Supervisorin bzw. Supervisor Front Office mit

In der Abteilung Studium und Lehre (Abt. 3) ist im CampusCenter für Studierende und Studieninteressierte schnellstmöglich die Stelle einer oder eines Büroangestellten als
Supervisorin bzw. Supervisor Front Office
mit dem Schwerpunkt Service-Point
- EGr. 9 Fg. 2 TV-L unbefristet in Vollzeit zu besetzen. Die Stelle ist auch teilzeitgeeignet.
Das CampusCenter ist eine zentrale Serviceeinrichtung der Universität Hamburg, die jährlich
über 100.000 Anfragen von deutschen und internationalen Studierenden, Studieninteressierten und Universitätsmitarbeiterinnen und Mitarbeitern bearbeitet.
Im Front Office ist der ServicePoint die erste persönliche Anlaufstelle für jährlich über 40.000
Besucherinnen und Besucher. Ein engagiertes studentisches Team aus 13 Kolleginnen und Kollegen erteilt hier Standardauskünfte und gibt Orientierung und Hilfestellung bei der Erledigung
der Anliegen im Bereich Bewerbung, Einschreibung sowie Studierendenadministration.
Ihr Aufgabengebiet
1. Bearbeiten der Anliegen von Studierenden, Studieninteressieren und Universitätsmitarbeiter/-innen in deutscher und englischer Sprache zu den Themen: Bewerbung, Zulassung, Studienorganisation und Orientierung an der Universität Hamburg
2. Fachliche Steuerung des operativen Tagesgeschäfts im Front Office und Informationsmanagement mit dem Schwerpunkt ServicePoint:
 fachliche und organisatorische Schichtkoordination im Front Office-Team
 tagesaktuelle Qualitätssicherung der Auskünfte unter Berücksichtigung von festgelegten Servicestandards, Aufnahme der Feedbacks und Störungen
 Informationsmanagement im Front Office und zwischen Front- und Back OfficeDiensten im CampusCenter
 Konzeptionierung und Pflege der Informationen in der Wissensdatenbank sowie
bedarfsorientierte Entwicklung des neuen Informationsmaterials
3. Schulung und Coaching:
 Durchführung von Schulungsmaßnahmen, Coaching beim Einsatz am ServicePoint
 Entwicklung des didaktischen Schulungsmaterials und der Handlungsanleitungen
zur Nutzung der technischen Infrastruktur
4. Betreuung, Sicherstellung des störungsfreien Betriebs und Weiterentwicklung der
technischen Infrastruktur:
 eigenverantwortliche tägliche PC-Pool-Steuerung
 Laufende bedarfsgerechte Neukonfiguration des Nummernaufrufsystems und der
Webstatistik
 Redaktion von ausgewählten Internetseiten
5. Konzeptionelle Weiterentwicklung der Services, der Kommunikations- und Arbeitsprozesse im Front Office und CampusCenter inkl. Prozessdokumentation
6. Unterstützung und Vertretung des Supervisors/der Supervisorin ServiceTelefon
Einstellungsvoraussetzungen:
Sie verfügen über einen abgeschlossenen Bachelor bzw. FH-Abschluss und gute Englischfachkenntnisse (mind. B2), insbesondere mündliche Sprachfertigkeit. Zudem können Sie Erfahrungen in der persönlichen Kundenbetreuung mit hohen Fallzahlen und eine hohe technische
bzw. IT Kompetenz, insbesondere bei der Administration der Infrastruktur im Servicebetrieb
(z.B. PC-Pool, Nummernaufrufsystem) nachweisen.
Erforderliche Fachkenntnisse:
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umfassende Kenntnisse der universitären Strukturen, insb. Bachelor- und Masterstudiengänge und Anliegen von Studieninteressierten, Studierenden und Universitätsmitarbeiter/-innen
umfassende Kenntnisse der Prozesse: Bewerbung, Auswahl, Immatrikulation, Studienadministration
Teamkompetenz und Erfahrungen in der Arbeit mit Gruppen, Schulungskompetenz
sehr gute MS-Office-Kenntnisse
Kenntnisse des Systems Campus Net bzw. anderer Campusmanagementsysteme
Kenntnisse von Wissensmanagementsystemen, bevorzugt Olat
Interkulturelle bzw. Diversity-Kompetenz
Persönliche Fähigkeiten:
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Serviceorientierung, Empathie, freundliches und gepflegtes Auftreten
sehr hohe kommunikative Kompetenz, Durchsetzungsvermögen, Belastbarkeit und
Stressresistenz
souveränes Auftreten in Konfliktsituationen, Deeskalationsstrategien
Konzeptionelle Fähigkeiten, Problemlösungskompetenz
ein hohes Maß an Flexibilität
vernetztes Denken, schnelle Reaktionsfähigkeit und Entscheidungsstärke
Lernbereitschaft und Fähigkeit, sich komplexere Sachverhalte anzueignen
selbständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
Wünschenswert sind:
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Erfahrungen in der Konzipierung des Schulungs- und Informationsmaterials
Kenntnisse der ACD-Steuerungssoftware (CallCenter-Anlage)
Grundkenntnisse des Ausländerrechts
Arbeitserfahrungen im telefonischen Service
Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.
Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. In dem Bereich, für den diese Stelle ausgeschrieben wird, sind Männer im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes
unterrepräsentiert. Wir fordern Männer daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden
bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerberinnen und Bewerbern gleicher Eignung, Befähigung und
fachlicher Leistung.
Bei Rückfragen steht Ihnen Frau Krystyna Jacko unter der Telefonnummer 040 / 42838 - 8270
oder per E-Mail unter [email protected] gerne zur Verfügung.
Bitte übersenden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer
bis zum 20.03.2016 an:
Universität Hamburg
Stellenausschreibungen
Kennziffer: 930/4
Mittelweg 177
20148 Hamburg
oder per E-Mail an: [email protected]
Die Universität Hamburg ist zertifiziert.
audit familiengerechte hochschule

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