ポリシー - OIST Groups

Business travel support program for the child -rearing employees and invited
guests
育児を行う教職員及び招聘者のための出張支援プログラム
February 22, 2012
平成２４年２月２２日
Approved by Vice President for Administrative Compliance
副学長（アドミニストレイティブ・コンプライアンス担当）決裁
Revised on April 1, 2015
平成２７年４月１日改正
1. About the Program 本プログラムについて
In principle, when employees and invited guests of the University travel on
business accompanied by his/her children, the University does not cover travel
expenses incurred for the children as these expenses are considered as private
expenses. However, it may be exceptionally allowed to cover transportation
expenses by the University, for children of the child-rearing employees and
invited guests, when they need business travel for participating conferences and
symposiums, etc. This is a part of diversity policies of the University to promote
active participation of the child-rearing employees and the invited guests to
conferences, symposiums and other events .
本来、教職員及び招聘者の出張における子の旅費等については、基本的に個人負
担となっており、本学から負担することはできません。しかし、本学のダイバー
シティ政策の一環として、育児を行う教職員及び招聘者の、学会やシンポジウム
等の行事への積極的な参加を支援するため、子の交通費及びベビーシッターに要する
費用を本学が特別に支出することができます。
2. Cases where the Program applies 本プログラムが適用される場合
The program applies only for the cases where an child-rearing employee and an
invited guest is required to travel on business for giving a speech or presentation
at conferences, symposiums or at any events held outside of Okinawa Main island
or at the University and they cannot travel unless they are accompanied by their
children to the business trip or hire a babysitter during the trip. It is not applied
when the children can be taken care of during the trip without using this
program.
本プログラムは、原則として、育児を行う教職員又は招聘者が、沖縄本島外又は
本学で行われる学会やシンポジウム等の行事に、講演や発表を行うため出張が必
要であり、その間子の同伴が必要、あるいは特別に当該子の養育のためのベビー
シッターを雇う等しなければ出席できない場合に限り適用されます。出張中にこ
れらの方法によらずに当該子を養育できる場合は適用されません。
3. Scope of expenses coverage 支出の範囲 For the University employees, the program applies when the employee gives a
speech or presentation at a conference, symposium or any events held outside of
Okinawa mainland. It is not applicable when the venue is inside of Okinawa
mainland. For invited guests, the program applies when the invited guest gives a
speech or presentation at a conference, symposium or any events held at the
University. It is not applicable to the invited guests who come to the University
from inside of Okinawa mainland. This program applies to children at elementary
school age and under only.
本学の教職員については、沖縄本島外で開催される学会やシンポジウム等行事に
おいて、当該教職員が講演・発表等を行う場合に限ります。開催地が沖縄本島内
の場合は適用されません。招聘者については、本学で開催される学会やシンポジ
ウム等行事において、当該招聘者が講演・発表等を行う場合に限ります。沖縄本
島内から本学に来る招聘者には適用されません。また、本プログラムが適用され
るのは小学生以下の子のみです。
3.1 Transportation expense of children 子の交通費:
Round trip transportation expenses from home to business trip location
can be covered up to 100,000 yen per a child. However, this is the
maximum amount and the University normally pays for the actual cost of
transportation expense which should be the best price available given time
and route constraints. (link:PRP 29.3.1)
自宅から現地までの往復交通費を１人上限１０万円まで補助することがで
きます。ただし、上限金額は定額ではなく、原則として、時間及び経路の
制約の範囲内で、利用可能な最も安価な航空運賃その他交通費の実費を支
払うものとします。（link: PRP 29.3.1） 3.2 Babysitting expenses incurred when children do not accompany a
traveler to a business trip. 子が同伴しない場合に要するベビーシッタ
ー経費
When children do not accompany to a business trip, babysitting expense
can be covered up to 100,000 yen However, the babysitting expense should
not exceed the amount of the actual cost of transportation incurred when
the children accompanied the traveler to the business trip.
