EVANGELISCH-REFORMIERTE KIRCHGEMEINDE KÖNIZ KIRCHGEMEINDERAT Informationen aus der Kirchgemeinderatssitzung vom 25. Februar 2015 Inhaltsverzeichnis - 1. 2. 3. 4. 5. Rechenzentrum- Terminallösung Köniz-Münsingen / Clients Kirchenein- austritte 1. Oktober bis 31. Dezember 2014 Überzeit- und Ferienabbau Mitarbeitenden KG Köniz– Vorgehensplanung Verschiedene Mitteilungen Kirchgemeindepräsidenten Termine 1 2 3 4 5 1. Rechenzentrum- Terminallösung Köniz-Münsingen / Clients Der Kirchgemeinderat hat im Jahr 2013 die gemeinsam mit der Firma Computer Coach erarbeitete IT-Strategie und Roadmap verabschiedet, deren Ziel es u.a. ist, die gesamte Kirchgemeinde in eine homogene und den Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen entsprechende IT-Infrastruktur einzubinden. Ein Teil dieser Roadmap ist ein Projekt zur Umsetzung der Vernetzung und der zentralen Datenhaltung und Sicherung. Für dieses Projekt wurde in der Investitionsplanung (2014-2016) CHF 70‘000 eingestellt. Die Kirchenkreise der Kirchgemeinde Köniz verwenden heute einfache PC-Installationen als Informatikarbeitsplätze, die den heutigen Anforderungen betreffend der Datensicherheit und dem Datenschutz nicht mehr genügen. Die gesetzlichen Ansprüche können besonders bei schützenswerten Daten mit der aktuellen Systemarchitektur nicht erfüllt werden. Damit der Datenschutz und –sicherheit im Bereich IT gewährleistet werden kann soll das gesamte System der Kirchgemeinde Köniz komplett virtualisiert werden und die IT-Arbeitsplätze zentral verwaltet werden (Terminalserver). Diese Terminallösung wird mit dem Beschluss zur Rechenzentrumslösung realisiert. Dies bedeutet für die gesamte Kirchgemeinde: Umstellung sämtlicher Arbeitsplätze (virtualisierte Desktops); Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit. Evaluationsphase für den Betrieb des Rechenzentrums Diverse Varianten wurden von der IT-Kommission geprüft und Offerten für einen Betrieb eines Rechenzentrums eingeholt. Auch das Informatikzentrum Köniz-Muri der Gemeinde Köniz wurde auf Basis der vorgegebenen Pflichtenhefte aufgefordert, seine Dienste zu offerieren. Das Informatikzentrum Köniz-Muri verzichtete auf die Einhaltung der Grundlagen und erstellte eine Offerte nach ihrem Schema. Dies führte zum Beschluss, dass eine Zusammenarbeit nicht gegeben ist. Ein gemeinsames Rechenzentrum mit der Kirchgemeinde Münsingen, die auch eine Lösung für ihre Netzwerkstruktur benötigen, wurde ebenfalls eingehend geprüft. Ausgangslage für den Beschluss des Kirchgemeinderates - Der Kirchgemeinderat ist für den Datenschutz und die –sicherheit verantwortlich - Der Bereich Informatik soll nach den heute geltenden Grundsätzen und Gegebenheiten organisiert sein - Die Mitarbeitenden sollen mit Informatikmitteln arbeiten können, die dem heutigen Stand der Technik entspricht - Der Kirchgemeinderat setzt seine Beschlüsse auf Grund der beschlossenen IT-Strategie und deren Umsetzungsplanung um Antrag der IT-Kommission Anlässlich der Sitzung vom 3. Februar 2015 hat die IT-Kommission einstimmig beschlossen, dem Kirchgemeinderat folgenden Antrag zu stellen: Seite 1 von 5 1) Ja zur Rechenzentrumslösung und zur Zusammenarbeit mit der Kirchgemeinde