Service-Mitarbeiterin bzw. Service-Mitarbeiter

In der Abteilung Studium und Lehre (Abt. 3) ist im CampusCenter für Studierende und Studieninteressierte schnellstmöglich die Stelle einer oder eines Büroangestellten als
Service-Mitarbeiterin bzw. Service-Mitarbeiter Front Office
mit dem Schwerpunkt Service-Telefon
- EGr. 8 TV-L unbefristet in Teilzeit zu besetzen. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 23,4 Stunden.
Das CampusCenter ist eine zentrale Serviceeinrichtung der Universität Hamburg, die jährlich
über 100.000 Anfragen von deutschen und internationalen Studierenden, Studieninteressierten, Universitätsmitarbeiterinnen und Mitarbeitern bearbeitet.
Die erste telefonische Anlaufstelle ist das ServiceTelefon mit jährlich über 50.000 Anrufen. Ein
engagiertes studentisches Team aus 13 Kolleginnen und Kollegen erteilt im Front Office Standardauskünfte und gibt Orientierung und Hilfestellung bei der Erledigung der Anliegen im Bereich Bewerbung, Einschreibung sowie Studierendenadministration.
Ihr Aufgabengebiet
1. Bearbeiten von Anliegen im Front Office von Studierenden, Studieninteressierten und
Universitätsmitarbeiter/-innen mit dem Schwerpunkt ServiceTelefon und unterstützend am ServicePoint:
 abschließende Beantwortung von Anfragen in deutscher und englischer Sprache zu
den Themen: Bewerbung, Zulassung, Studienadministration und Orientierung an
der Universität Hamburg
 Klärung, Aufnahme und Kanalisierung von Beschwerden an die zuständigen Referate, Deeskalationsgespräche
2. Organisatorische Aufgaben zur Sicherstellung und Optimierung der Services im ServiceTelefon:
 Sicherstellung der Aktualität, Verfügbarkeit und Mitwirkung an der Entwicklung des
Informationsmaterials für die Arbeit des Teams im Front Office
 tägliche Pflege der Statistik zum Anrufvolumen
 technische Betreuung, Behebung, Meldung von Störungen der Telefonarbeitsplätze,
der Servicetelefone und Headsets und Mitwirkung an der bedarfsgerechten Konfiguration der Call Center Anlage
 Unterstützung des Supervisors ServiceTelefon bei der inhaltlichen und organisatorischen Anleitung und Einarbeitung von studierenden Mitarbeiter/-innen, Qualitätssicherung
 Zusammenstellung und Weitergabe von Störungen in den Arbeitsabläufen und Prozessen im CampusCenter
3. Wissensmanagement:
 eigenverantwortliche Pflege der Informationen zu ausgewählten Prozessen und Arbeitsabläufen in der Wissensdatenbank Olat
4. Unterstützung des Kundenbetriebs und Vertretung der Servicemitarbeiter/-innen am
ServicePoint
Einstellungsvoraussetzungen:
Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur bzw. zum Verwaltungsfachangestellten
oder über vergleichbare Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen. Weiterhin verfügen Sie über
Erfahrungen in der telefonischen Kundenbetreuung mit hohen Fallzahlen, bevorzugt im Servicebereich einer Hochschule und über gute Englischkenntnisse (mind. B2), insbesondere
mündliche Sprachfertigkeit.
Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten:
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umfassende Kenntnisse der universitären Strukturen, insb. Bachelor- und Masterstudiengänge und Anliegen von Studieninteressierten und Studierenden bei der Bewerbung,
Immatrikulation und im Studium
hohe technische/IT-Kompetenz mit nachgewiesenen Arbeitserfahrungen
sehr gute MS-Office-Kenntnisse
Kenntnisse von Studierendenverwaltungssystemen, z. B. CampusNet
Kenntnisse von Wissensmanagementsystemen, bevorzugt Olat
Serviceorientierung, Empathie sowie ein freundliches und gepflegtes Auftreten
hohe kommunikative Kompetenz, Durchsetzungsvermögen
hohe Belastbarkeit, Stressresistenz und Problemlösungskompetenz
interkulturelle/Diversity-Kompetenz
Zuverlässigkeit, selbständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
Aufgeschlossenheit und Teamfähigkeit
vernetztes Denken, Fähigkeit, sich komplexe Sachverhalte anzueignen, zu filtern und
verständlich vermitteln zu können
Wünschenswert:
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Arbeitserfahrungen im telefonischen Servicebetrieb
Grundlagen des Hochschulrechts
zeitliche Flexibilität innerhalb der Öffnungszeiten des Campus Centers
Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.
Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. In dem Bereich, für den diese Stelle ausgeschrieben wird, sind Männer im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes
unterrepräsentiert. Wir fordern Männer daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden
bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerberinnen und Bewerbern gleicher Eignung, Befähigung und
fachlicher Leistung.
Bei Rückfragen steht Ihnen Frau Krystyna Jacko unter der Telefonnummer 040 / 42838 - 8270
oder per E-Mail unter [email protected] gerne zur Verfügung.
Bitte übersenden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer
bis zum 20.03.2016 an:
Universität Hamburg
Stellenausschreibungen
Kennziffer: 930/2
Mittelweg 177
20148 Hamburg
oder per E-Mail an: [email protected]
Die Universität Hamburg ist zertifiziert.
audit familiengerechte hochschule

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