wie wirkt bürokratie in ihrem - Leuphana Universität Lüneburg

WIE WIRKT BÜROKRATIE IN IHREM
UNTERNEHMEN? DER KMU-TEST FÜR
INTERNE BÜROKRATIE
» www.leuphana.de/netzwerk-buerokratieabbau
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WIE WIRKT BÜROKRATIE IN IHREM UNTERNEHMEN?
Der KMU-Test für interne Bürokratie
Das Ampelmodell ist ein Beurteilungssystem, um interne Bürokratie besser einschätzen zu
können.
Der Fragebogen soll kleine- und mittelständische Unternehmen dabei unterstützen, interne
Bürokratie einfach identifizieren zu können. Es ist eine Orientierungshilfe, die Sie unterstützt
Verwaltungsaufwand schneller einschätzen und kommunizieren zu können. Es erlaubt Ihnen die
unternehmensinterne Bürokratie greifbar einzuordnen und Verbesserungspotenzial zu erkennen.
Das Ampelmodell hilft Unternehmen nicht dabei, die administrative Belastung zu minimieren und
Bürokratie abzubauen. Es dient auch nicht dazu, bürokratische Vorgaben zu ändern. Vielmehr ist
es ein erster Schritt, um Bürokratie zu identifizieren und kommunizieren zu können.
Es ist ein Beurteilungssystem zum Sichtbarmachen von Bürokratie in KMU und eine einfache
Orientierungshilfe für die Optimierung von internen Verwaltungsstrukturen. Sie können damit
einschätzen, wie einzelne Handlungen oder Verhaltensweisen im Umgang mit Bürokratie zu
beurteilen sind. Welche Aufgaben sind überflüssig und welche nicht? Durch diese Erkenntnis
können Sie betriebsinterne Prozesse verbessern, effizienter gestalten und Komplexität reduzieren.
Der vorliegende Fragebogen besteht aus 12 grundlegenden Fragen zu Ihrem Betrieb, die als eine
erste Einordnung dienen. Dabei konzentriert sich der Fragebogen auf wenige Teilaspekte von
Bürokratie, die für alle Unternehmensgrößen und Arten relevant und daher übertragbar sind.
Schwerpunktmäßig sind dies die Bereiche elektronische Datenverarbeitungssysteme,
Dokumentenmanagement und Wissenstransfer. Nach Auswertung des Fragebogens erhalten Sie in
Form einer Ampel eine erste Einschätzung zur internen Bürokratie Ihres Unternehmens. Diese
Auswertung kann Ihnen als erster Indikator für die anschließende Verbesserung von Prozessen
und zur Reduzierung von Bürokratie dienen.
Das Ampelmodell ist durch die freundliche Unterstützung von Dr. Marco Becker entstanden:
Dr. Marco Becker
Marco Becker Management Consultants
Hunnenbarg 17
25421 Pinneberg
Fon 04101. 854 860-30
Mobil 0163.2062-626
Mail [email protected]
» www.marco-becker.eu
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1. Effizientes Abarbeiten von Bürokratie: Elektronische Datenverarbeitungssysteme
1.1. Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen moderne elektronische Datenverarbeitungssysteme?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
1.2. Lassen sich aufgrund dieser elektronischen Datenverarbeitungssysteme Prozesse auf Knopfdruck reproduzieren?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
1.3. Sind durch das EDV-System abteilungsübergreifend relevante Daten stets aktuell?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
2. Mehrwert aus Bürokratie schaffen: Gestaltung von Arbeitsabläufen im Umgang mit Dokumenten
2.1. Überprüfen Sie regelmäßig den Inhalt von Dokumenten?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
2.2. Überprüfen Sie regelmäßig die Notwendigkeit (Relevanz) von Dokumenten für das Unternehmen?