Münsingen gemäss der Offerte von Computer Coach GmbH 2) Auslösung des in der Investitionsplanung 2015 eingestellten Betrags von CHF 70‘000.00 3) Genehmigung einer Projektgruppe zur Umsetzung des Projekts, bestehend aus folgenden Personen: Felix Hosner, Jan Menkveld, Beatrice Bieri, Barbara Bühler Beschluss Der Kirchgemeinderat beschliesst einstimmig den eingestellten Kredit in der Investitionsplanung frei zu geben und genehmigt ein Kostendach von Total CHF 80‘000.00 (70‘000.00 Kredit und 10‘000.00 Reserve) zu Lasten der Investitionskredit Konto 390.506.01. Er genehmigt jährlich wiederkehrende Kosten von CHF 18‘330.00. Der Bereich Finanzen wird angewiesen die wiederkehrenden Kosten ab dem Voranschlag 2016 einzuplanen. Mit der Firma Computer Coach GmbH soll eine Vereinbarung erstellt werden in der die Zusammenarbeit mit der KG Münsingen geregelt wird. Erste Laufzeitdauer drei Jahre. Der Kirchgemeinderat setzt das Projektteam namentlich Felix Hosner, Jan Menkveld, Beatrice Bieri, Barbara Bühler ein und beauftragt diese, das Projekt zu begleiten und bis spätestens am 31.05.2015 dem Kirchgemeinderat über den Stand des Projekts Bericht zu erstatten. 2. Kirchenein- austritte 1. Oktober bis 31. Dezember 2014 Die quartalsweise erhobene Statistik Kirchenein- und austritte in der Kirchgemeinde Köniz liegt vor. Austritte Eintritte 0 (4) 6 (1) 5 (6) 4 (3) 6 (2) 8 (3) 6 (8) 35 (27) 1 (0) (0) 4 (0) (0) (0) 1 (0) (0) 6 (0) 113 11 Mutationen 1. Oktober bis 31. Dezember 2014 ( ) = Zahlen 3. Quartal (Juli bis September 2014) Köniz Schliern Liebefeld Niederscherli Oberwangen Spiegel Wabern Total 1. Oktober bis 31. Dezember 2014 Total seit Anfang Jahr Details zu den einzelnen Personen können im KGS eingesehen werden und sind zudem ersichtlich in der Liste "Kirchenaustritte/Begründungen, welche an den Kirchgemeinderatssitzungen in Zirkulation gegeben wird. Mitgliederbestand Total per 01.01.2014: Mitgliederbestand Total per 31.12.2014: 18'929 Personen 18‘692 Personen Der Kirchgemeinderat will zukünftig eine neue aussagekräftigere Statistik in Zusammenarbeit mit der politischen Gemeinde erstellen lassen. Besonders der Prozess bei einem Zu- Wegzug soll geprüft werden (Angabe der Konfession). Gibt es eine Kontrolle im Prozess? Seite 2 von 5 Beschluss - Der Kirchgemeinderat nimmt die Statistik zur Kenntnis - Bei Ein- und Austritte sollen die Pfarrpersonen und KKS z. H. der jeweiligen Kommission informiert werden - Neuzuzüger und Eintritte  Der Prozessablauf resp. auch eine offizielle Begrüssung durch die Kirchgemeinde soll geprüft werden. Rosetta Bregy, Susanne Rickenbacher sowie Brigitte Stebler (Lead) erarbeiten ein Grobkonzept bis Juli 2015 z. H. des KGR. - KGR Präsident und L KGS nehmen Kontakt auf mit der politischen Gemeinde betreffend dem Neuzuzügeranlass - Der Bereich Behördenmanagement wird beauftragt mit der politischen Gemeinde zu klären wie der Prozess eines Zu- Wegzug in der politischen Gemeinde erfolgt (Kontrolle – Kirchenmitglied oder nicht). Zusätzlich sollen die genannten Prozesse umgesetzt werden. Die Statistik soll weiter ausgebaut werden. 