Wir beraten Sie nach Maß. CAFM - Trends Hans Günther Stefani 19.März 2015 1 © 2015 RESO Partners AG Agenda 2 CAFM – Definition nach GEFMA 400 CAFM – GEFMA Trendstudie 2013 CAFM – Trends 2014 CAFM – Funktionalitäten CAFM – Schnittstellen zur IT-Integration Diskussion © 2015 RESO Partners AG CAFM – Definition nach GEFMA 400 CAFM – Computer Aided Facility Management CAFM – Software ist „nur“ ein Tool, ein EDV-Programm. CAFM – System ist ein individualisiertes und damit auf die Bedürfnisse eines Unternehmens bzw. einer Branche angepasstes Informationssystem zur Unterstützung der Facility Prozesse. (siehe auch DIN 32736 „Gebäudemanagement Begriffe und Leistungen“) 3 © 2015 RESO Partners AG CAFM – GEFMA Trendstudie 2013 • CAFM-Software stellt die Mehrheit der Anwender zufrieden und führt zu Kostenersparnissen. Quelle: CAFM-Trendstudie 2013 4 © 2015 RESO Partners AG CAFM – GEFMA Trendstudie 2013 • Hemmnisse für die Verbreitung von CAFM-Systemen im deutschsprachigen Raum. Quelle: CAFM-Trendstudie 2013 5 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Hemmnisse für die Verbreitung Quelle: CAFM-Trendstudie 2013 6 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trendstudie Kernaussagen • CAFM-Systeme werden den an sie gestellten Erwartungen überwiegend gerecht. Die von Nicht-Anwendern erhofften Vorteile stimmen mit den von Anwendern empfundenen Mehrwerten weitestgehend überein. • Die größten Herausforderungen bei der Implementierung von CAFMSystemen sind eher durch Umstände beim Kunden selbst, als durch den Hersteller von CAFM-Systemen verursacht. • Demnach sind eine unzureichende Datenlage und eine falsche Einschätzung der internen personellen Ressourcen die am häufigsten genannten Herausforderungen. Quelle: CAFM-Trendstudie 2013 7 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Kosten für Einführung Quelle: Marktübersicht CAFM-Software 2014 8 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Schulung für Nutzer und Administratoren Quelle: Marktübersicht CAFM-Software 2014 9 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Top 10 Trends 2014 10 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trend 1 Mobiles CAFM - über mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets kann auf das CAFMSystem zugegriffen werden. - typische Anwendungen sind Reporting, Auftragsverwaltung oder Objekterfassung. - die Bindung an einen feststehenden Desktop Arbeitsplatz wird aufgehoben. 11 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trend 2 CAFM und Betreiberverantwortung - Die Betriebssicherheitsverordnung (neu: Arbeitsmittel- und Anlagensicherheitsverordnung – ArbmittV) regelt u. a. die Pflichten von Immobilien-Eigentümern und Betreibern bezüglich der Sicherheit baulicher und technischer Anlagen und Betriebsmittel. Hier unterstützt CAFM als Werkzeug. - Immer mehr Hersteller setzen ihre CAFM Funktionalitäten zur Unterstützung der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung ein, beispielsweise durch das automatisierte Hinterlegen von Prüfpflichten oder die Integration von REG-IS (Regelwerksinformationssystem). 12 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trend 3 FM-Dokumentation mit CAFM-Unterstützung - ein seit Jahren anhaltender CAFM-Trend ist die Unterstützung zur FM-gerechten Dokumentation. Dies erfolgt mittels alphanumerischer und grafischer Daten, die auf vielfältigste Weise erstellt und in CAFM integriert werden können, beispielsweise über die Anbindung von DMS (Dokumentenmanagementsystemen) oder BIM-Software (Building Information Modeling). - Die Vision allerdings bleibt: eine automatische Übernahme von Bestandsdaten aus der Bauphase. 13 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trend 4 CAFM in der Cloud - mit „Cloud Computing“ werden IT-Infrastrukturen oder IT-Dienste beschrieben, die sich dynamisch an den jeweiligen Bedarf der Nutzer anpassen und über das Internet bzw. Intranet zur Verfügung gestellt werden. - daraus ergibt sich für den Anwender oftmals eine hohe Flexibilität der zur Verfügung gestellten Software und Datenspeicher. 