PROXESS Möbelpilot Link Mit dem PROXESS Möbelpilot Link integrieren Sie das TÜVzertifizierte Dokumenten-Management-System PROXESS in die Branchensoftware Möbelpilot. So archivieren Sie alle geschäftsrelevanten Dokumente digital, schnell und rechtskonform und ermöglichen gleichzeitig die sofortige Online-Recherche von allen Arbeitsplätzen. • Rechtskonforme Archivierung (nach GoBD) • Effizientere Auftragsabwicklung • Höhere Servicequalität im Kundenservice • Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus möglich • Zeitgewinn für wesentliche Aufgaben Automatische Online-Archivierung der Ausgangsbelege In Möbelpilot erzeugte Dokumente (Ausgangsbelege) werden automatisch an PROXESS übergeben und rechtskonform (nach GoBD) abgelegt. Ausgangsrechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine etc. werden dabei im PDF-Format mit den passenden ERP-Daten aus der Möbelpilot-Anwendung indexiert. Klassische Indexdaten sind zum Beispiel Belegnummer, Belegdatum, Auftragsnummer, Kundennummer und Kundenanschrift. Zusätzlich wird auch der Textinhalt des Dokuments an das DMS PROXESS übergeben, so dass eine Volltextsuche nach Dokumentinhalten möglich ist. Durch die automatische Online-Archivierung stehen diese Belege ohne Zeitverzögerung allen Anwendern auch dezentral zur Verfügung. Ein besonderer Vorteil für Filialbetriebe. Archivierung von Eingangsbelegen Eingehende Belege wie Wareneingangsrechnungen oder Lieferanten-Lieferscheine werden direkt nach dem Posteingang mit einem Barcode versehen und gescannt. Bereits nach dem Scannen sind die Belege sicher in einem Eingangspool in PROXESS archiviert. Zur Verknüpfung des Belegs mit den Auftragsdaten wird bei der Möbelpilot-Belegerfassung zusätzlich die Barcodenummer erfasst. Im Rahmen der AB-Erfassung wird der Dokumenten-Barcode in das hierfür vorgesehene Eingabefeld entweder manuell oder per Handscanner eingegeben. Mit der ebenfalls hinterlegten KV-Nummer wird das Dokument automatisch verknüpft und steht so dem Anwender sofort zur Recherche zur Verfügung. Das Erfassungsfeld „PROXESS-Dokument verknüpfen“ können Sie aus allen bekannten Formularen, wie beispielsweise der Wareneingangserfassung, den Stammdaten-Programmen oder auch der Auftragsbearbeitung aufrufen und so archivierte Dokumente dem jeweiligen proxess_möbelpilot_link.indd 1 Geschäftsvorgang zuordnen. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente werden damit intelligent zusammengefasst. Auch Ausgangslieferscheine, die nach der Auslieferung unterschrieben und mit Anmerkungen versehen zurückkommen, können über diesen Weg automatisch indexiert werden. Ist eine Barcodenummer bereits auf den Lieferschein aufgedruckt, so entfällt das Aufbringen des Barcodeettikets ebenso wie die Eingabe der Barcodenummer. Individuelle Dokumente hinzufügen Oft gibt es zu einem Bestellvorgang oder zu einem Kundenauftrag neben den Warenwirtschaftsdokumenten noch weitere Dokumente wie Kundenkorrespondenz, handschriftliche Notizen, Kalkulationen oder digitale Fotos. Mit dem PROXESS Möbelpilot Link können auch diese individuellen Dokumente über die Möbelpilot-Oberfläche zu einem bestehenden Vor- 17.08.15 09:37 gang hinzugefügt werden und sicher in PROXESS archiviert werden. Dazu wird einfach der betreffende Vorgang in der Möbelpilot-Anwendung aufgerufen und das Dokument aus dem WindowsExplorer hinzugefügt. Archivierung von E-Mails E-Mails können über den PROXESS Outlook Link in PROXESS archiviert werden. Die Archivierung wird in diesem Fall aus der Outlook-Anwendung heraus aufgerufen und durchgeführt. Dabei werden Sie vom System bei der Vergabe der Indexdaten unterstützt. So reicht die Angabe eines Schlüsselkriteriums, wie zum Beispiel der Belegnummer oder der Auftragsnummer, um die Indexierung automatisch zu vervollständigen. Dokumentrecherche aus Möbelpilot Der Anwender kann direkt aus der Möbelpilot-Anwendung heraus auf alle archivierten Dokumente zugreifen. Ein Mausklick in Möbelpilot ermöglicht die sekundenschnelle Anzeige der gesuchten Dokumente innerhalb der gewohnten Möbelpilot-Oberfläche. Eine Einzel-Beleganzeige ist ebenso möglich, wie ein Blick auf die gesamte Auftragsakte oder auf alle Dokumente eines Kunden. Gerade die Bereiche Reklamationsbearbeitung und Kundendienst profitieren so von der schnellen und lückenlosen Dokumentation der Auftragsabwicklung, wenn digitale Bilder, Reklamationsschreiben oder E-Mails bequem zu einem vorhandenen Auftrag hinzufügt werden können. Im PROXESS- Client stehen zudem zahlreiche Funktionen, wie Bearbeitung, Versionierung oder der E-Mail-Versand von Dokumenten zur Verfügung. Fazit: Mit dem PROXESS Möbelpilot Link unterstützen Sie Ihre bestehenden Abläufe und Prozesse in der Möbelpilot-Anwendung perfekt. Liefer- und Kundenservice profitieren von sofort abrufbaren Belegen und einer vollständigen vorgangsbezogenen Beleg-Dokumentation. Mit dem PROXESS Möbelpilot Link wird PROXESS zu einer maßgeschneiderten und perfekt in die Möbelpilot-Anwendung integrierten DMS-Lösung. Die Funktionen im Überblick: • Rechtskonforme Archivierung • Sofortige Dokumentanzeige aus Möbelpilot Dokumentrecherche über PROXESS-Client • Integration aller Dokumentarten (Papier, PDF, Scans, Alle archivierten Dokumente stehen auch außerhalb der Warenwirtschaft zur Recherche zur Verfügung. Der PROXESSClient bietet zahlreiche Suchmöglichkeiten: Auftragsbezogene Suchkriterien (Indexsuche) oder die freie Volltextsuche. Indexund Volltextsuche können kombiniert werden, wiederkehrende Recherchen können gespeichert und Dokumente können an Mitarbeiter weitergeleitet werden. • Automatische vorgangsbezogene Indexierung E-Mail, digitale Bilder, Office-Dokumente) • Schnelle Online-Archivierung über Barcode • Zugriff von jedem Arbeitsplatz Systemvoraussetzungen: . ab Version PROXESS 5+ R2 . ab Version Möbelpilot 6.0 Akzentum GmbH • Die Dokumenten-Management-Spezialisten Westerwaldstraße 29 • 56579 Rengsdorf Fon +49 (0) 2634 / 66 55-300 • Fax +49 (0) 2634 / 66 55-398 E-Mail: [email protected] • www.akzentum.de proxess_möbelpilot_link.indd 2 17.08.15 09:37
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