メールの利用場面

メールの利用場面
•  携帯端末（プライベートシーン）
•  家族　⇒名乗る必要ない（あるいは名前だけ）
•  親友　⇒名乗る必要ない（あるいは名前だけ）
•  知人　⇒名乗る
•  初対面⇒名乗る（名乗らない場合もある）
送信者名が
アドレス欄に表示
•  PC（ビジネスシーン、パブリックシーン）
•  部局内など
⇒　名乗る
•  部局間
⇒　名乗る＋部局名
•  グループ間
⇒　名乗る＋部局名＋グループ名
•  会社、機関間
⇒　名乗る＋部局名＋グループ名＋機関名
送信者名がアドレス欄に非表示（例外もある）
プライベートな文面
•  主に携帯端末から家族、友人、知人に連絡する場合に使用
•  私的な連絡事項ならば通用するが，ビジネスシーンでは通用しない
あ～○○か。
(件名なし)
風邪引いたのか、大変だな。
○○ですけど。
昨日あたりから
風邪みたいで
若干頭痛と気持ち悪さがあるので、
できるだけ行こうとは思うんですが、
治ってなかったら、
明日休ませてもらうかもしれません。
とりあえず明日連絡するかな。
ビジネスシーンでは受け入れられる？
•  先の実文を見ながら解説する
怪しい。
(件名なし)
君はどこの○○だね？ですけど？ ○○じゃないの？
○○ですけど。
昨日あたりから
朝？昼？夜？
風邪みたいで
風邪じゃないの？
若干頭痛と気持ち悪さがあるので、
「若干」はどれくらいなの？
できるだけ行こうとは思うんですが、
「できるだけ」はどのくらいなの？
治ってなかったら、
誰がいつ判断するの？
明日休ませてもらうかもしれません。
休むの？休まないの？
そもそも、このメールは誰に宛てたものなの？
件名
•  本文の内容を簡単にまとめた言葉に、（カッコ）をして所属と名
前を書く
•  スパムメールが氾濫している昨今、メール本文を開く前に、
「メールの内容」及び「メールの発信者」が分かるタイトルにす
ることが肝要である
•  良い例
•  「○月○日のゼミ欠席について(学年・氏名)」
•  「１次面接の感想とお礼（○○大・氏名）」
•  「９月度進捗打合せ日時について（○○課・氏名）」
•  悪い例
•  「質問です」「相談です」「よろしく！」あるいは件名なし昨今のメールソフトは，件名がないものはスパムだと思ってゴミ箱行きである
宛名
•  何処(部署など)の誰に宛てたメールかを必ず明記する
•  個人宛のメールでも、宛名を明記することは習慣的に行われている
•  メーリングリストや部(部署)内で1つのアドレスを共有している
シーン
•  送信されたメールに対して複数の人物が受信あるいは閲覧する
•  宛名を明記していないと誰が返信をするべきか分からず、
最悪では誰も返信しない事態に陥る
•  良い例
•  「○○学科　○○先生」
•  「株式会社○○○○
人事部採用担当 ○○○○様」
(あなたの「思っていること」は送信されない)
宛先
•  電子メールは一般的に次の3つの宛先が指定できる
•  状況に応じて使い分けること
•  To ：
•  宛名を明記した送信先
•  Cc ：（Carbon copy）コピーの送信
•  アドレスが見えるので、他者から受信者全員の宛先がわかる
•  Bcc：（Blind carbon copy）コピーの送信
•  アドレスは見えないので、他者から受信者全員の宛先がわからない
•  Reply：
•  返信先の指定（返信コマンドにてメール返信を行った場合のみ）
挨拶・名乗り
•  挨拶は、時(time)と人(person)と場合 (occasion)に応じて書く
•  日常において、挨拶をすることは一般的である
•  顔なじみであれば、「おはよう、○○さん」や「○○君、こんにちは」
•  初対面で目上の人であれば「はじめまして○○様、私は○○と申します。
おはようございます。」
•  良い例
•  「こんばんは。○○研究室○年生の○○です。」
•  「はじめまして。○○大学○○学部○○学科○年生の、○○○○ (フルネーム )と
申します。」
•  差出人不明の手紙ほど怖いものは無い
•  携帯電話のメールのように名前を名乗らない
•  いきなり本文を書き始める
•  よって返事ができない
本文
•  できるだけ手短に書く
•  ただし，内容を確実かつ端的に伝えなければならない
•  5W1Hを基本に書いてみる
•  Who：誰が
•  When：いつ
•  Where：どこで
•  What：何を
•  Why：なぜ
•  How：どうやって
どちらが状況を把握できるか？
(件名なし)
明日の3限ゼミ講義出席について
○○ですけど。
こんばんは、○年の○○です。
昨日あたりから
風邪みたいで
昨日の昼頃から風邪を引いてしまい
若干頭痛と気持ち悪さがあるので、
頭痛と嘔吐感があります。
できるだけ行こうとは思うんですが、
体調の経過をみて、明日の通学の時点で
治ってなかったら、
体調が回復しなかった場合、
明日休ませてもらうかもしれません。
メールにて欠席連絡します。

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