14 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trend 5 Nachhaltigkeit und Green CAFM - zu den aktuellsten Trends im Facility Management gehört das Thema Nachhaltigkeit, welches auch Einfluss auf Softwarelösungen für das Facility Management hat. - Beispielsweise sind Funktionen wie Energiemanagement oder Entsorgungsdokumentation in vielen CAFM-Systemen präsent und werden weiter ausgebaut. 15 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trend 6 Workflow Engines in CAFM-Systemen - die Vision, Softwareabläufe automatisch anhand modellierter Geschäftsprozesse durch eine Workflow Engine zu steuern, wird noch nicht erfüllt. - doch immer mehr CAFM Systeme beinhalten entsprechende Funktionen, welche die Prozessmodellierung in einem begrenzten Rahmen unterstützen. 16 © 2015 RESO Partners AG Beispiel Workflow Störungsbehebung Behebung eines Störfalls in 1. Eigenleistung oder 2. Fremdleistung Lager Teil vorrätig ? Falls nein, beschaffen ! Verrechnungspreis Ventil Kostenstelle Interner Mitarbeiter Verrechnungssatz Kostenstelle Raum 4711 Kosten Kosten- und Leistungsrechnung Materialwirtschaft Störmeldungen Raum 4711 Heizkörper ist kalt Instandhaltung Stammdaten Ablauf Datenfluss 17 © 2015 RESO Partners AG IH-Auftrag anlegen Raum 4711 1. Heizkörper überprüfen interner Mitarbeiter IH-Auftrag überwachen Rückmeldungen der Leistungen Kosten IH-Auftrag abschließen Rückmelden und abrechnen aktivierbarer Anteil (falls vorhanden) Meldung Telefon oder WEB Equipments Heizung Raum 4711 u.a. Person Gebäude Kostenstelle Rückmeldung über WEB oder Telefon an Melder CAFM – Trend 7 Workplace Management - die Herausforderungen an das Flächenmanagement steigen weiter: Büroflächen sind teuer und müssen flexibel genutzt werden können. - hier unterstützt CAFM vielfältig mit Modulen zum Workplace Management wie Belegungsplanung, Umzugsverwaltung oder Flächenverrechnung. - Diese bieten Funktionalitäten zum Verwalten flexibler Bürostrukturen inklusive IT-Geräten und Arbeitsplätzen. 18 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trend 8 Building Information Modeling (BIM) - seit Jahren ein Trendthema ist BIM – es wird auch weiterhin für viele CAFM-Anbieter und Anwender eine wesentliche Rolle spielen. - digitale Gebäudedatenmodelle vom Entwurf über die Planung bis zur Bauausführung zu verwenden und möglichst verlustfrei in die Nutzungsphase zu überführen. 19 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trend 9 GIS und CAFM - GIS steht für geografische Informationssysteme, die bisher zur Visualisierung und Auswertung von großen Flächendaten unter kartografischen Aspekten verwendet wurden und nun immer mehr eine Integration in den CAFM-Bereich erleben. 20 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trend 10 Augmented Reality - Augmented Reality ist die Verknüpfung der Realität mit virtuellen Informationen. Vorgemacht hat es Google Glass, eine Brille, die umgebungsabhängig digitale Informationen auf den Brillengläsern einblendet. Mittels Georeferenzierung (Geotagging) lassen sich Objekte identifizieren und zugehörige Informationen in Form von Text, Grafik oder Video abrufen. - Besonders bei teuren technischen Gebäudeausrüstungen kann Augmented Reality beispielsweise zur effizienten Schulung von Mitarbeitern bzgl. der Instandhaltung der Gebäudetechnik beitragen. 