「マイナンバー」基礎知識マイナンバー関係書類の保管について社会保険労務士法人サトー　主任コンサルタント　田村　由佳平成27年も残り1か月を切り、企業の総務や経理の担当者の方をはじめ、年末調整等の業務で多忙の日々をお送りのことと存じます。とりわけ来年から本格的に始まるマイナンバー制度への対応準備のため、例年よりはるかに業務負担が増していることでしょう。マイナンバーに関する取扱いについては、特定個人情報保護委員会が作成したガイドラインに沿って、その収集から廃棄まで、厳重な取扱いが求められています。しかしながら、専門用語が難解であることに加え、行政機関から示される情報もしばしば変更になることから、ガイドラインを読むだけでなく、常に最新情報を注視しなければならない状況です。そのような中で、企業の担当者を悩ませていた扶養控除等（異動）申告書の取扱いについて、国税庁から10月28日付で、マイナンバーの記載を省略できる方法が公表されました。今回は、その方法をご紹介しながら、マイナンバーの保管に関する留意点についてお伝えしたいと思います。１．マイナンバー及びマイナンバーの記載された書類の保管講ずることが必要です。平成28年1月1日以降、事業者は、社会保障や税に関また、マイナンバー法では、マイナンバーやマイナンして行政機関に提出する書類に従業員等のマイナンバーを含む個人情報（特定個人情報）について、社会バーを記載しなければならないため、従業員等のマイナ保障や税などの法で定められている利用目的以外でンバーを収集して保管する必要があります。収集方法は、保管することができないとされています。従って、従については、社内で作成した紙の届出書を利用する方業員が退職後、法令で定められた保存期限を過ぎた場法やクラウドサービスなどを利用する方法がありますが、合は、書類の廃棄やデータの削除、またはマイナンバー紙で収集して保管する場合は、キャビネットに保管して部分を復元できない程度にマスキングするなどして保管施錠するなどの漏えい防止のための安全管理措置をする必要があります。（内閣官房マイナンバー広報資料より） 4 ワイエムビジネスレポート 2015.12月号 No.86 例えば、源泉徴収や年末調整のために、従業員が提出を求められた場合を除き、提出期限の属する年の事業者に提出する必要のある各種の申告書について翌年1月10日の翌日から7年間は保存しておく必要があは、平成28年1月1日以降は、従業員は自分や配偶者・扶ります。これらのマイナンバーを含んだ書類を保管する養親族のマイナンバーを記載する必要があります。そし際は、漏えい防止の安全管理措置を講ずる必要がありて、事業者は、これらの申告書について、税務署長からます。 2．扶養控除等（異動）申告書へのマイナンバーの記載についてしかしながら、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人前述のとおり、扶養控除等（異動）申告書について、番号については給与支払者に提供済みの個人番号と原則として、従業員自身が毎年、マイナンバーを記載し相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既て提出する必要がありますが、国税庁が10月28日付でに提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確更新したＦＡＱ（よくある質問とその回答）で、マイナン認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、バーの記載を省略できる方法が紹介されています。扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号（問）の記載をしなくても差し支えありません。扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者になお、給与支払者において保有している個人番号と提供済みの個人番号と相違ない」旨の記載をすること個人番号の記載が省略された者に係る個人番号につで、個人番号の記載に代えることはできますか。いては、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく（答）平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書に必要があります。（注）は、従業員本人、控除対象配偶者及び控除対象扶養 1.この取扱いは、原則として税務署に提出されることなく親族等の個人番号を記載する必要がありますので、そ給与支払者が保管することとされている扶養控除等申の記載内容が前年以前と異動がない場合であっても、告書について、給与支払者の個人番号に係る安全管原則、その記載を省略することはできません。理措置への対応の負担軽減を図るために、個人番号ワイエムビジネスレポート 2015. 12月号 No.86 5 の記載方法として認めるものであることから、個人番号以外の扶養控除等申告書に記載すべき項目については、前年と変更ない場合であっても、記載を省略することなく扶養控除等申告書に記載する必要があります。案し、事業者において判断してください）。（3）給与所得の源泉徴収票（税務署提出用）には適切に個人番号を記載する必要があります。（国税庁ホームページより、下線は筆者が加えたもの） 2.「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨が記載された申告書について、税務署長から提出を求上記の内容の具体的な方法としては、事業者と従業められた場合には、給与支払者は扶養控除等申告書員との間で取り決めをして、扶養控除等（異動）申告書に従業員等の個人番号を付記して提出する必要があの余白にあらかじめ「個人番号については給与支払者ります。に提供済みの個人番号と相違ありません」と印字してお 3.この方法をとった場合には以下の点に留意が必要き、その横に従業員に押印してもらったり、または、別紙にです。同様の記載をして従業員に押印してもらい、事業者が番（1）給与支払者において保有している従業員等の個号の確認をした旨を記載して、扶養控除等（異動）申告人番号（従業員等の個人番号に異動があった場合は書と一緒に保管しておくなどの方法が考えられます。異動前の個人番号を含む）については、扶養控除等申これらの方法は、一定の手間はかかりますが、毎年従告書の保存期間（7年間）は、廃棄又は削除することは業員から回収する際や保管に係る安全管理措置につできません。いての負担は軽減されると考えられます。留意点として（2）保有する個人番号については、個人番号関係事務は、社内で統一したルールが守られるよう従業員に充分に必要がなくなったとき及び個人番号を記載すべきでな説明をして理解を得ることです。あった扶養控除等申告書の保存年限を経過したときになお、この取扱いについては、現時点では、扶養控除は、速やかに廃棄又は削除しなければなりません（廃棄等（異動）申告書に関するものとなっており、保険料控除が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間につい申告書及び配偶者特別控除申告書にも同様の取扱いては、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個ができるのかは不明です。今後この点も明らかになって人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘くると思われます。マイナンバーに関しては、実務対応においてまだ流動的な面があります。内閣官房のマイナンバー特設サイトは、関係省庁のリンクも掲載されていますので、ときどきチェックされることをお勧めします。 http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/ 6 ワイエムビジネスレポート 2015.12月号 No.86