Service-Mitarbeiterin bzw. Service-Mitarbeiter

Die Ausschreibung richtet sich ausschließlich an Beschäftigte der Universität Hamburg.
In der Abteilung Studium und Lehre (Abt. 3) ist im CampusCenter für Studierende und Studieninteressierte schnellstmöglich die Stelle einer oder eines Büroangestellten als
Service-Mitarbeiterin bzw. Service-Mitarbeiter Front Office
mit dem Schwerpunkt Service-Point
- EGr. 8 TV-L unbefristet in Teilzeit zu besetzen. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 23,4 Stunden.
Das CampusCenter ist eine zentrale Serviceeinrichtung der Universität Hamburg, die jährlich
über 100.000 Anfragen von deutschen und internationalen Studierenden, Studieninteressierten, Universitätsmitarbeiterinnen und Mitarbeitern bearbeitet.
Im Front Office ist der ServicePoint die erste persönliche Anlaufstelle für jährlich über 40.000
Besucherinnen und Besucher. Ein engagiertes studentisches Team aus 13 Kolleginnen und Kollegen erteilt hier Standardauskünfte und gibt Orientierung und Hilfestellung bei der Erledigung
der Anliegen im Bereich Bewerbung, Einschreibung sowie Studierendenadministration.
Ihr Aufgabengebiet
1. Bearbeiten von Anliegen im Front Office von Studierenden, Studieninteressierten und
Universitätsmitarbeiter/-innen mit dem Schwerpunkt ServicePoint und unterstützend
im ServiceTelefon:
 abschließende Beantwortung von Anfragen in deutscher und englischer Sprache zu
den Themen: Bewerbung, Zulassung, Studienadministration und Orientierung an
der Universität Hamburg
 Klärung, Aufnahme und Kanalisierung von Beschwerden an die zuständigen Referate, Deeskalationsgespräche
 Ausgabe und Annahme von Antragsformularen und schriftlichen Informationen
 Administration der PC-Pool Gastkennungen, Support der Besucher/-innen am PCPool
 Anmeldungen zu Gruppenberatungen
2. Organisatorische Aufgaben zur Sicherstellung des Betriebs und Optimierung der Services im Front Office:
 Sicherstellung einer reibungslosen Verteilung der Besucherströme und tägliche Statistikführung
 Mitwirkung an der Betreuung der technischen Infrastruktur (Arbeitsplätze am ServicePoint, Nummernaufrufsystem, PC-Pool, Gebührenautomat)
 Sicherstellung der Aktualität und Verfügbarkeit des Informationsmaterials am ServicePoint
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Unterstützung des Supervisors ServicePoint bei der inhaltlichen und organisatorischen Anleitung und Einarbeitung von studierenden Mitarbeiter/-innen, Qualitätssicherung
Zusammenstellung und Weitergabe von Störungen in den Arbeitsabläufen und Prozessen im CampusCenter
3. Wissensmanagement:
 eigenverantwortliche Pflege der Informationen zu ausgewählten Prozessen und Arbeitsabläufen in der Wissensdatenbank Olat
4. Unterstützung des Kundenbetriebs und Vertretung der Servicemitarbeiter/-innen im
ServiceTelefon
Einstellungsvoraussetzungen:
Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur bzw. zum Verwaltungsfachangestellten
oder über vergleichbare Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen. Weiterhin verfügen Sie über
eine hohe technische bzw. IT-Kompetenz, Erfahrungen in der telefonischen Kundenbetreuung
mit hohen Fallzahlen, bevorzugt im Servicebereich einer Hochschule und über gute Englischkenntnisse (mind. B2), insbesondere mündliche Sprachfertigkeit.
Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten:
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umfassende Kenntnisse der universitären Strukturen, insb. Bachelor- und Masterstudiengänge und Anliegen von Studieninteressierten und Studierenden bei der Bewerbung,
Immatrikulation und im Studium
sehr gute MS-Office-Kenntnisse
Kenntnisse von Campusmanagementsystemen, z. B. CampusNet
Kenntnisse von Wissensmanagementsystemen, bevorzugt Olat
Serviceorientierung, Empathie, freundliches, gepflegtes Auftreten
hohe kommunikative Kompetenz, Durchsetzungsvermögen
hohe Belastbarkeit, Stressresistenz und Problemlösungskompetenz
Interkulturelle/Diversity-Kompetenz
vernetztes Denken, Fähigkeit, sich komplexe Sachverhalte anzueignen, zu filtern und
verständlich vermitteln zu können
Zuverlässigkeit, selbständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
Aufgeschlossenheit und Teamfähigkeit
Wünschenswert sind:
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Arbeitserfahrungen im telefonischen Servicebetrieb
Grundlagen des Hochschulrechts
zeitliche Flexibilität innerhalb der Öffnungszeiten des Campus Centers
Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. In dem Bereich, für den diese Stelle ausgeschrieben wird, sind Männer im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes
unterrepräsentiert. Wir fordern Männer daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden
bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerberinnen und Bewerbern gleicher Eignung, Befähigung und
fachlicher Leistung.
Bei Rückfragen steht Ihnen Frau Krystyna Jacko unter der Telefonnummer 040 / 42838 - 8270
oder per E-Mail unter [email protected] gerne zur Verfügung.
Bitte übersenden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer
bis zum 17.03.2016 an:
Universität Hamburg
Stellenausschreibungen
Kennziffer: 930/3
Mittelweg 177
20148 Hamburg
oder per E-Mail an: [email protected]
Die Universität Hamburg ist zertifiziert.
audit familiengerechte hochschule

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