Digitale Dokumenten- und Archivlösungen E

Digitale Dokumenten- und Archivlösungen
E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange
Outlook / Exchange
[accantum] E-Mail Archivierung
für Microsoft Outlook / Exchange
Gesetzeskonforme E-Mail Archivierung für Unternehmen.
Mit dem [accantum] E-Mail Server können Unternehmen Ihre E-Mails gesetzeskonform archivieren,
Kosten für teure E-Mail Server-/Storage Systeme reduzieren und die Sicherheit und Wirtschaftlichkeit
Ihrer IT erhöhen.
REV_20150505_Exchange_V6_FWI
Digitale Dokumenten- und Archivlösungen
E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange
Kommunikationsmittel No.1
Vorteile eines Archivs
Funktionsweise der E-Mail Archivierung
Die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail-Server wird deutlich
reduziert. Die durch E-Mail Archivierung eingesparten IT-Kosten rechnen sich oft schon nach kurzer
Zeit.
Die E-Mail stellt für die meisten Unternehmen nicht
nur das wichtigste Kommunikationsmedium, sondern
auch eine der wertvollsten Informationsressourcen
dar. Per E-Mail übertragene Informationen verbleiben meist im Postfach des Absenders oder Empfängers. Auf diese Weise entstehen über die Jahre umfangreiche „E-Mail Inseln“. Das [accantum] Archiv
stellt dieses Wissen zur effizienten Nutzung zentral
und sicher zur Verfügung.
Ein E-Mail Archiv ist ein spezielles Speichersystem,
das für die effiziente und sichere Verwaltung großer,
zugleich wachsender Datenvolumen konzipiert wurde. Mit Hilfe eines E-Mail Archivs kann ein Unternehmen alle E-Mails so sichern, dass diese weder gelöscht noch manipuliert werden können.
[accantum] E-Mail Archivierung
Mit dem [accantum] E-Mail Archivserver können Organisationen und Unternehmen rechtliche, technische und wirtschaftlichen Vorteile der E-Mail Archivierung einfach und sicher für sich nutzen.
[accantum] legt hierzu alle E-Mails in einem zentralen
E-Mail Archiv ab und stellt die Verfügbarkeit Ihrer EMails über Jahre, unabhängig von Ihrem E-Mail System sicher. Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, oder per Webbrowser auf ihre E-Mails
zugreifen.
Kosten für teuren E-Mail Storage und dessen Backup
werden durch die Auslagerung der E-Mails in ein Archiv dauerhaft reduziert. Die Wiederherstellung von E
-Mails kann durch Endanwender selbst erfolgen und
belastet nicht länger die IT Abteilung.
Schnelle komfortable Suche
Der [accantum] Mail Server ermöglicht die Suche aus
Outlook, dabei kann gleichzeitig der Exchange Store
und das Archiv durchsucht werden. Die Suche mittels
Browser ermöglicht die einfache Suche ohne das ein
Email-Client zur Verfügung stehen muss.
Anwender können beim Zugriff auf das Archiv eine
leistungsfähige Volltextsuche, auch für Dateianhänge
verwenden. E-Mails können per Klick wiederhergestellt und zum weiterbearbeiten geöffnet werden.
Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können verloren oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Mit Hilfe vom [accantum] E-Mail Archivserver können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.
Investitionsschutz
Die [accantum] E-Mail Archivierung ist ein Baustein
der gesamten [accantum] DMS/Archiv Produktpalette. Es kann jederzeit von der reinen E-Mail Archivierung auf das komplette Dokumenten Management
erweitert werden. So stehen Ihnen in einem System
sämtliche Dokumente und umfassende Funktionalitäten zur Dokumentenerkennung, weiterverarbeitung
und –archivierung zur Verfügung.
Reduzierung der IT-Kosten
Überlastete Server, zunehmender Storageverbrauch
für die Vorhaltung der E-Mails sowie aufwendige Backup- und Wiederherstellung belasten die IT und
deren Budgets. Der [accantum] Mail Server reduziert
diese Kosten sowie die Risiken welche durch Datenverluste entstehen können.
Digitale Dokumenten- und Archivlösungen
E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange
Outlook Archivierung
Aus Outlook heraus können beliebig viele E-Mails in [accantum] archiviert werden. Die Übernahme
kompletter Mail-Ordner samt deren Struktur ist möglich.
Archivierung der gesamten Postfachstruktur
und aller Unterordner.
Markierung beliebiger E-Mails, rechte Maustaste -> Archivieren.
Vielfältige Einstellungen ermöglichen die individuelle Archivierung von E-Mails und deren Ablagestruktur. Mit dem Stubben von E-Mails können Speicherressourcen effizienter genutzt werden.
Suche / Zugriff auf archivierte E-Mails / Dokuemnte aus Outlook
Mit der Outlook Integration können Sie direkt aus Outlook archivierte E-Mails und Dokuemnte suchen
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E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange
Automatische regelbasierte Archivierung
[accantum] bietet ein Regelwerk für die zu archivierenden E-Mails. In Anbetracht der Masse der täglichen E-Mails sollte das Regelwerk einfach gehalten werden. Die E-Mails werden gemäß dem Regelwerk sofort bei Ein- und Ausgang archiviert, so wird möglichen Manipulationen vorgebaut, da Mitarbeiter die digitale Post vor der Archivierung weder verändern noch löschen können.
Sollte es bei der Archivierung zu Störungen kommen, kann sich der Connector aktiv per E-Mail beim
Administrator melden.
Backup/Restore von E-Mail Servern vereinfachen
Durch die Reduzierung der Datenlast auf dem E-Mail Server kann dieser wesentlich einfacher gesichert und im Schadensfall schneller wiederhergestellt werden. Zudem bleiben E-Mails bei einem Ausfall des E-Mail Servers weiterhin über das Archiv zugreifbar.
Internet
Empfang und
Versand von Emails
Prüfung ob Email
archiviert werden soll
Emailserver
Outlook User
[accantum]
Archiv Server
