄRENSCHUTZ BEI CARLSON WAGONLIT TRAVEL
Carlson Wagonlit Travel (CWT) ist ein Travel-Management-Unternehmen mit besonderer Spezialisierung auf
Business-Travel-Management, welches für seine Kunden Travel-Management-Programme auf
Unternehmensebene entwirft, implementiert und verwaltet. CWT ist beauftragt worden, für Ihr Unternehmen,
für das Sie als Mitarbeiter/-in, Auftragnehmer/-in oder Gastreisende(r) tätig sind, Leistungen im
Zusammenhang mit Geschäftsreisen sowie reisebezogene Serviceleistungen zu erbringen. In dieser Funktion
sammelt, verarbeitet und sichert CWT personen- sowie andere reisebezogene Daten, die Sie oder Ihr
Unternehmen zur Verfügung stellen. Zu diesen gehören Angaben, die notwendig sind, um Ihre Reservierungen
vorzunehmen, Reisedokumente auszustellen, Rechnungen zu verschicken und um Berichte zu erstellen.
Datensammlung
Die Daten umfassen Ihren Namen, Ihre Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Reiseziele, Ihre Reisetermine sowie
Ihr Reiseprofil (darunter Sitzplatzwünsche, Kontaktdaten für Notfälle, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum,
Geschlecht, Personalnummer, Kreditkartenangaben, Reisepass- und Visuminformationen). Die Reisedaten
können auch „sensible Informationen“ enthalten, die Sie ggf. CWT zur Verfügung stellen, darunter
Informationen zu Ihrer Gesundheit, zu Essensvorlieben usw. CWT verarbeitet Ihre Reisedaten wie erforderlich
in Abhängigkeit Ihres Reiseziels.
Datenspeicherung, Datenverarbeitung und Datenzugriff
Sie stellen CWT vornehmlich Ihre Daten durch Vervollständigen Ihres Reiseprofils in dem CWT-firmeneigenen
Tool CWT Portrait zur Verfügung bzw. Ihr Unternehmen gibt die Daten mittels Daten-Feeds, für die ggf.
zusätzliche Informationen von Ihnen erforderlich sind, an CWT weiter. Es ist auch möglich, dass CWT Ihre
Profildaten von dem Provider des Online-Buchungstools erhält. In diesem Fall kopiert CWT für Sie Ihr Profil in
CWT Portrait, um die gewünschten Reisedienstleistungen zu erbringen. Sollten Sie „sensible
Informationen“ zur Verfügung stellen, ist ggf. Ihre ausdrückliche Zustimmung erforderlich, damit CWT diese
Daten verarbeiten darf. In diesem Zusammenhang kann CWT Sie bitten, sich auf CWT Portrait einzuloggen, um
die Zustimmung zu erteilen, oder diese auf anderem Wege zu geben.
Sie können einer anderen Person Zugriff auf Ihr Profil gewähren. In diesem Fall hätte die Person Zugriff auf Ihre
Profilinformationen (darunter auch sensible Informationen) und könnte diese bearbeiten. Ihre Daten
(einschließlich Essensvorlieben und Gesundheitsbedürfnisse bei Reisen) werden während des gesamten
Reisebuchungsvorgangs verarbeitet und erscheinen auf verschiedenen Dokumenten: Bei einer Buchung wird
ein Reservierungssatz (auch als Fluggastdatensatz (PNR) bekannt) erstellt, ein Reiseplan wird ausgestellt und
darüber hinaus werden ggf. noch andere Reisedokumente zur Verfügung gestellt. CWT speichert Ihre Daten in
CWT Portrait und in den PNRs sowie in anderen Tools von CWT, für die sich Ihr Unternehmen entschieden hat.
Ferner werden die Daten zum Zwecke der Abstimmung, Berichterstattung und Mitteilung in Back-OfficeBuchhaltungs- und Berichtssystemen erfasst.