¨ Ja
4
¨ Teilweise
¨ Nein
2.3. Ist in Ihrem Unternehmen ein systematischer Prozess vorhanden, um nicht mehr benötigte Dokumente
abzuschaffen?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
3. Mehrwert aus Bürokratie schaffen: Struktur von Dokumenten
3.1. Achten Sie bei Dokumenten auf eine einfache und verständliche Formulierung?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
3.2. Achten Sie bei Dokumenten auf einen einheitlichen Aufbau?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
3.3. Nutzen Sie Dokumente, für unterschiedliche Ziele, auch mehrfach?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
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4. Effizienter Umgang mit Bürokratie durch Wissenstransfer: Personelle Besetzung
4.1. Achten Sie auf eine langfristige personelle Besetzung wichtiger Schnittstellen in Ihrem Unternehmen?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
4.2. Ist in Ihrem Unternehmen ein Prozess vorhanden, um Wissen und Knowhow von ausscheidenden Mitarbeitern
systematisch an neueingestellte Mitarbeiter weiterzugeben?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
4.3. Wird das Wissen und Knowhow Ihrer Mitarbeiter über interne Prozesse und Vorgehensweisen niedergeschrieben
oder in einer anderen Form festgehalten?
¨ Ja
¨ Teilweise
¨ Nein
6
Auswertung
Übertragen Sie hier die Kreuze aus dem Fragebogen in die Tabelle. Berechnen Sie die Gesamtpunktzahl jeder Spalte und
addieren Sie die Summe der einzelnen Spalten um die Gesamtsumme zu erhalten.
Frage
Antwort:
Ja
Antwort:
Teilweise
Antwort
Nein
1.1
10
5
0
1.2
10
5
0
1.3
10
5
0
2.1
10
5
0
2.2
10
5
0
2.3
10
5
0
3.1
10
5
0
3.2
10
5
0
3.3
10
5
0
4.1
10
5
0
4.2
10
5
0
4.3
10
5
0
Summe der Spalten
Gesamtsumme
7
Ihr Ergebnis
85 bis 120 Punkte
Weiter so!
Sie haben viele oder alle Fragen mit Ja beantwortet. Sie haben in Ihrem Unternehmen einen effizienten Prozess zum
Abarbeiten von Bürokratie. Moderne EDV-Systeme unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit. Ihre
Daten und Dokumente sind stets für alle Betroffenen auf dem aktuellsten Stand. Dokumente lassen sich mehrfach
verwenden und auf Knopfdruck reproduzieren - das spart enormen Zeitaufwand. Doch das ist nicht genug. Ihr
Unternehmen setzt auf einen einfachen und verständlichen Dokumentenaufbau und auf eine verständliche Sprache, so
dass über alle Mitarbeiterebenen hinweg jeder den Inhalt verstehen kann. Machen Sie weiter so.
40 bis 80 Punkte
Schon nicht schlecht!
Sie haben schon viel unternommen, um den Umgang mit interner Bürokratie zu verbessern. Eine teilweise
Implementierung eines EDV-Systems? Einfache und verständliche Dokumente oder einen guten Umgang mit
Wissenstransfer von ausscheidenden Mitarbeitern? Lassen Sie sich nicht stoppen, denn Sie sind auf dem richtigen
Weg. Auch wenn es ab und zu holprig wird und Prozesse und Systeme noch nicht abteilungsübergreifend implementiert
sind, trauen Sie sich Ihr neues Vorgehen weiter zu verfolgen. Ihre Mitarbeiter werden nicht nur schneller arbeiten
können, sondern sich auch produktiver fühlen, da sie keine überflüssige Arbeit mehr erledigen müssen.
0 bis 35 Punkte
Sie haben noch viel Potential!
Nutzen Sie ihr Potenzial um die ersten Schritte zum internen Bürokratieabbau weiter zu verfolgen. Setzen Sie z.B. auf
elektronische Datenerfassungssysteme, um mehrfache Datenerfassung zu vermeiden und Daten über alle Bereiche
hinweg stets auf dem aktuellsten Stand zu halten. Vereinfachen Sie ihre Arbeitsprozesse, in dem Sie ein vereinfachtes
Dokumentenmanagement einführen. Achten Sie auf einfache und verständliche Formulierung und eine Struktur, die
über alle Bereiche hinweg Gültigkeit besitzt. Diese Vereinfachung ermöglicht Ihren Mitarbeitern eine schnellere
Auffassung von Inhalten und Bearbeitung von Dokumenten. Legen Sie Dokumente so an, dass Sie diese mehrfach
verwenden können. Dies bedeutet, dass Sie den Vorgang auf Knopfdruck reproduzieren können. Abbau von interner
Bürokratie ist eine Fleißaufgabe. Bleiben Sie am Ball.
NETZWERK BÜROKRATIEABBAU
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Netzwerk Bürokratieabbau
Scharnhorststraße 1
21335 Lüneburg
Mail [email protected]
Fon 0413.677-1227
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