子を同伴しない場合、上限１０万円まで、ベビーシッター費を補助する
ことができます。ただし、上限金額は定額ではなく、子を現地に同伴し
た場合の往復交通費の実費を上限とします。
4. General Consideration 留意事項
4.1Source of Funding 財源
Expenses incurred for children are paid from the same source of funding of
travel expenses of the traveler in principle. When the source of funding does
not allow or prohibit expenditure for the travel expense, the expense may be
paid from the subsidy of the University.
経費は、原則教職員及び招聘者の旅費と同じ財源より支出します。ただし、
当該財源が当該経費の支出を認めていない、又は禁止している場合は、学園
補助金より支出します。
4.2 Expenses not covered by this program 支出されない経費
When the University pays for transportation expenses incurred for children
by this program, other expenses are not covered.
子を同伴し、往復交通費を補助する場合、往復交通費以外の経費は、支出の
対象となりません。
（Example of expenses not paid by the program）支出されない経費の例）
・ Lodging expense for children
children)
子の宿泊費（又は宿泊費の増額）
・Meal expense for children
子の食費
(or increase of lodging for
・ Babysitting expenses at business trip locations
現地のベビーシッター費
4.3 Combined Personal & Business Travel 個人旅行との統合
When an employee or an invited guest travels on business applying this
program, the combined personal & business travel (link: PRP 29.2.3) and
STOP OVER (link: PRP 29.3.12.1) stipulated in Chapter 29 are not allowed.
本プログラムを適用する場合は、基本方針・ルール・手続き第２９章「旅費
及び会議費」に規定される個人旅行と出張との統合(link:PRP:29.3.4)及び、
ストップオーバー(link:PRP29.3.12.1)は認められません。
4.4Currency 通貨
The reimbursement will be made in Japanese Yen. Expenses incurred in
foreign currencies are reimbursed in Japanese Yen (JPY) after currency
conversion(29.3.7.1). (link:PRP29.3.7.1) 精算は日本円で行われます。外貨で発生した費用については、通貨換算後
（29.3.7.1)の、日本円(JPY)で精算が行われます。(link:PRP29.3.7.1)
5．Responsibilities 責務
It is the responsibility of a traveler to provide proper receipts and
documentations and the traveler is required to submit original receipt.
経費の精算に必要な領収書と書類を提出することは、出張者個人の責任です。
領収書を提出しなければなりません。
5.1Air Fare Receipt Requirement (when children accompany a traveler)
航空券領収書（子を同伴する場合）
The University reimburses the air ticket expenses to the traveler. Boarding
passes and receipt are necessary for reimbursement. The air ticket for the
children should not be invoiced to the University.
子の航空券の精算方法は、立替払いとします。航空券の精算には、搭乗半券
及び領収書が必要になります。子の航空券代金について、業者から本学へ直
接請求させることは認められません。
5.2 Payment methods for babysitting expenses ベビーシッター費を補助する
場合の精算方法について
In principle, the University reimburses babysitting expenses to the traveler
and the original receipt is necessary for reimbursement. The receipt must
show the amount, date, place and essential character of the expense.
Photocopies are not acceptable.
ベビーシッター費の精算方法は、原則立替払いとします。領収書には金額、
日付、場所及び経費の明細を記されていなければなりません。また、コピー
は認められません。
6. Procedures 手続き
Application of this program must be approved by the budget holder of the
traveler (see 4.1) and reviewed by Diversity section. After the review, prior
approval by the Vice President for Gender Equality is necessary. The traveler is
responsible for submitting the following documents to Diversity Section in
advance.
本プログラムの適用については、当該出張旅費（4.1 参照）に係る予算責任者の
承認を得た上で、事前に人材多様化セクションによる審査を経て、副学長（男女
共同参画担当）の承認を得なければなりません。以下の事項を記した様式を事前
に人材多様化セクションに提出して下さい。
● Itinerary of business trip
出張日程
● Outline of the conference or symposiums, etc. where employees or invited
guests give a speech or presentation.
講演・発表等を行う学会、シンポジウム等の概要
● Age and the number of children
子の年齢と人数
● Reason why the program should be applied
本プログラムにより支出が必要な理由
● Estimate of total expenses covered by the program.
経費の支出見込額
7. Others その他 Policy Owner: Diversity Section
本プログラムの所管：人材多様化セクション

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