Datenweitergabe
Wenn CWT Ihre Reisereservierungen vornimmt und/oder reisebezogene Serviceleistungen gegenüber Ihrem
Unternehmen erbringt, kann es wie folgt Daten weitergeben:
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innerhalb von CWT, seinen Tochterunternehmen, Gemeinschaftsunternehmen und internationalen
Partnern mit Sitz innerhalb oder außerhalb Ihres Landes (einschließlich außerhalb der EU), um
reisebezogene Serviceleistungen wie eilige Online-Buchungen, das Ausstellen von Flugtickets und
Anfragen an das technische Helpdesk sowie, sofern erforderlich, die Überprüfung der Einhaltung
gesetzlicher Bestimmungen, zu unterstützen;
an verschiedene Reisedienstleister wie Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenunternehmen,
Unternehmen von Online-Buchungstools, Anbietern von Sicherheits-Trackingdiensten sowie an
Computerreservierungssysteme;
an Regierungs- und Strafverfolgungsbehörden, sofern erforderlich, in Bezug auf Flug- oder andere
Reisedienstleistungen;
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auf Nachfrage an Ihr Unternehmen – als Bestandteil von Managementinformationsberichten;
an Dritte, innerhalb oder außerhalb Ihres Landes (einschließlich außerhalb der EU), um Reisepläne zu
erstellen und über CWT zu versenden, oder zum Zwecke der externen Registrierung, um Reiseausgaben
zusammenzuführen und abzugleichen, Zahlungen einzutreiben, eilige Serviceleistungen anzubieten und
um die von CWT angebotenen Dienstleistungen zu überprüfen (auf Nachfrage seitens Ihres
Unternehmens);
an und von CWT-Datenbanken, die sich in verschiedenen Ländern befinden, Datenbanken von
Drittanbietern, die im Zusammenhang mit den Travel-Management-Serviceleistungen Leistungen
gegenüber CWT erbringen (wie Verwaltungs-, IT- und Technologieplattformen für die Tools von CWT,
Telekommunikation, Zahlungsdienste).
Um reisen zu können, werden Ihre Daten externen Reiseanbietern wie Hotels, Flug- und Bahngesellschaften
zur Verfügung gestellt. CWT kann nicht für das Handeln und die Praktiken dieser externen Reiseanbieter,
denen die Daten offengelegt werden, damit diese die von Ihnen gewünschten Reisedienstleistungen Ihnen
gegenüber erbringen können, verantwortlich gemacht werden. Unter gewissen Umständen ist es Ihnen nicht
möglich, gemäß der in Ihrem Land gültigen Datenschutzgesetzgebung Schadenersatz zu verlangen, sollte der
Reiseanbieter außerhalb Ihres Landes ansässig sein.
CWT geht davon aus, dass Reisende und ihre Unternehmen jeweils richtige Angaben machen und ihre
Reiseprofile, sofern notwendig, aktualisieren. Sie können Ihr Reiseprofil in CWT Portrait jederzeit einsehen und
aktualisieren. Beachten Sie bitte, dass, wenn Sie CWT nicht gestatten, Ihre Daten zu speichern und zu
verarbeiten, CWT möglicherweise nicht in der Lage sein wird, gegenüber Ihnen und Ihrem Unternehmen als
dessen Travel-Management-Anbieter Reisedienstleistungen zu erbringen. Sollten Sie die Leistungen von CWT
in Anspruch nehmen, um im Namen eines Gastreisenden (Ehepartner usw.) eine Buchung vorzunehmen, geht
CWT davon aus, dass Sie hierfür die Zustimmung des Gastreisenden eingeholt haben.
CWT kann in regelmäßigen Abständen Unternehmen und Reisende direkt per E-Mail kontaktieren, um diesen
Informationen zur Verfügung zu stellen, die entweder für die Erbringung seiner Serviceleistungen wesentlich
sind und/oder ein Update zu verschiedenen Produktangeboten darstellen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit,
Werbemitteilungen abzubestellen (wie in der Werbemitteilung erläutert).
Weitere Informationen zum Datenschutz können Sie der Datenschutzrichtlinie von CWT entnehmen; diese
kann über die Website von CWT abgerufen werden: www.carlsonwagonlit.com/en/dataprotection.
CWT Global B.V. ist die für den Datenschutz verantwortliche Organisation. Bei Fragen im Zusammenhang mit
der Verarbeitung, Speicherung, Weitergabe oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. hinsichtlich
der Fragestellung, wie Sie gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (darunter das Zugreifen,
das Berichtigen, Löschen und Ablehnen) Einwand erheben können, können Sie sich an CWT Global B.V. unter
[email protected] wenden. CWT Global B.V. bemüht sich, Anfragen so schnell wie möglich zu
prüfen und zu beantworten.
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