Projektstudie Produktion und Verarbeitung der Tagespost mit flexibler Datenaufbereitung WGV-Versicherungen Durch die Auslagerung des gesamten Produktions- und Verarbeitungsprozesses für die Tagespost profitiert die WGV gleich doppelt. Denn neben dem Mehr an gewonnener Flexibilität und Produktivität durch die Entlastung in der Administration der Tagespost spart der Versicherer durch die umfassende Post- und Portooptimierung nicht nur Zeit für wichtigere Kernaufgaben, sondern bares Geld. Die Verarbeitung der Tagespost: Für eine Versicherungsgesellschaft wie die WGV ist das nichts, was man nebenbei erledigt. Ganz im Gegenteil. Bei fast 4,2 Millionen laufenden Versicherungsverträgen kommt da einiges an Post zusammen – und zwar dreimal am Tag. Eine große Herausforderung, erst recht für einen Dienstleister, der sich um diesen Prozess kümmern soll. Schließlich ist für die WGV die taggleiche Verarbeitung der Post ein absolutes Muss. Die Herausforderung Das bedeutet ganz konkret: dreimal täglich Datenübernahme, eine flexible Datenaufbereitung und schließlich die taggleiche Produktion und Postauflieferung. Die einheitliche Verarbeitung unterschiedlicher Dateiformate geht damit genauso einher wie die qualitätssichere Kuvertierung mit bis zu 40 verschiedenen Beilagen. Das alles schafft ein Dienstleister bei weitem nicht nur mit den dafür erforderlichen Produktionskapazitäten. Vielmehr braucht es echte Outsourcing-Kompetenz, um auch diese Leistungen bei der Postverarbeitung für den Kunden sowohl qualitätssicher als auch prozess- und kostenoptimiert übernehmen zu können. Wichtigste Voraussetzung für die Übernahme und Abwicklung eines so anspruchsvollen und komplexen Bereichs durch einen externen Dienstleister ist selbstverständlich die genaue Definition des Prozesses und der entsprechenden Schnittstellen. Deshalb legt Ricoh größten Wert auf die intensive Analyse und Beratung des Kunden zu Beginn des Outsourcing-Projekts. Die Lösung Produziert und abgewickelt wird die Tagespost schließlich im Ricoh Document Center in Brackenheim. Dort hält Ricoh für die WGV sämtliche Kapazitäten vor, die sowohl für den Produktionsdruck als auch für die Datenaufbereitung und Datenverarbeitung erforderlich sind. Dies sind neben modernsten Hochleistungsdrucksystemen auch zwei hochredundant angelegte Rechenzentren. Neben der Tagespost werden dort auch weitere Mailings und Informationsmaterialien für die WGV produziert, die sowohl an Kunden als auch an Vermittler und Geschäftsstellen versendet werden. Wenn es um die Auslagerung geschäftskritischer Prozesse geht, legen Kunden natürlich sehr großen Wert auf größtmögliche Transparenz und die Möglichkeit einer Leistungskontrolle ohne Verzug. Hierfür stellt Ricoh der WGV eine entsprechend angepasste und webbasierte Portallösung zur Verfügung. Projektstudie Anforderung • Datenübernahme und flexible Datenaufbereitung • taggleiche Verarbeitung und Postproduktion • qualitätssichere Kuvertierung mit bis zu 40 verschiedenen Beilagen Lösung • prozess- und kostenoptimierte Produktion und Verarbeitung der Tagespost im Ricoh Document Center • Datenaufbereitung und -verarbeitung für Adressmanagement • webbasierte Portallösung Die große Beratungskompetenz und Projekterfahrung von Ricoh haben uns davon überzeugt, bei der Auslagerung dieses kritischen Prozesses auf den richtigen Partner zu setzen.” Das Ergebnis Die Auslagerung des gesamten Prozesses für die Produktion und Verarbeitung der Tagespost bedeutet für die WGV eine deutliche Entlastung im Bereich der Administration und Produktion, da die hierfür bis dato beanspruchten Ressourcen nun für andere Aufgaben zur Verfügung stehen. Darüber hinaus spart die WGV durch diesen Schritt bares Geld. Denn durch die kosten- und prozessoptimiere Abwicklung im Ricoh Document Center sind die Produktion und die Verarbeitung für die WGV im Ergebnis wesentlich wirtschaftlicher, und das bei voller Kostentransparenz und Qualitätssicherung. „Für uns war es sehr wichtig, einen absolut zuverlässigen Partner zu finden, der uns in jedweder Hinsicht die Sicherheit gibt, dass unsere Tagespost an der richtigen Adresse ankommt und zwar genau so, wie unsere Kunden und wir es erwarten”, bringt Axel Schwarz, Projektverantwortlicher und stellvertretender Abteilungsleiter BO + Liegenschaften bei der WGV die Herausforderung auf den Punkt. „Schließlich geht es hier um einen ganz kritischen Prozess in der Kundenkommunikation, mit einer nicht zu unterschätzenden Bedeutung für die gesamte Außenwirkung unseres Unternehmens. Unser Partner muss also nicht nur das hohe Produktionsvolumen stemmen können, sondern auch den hohen Anforderungen gerecht werden, die wir als Versicherung in puncto Datenschutz und Risikomanagement an unsere Partner stellen. Die große Beratungskompetenz und Projekterfahrung von Ricoh haben uns schließlich davon überzeugt, hier auf den richtigen Partner zu setzen.“ Axel Schwarz WGV-Versicherungen Kundennutzen • Kosten- und Zeitersparnis durch effizientes Outsourcing der Produktion und Postverarbeitung • Hohe Transparenz und Prozesskontrolle Der Kunde Die Württembergische Gemeinde-Versicherung a.G. ist ein Kompositversicherer für kommunale und private Kunden, der mit weiteren Gesellschaften, wie beispielsweise der WGV-Versicherung AG oder der WGV-Lebensversicherung AG, zur WGV-Versicherungsgruppe gehört. Die WGVVersicherungsgruppe bietet Privatkunden im gesamten Bundesgebiet Versicherungsschutz an. Hierzu ist die WGV – neben der Hauptverwaltung in Stuttgart - mit insgesamt 12 Servicezentren bundesweit vor Ort vertreten. Durch eine schlanke Verwaltung und Verzicht auf einen hauptberuflichen Vertreterstab ist ein Versicherungsschutz zu äußerst günstigen Konditionen möglich. Die WGV-Versicherungsgruppe beschäftigt derzeit rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und verwaltet mehr als 4,2 Millionen Versicherungsverträge. www.ricoh.de Die Fakten und Zahlen in dieser Broschüre beziehen sich auf ein konkretes Kundenprojekt. Individuelle Gegebenheiten können zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Die Namen sämtlicher Unternehmen, Marken, Produkte und Services sind Eigentum und registrierte Marken der jeweiligen Besitzer. Alle Rechte vorbehalten. Diese Broschüre, deren Inhalte und/oder Layout darf nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Ricoh Deutschland GmbH geändert und/oder angepasst, teilweise oder vollständig kopiert und/oder in andere Arbeiten eingebunden werden. 3605/Stand: 07/2014 Projektstudie