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E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange
Verteilte E-Mails zusammenführen
[accantum] Archiv Server unterstützt die E-Mail Archivierung verteilter Exchange Server.
[accantum] ermöglicht das die E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.
Hinweis: Zur automatischen Weiterverarbeitung z.B. in einem ERP-System, kann das optionale Produkt [accantum] Document Manager erforderlich werden.
EM
Emailserver 1
ail
Archiv 1
s
Archivierung
E
il
Ma
Archiv 2
s
[accantum]
Archiv Server
Emailserver 2
Archiv 3
Reduzierung des Speicherbedarfs
Der [accantum] E-Mail Server kann große Mailvolumen sicher und effizient verwalten. Durch die Sicherung über Single-Instance-Technologie reduziert sich der Speicherbedarf.
Entlastung der E-Mail Server
E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern des E-Mail Servers gelöscht
werden. Auf diese Weise wird die Last auf dem E-Mail Server niedriger gehalten.
One-Click Restore für alle Anwender
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwendige Wiederherstellen von E-Mail Sicherungen entfällt.
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E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu,
manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. In Deutschland müssen E-Mails 6 bzw.
10 Jahre lang aufbewahrt werden, dies ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
Deutschland
Deutsches Umsatzsteuergesetz sowie Vorschriften des Handels- und Steuerrechts (§§ 238 5. und §
257 HGB sowie §§ 140 5. AO)
IDW Prüfungsstandard IDW PS 880 sowie "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)"
"Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)"
Österreich
Österreichisches Umsatzsteuergesetz sowie handels- und steuerrechtliche Vorschriften (§ 189, UGB,
§§ 131, 132 BAO)
Schweiz
Vorschriften zur Buchführung, Aufbewahrung und Edition des schweizerischen Obligationenrechts
(OR)
Revisionshandbuch der Schweiz
Verordnung über die schweizerische Mehrwertsteuer (MWSTV) und die Wegleitung für Mehrwertsteuerpflichtige
Rechtlicher Hinweis:
Die in diesem Dokument enthaltenen Information dient dem Überblick und stellt keine Rechtsberatung dar.
Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Fachanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit der Angaben wird
nicht übernommen.
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E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange
Datenschutz
Durch die Umsetzung einer Compliance-Strategie, mit deren Hilfe die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails umgesetzt werden sollen, kann ein Unternehmen unter gewissen Umständen in
Konflikt mit anderen rechtlichen Vorschriften geraten.
Automatische regelbasierte Archivierung
Die Menge der täglich empfangenen und versendeten E-Mails macht eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails in der Praxis schwierig , eine regelbasierte Archivierung
ist hierbei hilfreich.
Um die Vollständigkeit der Archivierung zu gewährleisten und möglichen Manipulationen vorzubeugen
werden häufig alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang archiviert. Diese Vorgehensweise kann jedoch in
Konflikt mit den Datenschutzrichtlinien stehen. Ist den Arbeitnehmern beispielsweise die private E-MailNutzung gestattet, unterliegt der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG).
Untersagung privater E-Mail Nutzung
Zur Lösung dieses Problems kann die private E-Mail-Nutzung untersagt oder die ausschließliche Nutzung
externer E-Mail-Dienste vorgeschrieben werden. Um juristisch auf der sicheren Seite zu sein, muss dies
schriftlich fixiert und kontrolliert / durchgesetzt werden.
Betriebsvereinbarung
Die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts und E-Mail-Archivierung kann ggf. mittels einer
Betriebsvereinbarung durch den Betriebsrat – der der Archivierung explizit zustimmt geregelt werden.
Datenschutz
Selbst wenn die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Accounts explizit untersagt ist, existieren darüber hinaus noch gewisse Unsicherheiten. Denn dienstliche E-Mails könnten durchaus datenschutzrechtlich
relevante, personenbezogene Inhalte haben.
Aufgrund der zahlreichen Gesetze und Vorschriften besteht nicht nur ein Interesse, sondern geradezu die
Pflicht zur Archivierung. Allerdings muss der Arbeitgeber unbedingt seiner Informationspflicht über die EMail-Archivierung gemäß § 4 III BDSG nachkommen und alle Mitarbeiter vor der Einführung einer solchen
Lösung informieren.
Rechtlicher Hinweis:
Die in diesem Dokument enthaltenen Information dient dem Überblick und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie
sich bei Bedarf an einen Fachanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit der Angaben wird nicht übernommen.
Digitale Dokumenten- und Archivlösungen
E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange
Compliance Features:

[accantum] E-Mail Server ermöglicht die 100% vollständige Archivierung
aller E-Mails

Archivierte E-Mails stimmen mit dem Original überein und werden vor
nachträglichen Manipulationen zuverlässig geschützt

Festlegung von Aufbewahrungsfristen ist möglich

Protokollierung von Ereignissen über die integrierte Historien Funktion

Spezieller Zugriff durch Prüfer möglich
Systemvoraussetzungen:

Microsoft Outlook 2007/2010/2013

Microsoft Exchange 2007/2010/2013

[accantum] V5.x
Accantum GmbH
Schönfeldstrasse 17
83022 Rosenheim
Deutschland
Kontaktinformationen:
T +49 (8031) 61616 - 10
F +49 (8031) 61616 - 19
E [email protected]
I www.accantum.de
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