3. Überzeit- und Ferienabbau Mitarbeitenden KG Köniz– Vorgehensplanung In der Kirchgemeinde Köniz haben per Ende 2014 ca. 10 Mitarbeitende Überstunden und zu viele nicht bezogene Ferientage (d. h. über den reglementarisch vorgegebenen Stunden resp. Tagen). Es ist wichtig ist für die Zukunft geeignete Regulatoren einzuführen oder bereits Vorhandene anzuwenden. - - Der Kirchgemeinderat ist für die Umsetzung der Rechtsgrundlagen zuständig. Für ihre Umsetzung stehen ihm u. a. Kreisbehördenmitglieder zur Verfügung Die vorgesetzten Stellen müssen zwingend ihre Rechtsgrundlagen kennen und diese entsprechend umsetzen. Bei Unsicherheiten steht ihnen und kann das Kirchgemeindesekretariat kontaktiert werden Die Mitarbeitenden sind ebenfalls in die Pflicht zu nehmen, da sie bei der Anstellung über ihre Rechten und Pflichten orientiert wurden Regelmässige Schulung von Personalverantwortlichen und Mitarbeitenden ist eine wichtige Grundlage für eine kompetente und korrekte Zusammenarbeit Beschluss Der Kirchgemeinderat beschliesst einstimmig 1. Der Bereich Personal des KGS erarbeitet ein Infoblatt mit den wichtigsten Punkten aus diesem Beschluss z. H. der Mitarbeitenden und Behördenmitgliedern 2. Die Personalverantwortlichen müssen bis Ende März 2015 dem Ressort Personal einen Vorschlag unterbreiten, wie die Zeitsaldi bis 30.06.2015 abgebaut werden. Der neue Saldo muss Ende Jahr den vorhanden Reglementen und Verordnungen entsprechen. Ebenfalls muss aufgezeigt werden, wie die Zeitkontrolle zukünftig organisieret wird. Wenn ein Abbau der Stunden nicht möglich ist oder keine Lösungsvorschläge eintreffen, wird der Art. 79 Abs. 2 der PV per Jahr umgesetzt. 3. Die Personalverantwortlichen aber auch die Mitarbeitenden müssen durch den Bereich HR über Ihre Verantwortung instruiert werden - Personalverantwortliche = Führungsaufgabe - Mitarbeitende = Zeiterfassung und -saldi 4. Falls Personalverantwortliche in den Kreisen feststellen, dass der Stellenbeschrieb nicht mehr den bisherigen Gegebenheiten entspricht, müssen diese zwingend in Zusammenarbeit mit dem Mitarbeitenden überarbeitet werden und nach Lösungen gesucht werden. 5. Handhabung der Ferien gem. Personalverordnung Art. 59 Seite 3 von 5 4. Verschiedene Mitteilungen Kirchgemeindepräsidenten 4.1 Auszüge aus dem Kreisschreiben Nr. 1/2 / 2015 von refbejuso Aus der Wintersynode vom 2. / 3. Dezember 2014 Neue Kriterien für die Zuordnung der Pfarrstellen Künftig soll nicht allein die Zahl der Mitglieder einer Kirchgemeinde für die Berechnung der Pfarrstelle massgebend sein, sondern sollen neu auch die Zahl der sakralen Räume, in denen regelmässig Gottesdienste und Kasualien stattfinden, sowie die Bevölkerungsdichte berücksichtigt werden. Die von kirchlicher Seite erarbeiteten Kriterien sind in die neue Verordnung des Regierungsrates über die Zuordnung der vom Staat besoldeten Pfarrstellen eingeflossen. Ja zu einem Magazin für Behördenmitglieder und Mitarbeitende Auf Antrag des Synodalrats hat eine klare Mehrheit sich für ein Magazin entschieden das 10mal pro Jahr erscheinen soll. Das zu erscheinende Magazins soll eine Informations- und Austauschplattform sein mit den Zielen, die interne Kommunikation zu stärken, das Profil zu schärfen und für ein verstärktes Wir-Gefühl innerhalb der