21 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Trend 10 Augmented Reality 22 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Funktionalitäten FM - Betrieb Mobile Fuhrpark TGA Berechnung GIS TGA-Doku CAE FM-Prozessdoku FM-Planung 23 © 2015 RESO Partners AG Regelwerke CAFM – Funktionalitäten (Übersicht) Abfallmanagement Adressverwaltung Arbeitsplatzverwaltung Arbeitsschutz Ausstattungsverwaltung Arbeitsstoffverwaltung Auftragsverwaltung Außenflächenverwaltung Bauaufnahme Baukostencontrolling Baumkataster Besucherinformationssystem BGV A3 Prüfgeräteanbindung Brandschutzdokumentation Budgetverwaltung CAD Autodesk / MicroStation Catering 24 © 2015 RESO Partners AG Dokumentenmanagement EDV- und Software-Management Energiemonitoring / - controlling Expansion Fahrzeugverwaltung / Fuhrpark Feuerwehr (Werksfeuerwehr) Flächenmanagement Flucht- und Rettungswegeplanung Gefahrenstoffverwaltung Gewährleistungsmanagement GLT Anbindung Hardwareverwaltung Hotel Management Inventarverwaltung Kanalmanagement Kabel- und Netzwerkmanagement Kommunikationsraumbuch Kontaktmanagement Lagerverwaltung / Inventur Legal Compliance Gesetze & Bescheide Mängelmanagement Medienverwaltung Medizingeräteverwaltung Mieterbuchhaltung Mieterverwaltung Mitarbeiterverwaltung Möbel / Inventarverwaltung Nebenkostenabrechnung Produktionsinstandhaltung Projektverwaltung Property Management Raumbuch Raumreservierung Rechtevergabe Reinigungsmanagement Risikomanagement Ressourcenverwaltung Scheduler Schlüssel- Schließmanagement Seilbahn– und Skigebiete-Verwaltung Spielplatzverwaltung Störungsmanagement Umzugsmanagement Unfallverwaltung Vertragsmanagement Wartung + Instandhaltung Viewer Zählerverwaltung Zeichnungsverwaltung Grundfunktionalitäten nach GEFMA 444 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 25 © 2015 RESO Partners AG Bestandsdokumentation (Stammdaten für Gebäude und Anlagen) Flächenmanagement Instandhaltungsmanagement Inventarmanagement Reinigungsmanagement Reservierungsmanagement (Flächenmanagement) Schließanlagenmanagement Umzugsmanagement Vermietungsmanagement Energiecontrolling Sicherheit und Arbeitsschutz Umweltschutzmanagement CAFM – Instandhaltungsmanagement • Entgegennahme von Störungen und Qualifizierung durch eine konkrete Zuordnung der betroffenen baulichen oder technischen Anlage, • Verfolgung der Störungsbehebung unter Beachtung von gesetzten Prioritäten, • Erstellung von Arbeitsaufträgen und Verfolgung der Realisierung mit Termin- und Kostenkontrolle, • automatische Generierung von Arbeitsaufträgen aus gemeldeten Störungen und zyklischen Aktivitäten, wie z.B. der regelmäßigen Wartung; Unterstützend sollen u.a. nachfolgende Kataloge in die Software integriert sein: • Gewerke-spezifische Leistungsverzeichnisse, • Prioritätsfestlegungen und Standardintervalle für geplante Maßnahmen, 26 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Instandhaltungsmanagement • Auswertkriterien für planmäßige und außerplanmäßige Arbeiten (z.B. Schadensursachen). Datenverknüpfungen sind zu ermöglichen für: • Objekte der Bestandsdokumentation (bauliche u. tech. Anlagen, Inventar), • Firmenkataloge mit Herstellern, Lieferanten und Serviceunternehmen, • zu belastende Kostenstellen. Auswertungen sind zu ermöglichen für: • anstehende und erledigte Arbeitsaufträge für Arbeitsvorbereitung und Controlling, • Kostenverfolgung bezogen auf die Anlage, • Generierung von Arbeitsaufträgen auf frei gestaltbaren Formularen, • statistische Auswertfunktionen gemäß anwenderspezifischem Benchmarking. 27 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Schnittstellen (nach GEFMA 410) 28 © 2015 RESO Partners AG CAFM – Schnittstellen ERP Mobile Geräte DMS Webshop CAFMSoftware CAD Messkoffer GLT EMS, BMA 29 © 2015 RESO Partners AG Office Aufteilung Funktionen - ERP / CAFM Software Aufgaben: Budgetierung Konten Kostenstellen Bestellungen Rechnungen Leistungserfassung Anlagenbuchhaltung Objektdokumentation Vertragsablage 30 © 2015 RESO Partners AG ERP (Navision) führendes System führendes System führendes System führendes System führendes System Verrechnen der erfassten Leistung Empfehlung führendes System je nach Vertrag und Organisation CAFM-Software FM-Budgets werden übernommen Kostenstellen werden übernommen Einmalbestellung und Webshop Rechnungsprüfung und Freigabe führendes System führendes System SLA, Wartungsverträge Vielen Dank. 31
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