Reformierten Kirchen Bern-JuraSolothurn beizutragen. Reglement für Weiterbildung und Supervision Die Teilrevision des Reglements für Weiterbildung und Supervision der kirchlichen Mitarbeitenden ist am 1 Januar 2015 in Kraft getreten und kann unter der KES-Nummer 59.010 in der Kirchlichen Erlasssammlung (www.refbejuso.ch; Rubrik «Erlasse») eingesehen werden. Kostenbeteiligung an die Heilpädagogische Unterweisung Der Synodalrat hat an seiner Sitzung vom 27. November 2014 die Totalrevision der Ausführungsbestimmungen für die Kostenbeteiligung an die Heilpädagogische Unterweisung beschlossen. Die Ausführungsbestimmungen regeln für das deutschsprachige Gebiet der Reformierten Kirchen Bern-Jura-Solothurn die Kostenbeteiligung an die Heilpädagogische Unterweisung (Heilpädagogische KUW; heilpädagogischer Religionsunterricht des kirchlichen Bezirks Solothurn). Die Ausführungsbestimmungen sind am 1. Januar 2015 in Kraft getreten. Sie können unter der KES-Nummer 61.140 abgerufen werden. Neue Verordnung über die anrechenbaren Kirchen Der Synodalrat hat an seiner Sitzung vom 11. Dezember 2014 die Verordnung über die für die Pfarrstellenzuteilung anrechenbare Kirchen verabschiedet. Die Verordnung wurde bereits am 11. Dezember 2014 in Kraft gesetzt. Zugleich wurden bei allen Kirchgemeinden, die mehr als eine Kirche haben, die Aktivitäten im Jahr 2014 erhoben. Auf Grund der Verordnung und der Erhebung beschloss der Synodalrat eine Liste der für die Pfarrstellenzuteilung anrechenbaren Kirchen. Die Liste wurde vor Weihnachten dem Kanton übergeben. Bis Mitte Februar wird die JGK sämtliche Kirchgemeinden in einem Brief über die Zuordnung der Pfarrstellen informieren. In diesem Brief wird auch informiert, wie die Kirchgemeinde vorgehen muss, wenn sie mit der Zuordnung nicht einverstanden ist. Die Verordnung über die anrechenbaren Kirchen kann auf der Homepage www.refbejuso.ch unter der KES-Nummer 31.230 abgerufen werden. Online-Handbuch Seit Oktober 2013 ist das Online-Handbuch auf der Startseite von www.refbejuso.ch aufgeschaltet. Die Rückmeldungen waren bis dato positiv. Das Handbuch wird laufend aktualisiert, so dass es Ihnen auf Ihre Fragen erste Antworten geben kann. Seite 4 von 5 Klicken Sie sich zu den für Sie dienlichen Antworten –und geben Sie uns eine Rückmeldung ([email protected]), falls etwas fehlt, oder etwas nicht korrekt eingetragen ist 4.2 Verabschiedung Markus Dolder aus dem Kirchgemeinderat Markus Dolder nahm während mehreren Jahre als Berufsgruppenvertreter der Sozialdiakonischen Mitarbeitenden im Kirchgemeinderat Einsitz. Der KGR-Präsident dankt Markus Dolder für seine ruhige Art und seine wertvolle Arbeit und Einsatz im Kirchgemeinderat zu Gunsten der Kirchgemeinde Köniz. 5. Termine Nächste Kirchgemeinderatssitzung 25. März 2015, um 17.30 Uhr, im Ritterhuus, Sitzungszimmer 1. Stock Ausserordentliche Kirchgemeindeversammlung 25. März 2015 um 2000 Uhr in der Kirche Wabern Ausflug für Behörden- und Mitarbeitende (Betriebsausflug) Am 17.06.2015 (ab ca. Mittag). Die Planung läuft und Infos zum Ausflug werden zum gegebenen Zeitpunkt folgen. Leiter Kirchgemeindesekretariat Sig. Lukas Baumgartner Köniz, im März 2015 Seite 5 von 5